10 Cara Terbaik untuk Menagih Klien agar Agensi Anda Dibayar

Menagih klien bisa menjadi hambatan. Mereka mungkin salah menempatkan tagihan, lupa mengirimkan cek, atau sejumlah skenario yang mungkin terjadi. Sebelum Anda menyadarinya, tanggal jatuh tempo telah berlalu dan aliran pendapatan agensi Anda memudar. Apa yang bisa kau lakukan?

Pertama, penting untuk diingat bahwa faktur yang belum dibayar mungkin tidak hanya mengganggu Anda tetapi juga klien Anda. Mungkin mereka belum membayar karena prosesnya tidak sepenuhnya dijelaskan kepada mereka atau kikuk dan ketinggalan zaman. Metode penagihan Anda dapat memengaruhi hubungan pelanggan dan pada akhirnya seberapa baik Anda mempertahankan pelanggan.

Di bawah ini adalah sepuluh tip untuk meningkatkan proses penagihan Anda. Taktik ini, seperti meminta setoran atau menggunakan metode penagihan berulang, sebenarnya dapat memastikan bahwa kebutuhan klien Anda terpenuhi sekaligus memastikan agensi Anda dibayar lebih cepat. Ini adalah win-win pamungkas.

10 Cara menagih klien dan mendapatkan bayaran sesuai persyaratan Anda

1. Tetapkan ekspektasi yang jelas dalam kontrak

Mungkin cara terbaik untuk memastikan bahwa agensi Anda dibayar dengan segera adalah dengan mengklarifikasi ketentuan pembayaran sebelum klien pernah menandatangani kontrak. Jadikan ini percakapan aktif alih-alih hanya memasukkan ekspektasi dalam cetakan kecil. Hal ini mencegah kebingungan klien tentang kapan harus membayar, bagaimana membayar, dan apa kebijakan untuk biaya keterlambatan.

Menyisihkan waktu untuk mendiskusikan proses pembayaran juga memungkinkan Anda mengetahui apakah klien memiliki permintaan khusus. Misalnya, apakah klien lebih suka menerima faktur melalui surat atau secara elektronik? Apakah mereka lebih suka membayar dengan kartu kredit atau cek?

Mendiskusikan ekspektasi selama proses orientasi klien Anda tidak hanya mengurangi kemungkinan mereka harus dikejar nanti karena faktur yang belum dibayar, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda bersedia mengakomodasi preferensi pembayaran mereka. Singkatnya, ini adalah cara sederhana dan mudah untuk menyediakan layanan pelanggan tambahan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

2. Minta deposit

Membayar deposit untuk pembelian dalam jumlah besar bukanlah hal yang aneh. Tidak ada bedanya ketika membuat kontrak dengan agen pemasaran atau periklanan. Selain memberikan pendapatan di muka kepada agensi, meminta klien membayar deposit menyelesaikan dua hal:

• Itu menyingkirkan klien "bendera merah" apa pun.
  Jika Anda melihat bahwa pelanggan baru terlalu fokus pada biaya atau enggan membayar deposit, kemungkinan besar mereka tidak akan membayar tagihan berikutnya tepat waktu. Membicarakan masalah membayar deposit sekarang bisa menghemat banyak frustrasi nantinya.
• Ini memastikan mekanisme proses penagihan bekerja dengan baik.
  Apakah pelanggan meminta untuk menerima faktur melalui surat atau ingin membayar melalui PayPal, memulai hubungan dengan setoran membantu memastikan bahwa proses berjalan sebagaimana mestinya. Dengan begitu, saat tagihan berikutnya datang, kedua belah pihak dapat merasa yakin dengan cara melanjutkannya.

3. Sertakan informasi kontak dan spesifikasi proyek pada faktur

Faktur sering diteruskan ke tim keuangan organisasi atau seseorang yang berwenang untuk membuat keputusan pembelian. Menandai informasi kontak agensi Anda pada faktur memudahkan calon pemangku kepentingan lainnya untuk menghubungi jika mereka memiliki pertanyaan.

