10 Tren Komunikasi Internal yang Sangat Penting untuk Dijaga di Tahun 2023

Jika Anda membaca ini, Anda sudah menyadari bahwa komunikasi internal memiliki peran kunci dalam setiap organisasi, terlepas dari ukuran atau industrinya. Ini adalah proses mengelola komunikasi dalam suatu organisasi dan mencakup segala sesuatu mulai dari cara berbagi informasi di antara karyawan hingga alat dan metode yang digunakan untuk berkomunikasi dengan mereka.

Meskipun ini adalah definisi umum, Anda tidak dapat lagi berbicara tentang tren komunikasi internal secara umum. Iklim bisnis telah berubah secara drastis - terutama dalam 2 tahun terakhir - dan apa yang berhasil dua, atau bahkan 20 tahun lalu mungkin tidak berlaku saat ini.

Pada artikel ini, saya akan berbicara tentang tren komunikasi internal terkini yang membentuk iklim bisnis saat ini. Tapi sebelum saya melakukan itu, mari kita lihat bagaimana iklim itu berubah dalam beberapa tahun terakhir.

Apa yang Berubah dalam Tenaga Kerja dan Komunikasi Perusahaan?

Tidak masalah jika Anda termasuk generasi manajer sebelumnya atau generasi terbaru, budaya perusahaan saat ini dan tenaga kerjanya berbeda. Inilah yang telah berubah dalam tren komunikasi internal selama bertahun-tahun:

• Informasi hari ini dikomunikasikan lebih terbuka. Saluran termasuk atas ke bawah, bawah ke atas, dan horizontal. Kolaborasi lebih penting dari sebelumnya dan lebih disukai daripada komunikasi top-down.
• Komunikasi tradisional melibatkan panggilan telepon, surat, dan catatan pribadi. Saat ini komunikasi seluler dan sosial mendominasi dengan akses ke FaceTime, pesan instan, email, pesan suara, pesan teks, dan banyak lagi.
• Kerja jarak jauh telah menjadi kebiasaan baru. Papan buletin dan buletin cetak tidak praktis dan telah diganti dengan saluran komunikasi internal digital.
• Intranet karyawan adalah prioritas utama. Pekerja jarak jauh harus memiliki akses ke perangkat lunak, dan dalam banyak kasus, akses tersebut harus melalui aplikasi seluler.
• Pekerja garis depan menjadi lebih terlihat. Tren komunikasi internal ini menggantikan satu-satunya 'wajah' perusahaan yaitu tim eksekutif. Kami lebih bergantung dari sebelumnya pada karyawan kami dan advokasi mereka.

Sekarang mari kita lihat lebih dekat tren komunikasi karyawan yang akan membentuk tahun 2023 dan seterusnya.

1. Keterlibatan Eksekutif adalah Prioritas Utama

Kebutuhan tim eksekutif untuk keluar dari bayang-bayang dan mulai berpartisipasi aktif dalam komunikasi internal perusahaan semakin besar setiap hari. Karyawan ingin melihat, dan terlibat, dengan semua rekan kerja mereka, termasuk para eksekutif. Eksekutif juga manusia, dan mereka bersedia untuk berkomunikasi dan bahkan membuat lelucon sesekali.

Menurut sebuah survei, 83% orang percaya bahwa pemimpin perusahaanlah yang paling bertanggung jawab untuk menciptakan budaya tempat kerja .

Sumber: Panduan Utama Budaya Perusahaan

Ini juga termasuk komunikasi yang lebih aktif dengan karyawan mereka. Manajer harus mengomunikasikan berita atau pengumuman penting sendiri sehingga seluruh tim mereka tetap mendapatkan informasi dengan baik.

Namun komunikasi ini juga bisa datang dalam bentuk advokasi karyawan . Sering kali para eksekutif membagikan pendapat mereka tentang keadaan pasar atau industri dan itu bagus untuk kepemimpinan pemikiran. Sama kuatnya adalah ketika tim eksekutif mengomentari kepemimpinan pemikiran Anda atau membagikan kemenangan besar Anda, yang benar-benar dapat membantu memperkuat tidak hanya pos sosial Anda tetapi juga semua perasaan.

