4 Langkah Untuk Meningkatkan Produktivitas Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Tingkatkan produktivitas dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Inilah kebenarannya: Anda produktif hanya sekitar tiga jam sehari, atau 40% dari minggu kerja Anda.

Sebagian besar pekerja sibuk sepanjang hari, jadi apa yang menghabiskan seluruh waktu kita sementara juga menurunkan produktivitas kita?

Penyebab utamanya adalah email dan rapat (membaca dan menanggapi email saja menghabiskan sekitar 30% dari minggu kerja Anda), tetapi ada juga mengejar rekan kerja untuk hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan, memeriksa media sosial, dan mengambil makanan ringan dan kopi di waktu istirahat. kamar.

Tentu saja, kami tidak menyarankan Anda untuk tidak mengejar ketinggalan pada Senin pagi dengan BFF pekerjaan Anda atau menolak untuk berpartisipasi dalam acara kopi tim Anda—ini adalah aspek penting dalam membangun modal sosial yang penting untuk tim berkinerja tinggi.

Namun, ada tindakan khusus yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan produktivitas dan mendapatkan kembali sebagian dari 60% minggu kerja Anda yang biasanya hilang karena "kesibukan".

Dalam artikel ini, kami akan menyoroti empat cara Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek (PM) agar lebih produktif.

4 cara untuk meningkatkan performa kerja

1. Timebox pekerjaan Anda (dalam sesi 90 menit)

Timeboxing secara konsisten berada di puncak daftar tip produktivitas (dengan alasan yang bagus), namun hanya sedikit dari kita yang diajarkan untuk bekerja dengan cara ini. Teknik ini melibatkan penetapan periode waktu yang tetap untuk suatu tugas, menjadwalkannya, dan kemudian tidak fokus pada hal lain selama waktu itu (lebih lanjut tentang itu di tip tiga). Ini berarti tidak ada multitasking!

Metode ini membantu Anda secara efektif merencanakan pekerjaan Anda dalam delapan jam hari kerja, sesuatu yang tidak dapat dilakukan oleh daftar tugas. Timeboxing memberikan perincian visual tentang apa yang dapat Anda capai secara wajar selama minggu kerja, yang membantu memprioritaskan tugas untuk memenuhi tenggat waktu sambil juga berfungsi sebagai catatan tentang apa yang telah Anda kerjakan.

Anda dapat menggunakan kalender kerja digital untuk mengatur hari Anda dengan memblokir waktu untuk mengerjakan tugas tertentu.

Contoh time boxing dari SPICA ( Sumber )

Atau, jika Anda bekerja lebih baik dengan menuliskan tugas Anda, Anda dapat mengunduh templat tinju waktu kami.

Baik Anda memilih timebox pada kalender digital atau template kami, rencanakan pekerjaan dalam sesi 90 menit, lalu jadwalkan istirahat sejenak setelahnya. Mendorong diri Anda untuk mengerjakan tugas lebih dari 90 menit (durasi saat produktivitas mencapai puncaknya) berdampak negatif pada ritme ultradian Anda dan sebenarnya menghambat kinerja. Dalam hal tingkat produktivitas, lambat dan mantap benar-benar memenangkan perlombaan!

2. Batasi pekerjaan yang sedang berlangsung

Menurut penelitian oleh American Institute of Stress, lebih dari 80% karyawan merasa stres di tempat kerja dan menyebutkan beban kerja yang berlebihan sebagai faktor utama. Work overload berarti jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas harian melebihi jam yang tersedia dalam sehari. Hal ini dapat menyebabkan keseimbangan kehidupan kerja yang tidak sehat, kelelahan, dan semangat kerja karyawan yang rendah.

Apa yang menyebabkan kelebihan beban? Biasanya, ini merupakan kombinasi dari faktor-faktor seperti jumlah item pekerjaan yang terbuka, variabilitas item pekerjaan, dan pemanfaatan sumber daya yang tinggi. Waktu tunggu untuk tugas dalam antrian meningkat relatif terhadap ketiga hal ini.

Tapi apa itu pemanfaatan sumber daya yang tinggi? Ini mengacu pada jumlah pekerjaan yang diberikan kepada karyawan untuk diselesaikan. Triknya adalah menemukan keseimbangan yang tepat untuk mempertahankan produktivitas: Mengharapkan tingkat pemanfaatan yang terlalu tinggi dan berisiko membuat pekerja Anda kelelahan. Harapkan tingkat pemanfaatan yang terlalu rendah dan kurang gunakan tim karyawan Anda (ditambah mereka mungkin bosan).

Titik manis untuk meningkatkan produktivitas adalah antara 70% dan 80% pemanfaatan, menurut analis Gartner Robert Handler. Ini berarti bahwa untuk mengoptimalkan produktivitas, pengusaha harus mendorong karyawan untuk mencapai tujuan yang realistis dan bekerja 70% hingga 80% dari hasil maksimum mereka. Waktu tunggu mulai meningkat secara eksponensial setelah ini melebihi 80%.

Bekerja pada 70% dari output maksimumnya, tugas yang diperkirakan membutuhkan waktu dua jam untuk diselesaikan akan menunggu dalam antrian selama 0,9 jam dan membutuhkan total 2,9 jam untuk diselesaikan (waktu tunggu + perkiraan waktu untuk diselesaikan). Pada 80%, itu akan menunggu dalam antrian selama 1,5 jam dan membutuhkan total 3,5 jam untuk menyelesaikannya. Tetapi pada pemanfaatan 99%? Tugas dua jam yang sama itu akan menunggu dalam antrian selama 37,1 jam, dengan total 39,1 jam untuk diselesaikan.

