11 Langkah untuk Meningkatkan Keterlibatan Peserta Virtual di Acara Hibrida

Kehidupan kembali normal. Tapi tidak seperti sebelumnya. Dalam industri acara, acara hibrida—yang tumbuh secara eksponensial karena COVID-19—sekarang menjadi perlengkapan industri yang kuat .

Inilah masalahnya, tingkat ketidakhadiran untuk peserta virtual adalah 35%. Ini bukan masalah sepele, dengan 71% penyelenggara acara mengatakan bahwa menghubungkan audiens langsung dan virtual adalah tantangan terbesar mereka. Itu adalah masalah serius, terutama mengingat 73% perencana acara setuju bahwa acara ini akan menjadi lebih umum di masa depan.

Pertanyaannya adalah, apakah ini berarti bahwa acara hibrida secara intrinsik cacat, atau apakah ini kasus sederhana dari perencana acara yang mengejar ketinggalan untuk mengakomodasi gelombang baru peserta virtual ini?

Jawabannya tidak jelas. Tapi apa yang kita tahu adalah bahwa peserta virtual merasa diabaikan sekarang. Jika Anda seorang perencana acara atau berencana untuk menyelenggarakan acara virtual untuk bisnis Anda di masa mendatang, baca terus untuk mengetahui cara meningkatkan keterlibatan peserta virtual di acara gabungan Anda berikutnya.

Anda dapat melibatkan peserta virtual Anda sebelum acara Anda dimulai dengan mengirimi mereka goodie bag ke alamat rumah mereka. Hal yang hebat tentang gerakan ini adalah bahwa barangnya tidak perlu terlalu spektakuler. Pikiran itu sendiri akan membuat diri Anda disayangi oleh peserta Anda, sehingga mereka akan lebih cenderung mengklik tombol "bergabung" jika mereka diberi insentif dengan barang-barang gratis.

Tapi dengan apa Anda mengemasi tas? Anda tidak bisa salah dengan merchandise bermerek, program acara, dan voucher. Atau, Anda dapat mengubahnya dan mengirimi mereka tas acara virtual dengan kode diskon, uji coba gratis, dan lebih banyak voucher. Jadilah kreatif di sini!

Token non-sepadan (NFT) adalah perkembangan luar biasa dalam teknologi blockchain. NFT adalah transaksi digital unik yang berbentuk file elektronik seperti foto, musik, film, dan dokumen. Ini adalah konsep yang membingungkan untuk dipahami, tetapi secara praktis, ini adalah pertukaran konten digital.

Di era internet, Anda dapat menyalin dan berbagi apa saja, secara massal, gratis. Namun berkat teknologi blockchain, NFT tidak dapat dipindahtangankan. Masing-masing sepenuhnya unik. Dalam konteks acara virtual, Anda dapat menawarkan kepada peserta Anda sesuatu yang sebelumnya dianggap tidak mungkin: konten digital yang unik. Sekarang, jika itu tidak akan melibatkan orang, apa yang akan terjadi?

Misalnya, komik DC berkolaborasi dengan platform NFT Palm Studio untuk meluncurkan koleksi NFT pertamanya. NFT adalah versi digital dari sampul buku komik ikonik. Setiap penggemar yang mendaftar mendapat satu gratis, dengan opsi untuk menang lebih banyak selama acara.

Pikirkan tentang berapa banyak energi dan perhatian yang Anda berikan untuk melaksanakan denah lantai Anda dan set di acara fisik Anda. Anda tidak akan mengundang tamu Anda ke aula dengan kursi plastik dan mikrofon yang sepi di atas panggung kosong. Tidak, karena perencana acara yang baik tahu bahwa arak-arakan dan penampilan itu penting.

Begitulah cara Anda memperlakukan tamu virtual Anda. Tidak baik bagi mereka untuk mengeklik tautan Zoom untuk melihat aliran buruk acara fisik Anda yang berlangsung tanpa mereka.