Yang penting untuk diingat adalah dua hal. Eksekutif perlu:

1. Memiliki komunikasi yang terbuka dan langsung dengan karyawan sehingga menunjukkan kehadiran yang tulus, dan

2. Pimpin dengan memberi contoh (yaitu membimbing karyawan melalui visi dan misi perusahaan dengan membagikan konten yang dipersonalisasi dan menarik yang tersedia untuk semua karyawan).

2. Lingkungan Ramah Seluler Akan Menjadi Tabel

Ini sangat penting bagi karyawan garis depan. Mudah berkomunikasi dengan staf Anda di kantor sebelah, bukan? Tapi bagaimana dengan karyawan Anda di pabrik atau supir truk? Mari kita bahkan tidak memulai pekerja jarak jauh dengan zona waktu berbeda.

Transformasi digital diperlukan. Setiap karyawan Anda harus memiliki akses mudah ke berita atau update mengenai perusahaan Anda. Akan ada kasus ketika pembaruan tepat waktu akan lebih penting bagi mandor di lokasi konstruksi daripada departemen keuangan.

46% pekerja garis depan menyatakan bahwa alat teknologi yang lebih baik akan mempermudah pekerjaan mereka. Untuk tetap menjadi yang teratas, pastikan Anda memberikan pengalaman karyawan terbaik dengan berkomunikasi dengan semua karyawan secara langsung, dengan cara yang dipersonalisasi, dan tepat waktu.

Sumber: Microsoft: Teknologi Dapat Membantu Membuka Masa Depan Baru bagi Pekerja Garis Depan

Perangkat lunak seperti GaggleAMP membantu karyawan Anda tetap terhubung, terlibat, dan produktif. Perangkat lunak kami membantu karyawan untuk berpartisipasi dalam upaya advokasi karyawan perusahaan mereka serta di Komunitas. Komunitas di GaggleAMP memungkinkan berbagai saluran komunikasi untuk mengoptimalkan komunikasi internal, berpartisipasi dalam diskusi watercooler, berbagi kabar baik, dan banyak lagi.

Contoh kiriman pribadi watercooler dari Komunitas kami.

3. Program Kesejahteraan Karyawan Akan Meroket

Kesejahteraan karyawan bukanlah hal baru tetapi dapat dianggap lebih penting dari sebelumnya. Pandemi COVID-19 mengubah cara dunia berbisnis dan cara mendukung kesejahteraan karyawan Anda.

Seolah kelelahan tidak cukup, stres dan kecemasan meroket dalam dua tahun terakhir. Mengapa itu penting? Ketika seorang karyawan tidak melakukan dengan baik, bisnis tidak berjalan dengan baik. Misalnya, di AS saja, bisnis kehilangan $300 miliar per tahun karena stres di tempat kerja . Diterjemahkan, ini berarti pelepasan, penurunan produktivitas, dan dalam skenario terburuk, pergantian yang tinggi.

Dengan mengingat hal ini, tim SDM atau komunikasi Anda akan mengutamakan kesehatan mental karyawan saat membuat strategi komunikasi internal untuk mempromosikan program atau sumber daya kesehatan bagi karyawan mereka. Anda dapat melakukannya dengan:

• Mengirim survei kesehatan fisik/mental kepada karyawan Anda. Jadikan anonim, dan lebih baik lagi, dikelola oleh pihak ketiga sehingga karyawan Anda tidak merasa tertekan dan dapat menjawab dengan jujur.
• Membuat saluran umpan balik sehingga karyawan dapat membagikan pemikiran mereka bahkan tanpa survei
• Menawarkan alat digital atau program bantuan untuk mengatasi segala jenis stres dengan lebih baik
• Mengorganisir acara virtual atau webinar untuk karyawan yang membutuhkan

4. Pesan Peer-To-Peer Menjadi Standar

Kami berbicara tentang keterlibatan tim eksekutif dalam meningkatkan komunikasi internal , tetapi jangan lupa di mana sebagian besar komunikasi terjadi: pada tingkat lateral, atau peer-to-peer. Tahukah Anda bahwa pekerja menghabiskan lebih dari 26 jam seminggu untuk berkomunikasi (berbicara dan mengirim SMS) ?

Untuk memastikan aliran komunikasi internal dan memperkuat hubungan karyawan, tim ingin menjadi fleksibel dan menggunakan kembali konten untuk berbagai saluran sehingga komunikasi disampaikan menggunakan mekanisme yang kemungkinan besar akan sering mereka periksa.

