7 Cara Meningkatkan Komunikasi Internal di Tempat Kerja

Komunikasi internal di tempat kerja hanyalah sebuah fungsi yang memfasilitasi semua komunikasi di organisasi Anda.

Ini penting karena beberapa alasan, seperti memberi tahu orang-orang dan mengizinkan Anda berbagi informasi tentang perusahaan untuk membantu semua karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Komunikasi internal juga berlaku untuk karyawan yang berinteraksi satu sama lain di dalam perusahaan, yang berarti sistem komunikasi internal yang solid membantu memelihara budaya perusahaan, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan meningkatkan advokasi karyawan .

Baca sisa artikel ini untuk mempelajari beberapa jebakan paling umum yang dihadapi perusahaan terkait komunikasi dengan karyawan mereka.

Anda juga akan menemukan solusi dan strategi untuk memperbaiki metode komunikasi yang gagal, serta beberapa ilustrasi manfaat jika Anda melakukannya.

1. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Konkret

Kepemimpinan perlu menggunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan ringkas dalam memo karyawan dan komunikasi lainnya sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan atau kesalahpahaman.

Ketika karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka, itu memudahkan mereka untuk melakukan tugas mereka atau memberikan umpan balik setiap kali muncul masalah tentang apa yang diharapkan dari mereka.

Selain itu, karyawan Anda akan lebih mungkin untuk berkomunikasi dengan baik jika mereka merasa bahwa mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang pesan yang Anda coba sampaikan kepada mereka, dan ketika Anda menggunakan bahasa yang sederhana dan konkret, mudah bagi semua orang untuk mendapatkan intisari dari pesan tersebut. pesan. Ini membantu untuk mendorong ide, pertanyaan, komentar, dan umpan balik dari karyawan Anda.

Gunakan jenis bahasa ini di mana-mana, bahkan saat mengomunikasikan visi dan misi perusahaan Anda (baik sebagai bagian dari pelatihan perusahaan Anda atau dengan menjadikannya sebagai pengingat rutin kepada karyawan).

Ketika misi dan visi Anda jelas, itu memudahkan semua orang untuk bekerja sama menuju tujuan bersama. Hal ini memudahkan karyawan untuk berkomunikasi secara efektif satu sama lain dan dengan manajemen untuk bekerja mencapai tujuan penting tersebut.

2. Buat Dialog Terbuka

Komunikasi internal akan memungkinkan Anda untuk membuat karyawan Anda tetap up-to-date pada setiap perubahan di perusahaan Anda, kemajuan yang Anda buat, dan rencana Anda. Apakah ini melalui buletin mingguan atau rapat perusahaan triwulanan, Anda perlu membuat dialog terbuka.

Pandemi menyebabkan banyak organisasi memikirkan kembali cara mereka melakukan komunikasi internal, dengan 68% responden menyatakan bahwa hal itu telah meningkatkan cara manajemen dan karyawan berkomunikasi.

Sumber: Outlook CEO KPMG

Komunikasi hebat dimulai dengan pemimpin hebat seperti Anda. Dan untuk memastikan komunikasi yang baik, kepemimpinan harus membangun budaya komunikasi internal yang terbuka sehingga mereka menetapkan standar untuk setiap jenis komunikasi lainnya di dalam perusahaan.

Jika karyawan merasa mereka dapat dengan mudah berkomunikasi dengan manajemen tingkat atas, serta anggota tim lainnya, ini berkontribusi pada peningkatan produktivitas, keterlibatan yang lebih tinggi , dan peningkatan hasil secara keseluruhan.

Cara hebat lainnya untuk menciptakan dialog terbuka adalah dengan menjaga pintu Anda tetap terbuka atau menjadwalkan waktu untuk berbicara.

Bagaimanapun, ini mendorong karyawan untuk merasa nyaman membawa masalah apa pun ke perhatian Anda kapan pun diperlukan.

Kebijakan pintu terbuka, khususnya, dapat sangat bermanfaat bagi komunikasi internal perusahaan Anda dan memotivasi karyawan sekaligus menggambarkan Anda sebagai pemimpin yang mudah didekati.

3. Sediakan Alat Komunikasi yang Tepat

Perusahaan juga harus memberikan kepemimpinan di semua tingkatan dengan alat komunikasi internal untuk menyampaikan pesan penting kepada tim mereka.

Anda perlu mengadopsi pendekatan multisaluran yang akan membantu Anda menjangkau semua karyawan secara efektif di mana pun mereka berada. Jika, misalnya, Anda bekerja dengan tim pembuat web yang dialihdayakan dalam sebuah proyek, Anda perlu mempertimbangkan sarana komunikasi mereka: apakah mereka menggunakan perangkat lunak tertentu? Apakah mereka memiliki WiFi yang bagus dan laptop untuk kerja jarak jauh ?

Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda dapat dengan mudah menyalin dan menempelkan pesan untuk dipublikasikan di beberapa saluran. Saat ini, para pemimpin membutuhkan komunikasi di berbagai saluran yang didorong oleh teknologi yang tepat sehingga mereka dapat mengubah, meningkatkan, dan menanamkan nilai ke dalam strategi komunikasi mereka.

Untungnya, ada banyak platform komunikasi tenaga kerja yang dapat Anda gunakan untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif di organisasi Anda.

Alat jarak jauh ini memungkinkan Anda menghemat waktu dengan merampingkan alur kerja dan mengotomatiskan banyak tugas membosankan yang terlibat seperti manajemen pengeluaran atau pemrosesan penggajian, serta membantu mendokumentasikan komunikasi Anda.

Mereka juga berintegrasi dengan mudah di berbagai saluran, dengan aplikasi seluler bermerek, materi cetak, papan nama digital, dan pesan internet, semuanya bekerja bersama sehingga memungkinkan para pemimpin untuk terhubung, menginformasikan, menyimpan semua email di satu tempat, dan membangun kepercayaan di antara tenaga kerja mereka.

Dengan menggunakan alat komunikasi internal seperti itu, Anda akan dapat menjangkau karyawan Anda dengan cara termudah dan paling nyaman, menurut persyaratan mereka, menggunakan perangkat pilihan mereka.

Yang terbaik dari semuanya, strategi multisaluran juga memberi Anda alat pengukuran kinerja penting yang Anda butuhkan untuk berhasil sebagai komunikator.

4. Jadikan Informasi Mudah Diakses

Namun tindakan lain yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan komunikasi internal di bisnis Anda adalah membuat informasi yang melekat dapat diakses.

Sebagian besar organisasi memiliki kumpulan informasi "lengket" atau pengetahuan internal mereka sendiri yang dipelajari dan dipahami semua karyawan, termasuk protokol untuk prosedur tertentu, berbagai jenis praktik terbaik, dan keterampilan serta proses lainnya. Salah satu cara untuk membantu mereka mempelajari informasi ini lebih cepat adalah dengan memasukkannya sebagai bagian dari pelatihan Anda, membuat video dan dokumen internal yang dapat mereka akses dengan mudah untuk digunakan sebagai referensi.

Namun, berkomunikasi secara efektif juga berarti berkomunikasi dengan cara yang akan menjangkau karyawan dan kolega Anda secara efektif. Alih-alih membuat video pelatihan yang membosankan dan berdurasi panjang, Anda dapat membuat podcast dengan panjang berapa pun untuk memperkenalkan konsep yang dapat dipelajari karyawan Anda saat bepergian tanpa harus duduk dan menatap layar.

Ini akan menguntungkan organisasi dengan membuat lebih mudah bagi karyawan baru untuk berfungsi secara efektif dan karena itu menjadi lebih produktif lebih cepat .

5. Perkuat Koneksi

Anda perlu membantu membangun komunikasi yang kuat antara karyawan dan manajer mereka, serta koneksi di antara anggota tim yang bekerja bersama.

Ini adalah sesuatu yang dapat Anda tangani selama program pelatihan manajemen, orientasi karyawan, rapat perusahaan, dll. sehingga Anda dapat menemukan dan menerapkan cara untuk memudahkan semua orang berkomunikasi.

Jika ada masalah individu, lebih mudah untuk menanganinya sehingga karyawan lebih cenderung merasa terhubung.

Cara lain untuk memperkuat koneksi adalah dengan mendorong pembicaraan pendingin air.

Meskipun beberapa manajer mungkin melihat ini sebagai kemalasan, ini adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi penciptaan ikatan yang produktif antara karyawan, serta dengan mereka yang berada di manajemen.

6. Mendorong Berbagi Informasi

Jika Anda belum menyiapkan platform online untuk komunikasi internal, sekaranglah saatnya untuk melakukannya. Anda kemudian dapat menggunakan platform ini untuk mendorong karyawan berbagi pengetahuan dan informasi.

Misalnya, karyawan mungkin berbagi tren dan berita industri secara teratur, dan dengan memiliki kesempatan untuk menunjukkan apa yang mereka ketahui, karyawan kemungkinan akan lebih bersemangat untuk tetap terlibat dalam upaya tersebut.