Hal lain adalah memastikan faktur ditagih ke orang yang tepat. Jika kontak utama Anda bukan orang yang akhirnya membayar tagihan, cari tahu siapa. Anda dapat menghemat banyak waktu bagi diri sendiri dan klien Anda dengan menagih langsung ke orang tersebut.

Lihat bagaimana QuickBooks melakukannya dengan perangkat lunak faktur mereka:

Selain ruang yang disediakan untuk informasi kontak, templat faktur FreshBooks ini juga menyertakan ruang untuk deskripsi tentang berbagai komponen proyek:

Meskipun ini mungkin tampak masuk akal, menambahkan detail ekstra dapat membantu menciptakan kepercayaan antara Anda dan klien. Menjadi spesifik tentang masing-masing komponen proyek, seperti "membuat halaman arahan pasca-klik untuk kampanye iklan penargetan ulang Facebook," mengingatkan klien tentang semua tugas berbeda yang terkait dengan menghidupkan satu kampanye.

4. Sertakan syarat keterlambatan pembayaran pada invoice

Kemungkinannya adalah, klien tidak akan meninjau salinan kontrak mereka untuk ketentuan pembayaran sebelum menyelesaikan tagihan. Anda dapat mempermudah pekerjaan semua orang dengan memasukkan ketentuan pembayaran yang terlambat di bagian bawah setiap faktur. Hal ini dapat mendorong klien untuk membayar tepat waktu dan mencegah mereka mengklaim bahwa mereka tidak tahu tentang tenggat waktu dan biaya keterlambatan.

5. Kirimkan tagihan dengan segera

Banyak pemasar digital memperdebatkan kapan harus mengirim faktur. Beberapa menyarankan menunggu hingga seminggu setelah mengirimkan proyek, atau menunggu hingga klien memiliki waktu untuk menikmati produk atau layanan dan dapat melihat hasilnya, seperti peningkatan prospek atau konversi.

Untuk mendapatkan pembayaran dengan cepat, kirimkan faktur sesegera mungkin. Hal ini membuat agensi Anda tetap di depan pikiran klien Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan dan memperhatikan detail, yang menegaskan kembali bahwa agensi Anda adalah pilihan terbaik untuk memulai pekerjaan.

6. Pindahkan klien ke kontrak pengikut dengan penagihan berulang

Alih-alih menunggu hingga akhir proyek yang panjang untuk mengirim faktur — atau menunggu beberapa minggu atau bulan lagi untuk mendapatkan bayaran — minta klien Anda untuk beralih ke kontrak pengikut.

Dari sana, siapkan opsi penagihan berulang yang melakukan penarikan bulanan secara otomatis dari rekening bank atau kartu kredit klien. Hal ini tidak hanya menghemat banyak waktu dan sakit kepala bagi Anda berdua, tetapi juga menciptakan arus kas yang lebih dapat diprediksi dan stabil untuk agensi Anda.

Untuk proyek yang membutuhkan lebih banyak waktu dari biasanya untuk diselesaikan, rencana pembayaran tetap/berulang saja mungkin tidak selalu masuk akal. Misalnya, klien mungkin tidak puas dengan hasil pengujian A/B dan meminta lebih banyak halaman arahan pasca-klik eksperimental dibuat. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan metode retainer against hours, di mana Anda dapat mengirimkan tagihan tagihan bulanan atau kuartalan untuk waktu yang melebihi ekspektasi retainer.

7. Faktur klien secara online

Jika Anda mengetahui selama proses orientasi bahwa Anda dapat menagih klien Anda secara online, maka selamat. Ada beberapa keuntungan dari hal ini, seperti menghemat waktu dan uang untuk mengirimkan faktur kertas, serta opsi pembayaran instan untuk klien Anda.