Misalnya, tidak semua orang dapat dan akan menggunakan aplikasi yang sama - pekerja garis depan mungkin berkomunikasi melalui aplikasi karyawan, tetapi karyawan perusahaan mungkin menggunakan intranet. Beberapa akan menggunakan Slack atau Teams untuk berkomunikasi sedangkan yang lain menyukai tim garis depan, mungkin memerlukan saluran komunikasi yang lebih cepat seperti panggilan telepon atau SMS. Identifikasi alat komunikasi mana yang paling berhasil di saluran mana dan dorong jenis komunikasi itu.

5. Peluang Pelatihan dan Pengembangan Meningkat

Salah satu alasan utama mengapa karyawan meninggalkan pekerjaannya adalah karena mereka merasa perusahaan tidak peduli dengan pengembangan profesional mereka. Dengan kata sederhana, mereka pergi karena mereka tidak melihat masa depan. 63% pekerja AS yang meninggalkan pekerjaannya pada tahun 2021 menyatakan bahwa alasannya adalah tidak ada peluang untuk maju .

Seringkali, hal ini terkait erat dengan fakta bahwa karyawan merasa tidak aman dengan keterampilannya, terutama jika mereka baru memulai dari posisinya. Semakin baru dalam pekerjaan, semakin besar kebutuhan akan bimbingan dan pelatihan.

Atasi masalah ini dengan:

• Mengirim pemberitahuan pelatihan dan pengembangan untuk karyawan
• Menawarkan sumber daya pelatihan
• Membuat pelatihan mudah diakses oleh semua karyawan (bahkan di ponsel)
• Mendorong anggaran di semua departemen untuk pengembangan karyawan

6. Advokasi Karyawan Akan Mengadvokasi Merek Trump di Sosial

Seperti dalam banyak aspek kehidupan kita saat ini, influencer telah menjadi bagian penting dari bisnis saat ini. Tapi saya tidak berbicara tentang kolaborasi antara bisnis dan pemasaran influencer. Saya mengacu pada pemberi pengaruh internal Anda yang sudah ada — karyawan Anda.

Karyawan Anda memiliki suara yang kuat dan dapat memotivasi audiens yang lebih kecil untuk mengambil tindakan sendiri. Mereka memiliki jaringan dan koneksi eklektik mereka sendiri yang menghargai pendapat mereka, sehingga mereka lebih cenderung mendengarkan ketika rekan memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang merek.

Sederhananya, karyawan membangun hubungan yang lebih kuat dan lebih intim dengan audiens target Anda daripada yang bisa dilakukan oleh pegangan merek Anda. Dengarkan apa yang mereka katakan dan apa yang mereka butuhkan, dan lihat di mana minat mereka sesuai dengan visi perusahaan Anda. Mereka akan mendengarkan dan membuat konten untuk menjadikannya milik mereka dengan kata-kata mereka sendiri, mereka hanya perlu membiasakan diri terlebih dahulu.

Bisakah tim Anda menggunakan bantuan agar merasa nyaman dengan memposting konten di media sosial? Kami dapat membantu Anda dengan itu. Jadwalkan demo dengan kami dan kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana satu orang di tim Anda dapat membuat dan menyusun konten untuk seluruh tim mereka guna membantu karyawan mendapatkan kepercayaan atas apa yang mereka posting sambil meningkatkan kesadaran merek.

7. Konten Visual Akan Memberi Anda Peningkatan Kinerja

Di era rentang perhatian yang pendek dan waktu yang terbatas untuk mencari informasi baru, konten visual telah menjadi tren komunikasi internal penting lainnya - dan tidak akan kemana-mana dalam waktu dekat.

Karyawan menuntut konten yang tidak menyita banyak waktu mereka untuk membaca atau mendengarkan, tetapi akan menawarkan informasi yang bermanfaat. Di situlah visual masuk. Ini jauh lebih mudah dikonsumsi daripada dokumen, hanya menunjukkan yang diperlukan, dan konten visual jauh lebih menarik untuk keterlibatan. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa visual seperti GIF, tangkapan layar, dan video dapat meningkatkan produktivitas pada 67% karyawan .

Untuk menggunakan visual terbaik untuk tim komunikasi internal Anda, cobalah tips berikut:

• Sertakan gambar atau GIF di buletin email Anda untuk menarik perhatian yang lebih baik
• Sertakan infografis dalam panduan Anda atau materi lainnya
• Buat video pendidikan/pengajaran alih-alih panduan membaca berdurasi panjang

8. Komunikasi Dua Arah Adalah Suatu Keharusan

Terlalu sering, komunikasi internal berarti manajemen mengeluarkan perintah dan karyawan hanya mengikutinya. Alih-alih jatuh ke dalam perangkap komunikasi satu arah ini dan menciptakan budaya perusahaan yang berpotensi beracun, doronglah dialog. Dengan cara ini, karyawan akan merasa dapat berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Misalnya, perkenalkan format dialog baru di mana karyawan dapat berbicara dan berbagi pendapat. Anda dapat melakukannya dengan membuat forum atau saluran internal di setiap departemen, atau Anda dapat mengelompokkannya menurut tingkatan dalam organisasi. Idenya adalah membuat mereka berbicara dan Anda membuat catatan. Jika Anda menciptakan lingkungan di mana karyawan akan merasa aman untuk terbuka, mereka akan sangat bersedia untuk berpartisipasi. Pikirkan utas tentang Slack - topik apa pun yang menjadi minat bersama akan berhasil.

9. Analisis dan Optimasi Data Akan Memperjelas Strategi

Metrik adalah suatu keharusan dan di sini untuk tinggal. Anda tidak akan tahu bagaimana meningkatkan komunikasi internal jika Anda tidak melihat apa yang perlu diperbaiki. Apa pun jenis komunikasi internalnya, Anda memerlukan data yang relevan agar dapat ditingkatkan jika diperlukan.

Ini jelas ketika Anda berpikir tentang analisis kinerja atau analisis media sosial, tetapi seberapa banyak Anda menganalisis data dari komunikator internal? Pengukuran yang akurat dari efek komunikasi dapat berjalan jauh ketika menyangkut strategi jangka panjang. Anda dapat melakukannya dengan membuat formulir umpan balik, survei, kuis, dll. yang tidak akan menghabiskan banyak waktu karyawan tetapi akan memberi Anda data berharga secara teratur.

Namun, jangan lupa untuk mengukur tren komunikasi internal Anda dari waktu ke waktu dan catat penyebab besar yang menjadi perhatian. Misalnya, di tahun 2020 ada kekhawatiran akan pandemi dan dampaknya yang membayangi segalanya. Pada tahun 2022, beberapa ekonomi yang pernah berkembang sedang membicarakan resesi. Ini semua dapat berdampak pada moral karyawan Anda dan skor tersebut. Itu juga saat-saat ketika Anda dapat memanfaatkan upaya komunikasi internal Anda sebaik-baiknya dan menghubungi karyawan lebih sering dan secara pribadi.

10. Gunakan Alat Otomasi Keterlibatan untuk Mengikuti Tren Terbaru

Ada banyak alat yang dapat Anda gunakan untuk komunikasi internal Anda, seperti buletin perusahaan, obrolan, forum, konferensi video, jejaring sosial, dan banyak lagi. Tapi ada perangkat lunak yang menggunakan semua konten internal itu sambil membantu sebagai solusi lengkap untuk komunikasi eksternal juga. Pernahkah Anda mempertimbangkan salah satu dari solusi keterlibatan ini sebelumnya?

• Platform advokasi karyawan
• Alat advokasi karyawan
• Media sosial untuk pengembangan talent pool
• Alat penjualan sosial
• Strategi branding perusahaan
• Strategi keterlibatan karyawan

Jika sudah, Anda beruntung! Dengan GaggleAMP, Anda dapat menggunakan platform advokasi karyawan untuk komunikasi eksternal dan menyatukan semua orang di halaman yang sama secara internal. Komunitas kami memberi Anda kemampuan untuk berbagi konten dengan aman yang tidak akan dilihat oleh siapa pun di luar perusahaan Anda - kecuali konten tersebut sangat bagus sehingga Gaggle Manager memutuskan untuk membuatnya menjadi publik. Dan bahkan kemudian, mereka melakukannya dengan hati-hati.

Bicaralah dengan tim kami dan minta demo dan lihat sendiri - tidak ada biaya apa pun tetapi Anda akan mendapatkan banyak keuntungan.