Apa itu Faktur? Definisi dan Fungsi Faktur

Saat mempelajari bisnis, Anda mungkin melihat istilah "faktur" datang dengan frekuensi tinggi. Saat menerima kotak pengiriman, Anda juga akan melihat kertas berjudul "faktur", dengan daftar produk pesanan Anda dari pemasok. Proses faktur mungkin memakan waktu, tetapi tidak dapat dilewati atau diabaikan dengan biaya berapa pun.

Pada artikel ini, kita akan membahas konsep faktur untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang pentingnya faktur, fungsionalitas, dan penerapannya dalam transaksi umum .

Apa itu faktur?

Faktur adalah dokumen yang mencatat produk dan layanan yang diberikan bisnis kepada klien mereka dan menetapkan kewajiban yang harus dibayar klien untuk produk dan layanan tersebut. Dengan kata lain, faktur mengesahkan perjanjian antara penyedia dan klien pada pembelian barang dan jasa, dan itu akan membuat piutang untuk penyedia.

Jenis faktur:

Ada beberapa jenis invoice berdasarkan skala bisnis Anda atau produk dan layanan yang Anda berikan.

• Faktur Standar - Ini adalah bentuk faktur paling umum yang berlaku di hampir setiap industri, dan sering dibuat oleh usaha kecil untuk mengurangi biaya persiapan faktur. Faktur standar mencakup elemen dasar faktur, seperti nama dan alamat kontak, nomor faktur, dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.
• Faktur debit - Faktur debit digunakan ketika timbul peningkatan jumlah utang pelanggan bisnis. Dengan kata lain, invoice jenis ini memudahkan untuk menyesuaikan tagihan yang ada. Misalnya, Anda bekerja sebagai freelancer. Anda mengirimi klien Anda faktur yang memperkirakan jam kerja Anda pada proyek tertentu, tetapi pada akhirnya Anda benar-benar bekerja ekstra. Dalam hal ini, Anda dapat mengirimkan faktur debit kepada klien Anda untuk jam kerja tambahan yang ditagih. Faktur debit akan selalu menyertakan jumlah total positif.
• Faktur kredit - Faktur kredit, juga dikenal sebagai memo kredit, dikeluarkan oleh bisnis ketika klien meminta diskon, atau pengembalian dana, atau ketika mereka meminta untuk memperbaiki kesalahan dalam faktur sebelumnya. Faktur kredit akan selalu menyertakan jumlah total negatif. Misalnya, ketika pelanggan Anda meminta pengembalian dana $100 untuk produk tertentu, nomor yang ditampilkan pada faktur kredit akan menjadi -$100.
• Faktur komersial - Tidak seperti faktur atau tagihan yang biasanya diterima di toko ritel offline atau restoran, faktur komersial dikeluarkan secara khusus oleh bisnis untuk perdagangan luar negeri. Faktur komersial dasar berisi rincian yang diperlukan yang memverifikasi penjualan internasional biasa, termasuk jumlah pengiriman, volume, format kemasan, deskripsi produk, metode pembayaran, dan suku cadang mesin. Sedangkan untuk custom, mungkin ada beberapa elemen tambahan seperti negara asal, nomor ID operator, dan catatan/tanda tangan verifikasi keaslian.
• Faktur absen - Jenis faktur ini secara teratur digunakan dalam industri ketenagakerjaan. Faktur absen digunakan ketika seorang karyawan dievaluasi dalam periode waktu (biasanya per jam) oleh majikan mereka. Jenis faktur lebih disukai dalam profesi intelektual selain yang teknis dan sebagian besar diberikan kepada psikolog, konsultan bisnis, agensi kreatif, atau pengacara. Faktur absen juga biasa diterapkan untuk jasa persewaan, seperti sewa mobil, kostum atau alat masak.
• Faktur yang telah lewat jatuh tempo - Ketika tanggal pembayaran (dinyatakan dalam faktur awal) jatuh tempo dan klien masih belum memberikan pembayaran, bisnis akan mengeluarkan faktur yang telah jatuh tempo sebagai cara untuk memperbarui pembayaran. Faktur yang telah jatuh tempo harus dikirim tepat setelah klien melewatkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Dan selain dari layanan yang dibeli dan biaya total, sudah termasuk biaya bunga atau biaya keterlambatan/keterlambatan.
• Faktur berulang - Faktur berulang dikeluarkan oleh bisnis untuk menagih klien dengan jumlah yang sama jatuh tempo secara berkala. Sepintas, mungkin terdengar mirip dengan faktur sementara, tetapi ada beberapa perbedaan utama untuk membedakannya. Sementara sementara memungkinkan Anda untuk memecah total pembayaran menjadi periode kecil untuk proyek besar dengan akhir yang pasti, faktur berulang dikeluarkan agak tidak terbatas. Faktur jenis ini lebih disukai oleh bisnis yang menyediakan layanan paket bulanan, seperti perangkat lunak TI atau solusi pemasaran media sosial.
• Faktur Pro-Forma - Faktur Pro-forma akan dikirim ke klien Anda sebelum layanan diberikan. Ini bukan permintaan pembayaran tetapi lebih seperti pengingat pembayaran atau perkiraan biaya akhir untuk pekerjaan yang dilakukan. Estimasi, bagaimanapun, cukup tepat dan biasanya, hampir tidak ada perubahan yang dibuat dalam transaksi akhir.
• Faktur sementara - Faktur sementara biasanya digunakan untuk proyek besar dan memakan waktu dengan banyak pencapaian. Seorang freelancer atau bisnis akan mengirimkan faktur mereka ke klien setelah tonggak penting telah selesai. Faktur ini akan memecah jumlah pembayaran menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, yang akan bermanfaat untuk mengelola arus kas masuk bisnis Anda.
• Faktur akhir - Seperti namanya, faktur akhir adalah faktur terakhir yang dikirim ke klien Anda ketika proyek tertentu selesai untuk meminta pembayaran. Faktur ini akan lebih rinci daripada faktur Pro-forma atau sementara karena Anda harus memasukkan semua yang telah Anda berikan kepada klien Anda dan juga total saldo yang harus dibayar.

Pos terkait:

• 10 Jenis Situs Web Paling Populer di Internet
• Bagaimana Cara Menulis Buku Putih?

Faktur vs. Tagihan

Perbedaan antara faktur dan tagihan terletak pada sudut pandang pemasok dan klien . Faktur, seperti yang disebutkan di bagian sebelumnya, adalah dokumen yang mencatat bahwa produk dan layanan diproduksi dan dikirim ke pelanggan. Bisa dikirim sebelum atau setelah barang diterima. Biasanya, perusahaan pelayaran akan menyertakan faktur dalam kotak pengiriman sehingga pelanggan dapat memeriksa ulang barang yang mereka pesan.

Namun, tagihan lebih seperti permintaan pembayaran . Biasanya, tagihan dicetak dan dikirimkan ke pelanggan sebelum mereka membayar untuk meminta pembayaran segera. Bentuk dokumentasi ini sebagian besar disertakan tanpa faktur di restoran atau toko ritel offline.

Faktur vs. Tanda Terima

Faktur digunakan untuk meminta pembayaran dari pembeli, melacak penjualan, membantu mengontrol inventaris, dan memfasilitasi pengiriman barang dan jasa. Dalam beberapa kasus khusus, bisnis menagih untuk memperkirakan pendapatan mereka serta menyarankan opsi pembayaran untuk pelanggan mereka, seperti pembayaran tunai, diskon untuk "pembayaran awal", pembayaran angsuran atau pembayaran jangka panjang.

Tanda terima adalah dokumentasi bahwa pembayaran telah dilakukan untuk menyelesaikan penjualan. Terkadang, menyimpan tanda terima dapat membuktikan bahwa Anda adalah pemilik produk tertentu. Ini daftar barang atau jasa, harga, kredit, diskon, pajak, jumlah total yang dibayarkan dan metode pembayaran. Tanda terima digunakan oleh pembeli atau pelanggan untuk membuktikan bahwa mereka telah membayar suatu barang, terutama dalam situasi di mana mereka menuntut pengembalian dana untuk produk yang cacat atau rusak.

Penerima faktur dan tanda terima biasanya adalah pelanggan, tetapi akuntan, pemegang buku, atau pihak ketiga terutama akan menerima tanda terima sebagai bukti pembayaran pelanggan untuk tujuan keuangan dan akuntansi di masa mendatang.

Faktur vs. Pesanan Pembelian

Biasanya orang bingung membedakan invoice dengan purchase order (PO), padahal sebenarnya perbedaannya cukup signifikan. Yang paling dikenal adalah purchase order dibuat sebelum transaksi, sedangkan invoice dibuat setelah transaksi. Pesanan pembelian dibuat untuk memverifikasi pesanan dari pelanggan, kemudian dikirim ke penyedia. Bisnis juga menggunakan pesanan pembelian untuk menyetujui jumlah produk dan layanan tertentu yang dibutuhkan untuk pasokan juga.

Di sisi lain, faktur akan mencatat penerimaan produk dan layanan, bersama dengan harga dan syarat pembayarannya. Dengan kata lain, faktur adalah “tanggapan” terakhir atas pesanan pembelian; dan sementara pesanan pembelian merinci kontrak penjualan, faktur mengonfirmasinya.

Apa itu nomor faktur?

Nomor faktur, juga dikenal sebagai ID faktur, adalah kode unik yang ditetapkan untuk setiap faktur. Nomor faktur adalah salah satu faktor paling penting dalam pembuatan faktur karena didokumentasikan untuk memperjelas transaksi individu antara bisnis dan klien mereka dan membuatnya lebih mudah untuk melacak pembayaran dan melakukan tugas akuntansi juga.

Tanpa nomor faktur, faktur tidak akan memiliki validitas hukum. Nomor faktur dapat mencakup angka dan karakter. Ingatlah bahwa meskipun nomor faktur tidak harus dibuat secara berurutan, pastikan nomor tersebut tidak berulang satu demi satu.

Apa yang termasuk dalam faktur? - Contoh faktur

Berbagai jenis faktur mencakup elemen yang berbeda. Namun, ada beberapa komponen wajib untuk mengaktifkan faktur secara legal:

Tanggal

Ada tiga jenis tanggal untuk dimasukkan ke dalam faktur: tanggal persediaan, tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran . Sementara tanggal persediaan dan tanggal faktur hanya memiliki fungsi untuk menginformasikan kapan produk dan layanan diterbitkan dan ketika faktur dibuat, tanggal jatuh tempo pembayaran memiliki arti yang jauh lebih besar. Tanpa tanggal jatuh tempo, tidak ada jaminan bahwa Anda akan dibayar tepat waktu dan mendapatkan piutang.

Nama dan alamat

Anda harus menambahkan nama dan alamat bisnis dan pelanggan Anda. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk membuat faktur, hanya alamat email pelanggan yang diperlukan, tetapi alamat fisik masih perlu dikumpulkan jika klien Anda meminta dokumen offline dikirimkan kepada mereka.

Nama kontak

Pastikan untuk menyertakan nama kontak bisnis dan individu Anda dan mengejanya dengan benar. Ejaan yang salah akan menyebabkan frustrasi yang tidak diinginkan dan memperburuk pengalaman pelanggan.

Nomor faktur

Nomor faktur sangat penting untuk pelacakan catatan pembelian dan pengarsipan basis data, jadi pastikan untuk menyertakan nomor unik untuk mengoptimalkan proses manajemen faktur Anda. Untuk kepastian yang lebih tinggi, pertimbangkan untuk menggunakan sistem penomoran berikutnya.

Detail barang yang dibeli

Barang yang dibeli meliputi produk dan jasa. Deskripsi rinci khusus tentang nama dan jumlah produk akan membantu menghindari kebingungan yang tidak perlu antara pemasok dan pelanggan. Tanpa informasi ini, pelanggan mungkin tidak tahu untuk apa faktur yang mereka terima, dan mereka mungkin tidak melakukan pembayaran.

Jumlah yang harus dibayar

Ini mungkin tampak jelas, tetapi elemen ini memiliki peran yang menentukan dalam menghindari keterlambatan pembayaran. Tentukan harga barang yang dibeli, unit, dan total biaya, dan jangan lupa untuk memasukkannya ke dalam jumlah.

Syarat pembayaran

Persyaratan ini biasanya ditandai di bagian bawah faktur untuk memberi tahu pelanggan tentang lamanya waktu untuk membayar. Misalnya, Anda dapat menentukan dengan "bersih 30 hari", yang menyiratkan bahwa pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari.

Anda dapat melihat contoh faktur standar ini untuk mendapatkan tampilan yang lebih konkret.

Untuk apa faktur digunakan?

Bisnis perlu mengirimkan faktur untuk meminta pembayaran. Faktur adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang menyajikan kesepakatan kedua belah pihak dengan harga yang ditetapkan dan syarat dan ketentuan pembayaran. Selain itu, menggunakan faktur dapat membantu lebih dari itu.

