Jadwal kerja hybrid: Bagaimana membuatnya bekerja

Bagaimana perasaan tim Anda tentang pekerjaan di tempat? Bagaimana dengan pengaturan kerja jarak jauh sepenuhnya?

Jika Anda telah memperhatikan bahwa karyawan Anda berada dalam dua pikiran atau tidak dapat memutuskan salah satu opsi, kemungkinan mereka mungkin termasuk dalam jumlah pekerja yang semakin banyak yang akan langsung memilih jadwal kerja campuran.

Tapi, bagaimana sebenarnya jadwal kerja hybrid itu bekerja? Dan haruskah Anda segera mengubah lingkungan kerja tim Anda?

Duduklah dengan tenang dan baca terus karena kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang jenis jadwal kerja ini — mulai dari keuntungan dan kerugiannya hingga tip yang dikuratori dengan cermat untuk membantu Anda berhasil menerapkan jadwal kerja campuran.

Apa itu jadwal kerja hybrid?

Jadwal kerja hybrid adalah model kerja yang memungkinkan karyawan menyelesaikan tugas pekerjaan mereka baik dari jarak jauh maupun di tempat, biasanya bergantian di antara dua opsi ini.

Dengan menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia, jadwal kerja hibrid menawarkan anggota tim Anda pilihan untuk bekerja sama dalam pengaturan kantor tradisional sambil tidak menyerah pada fleksibilitas model kerja jarak jauh.

Empat jenis jadwal kerja hybrid

Saat pekerjaan jarak jauh memasuki tempat kejadian, persepsi kita tentang tempat dan waktu kerja berubah. Kami menukar bilik untuk meja rumah dan kafe sambil keluar dari jam 9-ke-5 untuk beralih ke jadwal yang lebih fleksibel.

Transformasi ini memunculkan model kerja yang berbeda yang dapat mencakup kompleksitas tempat kerja yang didesain ulang dan jadwal kerja yang didesain ulang.

Secara alami, beberapa jenis jadwal kerja hibrida telah muncul ke permukaan, sehingga perusahaan sekarang dapat memilih dan menetapkan model yang paling sesuai dengan alur kerja tim mereka.

Tipe #1: Jadwal kerja hybrid kohor

Jika Anda ingin menghindari mengubah kantor menjadi sumber gangguan yang penuh sesak, maka jadwal kerja kohort hybrid bisa menjadi solusi untuk Anda dan tim Anda.

Jadwal kerja kohort adalah model kerja hibrida yang terstruktur dengan cermat yang dirancang untuk perusahaan yang ingin mengatur jam kerja mereka berdasarkan jadwal yang telah diatur sebelumnya.

Dengan cara ini, Anda dapat:

• Jadwalkan departemen yang berbeda untuk bekerja dari kantor pada hari yang berbeda dalam seminggu, atau
• Buat rencana kerja kantor baru setiap minggu.

Yang penting adalah ada rencana yang disusun sebelumnya sehingga anggota tim Anda tahu persis kapan mereka diharapkan datang ke kantor.

Terbaik untuk: Perusahaan besar dengan lebih dari seratus karyawan

Potensi kerugian: Kurangnya fleksibilitas karyawan

Tipe #2: Jadwal kerja hybrid yang fleksibel

Jadwal kerja hybrid yang fleksibel adalah kebalikan dari jadwal kerja hybrid cohort. Karyawan didorong untuk menyelesaikan tugas mereka di tempat sesekali, tetapi mereka diizinkan untuk mengatur jadwal kerja kantor mereka dan memilih kapan mereka akan bekerja dari kantor.

Terbaik untuk: Usaha kecil dengan kurang dari seratus karyawan

Potensi kerugian: Kurangnya struktur; risiko kehabisan ruang kantor

Tipe #3: Jadwal kerja hybrid jarak jauh pertama

Meskipun model jadwal kerja hibrida ini mendukung pekerjaan jarak jauh, model ini juga tidak sepenuhnya menghilangkan pekerjaan di tempat.

Karyawan biasanya diizinkan untuk memilih pengaturan kerja mereka sendiri. Ini bisa menjadi pilihan yang bagus untuk anggota tim yang ingin mengubah pemandangan kerja mereka dari waktu ke waktu atau bertemu dengan tim mereka tanpa tekanan dari jadwal yang telah diatur sebelumnya.

