Apa Itu Nomor Faktur?

Setiap faktur adalah unik sehingga memerlukan nomor pengenal unik (nomor faktur).

Memiliki sistem penomoran faktur yang terorganisir dengan baik dan efisien pada akhirnya akan membantu bisnis Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Langkah pertama untuk mencapai ini adalah merancang sistem penomoran faktur yang jelas dan efisien.

Mari kita lihat lebih dekat nomor faktur dan praktik terbaik untuk membuatnya.

Apa itu nomor faktur?

Nomor faktur adalah kode unik yang ditetapkan untuk faktur tertentu untuk mencatat dan mengidentifikasinya. Ini dapat mencakup huruf, angka, dan karakter khusus seperti garis miring dan tanda hubung.

Nomor faktur berurutan atau berurutan (yaitu, mengikuti urutan logis). Mereka juga merupakan persyaratan hukum untuk semua faktur.

Mereka biasanya muncul di dekat bagian atas faktur dan (jika dalam format digital) sebagai nama filenya.

Manfaat nomor faktur

Nomor faktur membantu manusia dan perangkat lunak dengan cepat merekam, mengatur, dan mengenali faktur.

Ini berlaku untuk pengirim dan penerima faktur. Misalnya, selama proses dunning, nomor faktur memungkinkan klien untuk mengambil faktur tertentu lebih cepat.

Nomor faktur sangat berguna untuk dua aspek manajemen faktur.

1. Pelacakan

Menjaga dengan apa faktur telah dikeluarkan bisa sulit.

Ini penting apakah Anda seorang pemilik usaha kecil yang mengelola akun Anda sendiri atau bagian dari departemen akun yang sibuk dan berdedikasi.

Gagal melacak faktur secara akurat sangat penting jika menyangkut faktur yang telah jatuh tempo .

Ini dapat dengan cepat menyebabkan masalah arus kas yang akan berdampak pada aspek lain dari operasi bisnis.

Nomor faktur membantu pelacakan pembayaran dan informasi proyek. Ini adalah bagian penting dari proses pembuatan faktur, baik itu penerbitan faktur atau pemrosesan faktur.

2. Meninjau

Nomor faktur membuat peninjauan faktur dan akun secara umum jauh lebih sederhana.

Sistem penomoran berurutan dapat dirancang dengan mempertimbangkan klien atau jenis klien tertentu, serta kerangka waktu dan bahkan skala proyek. Anda dapat, misalnya, mengidentifikasi semua tagihan tagihan minimum dengan bagian kode tertentu.

Dilakukan dengan cara yang benar, penomoran faktur membuat peninjauan segmen bisnis, periode waktu, atau hubungan bisnis yang berbeda menjadi lebih sederhana dan lebih efisien.

Cara menghasilkan nomor faktur

Cara Anda menghasilkan nomor faktur sebagian bergantung pada jumlah faktur yang Anda terbitkan. Sistem penomoran faktur sederhana akan cukup jika Anda memiliki sekelompok kecil klien.

Tetapi potensi penskalaan di masa depan harus selalu diingat. Sistem penomoran yang dirancang untuk segelintir klien tidak akan berfungsi dengan baik ketika basis pelanggan Anda berkembang.

Sebelum kami memperkenalkan beberapa cara yang mungkin untuk membuat nomor faktur, pertama-tama kami harus menekankan bahwa secara umum, tidak ada aturan yang ditetapkan tentang sistem penomoran mana yang harus Anda gunakan selain tidak boleh mengandung celah .

Pengecualian mungkin terjadi di yurisdiksi tertentu. Misalnya, di Inggris Raya, faktur yang menyertakan PPN harus berurutan.

Jika tidak, ada praktik terbaik dan norma bisnis umum, tetapi pada akhirnya terserah bisnis Anda sistem penomoran mana yang Anda pilih.

1. Menggunakan angka saja

Salah satu cara paling sederhana untuk menghasilkan nomor faktur adalah berdasarkan tanggal dan kemudian nomor faktur secara berurutan. Sebagai contoh:

• 202301 2022

Jika ada volume faktur yang tinggi setiap bulan, menambahkan tanggal yang lebih rinci berguna:

• 20230701 2022

Metode ini berguna untuk melacak kapan faktur dikirim. Mereka juga dapat diperbarui setiap tahun (dan bulan), yang membuat pengambilan faktur tertentu lebih mudah daripada hanya menggunakan tahun.

Format tanggal di atas (YYYY/MM) membantu mengatur file secara kronologis, tetapi Anda dapat menggunakan format tanggal mana pun yang Anda inginkan, termasuk yang memiliki hari.

