Manajemen Inventaris untuk Usaha Kecil: 5 Tips yang Harus Anda Ketahui

Ketika Anda adalah bisnis kecil, manajemen inventaris dengan cepat menjadi berlebihan dan mahal.

Sebuah kiriman yang tidak Anda duga sampai Selasa depan muncul di depan pintu Anda, dan Anda harus mencari tahu di mana harus meletakkan lusinan kotak produk seberat 50 pon, semuanya tanpa mengganggu pekerja Anda atau operasi logistik Anda yang disetel dengan baik.

Cegukan manajemen persediaan dapat mengakibatkan kenaikan biaya pengangkutan, penyusutan produk, asuransi yang lebih tinggi, lebih banyak lembur pekerja, dan kekacauan di lantai pabrik.

Kabar baiknya adalah ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menangani masalah yang muncul dengan lebih baik dan untuk menghindari masalah yang berkaitan dengan kelebihan persediaan.

Manajemen inventaris yang lebih baik untuk usaha kecil adalah suatu keharusan

Pemilik usaha kecil yang membawa persediaan berlebih membayar biaya tambahan 30% per tahun dibandingkan dengan perusahaan yang beroperasi pada tingkat persediaan yang optimal. Ikuti lima tips di bawah ini untuk memangkas biaya di seluruh bisnis kecil Anda sebesar 10% selama dua tahun ke depan.

5 tips untuk manajemen inventaris yang lebih baik di bisnis kecil

1. Tetapkan level par

Level nominal mengacu pada jumlah minimum produk yang harus Anda miliki pada waktu tertentu. Menetapkan tingkat par yang akurat akan membantu Anda meningkatkan efisiensi operasi logistik Anda secara dramatis. Level par membuat Anda tidak reaktif, jadi Anda tidak membeli satu ton produk dalam satu bulan dan kemudian berebut untuk mengisi ulang inventaris Anda berikutnya.

Level par menetapkan tolok ukur yang membuat keputusan untuk memesan lebih banyak inventaris otomatis, daripada bergantung pada tebakan. Setelah persediaan turun di bawah tingkat nominal tertentu, Anda tahu sudah waktunya untuk memesan lebih banyak dan menghindari terlalu banyak atau terlalu sedikit persediaan.

Menetapkan level par yang akurat membutuhkan analisis menyeluruh dari Anda; jika tidak, itu hanyalah aturan sewenang-wenang yang tidak akan membantu bisnis Anda. Anda perlu melakukan kerja keras dalam meneliti tingkat persediaan untuk setiap produk yang ideal.

Apakah Anda menjual rata-rata 400 widget di bulan Maret? Itu satu tingkat par yang bisa diatur setiap bulan. Jika pelanggan memesan sepuluh dari satu jenis gadget per hari dan Anda menerima pengiriman mingguan, pertimbangkan untuk menetapkan tingkat par 80, jika, misalnya, Anda tahu bahwa biaya penyimpanannya rendah dan beberapa minggu akan memiliki lebih banyak permintaan daripada yang lain .

2. Buat rencana cadangan

Satu aturan praktis tentang bisnis manajemen inventaris: Harapkan yang tak terduga. Anda harus memiliki rencana cadangan ketika segala sesuatunya berjalan miring.

Begitu banyak masalah yang berbeda dapat muncul. Anda bisa menjual kehabisan stok. Pengiriman besar bisa tiba lebih awal. Anda dapat kehabisan uang tunai untuk sementara dan tidak dapat membayar produk. Anda dapat salah menghitung dan menemukan diri Anda sangat kekurangan persediaan.

Sekali lagi, Anda harus melakukan penelitian untuk memprediksi masalah ini. Kemungkinan masalah yang sama muncul lagi dan lagi. Selidiki riwayat pemesanan, arus kas, dan perubahan inventaris utama Anda dan identifikasi di mana Anda paling berisiko.