Menyempurnakan hal-hal dari segi produksi dapat mencakup hal-hal seperti mendapatkan kamera berkualitas, mikrofon, desain set yang superior, pencahayaan, memperhatikan sudut kamera, dan sebagainya. Jadi ketika peserta virtual Anda masuk, jangan biarkan mereka merasa seperti tamu kelas dua. Jadilah seorang profesional dan buat mereka menjadi sebuah kesempatan juga.

Ada jauh lebih sedikit ruang untuk kesalahan dengan peserta virtual dalam hal konten. Jika pembicara dan konten Anda membosankan, peserta fisik Anda harus duduk dan menerimanya. Tetapi peserta virtual Anda akan mulai memeriksa email mereka, mulai bermain game, atau jika itu cukup buruk, mereka akan mulai membersihkan sekitar rumah.

Jangan beri mereka kesempatan untuk mulai menjelajahi Netflix. Konten yang menarik dimulai dengan kualitas produksi yang baik, seperti yang kami sebutkan sebelumnya, dan konten asli. Satu nasihat? Potong bulu dan buat konten Anda singkat tapi manis. Tamu Anda akan berterima kasih.

Tren panas tahun ini dalam acara virtual dan hybrid adalah acara mikro dan pengalaman mikro. Singkatnya, mereka adalah peristiwa di dalam peristiwa; pengalaman kecil yang lebih terkonsentrasi di dalam acara utama Anda yang menyeluruh.

Mereka menawarkan sentuhan yang lebih pribadi kepada peserta virtual yang mungkin merasa tersesat di antara kebisingan acara utama. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan peserta virtual dan dapat berkisar dari lokakarya, sesi jejaring, Tanya Jawab, pengalaman bermain game, dan konten langsung lainnya.

Pemecah kebekuan bisa menjadi urusan perusahaan yang membosankan dan dapat diprediksi. Tapi mereka tidak harus begitu. Dilakukan dengan benar, mereka bisa menarik. Mereka dapat membuat peserta virtual yang sinis menjadi mualaf, dan yang lebih penting, mereka bisa menyenangkan!

Berbicara kepada CEO Spacehuntr Dietrich Moens, dia berkata,

“Tim kami menyukai pemecah es. Kami melakukannya untuk semua sesi brainstorming kami. Saya mengerti keraguan orang karena mereka bisa sangat umum. Tetapi dengan sedikit kreativitas, mereka bisa menjadi hebat untuk membangun tim.”

Jangan khawatir. Anda tidak perlu membuang waktu untuk memikirkan diri Anda sendiri. Anda dapat mencuri beberapa favorit tim Spacehuntr untuk acara Anda berikutnya.

Anda mengenal audiens Anda lebih baik daripada siapa pun, jadi percayalah pada intuisi Anda dalam memilih presenter khusus Anda. Mungkin Anda bisa memiliki komedian, pakar yang disegani di bidang Anda, atau influencer.

Pertimbangkan satu hal. Sifat presenter Anda dapat menentukan sifat acara Anda secara besar-besaran. Sudut ahli yang disegani adalah rute organik dan profesional untuk diambil saat menyewa seorang penghibur mungkin terlihat sedikit berlebihan.

Dan satu poin lagi, mendapatkan presenter tamu tidak hanya akan melibatkan peserta, tetapi juga akan mengurangi ketidakhadiran. Nama yang mengesankan bisa membuat beberapa pemasaran yang sangat efektif untuk memikat peserta.

Gamification telah dan akan terus menjadi tren panas untuk sementara waktu sekarang. Ketika kita berbicara tentang keterlibatan virtual, kita hampir selalu mengacu pada gamification. Ini menarik, dan itu menyenangkan. Perencana acara dan bisnis menyukainya karena membuat merek mereka dapat dihubungkan dan menyebarkan pesan mereka secara efektif. Terlebih lagi, ini diketahui meningkatkan keterlibatan peserta sebesar 44%.

Ada dua tujuan utama dengan gamifikasi: untuk menjual produk atau untuk mengajar. Contoh menjual produk adalah Steph IQ. Ini melibatkan penggemar olahraga selama pertandingan dengan pertanyaan trivia, di mana mereka dapat memenangkan barang olahraga.

Contoh pembelajaran melalui gamifikasi adalah Duolingo. Mempelajari bahasa baru adalah tugas, bagi kebanyakan dari kita. Namun, dengan mengubahnya menjadi permainan, Anda memberi insentif kepada pengguna dengan afirmasi dan hadiah.

Anda dapat melihat 10 contoh gamification yang luar biasa sukses ini untuk melihat betapa sederhana dan efektifnya gamification.

Jajak pendapat langsung dan Tanya Jawab adalah cara yang bagus untuk mengubah pemirsa pasif menjadi peserta aktif. Selain memberikan suara kepada peserta, Anda dapat belajar dari mereka. Anda dapat menemukan apa yang mereka sukai dari acara Anda dan apa yang tidak mereka sukai untuk upaya perencanaan masa depan Anda.

Sebagian besar platform acara virtual dilengkapi dengan kemampuan polling langsung, atau Anda dapat mengadopsi perangkat lunak yang berdiri sendiri seperti Slido. Tidak ada aturan yang keras dan cepat dalam hal tampilan polling langsung. Tapi ingat tips ini:

1. Tulis pertanyaan yang relevan, jelas, ringkas, dan singkat.
2. Opsi jawaban harus berupa pilihan ganda, teks terbuka, atau urutan peringkat.
3. Jangan terlalu banyak bertanya! Pertanyaan Anda seharusnya tidak terasa seperti pekerjaan rumah.

Dan untuk tanya jawab langsung, ini tergantung pada konten berkualitas. Jika kontennya bagus, Anda akan mendorong peserta untuk berpartisipasi dalam tanya jawab. Jika mereka tidak memperhatikan sejak awal, apa gunanya tanya jawab? Jika Anda mendapatkan konten yang benar, peserta Anda akan menghargai diberi suara.

Apakah ada aspek kehidupan kita yang teknologinya tidak berubah? Nah, jika ada, itu bukan industri acara. Kisah cinta antara perencana acara dan teknologi telah berkembang menjadi sesuatu yang indah.

Teknologi juga bagus untuk peserta virtual. Itu membuat pengalaman peserta lebih mulus berkat pendaftaran yang mudah, dompet elektronik bagi mereka untuk mengumpulkan barang gratisan virtual, profil pribadi yang dapat disesuaikan, dan fitur perpesanan untuk jaringan intuitif.

Dengan berinvestasi dalam teknologi seperti perangkat lunak manajemen acara, Anda dapat menyamakan kedudukan bagi peserta virtual Anda dan meningkatkan keterlibatan mereka.

Anda mungkin berpikir Anda dapat melepaskan diri dari gas selama istirahat. Tetapi berhati-hatilah. Anda tidak ingin kehilangan perhatian peserta yang diperoleh dengan susah payah setelah semua kerja keras ini. Tapi lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, dan jangan lupa, kita semua butuh istirahat, bukan? Berikut adalah beberapa trik untuk memastikan tamu Anda kembali tepat waktu dan ingin lebih.

Sebagai permulaan, beri mereka umpan. Saat Anda berhenti, goda mereka dengan segmen menarik yang akan membuat mereka kembali. Mungkin penghibur tamu spesial Anda yang mereka tunggu-tunggu. Atau, mungkin Anda bisa memberi mereka sesuatu untuk dilakukan seperti tugas, permainan, formulir umpan balik, atau pekerjaan rumah ringan. Dan terakhir, berhati-hatilah untuk tidak membuat jeda terlalu lama.

Tingkatkan keterlibatan peserta virtual Anda dengan langkah-langkah ini

Jadi, ini dia, beberapa jawaban untuk salah satu masalah terbesar industri acara. Hanya meminta peserta virtual Anda untuk masuk—dan setelah itu mempertahankan keterlibatan mereka—bukanlah hal yang mudah.

Tetapi industri ini serba guna dan inovatif. Yang terbaik adalah menonton ruang ini untuk melihat bagaimana perencana acara, dan lanskap teknologi yang berkembang, membuat acara hibrida lebih menarik bagi peserta virtual di masa mendatang.