Dalam hal produktivitas tempat kerja yang berkelanjutan dari waktu ke waktu, terkadang lebih sedikit lebih baik. Dengan memperhatikan beban kerja karyawan Anda, Anda tidak hanya akan melihat tingkat produktivitas yang lebih tinggi, tetapi juga meningkatkan moral dan keterlibatan karyawan.

Bagaimana perangkat lunak PM dapat membantu

Solusinya sederhana. Jika Anda ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, batasi pekerjaan yang sedang berjalan. Perangkat lunak PM dapat membantu mencapai ini dalam beberapa cara, termasuk:

• Melacak waktu yang dibutuhkan untuk berbagai tugas, sehingga meningkatkan akurasi estimasi tingkat upaya Anda.
• Menggunakan papan Kanban untuk manajemen tugas memungkinkan Anda menetapkan batas aktual pekerjaan dalam proses (WIP) untuk mengatur jumlah item pekerjaan terbuka di papan Anda.
• Perencanaan kapasitas sumber daya memungkinkan Anda merencanakan pemanfaatan karyawan yang tersedia secara efisien.

3. Matikan notifikasi

Tahukah Anda bahwa dibutuhkan rata-rata 23 menit untuk kembali ke tugas setelah gangguan?

Beberapa gangguan di tempat kerja berada di luar kendali Anda, seperti ketika seseorang berhenti untuk mengobrol sebentar di meja Anda (terkadang tentang tugas yang berhubungan dengan pekerjaan, tetapi lebih sering tentang episode "Apa pun yang Kita Semua Tonton Sekarang"). Tetapi sebagian besar gangguan yang kita hadapi selama hari kerja disebabkan oleh diri sendiri: pemberitahuan dari email, media sosial, telepon kita, dan alat otomatis yang kita gunakan.

Setiap kali Anda menghentikan apa yang sedang Anda lakukan untuk membaca salah satu notifikasi tersebut, produktivitas Anda mengalami pukulan besar (waktu yang dihabiskan untuk menanggapi notifikasi + 23 menit untuk kembali mengerjakan tugas).

Dengan mematikan notifikasi Anda (atau setidaknya menundanya), Anda menghilangkan gangguan dan dapat menginvestasikan kembali sebagian waktu itu kembali ke tugas Anda.

4. Menampilkan pekerjaan secara visual

Sebuah studi Planview menemukan bahwa pekerja 20% lebih produktif ketika informasi yang mereka butuhkan ditampilkan secara visual.

Visualisasi data membantu Anda menyerap informasi secara sekilas dan dapat menyampaikan lebih banyak makna daripada kata-kata saja (misalnya, menggunakan warna kuning untuk melaporkan area yang menjadi perhatian pada laporan status proyek untuk mengingatkan pemangku kepentingan bahwa item memerlukan perhatian). Visualisasi data biasanya digunakan untuk pelaporan tetapi tidak cukup digunakan untuk manajemen alur kerja sehari-hari.

Bagaimana perangkat lunak PM dapat membantu

Hampir setiap opsi perangkat lunak PM di luar sana menawarkan fitur yang dapat membantu menampilkan informasi secara visual (seperti menggunakan warna untuk mewakili status yang berbeda atau untuk memberi label pada proyek yang berbeda).

Namun, ada alat manajemen tugas sederhana yang dapat membantu meningkatkan produktivitas di seluruh tim: papan tugas (juga disebut papan Kanban). Papan tugas memiliki kolom yang mewakili tahapan alur kerja yang berbeda (misalnya, yang harus dilakukan, sedang berlangsung, dan selesai). Tugas ditampilkan sebagai kartu yang Anda pindahkan ke kolom yang berbeda saat tugas berpindah melalui alur kerja.

Tim dapat mengetahui, sekilas, status setiap item pekerjaan di papan tulis. Papan yang lebih canggih memungkinkan Anda menetapkan batas WIP untuk mengatur jumlah item pekerjaan terbuka, membantu tim mempertahankan kecepatan optimal mereka.

Contoh papan Kanban di SwiftKanban ( Sumber )

Tim dapat mengetahui, sekilas, status setiap item pekerjaan di papan tulis. Papan yang lebih canggih memungkinkan Anda menetapkan batas WIP untuk mengatur jumlah item pekerjaan terbuka, membantu tim mempertahankan kecepatan optimal mereka.

Ingin lebih?

Kami menemukan banyak penelitian menarik tentang kiat produktivitas saat menulis artikel ini, tidak semuanya berpusat pada penggunaan perangkat lunak untuk meningkatkan efisiensi. Berikut adalah beberapa tip gaya hidup untuk dimasukkan ke dalam kehidupan Anda sehari-hari saat Anda berusaha untuk mengedepankan kaki Anda yang paling produktif:

• Berjalan-jalan. Olahraga tidak hanya menawarkan peningkatan 15% dalam produktivitas secara keseluruhan, tetapi ada bukti substansial bahwa berjalan dapat membantu Anda menghilangkan stres dan memerangi depresi. Dengan demikian, itu dapat meningkatkan pembelajaran, memori, dan kognisi.
• Tidur yang cukup. Kurang tidur karyawan merugikan majikan hingga $ 65 miliar per tahun. Anda mengalami defisit 40% dalam kemampuan Anda untuk membuat ingatan baru tanpa tidur, serta penurunan 70% dalam aktivitas sel kekebalan. Penendang? Defisit tidur secara langsung terkait dengan penurunan kognitif dini dan penyakit Alzheimer.

Untuk tetap mengetahui berita dan tren industri terbaru, pastikan untuk mengikuti blog PM kami!

bawa aku kesana