Ini tidak hanya akan menciptakan lebih banyak tujuan dan energi di balik komunikasi, tetapi berbagi wawasan seperti itu kemungkinan akan terbukti sangat membantu bisnis Anda, terutama ketika Anda mempertimbangkan bahwa mayoritas karyawan menyatakan bahwa mereka merasa kehilangan berita perusahaan.

Sementara pada subjek mendorong berbagi informasi, Anda juga harus mencegah komunikasi satu arah di mana Anda mengambil pendekatan cascading dengan cara Anda berbagi informasi.

Cara berkomunikasi dari atas ke bawah ini memiliki elemen kontrol tertentu yang membuatnya tidak efektif untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat termotivasi untuk terlibat dan mengadvokasi merek Anda.

Anda juga dapat menggunakan kotak saran sebagai cara untuk mengumpulkan ide dan umpan balik secara anonim. Meskipun ini mungkin terdengar agak kuno, ini adalah cara yang cepat dan sederhana (namun sangat efektif) untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja.

Lagi pula, tidak semua orang merasa nyaman mengemukakan kekhawatiran mereka secara publik, tetapi Anda mungkin dapat memfasilitasi umpan balik yang jujur ​​dan terbuka dengan menggunakan kotak saran anonim.

Anda dapat menggunakan kotak asli dan meletakkan selembar kertas di sebelahnya, atau Anda dapat mengarahkan karyawan Anda ke alat online, seperti aplikasi karyawan. Versi virtual kotak saran ini akan melayani tujuan yang sama.

7. Gunakan Acara Eksternal untuk Meningkatkan Komunikasi Internal

Sering kali merupakan ide yang baik untuk merencanakan acara eksternal yang memungkinkan karyawan untuk bertemu dan berbaur jauh dari kantor. Ketika ada karyawan di perusahaan yang belum saling bertemu dapat menghambat proses komunikasi.

Salah satu cara untuk menghindarinya adalah dengan merencanakan beberapa acara, seperti happy hour setelah bekerja, pesta liburan, dll. untuk memberi karyawan Anda sesuatu yang dinanti-nantikan dan membantu memfasilitasi peningkatan keterlibatan, serta komunikasi yang lebih kuat di antara semua orang.

Anda juga dapat menggunakan acara ini untuk mengenali dan memberi penghargaan kepada karyawan yang menunjukkan kinerja luar biasa.

Namun, penting juga untuk menghormati ruang pribadi dan waktu pribadi karyawan Anda. Mereka mungkin tidak ingin pergi ke acara di luar pekerjaan, terutama jika mereka tidak dibayar untuk berada di sana.

Untungnya, masih ada cara untuk terhubung dengan karyawan di luar kantor. Jejaring sosial adalah cara yang bagus untuk berbagi informasi dengan karyawan sambil menawarkan ruang di mana mereka dapat mengembangkan komunitas otentik dengan rekan kerja mereka.

Selain itu, ini adalah cara yang bagus untuk menggunakan alat desain grafis untuk membuat meme yang penuh dengan semua lelucon orang dalam yang dibagikan di sekitar kantor. Bagikan ini di sekitar grup Facebook perusahaan dan minta orang lain untuk membuatnya sendiri. Ini adalah cara yang bagus untuk mengubah tempat nongkrong virtual di antara rekan kerja menjadi ruang kreatif yang penuh dengan teman.

Kesimpulan

Praktik komunikasi internal yang kuat akan berdampak langsung pada keterlibatan dan retensi karyawan, serta laba Anda, yang berarti hal itu dapat menjadi pendorong pendapatan bagi organisasi Anda, bukan sekadar pengeluaran bisnis lainnya.

Dengan menerapkan 7 cara ini untuk meningkatkan komunikasi internal di tempat kerja, Anda akan mendapatkan banyak manfaat, termasuk peningkatan keselarasan karyawan, peningkatan keterlibatan, dan kinerja karyawan yang lebih baik.

Anda juga akan dapat membangun kepercayaan, meningkatkan budaya perusahaan, dan meningkatkan citra merek Anda secara keseluruhan. Selain itu, sistem komunikasi internal yang solid menghasilkan manajemen krisis yang lebih baik, penurunan risiko keamanan, dan peningkatan umpan balik yang akan membantu Anda mendorong perusahaan Anda maju.

Jadi, gunakan tips yang diuraikan dalam artikel ini untuk mulai meningkatkan komunikasi internal organisasi Anda sehingga Anda dapat mulai menikmati semua ini dan banyak manfaat lainnya.

Apakah Anda memiliki ide bagus untuk meningkatkan komunikasi internal di organisasi Anda? Bagikan artikel ini di LinkedIn dan berikan pendapat Anda kepada kami!