Kemudian duduk dan buat rencana cadangan untuk setiap area yang diidentifikasi. Libatkan pekerja Anda dalam prosesnya; mereka akan paling tahu masalah apa yang muncul dan akan menjadi orang yang mengimplementasikan rencana Anda.

3. Luangkan waktu untuk memperkirakan

Anda adalah orang yang sibuk, dan terkadang itu berarti perkiraan ditinggalkan di pinggir jalan. Tahan kecenderungan ini.

Anda harus lebih dari sekadar menghindari masalah dan cukup proaktif untuk berinvestasi dalam peramalan. Peramalan bisa menjadi area yang paling Anda perjuangkan, karena sebagian besar manajer logistik tidak melakukannya.

Peramalan melibatkan pencarian tren di pasar, mengamati ekonomi secara keseluruhan, mengerjakan penjualan yang dijamin dari kontrak dan langganan ke dalam rencana Anda, dan menggunakan semua informasi ini untuk memproyeksikan penjualan di masa depan.

Dengan menggabungkan data penjualan historis dengan kinerja masa depan yang diharapkan, Anda dapat meningkatkan diri di tahun depan (atau lima tahun) dengan memposisikan inventaris Anda untuk sukses.

4. Terapkan bukti pengiriman seluler

Tangkapan layar sistem pengiriman bukti seluler Scandit (Sumber)

Ini adalah cara yang bagus untuk memperkenalkan teknologi ke operasi Anda, terutama jika Anda enggan melakukannya atau ragu bagaimana hal itu dapat membantu.

Bukti pengiriman seluler baik untuk pelanggan dan pemasok Anda; itu memberikan peringatan real-time di mana paket berada. Pengirim dapat mengambil foto pengiriman dan membuat pembaruan cepat dalam hitungan detik, yang menghemat waktu dan uang yang dihabiskan untuk memindai dan melacak perangkat sekaligus meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan lebih banyak pekerjaan diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.

Penting juga untuk membuktikan bahwa suatu produk telah dikirimkan dengan benar. Jika suatu produk dikirim ke orang atau bisnis yang salah, itu membuat sakit kepala bagi pemasok dan pelanggan dan mengakibatkan penundaan yang mahal untuk operasi Anda.

5. Temukan perangkat lunak logistik baru

Perangkat lunak logistik yang baik dapat merampingkan operasi Anda dan membantu Anda mengidentifikasi penghematan yang tidak Anda ketahui ada di luar sana. Ada banyak sekali pilihan perangkat lunak logistik di luar sana, dan semuanya memiliki fitur unik yang dapat membantu bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa contoh fungsionalitas:

• Beberapa opsi perangkat lunak memungkinkan Anda membandingkan, memproses, melacak, dan menganalisis pengiriman untuk perusahaan pengiriman, sehingga bisnis dapat mengidentifikasi tarif operator terbaik dan memproses pengiriman dengan cepat.
• Opsi perangkat lunak manajemen transportasi tertentu mampu menghasilkan bill of lading (BOL) dan label palet, menghilangkan kebutuhan akan perangkat lunak khusus.
• Masih banyak lagi opsi perangkat lunak yang menggabungkan catatan pelanggan sehingga semua data pelanggan Anda ada di satu tempat.

Contoh fungsionalitas catatan/profil pelanggan di Tailwind (Sumber)

Lihat direktori perangkat lunak logistik Capterra—yang menawarkan 233 opsi pada tulisan ini—untuk menemukan yang tepat untuk bisnis Anda. Gunakan alat pemfilteran yang kuat untuk mempersempitnya berdasarkan fitur yang diinginkan dan buat daftar pendek perangkat lunak Anda.

Catatan: Informasi yang terkandung dalam artikel ini diperoleh dari sumber yang dapat dipercaya. Aplikasi yang dipilih adalah contoh untuk menunjukkan fitur dalam konteks, dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi.