10 Cara cepat meningkatkan produktivitas karyawan di tempat kerja

Apakah Anda melihat adanya pergeseran produktivitas pekerja Anda atau Anda hanya mencari cara untuk memaksimalkan produktivitas di perusahaan Anda?

Elemen terpenting dalam sebuah perusahaan adalah karyawannya. Bagaimanapun juga, karyawan yang produktiflah yang membuat perusahaan sukses.

Oleh karena itu, teruslah membaca untuk mempelajari:

• Apa itu produktivitas karyawan,
• Bagaimana Anda dapat mengukur produktivitas, dan
• Bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas karyawan di tempat kerja Anda.

Apa itu produktivitas karyawan?

Produktivitas karyawan, disebut juga produktivitas di tempat kerja atau produktivitas tempat kerja, adalah ukuran keluaran setiap karyawan .

Presiden Asuransi Kesehatan Florida, Evan Tunis, mendefinisikan produktivitas di tempat kerja sebagai sesuatu yang efisien dan efektif untuk mencapai kesuksesan dalam pekerjaan:

“Ini adalah kombinasi dari seberapa efisien dan efektif tim Anda menyelesaikan tugas yang akan menghasilkan hasil yang sukses.”

Misalnya, sebuah perusahaan yang memproduksi botol artistik ingin mengetahui berapa banyak botol artistik yang dapat diproduksi oleh seorang karyawan dalam jangka waktu tertentu. Angka ini menyajikan output masing-masing karyawan.

Banyak orang yang mengacaukan produktivitas karyawan dengan produktivitas tenaga kerja (tenaga kerja). Namun istilah-istilah ini tidak sama.

Sebagaimana didefinisikan oleh Biro Statistik Tenaga Kerja AS, produktivitas tenaga kerja adalah output ekonomi riil suatu negara atau perusahaan per jam kerja .

Bagaimana mengukur produktivitas karyawan

Untuk mengukur produktivitas karyawan, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan standar laba, sasaran, atau kualitas, yang akan digunakan untuk membandingkan hasil masing-masing karyawan.

Anda dapat menentukan produktivitas karyawan dengan mengukur berbagai elemen, seperti:

• Tujuan terpenuhi,
• Laba,
• Jumlah pekerjaan yang diselesaikan,
• Kualitas pekerjaan yang diselesaikan, dan
• Waktu yang dihabiskan.

Anda dapat mengukur produktivitas dengan memeriksa salah satu atau kombinasi elemen-elemen ini. Mari kita jelajahi setiap metode secara lebih detail.

Metode #1: Ukur pencapaian tujuan

Bukti Anda memiliki produktivitas tinggi: Banyaknya sasaran yang tercapai.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan jumlah sasaran per bulan yang harus dicapai karyawan Anda, lalu Anda membandingkan hasil bulanan mereka dengan jumlah sasaran yang Anda tetapkan sebelumnya. Anda juga dapat menetapkan tujuan dan target harian atau mingguan.

Misalnya, Anda memutuskan bahwa setiap karyawan di tim penjualan Anda harus melakukan 100 panggilan per bulan, 20 kontak, dan 10 penjualan. Jika seorang karyawan melakukan 120 panggilan, tetapi hanya 5 penjualan, maka mereka tidak mencapai standar. Jika seorang karyawan melakukan 80 panggilan, tetapi 15 penjualan, mereka melampaui standar penjualan yang ditetapkan. Meskipun mereka melakukan panggilan lebih sedikit dari yang diperkirakan, karyawan tersebut mencapai sasaran penjualan yang ditetapkan.

Pelatih manajemen waktu, produktivitas, dan kepemimpinan, Alexis Haselberger, percaya bahwa mengukur tujuan adalah metode terbaik untuk menentukan tingkat produktivitas:

“Saya pikir cara terbaik untuk mengukur produktivitas adalah dengan mengukur sasaran. Tetapkan tujuan dan hasil yang jelas dan ukur kinerja dan produktivitas terhadap tujuan tersebut.”

Metode #2: Ukur keuntungan

Bukti Anda mempunyai produktivitas tinggi: Keuntungan tinggi.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan keuntungan tahunan ideal untuk perusahaan Anda. Setelah Anda mencapai atau melampauinya, Anda telah membuktikan produktivitas karyawan Anda. Jika Anda gagal, karyawan Anda tidak mencapai persentase produktivitas yang diharapkan.

Misalnya, Anda dapat menggunakan laba tahunan yang Anda hasilkan pada tahun-tahun sebelumnya dan estimasi tahun ini untuk menentukan laba tahunan yang ideal untuk bisnis Anda. Keuntungan ideal Anda tidak boleh ditentukan secara kaku karena selalu bijaksana untuk memberikan ruang bagi ketidakpastian. Kemudian, setelah tahun berakhir, Anda dapat membandingkan angka sebenarnya dengan angka ideal. Ingatlah bahwa keuntungan bergantung pada berbagai faktor selain produktivitas pekerja Anda.

Jika Anda merasa sulit mengukur dan melacak keuntungan yang dihasilkan karyawan Anda, Anda selalu dapat mengandalkan alat untuk mempermudah segalanya.

Misalnya, fitur biaya & keuntungan tenaga kerja Clockify memungkinkan Anda melacak keuntungan dan biaya, serta menghasilkan laporan untuk menunjukkan kemajuan Anda.

Dengan Clockify, Anda bisa mendapatkan gambaran menyeluruh tentang pekerjaan tim Anda. Alat ini memungkinkan Anda melihat kemajuan setiap karyawan dan keuntungan yang dihasilkan dengan jelas dan mudah.

Metode #3: Ukur jumlah pekerjaan yang diselesaikan

Bukti Anda memiliki produktivitas tinggi: Banyaknya tugas yang diselesaikan.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan jumlah tugas per minggu yang harus diselesaikan karyawan Anda, lalu Anda membandingkan hasil bulanan mereka dengan angka ini.

Pakar yang membantu kami mendefinisikan produktivitas, Tunis, merekomendasikan penggunaan rumus “total output per jam”:

“Ada rumus untuk menghitung produktivitas pegawai. Yang paling umum adalah rumus “total output per jam” yang memperhitungkan berapa banyak item pekerjaan yang diselesaikan dalam jumlah jam tertentu. Hal ini membantu perusahaan mengukur kinerja tim mereka dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.”

Bagaimanapun, tujuannya adalah untuk menyelesaikan semua tugas yang ada. Jika karyawan gagal melakukannya, mereka mungkin kesulitan mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.

Metode #4: Ukur kualitas pekerjaan yang diselesaikan

Bukti Anda memiliki produktivitas tinggi: Semua proyek, berapa pun jumlahnya, diselesaikan dengan kualitas.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda memilih parameter yang menentukan proyek yang telah selesai sebagai proyek yang berkualitas dan sukses. Kemudian, Anda menentukan berapa banyak proyek selesai yang memenuhi parameter ini.

Misalnya, saat karyawan Anda mengembangkan aplikasi, proyek tersebut dianggap berhasil jika aplikasi tersebut berfungsi, memenuhi semua persyaratan klien, dan klien puas.

Metode #5: Ukur waktu yang dihabiskan

Bukti Anda memiliki produktivitas tinggi: Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan suatu proyek.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menetapkan perkiraan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan semua tugas terkait proyek Anda dan memberikan tenggat waktu proyek kepada klien berdasarkan perkiraan tersebut.

Misalnya, Anda dapat menginstruksikan karyawan Anda untuk melacak waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan tugas mereka. Jika mereka selesai sebelum tenggat waktu, tim Anda produktif dengan waktu (dan jadwalnya).

Apa faktor utama yang mempengaruhi produktivitas karyawan?

Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas karyawan, 5 faktor utama ini harus menjadi fokus utama Anda, karena faktor inilah yang paling memengaruhi produktivitas di tempat kerja.

Faktor #1: Komunikasi

Komunikasi yang jelas dan saling menghormati antara pemberi kerja dan karyawannya merupakan salah satu faktor terpenting dalam produktivitas karyawan. Rasa tidak hormat adalah salah satu tanda jelas dari tempat kerja yang beracun, itulah sebabnya Anda harus selalu berhati-hati dalam berkomunikasi dengan karyawan Anda.

Selain itu, mempelajari cara menjelaskan tugas dan mengungkapkan pemikiran Anda dengan jelas memungkinkan pekerja Anda memahami sepenuhnya tanggung jawab mereka, sehingga lebih mudah bagi mereka untuk melakukan pekerjaannya.

Tunis menjelaskan bahwa komunikasi yang efektif sangat penting untuk produktivitas, baik secara langsung atau online:

“Komunikasi yang jelas antara anggota tim dan manajer sangat penting untuk mencapai tujuan produktivitas. Baik melalui email, konferensi video, atau pertemuan tatap muka, komunikasi yang efektif dapat menjaga pemahaman semua orang dan memastikan tugas dilaksanakan secara efisien.”

Faktor #2: Pengetahuan dan pelatihan

Ketika karyawan mengetahui cara melakukan pekerjaannya, mereka menjadi lebih produktif.

Konsultan Operasi bisnis di Nina Ross Business Consulting, Nina Ross, menyarankan pemberi kerja untuk mempekerjakan orang-orang berpengalaman dan menciptakan proses orientasi yang matang:

“Memeriksa dan mempekerjakan karyawan yang berpengalaman dalam posisi di mana mereka dipekerjakan. Ciptakan proses orientasi dan orientasi karyawan baru untuk memperkenalkan karyawan baru ke perusahaan dan posisi pekerjaan mereka. Hal ini harus mencakup, antara lain, pelatihan karyawan baru tentang cara mencapai produktivitas maksimum di awal masa jabatan mereka.”

Tunis lebih jauh menyoroti pentingnya pelatihan yang memadai untuk efisiensi dan produktivitas:

“Memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan akan membantu mereka menjadi lebih siap untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Dengan berinvestasi dalam pelatihan, pemberi kerja dapat memastikan tim mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan percaya diri dan efisien.”

Faktor #3: Motivasi

Karyawan yang termotivasi adalah karyawan yang produktif!

Tunis mencatat bahwa tunjangan dan pengakuan sangat penting untuk memiliki karyawan yang termotivasi:

“Memiliki tenaga kerja yang termotivasi adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas. Hal ini bisa berarti menawarkan insentif seperti bonus atau pengaturan kerja yang fleksibel, atau sekadar memberi penghargaan kepada karyawan atas kinerja yang luar biasa.”

Faktor #4: Konsentrasi

Produktivitas yang rendah seringkali disebabkan oleh konsentrasi yang buruk.

Pemilik dan Konsultan Utama di Tribble and Associates, Larry Tribble, percaya bahwa menciptakan lingkungan kerja yang bebas gangguan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas:

“Kita tahu bahwa musuh perhatian adalah gangguan dan interupsi. Jadi, ketika saya memberi nasihat kepada para manajer pekerja pengetahuan, saya perhatikan bahwa hal terbaik yang bisa kita lakukan saat ini adalah menciptakan lingkungan yang membatasi gangguan dan interupsi.”

Faktor #5: Kesejahteraan

Karyawan yang bahagia dan puas jauh lebih produktif.

Dalam hal ini, Tunis menjelaskan bahwa pemberi kerja harus fokus pada kesejahteraan fisik dan mental karyawannya:

“Menjaga kesejahteraan fisik dan mental karyawan sangat penting untuk memastikan produktivitas mereka. Hal ini dapat berupa memberi mereka istirahat rutin hingga menawarkan akses terhadap manfaat kesehatan atau program kebugaran.”

Bagaimana cara meningkatkan produktivitas karyawan di tempat kerja?

Produktivitas karyawan biasanya dapat ditingkatkan dengan berfokus pada 5 faktor yang telah kami sebutkan sebelumnya. Cara termudah untuk meningkatkan faktor produktivitas tersebut adalah dengan menerapkan beberapa atau semua tips berikut:

• Memperbaiki kondisi tempat kerja,
• Mengoptimalkan email,
• Mengoptimalkan pertemuan,
• Mengizinkan jadwal yang fleksibel,
• Menghilangkan gangguan teknologi,
• Dengan memberikan insentif yang lebih baik,
• Memberikan pelatihan karyawan yang lebih baik,
• Menahan diri dari pengelolaan mikro,
• Meningkatkan komunikasi kantor, dan
• Mendorong perawatan diri.

Mari kita pecahkan setiap tip menjadi lebih detail.

Tip #1: Perbaiki kondisi tempat kerja

Sebuah studi tahun 2020 yang diterbitkan di Cogent Business & Management (jurnal akses terbuka) mengeksplorasi hubungan antara kondisi kerja dan kepuasan kerja. Peneliti menemukan korelasi positif antara kondisi kerja dan prestasi kerja. Yaitu, kondisi kerja yang positif menyebabkan kepuasan kerja yang lebih tinggi sehingga meningkatkan kinerja karyawan.

Presiden WorkSmart Systems, Matt Thomas, percaya bahwa kantor harus memberikan inspirasi bagi karyawan:

“Karena sebagian besar karyawan menghabiskan delapan jam atau lebih sehari di kantor, penting bagi perusahaan untuk menyadari bagaimana penataan kantor dapat memengaruhi dan menginspirasi pekerjanya.”

Jadi, jika Anda ingin membuat karyawan Anda produktif, Anda perlu memastikan mereka bekerja dalam kondisi optimal. Berikut beberapa idenya.

Tambahkan cahaya alami

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Dr. Alan Hedge, karyawan yang bekerja di kantor dengan banyak cahaya alami melaporkan peningkatan produktivitas sebesar 2%. Meskipun sekilas terlihat sepele, namun hal tersebut berarti $100.000 untuk setiap 100 pekerja per tahun!

Lebih lanjut, penelitian yang sama menunjukkan karyawan yang bekerja di kantor dengan cahaya alami melaporkan:

• Lebih sedikit sakit kepala,
• Mengurangi ketegangan mata, dan
• Mengurangi kelelahan.

Sertakan kehidupan tanaman di kantor

Kantor ramah lingkungan membuat karyawan lebih nyaman dan lebih produktif dalam bekerja.

Survei tahun 2021 yang diterbitkan oleh Flower Council of Holland menunjukkan bahwa 70% orang percaya tanaman meningkatkan suasana tempat kerja.

Selain itu, 63% peserta survei mengklaim tanaman memperbaiki lingkungan tempat kerja mereka, sementara 58% mengatakan tanaman memiliki “efek menenangkan pada mata”. Terlebih lagi, 31% orang percaya tanaman meningkatkan konsentrasinya.

Cat ulang dinding kantor

Penelitian telah menunjukkan bahwa warna juga dapat mempengaruhi suasana hati kita.