Memelihara catatan

Faktur memiliki peran yang menentukan dalam menyimpan catatan penjualan. Hal ini memungkinkan untuk mengetahui tentang barang yang dijual dan siapa yang terlibat dalam transaksi.

Kontrol pembayaran

Faktur juga memiliki peran yang sangat diperlukan untuk tujuan akuntansi. Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah terutang mereka.

Payung hukum

Faktur yang tepat adalah bukti kesepakatan tentang keterlibatan harga antara penjual dan pembeli. Oleh karena itu, memiliki keabsahan hukum untuk melindungi pedagang dari melakukan gugatan penipuan.

pengajuan pajak

Mencatat dan memelihara semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu dibayar dengan jumlah pajak yang tepat.

Analisis bisnis

Analisis faktur dapat membantu bisnis mengumpulkan data dari perilaku pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren konsumsi, produk populer, waktu pembelian yang tepat, dan banyak lainnya. Ini akan membantu bisnis Anda untuk kemudian menghasilkan strategi pemasaran terbaik.

Bagaimana cara menagih klien Anda?

Bisnis dapat menggunakan pembuat faktur online atau faktur pra-cetak untuk penggunaan nanti. Anda akan membuat faktur hanya setelah Anda mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan Anda, atau ketika Anda telah menyelesaikan sebuah proyek. Saat itulah Anda mengingat detail pekerjaan dengan segar, dan Anda bisa mendapatkan peluang lebih tinggi untuk dibayar tepat waktu. Untuk menagih klien Anda dengan lancar, Anda dapat mengikuti panduan ini:

Langkah 1: Perjelas harapan pelanggan dalam kontrak

Untuk memastikan Anda dibayar segera, jelaskan persyaratan pembayaran Anda sebelum klien Anda menandatangani kontrak. Proses 'klarifikasi' harus dilakukan sebagai percakapan menyeluruh selain diskusi pra-cetak. Dengan mempelajari ekspektasi mereka, Anda juga dapat mengetahui apakah mereka memiliki permintaan khusus, dan itu akan membantu mengurangi tingkat tagihan yang belum dibayar dan membuktikan kesediaan Anda untuk mengakomodasi preferensi pembayaran pelanggan.

Langkah 2: Identifikasi item yang akan dikirim

Anda harus memasukkan nama produk dan layanan dengan jumlah atau tarifnya. Jika Anda menggunakan perangkat lunak online, total untuk setiap item dihitung. Setiap item mendapatkan barisnya sendiri, dan total semua baris ditambahkan.

Langkah 3: Minta deposit

Untuk pembelian dalam jumlah besar, Anda perlu menerima setoran untuk memastikan bahwa klien Anda akan membayar faktur tepat waktu. Biasanya, pelanggan baru cenderung ragu-ragu tentang harga yang menimbulkan kemungkinan besar mereka akan menunda tanggal jatuh tempo pembayaran. Meminta deposit saat ini adalah yang paling tepat untuk menghindari frustasi di kemudian hari.

Setelah pelanggan Anda membayar deposit, sertakan informasi dalam faktur. Jangan ragu untuk menambahkan informasi diskon juga.

Langkah 4: Perjelas syarat pembayaran dan tawarkan metode pembayaran yang berbeda

Jika Anda ingin memastikan bahwa Anda dibayar tepat waktu, Anda harus secara tegas mengklarifikasi persyaratan pembayaran di bagian bawah faktur. Pelanggan cenderung mengabaikan atau mengabaikan bagian dari kontrak persyaratan pembayaran sebelum mengklaim tagihan, jadi Anda harus menyertakan persyaratan pembayaran terlambat untuk memastikan pelanggan Anda akan membayar tepat waktu dan menghindari situasi yang tidak diinginkan di mana klien mengklaim bahwa mereka tidak mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran atau biaya keterlambatan tambahan.

Ketika pelanggan membayar, nomor faktur harus dicatat pada tanda terima penjualan dan dicocokkan dengan tanda terima penjualan di software akuntansi Anda, sehingga jelas bahwa faktur telah dibayar. Pembayaran mengambil jumlah terutang dari akun piutang Anda.