Menggunakan PayPal untuk menagih klien adalah metode pembayaran online yang populer. Platform memudahkan untuk memasukkan tombol "Bayar Sekarang" sehingga pelanggan dapat segera melunasi tagihan mereka:

Proses satu langkah ini dapat mencegah pembayaran terlambat dan menjaga agar pendapatan Anda tetap dapat diprediksi dan konsisten.

8. Gunakan perangkat lunak faktur

Menggunakan perangkat lunak berbasis cloud dapat mengotomatiskan proses penagihan dan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengirim dan menindaklanjuti tagihan.

Salah satu alat berbasis cloud paling populer adalah FreshBooks:

Banyak fitur perangkat lunak mengotomatiskan praktik terbaik yang dibahas di sini, termasuk:

• Faktur untuk deposit
• Kliring menampilkan info kontak, detail proyek, dan informasi biaya keterlambatan
• Mengizinkan klien membayar online secara instan
• Konversi ke mata uang yang berbeda

Plus, penelitian FreshBooks sendiri mengklaim bahwa perangkat lunak mereka menghemat rata-rata pemilik usaha kecil 192 jam setiap tahun. Dengan paket tingkat menengah mereka dengan harga $25 per bulan, ini adalah opsi yang sangat masuk akal untuk menagih klien.

Jika Anda ingin menghindari pembayaran perangkat lunak akuntansi cloud, pertimbangkan untuk mengirim faktur melalui PayPal:

Portal pembayaran online yang populer menawarkan templat faktur gratis dengan banyak opsi penyesuaian, termasuk konversi mata uang yang mudah untuk klien internasional. Kekurangannya? PayPal masih mengambil biaya kecil seperti biasa dari pembayaran akhir ($0,30 + 2,9% dari total).

9. Perhitungkan biaya dan nilai tukar saat menagih klien internasional

Nilai tukar, pajak, dan biaya lainnya kemungkinan besar akan berperan saat menagih klien internasional. Hindari kejutan apa pun dengan mendiskusikan topik pada saat yang sama saat Anda mengklarifikasi ekspektasi pembayaran selama proses orientasi klien.

Ini membantu untuk melakukan penelitian tentang protokol untuk negara tertentu, atau Anda dapat membuat faktur dengan perangkat lunak. Banyak alat akuntansi cloud membuat konversi mata uang menjadi mudah. Zoho, misalnya, menawarkan Anda kemampuan untuk membuat templat faktur dalam bahasa lain:

10. Bangun hubungan yang kuat dengan klien

Pelanggan yang merasa dihargai melebihi pendapatan yang mereka berikan kepada perusahaan Anda cenderung lebih cenderung membayar tepat waktu. Ada beberapa cara untuk melakukannya, seperti menawarkan diskon, membantu mereka menyelesaikan masalah, atau bahkan mengirimi mereka hadiah yang tidak terduga.

Namun, jika Anda telah mengikuti tips yang dibagikan di sini, maka Anda sudah setengah jalan untuk menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan Anda. Proses penagihan yang konsisten memberikan beberapa peluang untuk komunikasi yang jelas, membangun kepercayaan, dan menyederhanakan kehidupan klien Anda dengan layanan pelanggan yang sangat baik.

Mulai dibayar dengan cepat dan mudah

Menagih klien bisa jadi sulit. Butuh waktu untuk membuat dan mengirim tagihan, dan bahkan lebih banyak waktu untuk menindaklanjuti dan memastikan tagihan dibayar sesuai batas waktu. Memiliki proses penagihan yang konsisten dan jelas dapat mencegah banyak frustrasi di kedua sisi.

Dengan menetapkan ekspektasi yang jelas kapan dan bagaimana agensi dapat dibayar, kemudian menawarkan metode pembayaran instan dan sederhana yang membuat hidup klien lebih mudah dapat membuat Anda dibayar lebih cepat dan memperkuat hubungan Anda. Mengejar pelanggan karena faktur yang belum dibayar bisa menjadi sesuatu dari masa lalu.

Untuk detail selengkapnya tentang cara mengembangkan agensi Anda, daftar ke demo Instapage Enterprise hari ini.