Sebuah studi terkenal berjudul Office Wall Color: An Assessment of Spaciousness and Preference mengeksplorasi pilihan warna terbaik untuk ruang kantor. Hal ini menunjukkan bahwa warna merah adalah pilihan terburuk untuk dinding kantor, karena sebagian besar peserta penelitian menganggapnya tidak menyenangkan.

Di sisi lain, warna putih adalah pilihan paling populer, dengan 53,2% peserta menganggapnya cocok untuk kantor. Alternatif warna putih yang populer adalah krem, yang dipilih oleh 14,7% peserta, dan abu-abu, dipilih oleh 7,3% responden.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak warna pada ruangan, penelitian menyarankan untuk mempertimbangkan warna biru atau hijau untuk dinding kantor juga.

Kurangi kebisingan

Sebuah studi baru-baru ini mengenai pola hubungan antara tingkat kebisingan di tempat kerja dan kesejahteraan fisiologis menemukan bahwa kebisingan kantor berdampak negatif terhadap kesehatan dan kesejahteraan pekerja. Menurut penelitian, lingkungan kerja yang bising dapat mempengaruhi:

• Produktifitas,
• Suasana hati, dan
• Keadaan psikologis.

Sebagai pemberi kerja, Anda dapat membuat pedoman resmi yang menguraikan aturan kebisingan di tempat kerja. Anda dapat melarang rapat di tempat umum atau mendesak pekerja untuk menghindari menjadwalkan rapat pada jam tertentu agar karyawan lain dapat bekerja tanpa suara selama waktu tersebut.

Selain itu, Anda dapat membuat kantor kedap suara untuk memastikan karyawan lain tidak terganggu oleh suara dari ruangan lain. Jika investasinya terlalu besar, mesin white noise mungkin bisa membantu.

Perbarui peralatan

Memperbarui peralatan kantor Anda dan memastikan karyawan Anda memiliki persediaan yang cukup tentu akan membantu pekerja Anda melakukan pekerjaannya dengan lebih efisien.

Tunis percaya bahwa investasi dalam teknologi mempengaruhi produktivitas, kolaborasi, dan kesuksesan bisnis:

“Teknologi memainkan peran penting di tempat kerja, memberikan karyawan akses terhadap alat dan sumber daya yang tepat yang memberdayakan mereka untuk bekerja secara efisien. Dari aplikasi perangkat lunak canggih hingga peralatan canggih, memiliki infrastruktur teknologi yang tepat dapat meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan secara signifikan.”

Sebuah studi tahun 2015 tentang dampak perlengkapan kantor terhadap efektivitas dan produktivitas menunjukkan korelasi antara efektivitas dan produktivitas dengan kualitas perlengkapan kantor.

Yakni, pekerja di kantor dengan perlengkapan yang baik memiliki tingkat produktivitas dan efektivitas yang lebih tinggi. Korelasi ini terutama terlihat pada usaha kecil dan menengah.

Selain itu, studi lain dengan topik serupa menemukan bahwa produktivitas akan maksimal di ruangan dengan peralatan kantor modern. Laporan tersebut juga mencatat bahwa kantor dengan persediaan yang cukup dan berkualitas memiliki sikap pekerja yang lebih positif terhadap pekerjaan.

Tetapkan area umum

Memiliki ruang di luar area kerja biasa memberikan perubahan pemandangan yang menyenangkan bagi karyawan Anda. Mereka dapat menggunakan ruang ini untuk berkumpul kembali dan menjalin ikatan dengan rekan kerja mereka di lingkungan yang tidak terlalu formal.

Thomas merekomendasikan para pengusaha untuk menjadikan area umum ini nyaman dan menyenangkan:

“Menciptakan ruang khusus di sekitar kantor yang melayani berbagai tujuan dapat membantu karyawan keluar dari keterpurukan di sore hari. Ruang khusus ini juga harus mencakup perabot yang nyaman seperti sofa atau kursi duduk untuk membantu menciptakan ruang yang nyaman dan menyenangkan.”

Tip #2: Optimalkan email

Email membuang lebih banyak waktu daripada yang Anda kira! Survei terbaru yang dilakukan Atlassian menunjukkan bahwa pekerja memerlukan 16 menit untuk kembali fokus setelah menangani email yang mereka terima.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengoptimalkan email untuk menghindari pemborosan waktu. Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan.

Jaga agar email tetap teratur, singkat, dan tepat sasaran

Instruksikan karyawan Anda untuk mengatur email mereka untuk menghindari gangguan.

Saat menulis email, Anda harus setepat dan sejelas mungkin.

Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar di atas, contoh ini mencakup semua informasi yang relevan (alasan menulis email, baris subjek informatif, dan lampiran), namun ringkas.

Tip #3: Optimalkan rapat

Menurut survei Atlassian yang kami sebutkan, karyawan menghabiskan 31 jam per bulan untuk rapat yang tidak produktif.

Survei yang sama menemukan bahwa para pekerja percaya bahwa separuh waktu yang mereka habiskan untuk rapat terbuang percuma.

Haselberger menyarankan untuk menghapus pertemuan “hanya informasi”:

“Sering kali pekerjaan sebenarnya tidak dilakukan dalam rapat dan rapat menjadi tidak efisien. Mulailah dengan menghapus semua rapat “hanya informasi”, seperti pembaruan status. Jenis informasi ini dapat disebarluaskan secara asinkron.”

Berikut beberapa hal mudah yang dapat Anda lakukan untuk mengoptimalkan rapat di organisasi Anda.

Beralih ke email jika memungkinkan

Email adalah sarana komunikasi yang lebih cepat dan tepat.

Jadi, daripada mengadakan pertemuan yang tak terhitung jumlahnya, kirimkan email grup selama jam-jam Anda yang diblokir yang didedikasikan untuk email.

Kurangi jumlah pertemuan dan waktu yang dihabiskan

Hanya adakan pertemuan penting saja.

Selain itu, pastikan rapat Anda efektif dan cukup lama untuk membahas poin-poin terpenting.

Mengurangi jumlah peserta rapat

Beberapa karyawan mungkin penting untuk rapat Anda, tetapi karyawan lain yang tidak penting tidak wajib hadir setiap saat.

Sebaliknya, solusi paling produktif adalah membiarkan mereka melanjutkan pekerjaan mereka seperti biasa.

Tip #4: Berikan jadwal yang fleksibel

Setiap orang memiliki waktu produktifitas yang berbeda-beda pada siang hari.

Jadi, mematuhi jadwal ketat dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore, atau bekerja keras sejak dini hari mungkin tidak berhasil untuk semua orang.

Survei Peluang Amerika McKinsey baru-baru ini menunjukkan bahwa 65% karyawan AS ingin bekerja penuh waktu dari jarak jauh. Selain itu, 58% pekerja merasa lebih produktif ketika bekerja di luar kantor.

Jika Anda menduga fleksibilitas semacam ini akan terlalu sulit untuk dikelola, Anda selalu dapat menggunakan alat pelacak waktu seperti Clockify, yang memungkinkan Anda melacak jam kerja karyawan Anda dengan mudah.

Selain melacak jam kerja, Clockify memungkinkan Anda untuk:

• Atur pengatur waktu kerja,
• Mengatur proyek, dan
• Hasilkan dan ekspor laporan waktu yang dicatat.

Sekarang setelah Anda mengetahui betapa mudahnya memperkenalkan lebih banyak fleksibilitas dalam bisnis Anda, mari kita bahas beberapa opsi yang dapat Anda tawarkan kepada karyawan Anda.

Jadikan jam kerja fleksibel

Daripada bekerja 8 jam terus menerus per hari, biarkan karyawan Anda bekerja dalam dua blok waktu yang lebih kecil.

Misalnya, biarkan mereka masuk dari jam 7 pagi sampai jam 1 siang, pergi ke gym/makan siang panjang, dan kemudian menyelesaikan hari kerja mereka dari jam 3 sore sampai jam 5 sore.

Mereka akan merasa lebih produktif dan efisien karena mereka akan mendapatkan gelombang energi segar setelah istirahat panjang selama 2 jam, dan menghindari kemerosotan sore hari yang cenderung dirasakan karyawan sebelum waktu “tutup”.

Pendiri SpareMyTime, Melissa Gauge, menemukan bahwa fleksibilitas menghasilkan loyalitas dan berkurangnya pergantian staf:

“Karyawan kami menghargai fleksibilitas dalam menyeimbangkan komitmen kerja dan kehidupan pribadi. Kami mendapati bahwa hal ini membantu menumbuhkan loyalitas dan mengurangi pergantian staf.”

Izinkan pekerjaan jarak jauh

Terlepas dari beberapa tantangan kerja jarak jauh, 87% pekerja Amerika akan mengambil peluang kerja yang fleksibel, menurut survei McKinsey yang kami sebutkan. Anda dapat memberi karyawan Anda kesempatan untuk bekerja penuh waktu dari jarak jauh, atau Anda dapat menawarkan alternatif jadwal kerja hybrid.

Misalnya, survei yang sama menemukan bahwa 23% karyawan AS memiliki pilihan untuk bekerja jarak jauh sebagian atau seluruhnya pada tahun 2022.

Tip #5: Hilangkan gangguan teknologi

Sebuah studi yang lebih tua namun relevan pada tahun 2016 oleh CareerBuilder menyoroti penggunaan ponsel sebagai pembunuh produktivitas nomor 1.

Menurut penelitian ini, 55% karyawan terganggu oleh telepon genggam mereka. Menghabiskan waktu di Internet mengganggu 41% pekerja, sementara media sosial mengganggu 37% karyawan.

Kiat-kiat berikut akan membantu Anda mengatasi gangguan teknologi di tempat kerja Anda dengan mudah.

Selalu berikan informasi kepada karyawan Anda tentang gangguan teknologi

Karyawan Anda mungkin tidak menyadari betapa mengganggunya ponsel mereka.

Daripada melarang penggunaan ponsel sepenuhnya, Anda dapat membagikan beberapa statistik gangguan di tempat kerja sehingga pekerja Anda dapat memahami betapa mengganggunya penggunaan media sosial dan internet. Anda juga dapat mendorong karyawan Anda untuk menetapkan waktu tertentu selama hari kerja mereka untuk memeriksa ponsel mereka.

Coba pemblokir situs web

Pemblokir situs web memungkinkan Anda membuat daftar hitam berbagai situs web yang dapat mengganggu karyawan Anda dan mengganggu produktivitas mereka.

Anda dapat memilih untuk mencegah pekerja Anda mengakses situs tertentu sepenuhnya atau menetapkan waktu tertentu di mana mereka tidak dapat mengaksesnya.

Tip #6: Berikan insentif yang lebih baik

Insentif membuat karyawan Anda tetap termotivasi dan bersemangat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Mereka juga merupakan cara yang bagus untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

Insentif dapat berupa apa saja mulai dari bonus uang hingga hari libur dan hadiah.

Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Incentive Research Foundation, karyawan memberi peringkat pada imbalan nyata yang paling mereka sukai. Daftarnya seperti ini:

1. Uang tunai,
2. Kartu hadiah,
3. Hadiah,
4. Perjalanan individu,
5. Biaya non-perjalanan, dan
6. Perjalanan kelompok.

Jika Anda tidak yakin jenis insentif apa yang dapat Anda tawarkan, Anda selalu dapat bertanya kepada karyawan Anda!

Laporan Praktik Terbaik Kompensasi tahun 2019 menunjukkan bahwa organisasi dengan kinerja terbaik sering mengadakan studi pasar untuk memastikan kepuasan pekerjanya. Faktanya, 58% perusahaan berkinerja terbaik menyelesaikan studi pasar dalam satu tahun terakhir.

Jika Anda terbuka untuk memberikan lebih banyak manfaat, Anda memiliki banyak opsi untuk dipilih. Inilah yang dikatakan penelitian tentang masing-masingnya.

Tawarkan bonus berbasis kinerja

Laporan yang sama mengenai kompensasi dan praktik terbaik menunjukkan bahwa organisasi dengan kinerja terbaik memberikan bonus lebih sering daripada organisasi dengan kinerja reguler. Sebanyak 34% dari organisasi tersebut memberikan insentif atau bonus setiap 3 bulan.

Selain itu, 64% karyawan yang berkinerja terbaik memilih kenaikan gaji yang lebih besar sebagai penghargaan kepada karyawan terbaik mereka.

Meningkatkan manfaat

Selain insentif moneter, Anda dapat menawarkan tunjangan besar kepada pekerja Anda untuk meningkatkan kepuasan mereka.

Tunjangan kerja yang populer mungkin termasuk:

• Hari libur tambahan,
• Barang dagangan perusahaan,
• Hadiah yang dipersonalisasi,
• Peralatan untuk kantor rumah, atau
• Penggantian biaya kesehatan dan kesejahteraan.

Mengakui prestasi karyawan

Penelitian menunjukkan bahwa karyawan ingin mengetahui bahwa kerja keras mereka dihargai.

Faktanya, survei Bonusly menemukan bahwa 46% karyawan AS berhenti karena mereka tidak merasa dihargai dalam pekerjaannya. Selain itu, 65% responden survei akan termotivasi untuk bekerja lebih keras jika pekerjaannya diapresiasi oleh manajemen.

Terlebih lagi, laporan kesejahteraan karyawan oleh Workhuman dan Gallup menyoroti pengakuan sebagai salah satu cara terbaik untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja. Menurut laporan ini, pengakuan:

• Mengurangi tingkat kelelahan,
• Meningkatkan keterlibatan, dan
• Meningkatkan loyalitas perusahaan.

Jadi, mengakui kerja keras karyawan Anda dan menghargai masukan mereka sangat penting untuk meningkatkan produktivitas.

Tip #7: Berikan pelatihan karyawan yang lebih baik

Pelatihan dan pengembangan juga membantu meningkatkan pengetahuan karyawan dan kinerja mereka.

Penelitian yang dipublikasikan oleh Noble International Journal of Business and Management Research menemukan bahwa karyawan meyakini pelatihan kerja:

• Meningkatkan keterampilan,
• Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan, dan
• Menghasilkan kepuasan kerja.

Anda harus memberikan perhatian khusus untuk melatih kepemimpinan Anda. Salah satu pendiri dan CMO NCHC, Logan Nguyen, percaya bahwa memberikan pelatihan kepada manajer Anda akan berdampak pada produktivitas seluruh karyawan Anda, antara lain:

“Kepemimpinan yang baik berdampak pada produktivitas karyawan. Cara manajer berinteraksi dengan karyawan mempengaruhi kinerja karyawan. Hubungan kerja yang baik antara kedua pihak dapat menghasilkan peningkatan kinerja, tingkat keterlibatan yang tinggi, dan peningkatan kepuasan kerja. Perusahaan dapat membantu para pemimpin menjadi manajer yang lebih baik dengan menyediakan alat dan pelatihan yang diperlukan untuk berhasil.”