Langkah 5: Kirim faktur segera

Faktur dapat dikirim melalui pos atau email atau faks ke pelanggan. Untuk mendapatkan pembayaran dengan cepat, kirimkan faktur sesegera mungkin. Ini membuat bisnis Anda tetap di depan pikiran klien Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda memperhatikan detail, yang sekali lagi menjamin bahwa bisnis Anda adalah pilihan terbaik untuk layanan yang dipilih.

Faktur online melalui faktur berbasis kertas

Metode pembuatan faktur dengan kertas dan pena secara bertahap telah digantikan oleh faktur online, dengan bantuan teknologi. Faktur berbasis kertas diperkirakan membebani bisnis hingga $30 dolar mulai dari persiapan, pencetakan, dan pemrosesan hingga pengiriman dan layanan pelanggan purna jual.

Namun, pengalaman bisnis dan pelanggan mereka tidak setara dengan biaya tinggi - pengiriman faktur tertunda, kesulitan dalam manajemen faktur, dan kesalahan yang timbul tidak diinginkan. Karena ketidaknyamanan ini, banyak bisnis secara meyakinkan menggunakan pendekatan faktur berbasis cloud untuk mengurangi biaya dan mempercepat proses faktur. Saat ini, sebagian besar faktur dibuat dan dikirim pada platform digital.

Bagaimana cara membuat faktur?

Langkah 1: Pilih pendekatan pembuatan faktur

Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, metode pembuatan faktur tradisional dan teknologi masih digunakan secara paralel saat ini. Tapi jelas, pendekatan faktur berbasis digital memiliki keuntungan yang lebih besar dibandingkan sistem pelacakan faktur berbasis kertas. Gunakan program database atau perangkat lunak penghasil faktur jika Anda berencana menggunakan komputer untuk faktur.

Pelajari lebih lanjut tentang Faktur PDF AVADA

Pelajari lebih lanjut tentang faktur PDF Mageplaza untuk Magento 2

Langkah 2: Buat template untuk faktur Anda.

Anda harus meninggalkan beberapa ruang kosong di bagian pertama faktur untuk menyertakan alamat kontak pelanggan Anda dan nama perusahaan mereka. Faktur standar harus berisi beberapa informasi dasar seperti tanggal pembelian pelanggan, daftar barang yang dibeli dengan jumlah dan harga totalnya, dan deskripsi opsional barang juga.

Langkah 3: Tambahkan nama dan alamat perusahaan Anda

Sisakan ruang di bagian atas lembar faktur untuk logo perusahaan Anda saat menggunakan perangkat lunak penghasil faktur otomatis. Aturan ini juga berlaku untuk faktur kertas - tempelkan kartu nama di bagian atas salinan faktur. Kop surat faktur membantu pelanggan Anda mengidentifikasi perusahaan Anda dan menguntungkan proses pengarsipan Anda.

Langkah 4: Buat ruang tanda tangan di bagian bawah faktur

Tanda tangan adalah bukti verifikasi untuk membantu bisnis Anda menghindari masalah hukum di kemudian hari. Misalnya, jika klien Anda mengajukan keluhan tentang harga setelah layanan diberikan, Anda dapat menunjukkan tanda tangan mereka pada faktur yang mengacu pada perjanjian awal.

Langkah 5: Masukkan nomor faktur di bagian atas

Setiap faktur memerlukan nomor faktur yang unik untuk pelacakan dan pengarsipan yang lebih baik. Jika Anda memiliki masalah dengan pelanggan, Anda dapat mencari salinan faktur mereka dari file database Anda dengan memindai nomor faktur di bagian atas salinan faktur.

Kata-kata terakhir

Setelah Anda terbiasa dengan definisi dan fungsi faktur , Anda akan menemukan prosesnya cukup mudah untuk membantu Anda tampil lebih profesional atas nama bisnis Anda, mendapatkan bayaran lebih cepat, menangani kesalahan atau masalah dengan lebih bijaksana, dan mengelola produk dan layanan Anda dengan lebih efisien.

Selain memahami konsep inti faktur, mempraktikkan prosesnya juga sama pentingnya. Cara terbaik adalah memanfaatkan teknologi modern, dengan menggunakan pembuat faktur online atau e-faktur, untuk meminimalkan upaya yang tidak perlu dan mendapatkan hasil akhir yang optimal.

Baca selengkapnya:

• Apa itu Pembayaran Berulang? 6 penyedia pembayaran Berulang Teratas untuk Anda pertimbangkan
• Gateway Pembayaran Terbaik untuk Shopify (untuk Dropshipping, AS, Inggris, India, Australia)