Satu masalah dengan urutan di atas adalah bahwa nomor urut faktur (01) mungkin bingung dengan bulan atau hari. Itu juga gagal untuk mengidentifikasi perusahaan apa yang terkait dengan masing-masing.

Anda dapat menetapkan nomor klien dan bahkan nomor proyek untuk setiap nomor faktur. Sebagai contoh:

• 202307010101 2022

2. Menggunakan angka dan huruf

Memiliki nomor faktur yang unik berguna. Tetapi menambahkan huruf untuk mewakili nama perusahaan penerima membuatnya lebih nyaman untuk referensi di masa mendatang.

Misalnya, jika faktur yang dikirim ke 'Perusahaan A' dan 'Perusahaan B' mungkin terlihat seperti ini:

• CA202301 [Descriptor perusahaan (Perusahaan A), tahun, posisi berurutan dari faktur]
• CB20230701 [Deskriptor perusahaan (Perusahaan B), tahun, bulan, posisi berurutan dari faktur]

Di sini, masing-masing telah direduksi menjadi singkatan 'CA' dan 'CB.'

Surat tidak perlu dibatasi seperti ini. Faktanya, angka-angka contoh ini tidak terlalu berbeda.

Perusahaan klien lain mungkin juga memiliki nama yang diawali dengan huruf C. Jadi, disarankan menggunakan singkatan yang lebih deskriptif, seperti CMYA, dan CMYB.

Surat juga dapat digunakan untuk membedakan faktur dari dokumen lain, seperti nota kredit atau kutipan.

• INVCB20230701 [Descriptor dokumen (faktur), deskriptor perusahaan (Perusahaan B), tahun, bulan, posisi berurutan dari invoice]

3. Menggunakan angka, huruf, dan karakter pemisah

Karakter pemisah seperti tanda hubung (-), garis miring (/), atau garis bawah (_) sangat berguna untuk membuat nomor invoice lebih mudah dibaca oleh manusia.

Pertimbangkan perbedaan visual antara yang berikut:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Pemisah karakter juga membantu menghindari kesalahan yang disebabkan oleh jenis kesalahan yang dapat disebabkan oleh nomor urut dan huruf.

Misalnya, jika nomor klien sama atau mirip dengan bagian dari nomor tanggal, keduanya mungkin tercampur jika dicantumkan berdampingan tanpa pemisah.

Bagaimana cara kerja penomoran faktur dengan faktur yang salah atau diubah?

Ketika Anda secara teratur menerbitkan faktur, kesalahan bisa terjadi.

Anda mungkin secara tidak sengaja meminta pembayaran duplikat, menetapkan persyaratan pembayaran yang salah, dll. Dalam kasus ini, ada solusi sederhana: menerbitkan nota kredit.

Catatan kredit adalah dokumen yang dapat Anda keluarkan untuk faktur yang salah atau diubah. Mereka mencantumkan jumlah yang terutang kepada klien, yang dapat ditebus klien di kemudian hari.

Dengan menggunakan nota kredit, Anda dapat mempertahankan catatan penomoran faktur yang jelas dan konsisten.

Informasi lain apa yang penting untuk faktur?

Selain menetapkan nomor faktur untuk setiap faktur, informasi berikut sangat penting untuk ditambahkan ke setiap faktur.

• Nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak Anda
• Nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak klien Anda
• Detail produk dan/atau layanan yang disediakan, termasuk deskripsi, tanggal pasokan, dan biaya setiap item
• Tanggal faktur dikeluarkan
• Jumlah total terutang (termasuk informasi terkait pajak jika berlaku)

Kesimpulan

Nomor faktur merupakan bagian integral dari proses faktur.

Setiap faktur tunggal harus memiliki nomor faktur uniknya sendiri, semacam ID faktur individu. Ini tidak hanya berguna untuk akuntansi tetapi juga persyaratan hukum.

Bagaimana Anda menetapkan nomor faktur adalah penting. Membuat sistem penomoran faktur yang jelas dan logis akan membantu Anda melacak pembayaran dan meninjau faktur dan akun Anda secara lebih umum.

Ada banyak cara yang bisa Anda tempuh. Kombinasi angka, huruf, dan karakter pemisah akan membantu Anda menerapkan sistem penomoran yang dapat menskalakan secara efektif.

Informasi yang terkandung dalam nomor faktur dapat mencakup tanggal, nama pelanggan, nomor proyek, dan nomor urut kronologis faktur.

Setelah Anda memiliki sistem nomor faktur yang baik, bisnis Anda dan klien Anda akan mendapat manfaat dari kejelasan dan kemudahan yang dibawanya.