Berikan pelatihan langsung

Jenis pelatihan ini memungkinkan karyawan menguji keefektifan tugas pelatihan tertentu dengan memberi mereka kesempatan untuk mencobanya saat mereka mempelajarinya.

Meskipun tidak banyak penelitian yang menunjukkan pentingnya pelatihan kerja langsung, pembelajaran langsung terbukti sangat efektif.

Misalnya, sebuah studi tentang pembelajaran aktif menunjukkan bahwa siswa yang tidak terlibat dalam pembelajaran langsung memiliki peluang 1,5 kali lebih tinggi untuk gagal dalam suatu mata pelajaran dibandingkan mereka yang melakukannya.

Izinkan karyawan untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri

Pembelajaran mandiri telah terbukti meningkatkan kinerja memori secara signifikan. Terburu-buru membahas topik yang rumit tidak akan membiarkan pengetahuan baru melekat, atau karyawan menguji keterampilan baru mereka.

Jadi, Anda harus memberi karyawan Anda waktu untuk memproses semua yang mereka pelajari dan mengujinya dalam praktik.

Tip #8: Hentikan pengelolaan mikro

Banyak manajer tidak bisa melepaskan tugas yang telah mereka berikan kepada orang lain. Jadi, mereka mengatur setiap detail secara mikro, sehingga membuat delegasi tugas menjadi sia-sia.

Menurut survei Work in America tahun 2023, 42% pekerja merasa dikelola secara mikro di tempat kerja mereka. Karyawan yang dikelola secara mikro 28% lebih mungkin merasa stres atau tegang sepanjang hari.

Berikut cara mencegah pengelolaan mikro di perusahaan Anda.

Kelola harapan dan persyaratan

Jika Anda mencari hasil yang spesifik, Anda harus memberikan pedoman kepada karyawan Anda. Anda juga perlu memberi tahu karyawan Anda apa yang Anda harapkan dari mereka.

Jika karyawan Anda lebih fokus pada tujuan mereka daripada cara untuk mencapainya, Anda tidak perlu terlalu khawatir dan melakukan pengelolaan mikro.

Setelah Anda mendelegasikan, tinggalkan ruangan

Mona Al-Anazi, Direktur Sumber Daya Manusia The City School Saudi, melakukan penelitian yang menemukan bahwa manajemen mikro berdampak sangat buruk bagi bisnis, karena mengurangi semangat dan efisiensi karyawan.

Karyawan Anda akan merasa lebih mandiri, lebih santai, dan lebih percaya diri dengan keterampilan mereka ketika supervisor tidak terus-menerus membayangi mereka.

Gauge setuju dengan hal ini karena keyakinannya adalah bahwa karyawan akan bekerja paling baik bila diberi otonomi:

“Sebagian besar karyawan berkembang melalui otonomi yang lebih besar. Ketika karyawan merasa diberdayakan untuk bekerja dengan cara yang sesuai dengan preferensi dan kebutuhan mereka, mereka akan lebih termotivasi dan melakukan yang terbaik.”

Tip #9: Tingkatkan komunikasi kantor

Kolaborasi yang baik berasal dari konektivitas tim, komunikasi, dan umpan balik yang baik (termasuk tinjauan kinerja). Dalam kerja sama tim, kolaborasi yang baik akan menghasilkan produktivitas dan efektivitas yang optimal.

Survei terbaru yang dilakukan oleh Forbes Advisor menemukan bahwa komunikasi yang buruk sangat mempengaruhi karyawan. Faktanya, 49% pekerja percaya hal tersebut mempengaruhi produktivitas mereka, sementara 42% menyatakan hal tersebut mempengaruhi tingkat stres mereka.

Anda dapat meningkatkan komunikasi kantor menggunakan berbagai metode. Inilah yang paling mudah.

Bangun kerja tim dengan sengaja

Kerja tim yang kaya akan produktivitas tidak terjadi secara kebetulan. Anda dan tim Anda harus berusaha untuk menjadi tim yang efektif.

Anda dapat memulai dengan mengadakan pertemuan santai dari waktu ke waktu – mengadakan pesta kantor, memulai tamasya karyawan, atau mengadakan pertandingan paintball yang membangun tim.

Saat karyawan baru tiba, pastikan mereka merasa diterima di tempat kerja, dan setara dengan rekan kerja barunya.

Temukan sarana komunikasi yang ideal

Perusahaan Anda mungkin menggunakan berbagai metode komunikasi. Tugas Anda adalah mempelajari bagaimana setiap karyawan memberikan jawaban terbaik.

Ada yang mungkin membalas pesan dengan cepat, ada yang membalas pesan email, dan ada pula yang cepat menjawab teleponnya.

Tip #10: Dorong perawatan diri

Mendorong karyawan untuk menjaga diri mereka sendiri akan sangat membantu dalam mendorong karyawan untuk peduli terhadap tugas dan proyek mereka.

Sebuah penelitian tahun 2022 yang diterbitkan dalam Journal of Work and Organizational Psychology menunjukkan korelasi positif antara perawatan diri dan kepuasan kerja. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan yang menikmati aktivitas perawatan diri memiliki tingkat stres yang lebih sedikit dan lebih puas dalam pekerjaan dan kehidupan secara umum.

Tunis juga menyampaikan pendapatnya mengenai hal ini dan menyoroti pentingnya kesejahteraan karyawan untuk produktivitas:

“Mendorong karyawan untuk beristirahat secara teratur, pulang tepat waktu, dan memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dapat sangat membantu dalam meningkatkan semangat kerja dan produktivitas secara keseluruhan.”

Mari kita bahas cara paling sederhana untuk mempromosikan kepedulian diri kepada karyawan Anda.

Mendorong penggunaan manfaat asuransi kesehatan

Survei Work in America yang disebutkan di atas menemukan bahwa 92% karyawan percaya bahwa penting untuk bekerja di organisasi yang peduli terhadap kesejahteraan dan kesehatan mental mereka. Selain itu, 72% karyawan AS percaya bahwa perusahaan membantu mereka mengembangkan dan mempertahankan gaya hidup sehat.

Memaksimalkan keuntungan perusahaan Anda akan sangat membantu dalam mencegah kelelahan. Tugas Anda sebagai pemberi kerja adalah memastikan pekerja Anda tidak berkecil hati dalam menggunakan tunjangan yang tersedia.

Jadi, Anda harus memastikan karyawan mengetahui semua manfaat kesehatan yang ditawarkan perusahaan. Selain itu, sering-seringlah mendorong pekerja Anda untuk menggunakan pemeriksaan fisik lengkap, vaksinasi, dan tunjangan lainnya yang tersedia.

Dorong penggunaan waktu istirahat

Menurut statistik PTO terbaru, sebanyak 46% karyawan AS tidak menggunakan waktu istirahat yang mereka peroleh.

Waktu istirahat memungkinkan pekerja Anda untuk beristirahat dengan baik serta memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, sehingga membuat mereka jauh lebih puas dan produktif. Oleh karena itu, pantau secara teratur waktu istirahat yang diambil karyawan Anda dan dorong mereka untuk menggunakan lebih banyak hari libur jika mereka sudah lama tidak melakukannya.

Tawarkan kursus perawatan diri yang bermanfaat

Penelitian yang sama dari Journal of Work and Organizational Psychology menunjukkan bahwa karyawan yang berpartisipasi dalam program mindfulness mengalami pertumbuhan dalam kebahagiaan, kinerja, dan keterlibatan kerja mereka.

Jadi, daftarkan karyawan Anda untuk mengikuti kursus perawatan diri yang berbeda. Hal ini membantu mereka belajar cara mengurangi stres sehari-hari, mengatur waktu dengan lebih baik, atau mempelajari teknik perawatan diri berguna lainnya.

Mengapa meningkatkan produktivitas karyawan itu penting?

Tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk menjadi sukses — dan kami telah menetapkan bahwa produktivitas karyawan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah perusahaan.

Ada dua faktor yang menentukan keberhasilan karyawan dalam pekerjaannya:

1. Produktivitas — jumlah pekerjaan yang diselesaikan, dan
2. Efektivitas — jumlah upaya yang dilakukan dalam pekerjaan itu.

Beberapa orang mungkin menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan sejumlah kecil pekerjaan. Orang-orang ini lebih efektif daripada produktif.

Orang lain mungkin menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu singkat. Orang-orang ini lebih produktif daripada efektif.

Dalam situasi ideal, seorang karyawan akan memaksimalkan produktivitas dan efektivitas Anda. Ini berarti berusaha semaksimal mungkin dalam pekerjaan dan menyelesaikan pekerjaan sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat mungkin.

Ada beberapa manfaat produktivitas karyawan yang tinggi yang membuktikan pentingnya hal tersebut dalam sebuah perusahaan. Jika karyawan produktif, bisnis:

• Menjadi lebih menguntungkan,
• Tumbuh,
• Memenuhi permintaan konsumen, dan
• Tetap kompetitif.

Intinya, produktivitas karyawan yang tinggi memastikan perusahaan Anda tetap sukses.

Kesimpulan: Produktivitas karyawan yang tinggi sangat penting bagi keberhasilan bisnis apa pun

Produktivitas karyawan sangat penting bagi keberhasilan perusahaan Anda.

Untuk mencapai tingkat produktivitas karyawan yang tinggi, Anda harus memberikan perhatian yang sama terhadap apa yang bermanfaat bagi perusahaan Anda dan apa yang bermanfaat bagi karyawan Anda. Jadi, pastikan untuk menerapkan langkah yang tepat untuk mengukur, menghitung, dan yang terpenting, meningkatkan sumber daya bisnis yang berharga ini.

Untungnya, sebagian besar tips kami mudah diterapkan dan akan sangat membantu dalam memastikan Anda mencapai tempat kerja yang produktif dan sehat.

️ Apakah Anda punya tips untuk meningkatkan produktivitas karyawan? Jangan ragu untuk berbagi wawasan Anda dengan kami di [email protected]. Selain itu, jika Anda menyukai artikel ini, pastikan untuk menyebarkannya ke teman dan kolega Anda!