Terbaik untuk: Bisnis yang beroperasi secara global atau perusahaan yang ingin tetap menggunakan opsi di lokasi

Potensi kerugian: Kurangnya keterlibatan langsung

Tipe #4: Jadwal kerja hybrid Office-first

Jika tim Anda biasanya perlu hadir secara fisik atau berkolaborasi secara langsung, tetapi Anda masih ingin memberi mereka pilihan untuk bekerja dari rumah sesekali, jadwal kerja hybrid pertama di kantor mungkin menjadi pilihan terbaik Anda.

Meskipun jam kerja mereka mungkin fleksibel, karyawan biasanya mendapatkan jumlah hari terbatas per bulan yang dapat mereka habiskan untuk bekerja dari jarak jauh.

Terbaik untuk: Bisnis yang sebagian besar beroperasi di tempat

Potensi kerugian: Fleksibilitas karyawan terbatas

Keuntungan dari jadwal kerja hybrid

Dengan memadukan fleksibilitas kerja jarak jauh dengan opsi untuk berkolaborasi secara langsung, pekerjaan hibrida menggabungkan manfaat yang adil dari kedua model kerja.

Kami telah memilih 3 keuntungan yang harus Anda temukan secara instan terlepas dari model jadwal kerja hybrid yang Anda pilih untuk diterapkan.

Keuntungan #1: Peningkatan keseimbangan kehidupan kerja

Dengan perspektif yang sama sekali baru tentang pekerjaan, muncul pula pandangan yang berubah tentang kehidupan di luar pekerjaan. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika 61% karyawan AS tampaknya siap untuk berganti pekerjaan demi keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Jadwal kerja campuran, bagaimanapun, mengakomodasi kebutuhan perspektif kerja yang diubah ini dengan mempromosikan fleksibilitas dan pilihan.

Dengan mengizinkan karyawan sesekali bekerja dari mana saja, jadwal kerja campuran membantu mereka mengimbangi stres dan dengan mudah menjadwalkan aktivitas di luar jam kerja di sekitar jam kantor. Hal ini sangat umum terjadi pada karyawan yang telah mengucapkan selamat tinggal pada perjalanan sehari-hari setelah beralih ke lingkungan yang jauh.

Keuntungan #2: Akses ke kumpulan bakat global

Mirip dengan jadwal jarak jauh, jadwal kerja hibrida memungkinkan bisnis memperluas kumpulan rekrutmen mereka dan merekrut bakat dari seluruh dunia.

Dengan rencana kerja hibrida yang dipikirkan dengan cermat yang memungkinkan fleksibilitas yang cukup, perusahaan dapat dengan mudah menjangkau dan mempekerjakan orang yang paling memenuhi syarat.

Pilihan untuk mencari karyawan secara global juga terbukti bermanfaat bagi perusahaan yang ingin mempekerjakan di bidang dengan kekurangan bakat yang besar, seperti industri TI.

Keuntungan #3: Ruang untuk kolaborasi yang produktif

Transisi dari pengaturan kantor tradisional ke model kerja hibrida menyisakan ruang yang cukup bagi perusahaan untuk memanfaatkan kedua pengaturan kerja secara maksimal.

Alih-alih menghabiskan jam kerja mereka untuk menghindari gangguan, karyawan yang bekerja dari kantor pada hari-hari tertentu dapat menggunakan jam-jam ini untuk kolaborasi yang produktif.

Dengan cara ini, sesi seperti rapat bulanan, brainstorming, dan check-in tim semuanya dapat diadakan selama jam kerja di tempat — meninggalkan waktu jarak jauh yang secara eksklusif disediakan untuk pekerjaan individu dan tugas yang membutuhkan lingkungan bebas gangguan.

Kekurangan dari jadwal kerja hybrid

Demikian pula dengan kelebihannya, kerugian jadwal kerja hibrida berasal dari hubungannya dengan jadwal 9-ke-5 tradisional dan model kerja jarak jauh.

Namun, dengan melihat ke dalam 3 kelemahan paling umum yang mungkin Anda hadapi jika Anda akan mulai memimpin tim hibrida, Anda meningkatkan peluang Anda untuk menghindarinya.

Kerugian #1: Risiko kelelahan yang lebih tinggi

Meskipun jadwal kerja campuran dapat membantu mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang sempurna, setiap kali ada fleksibilitas di atas meja, selalu ada risiko terlalu banyak bekerja juga.

Tanpa batasan dan aturan yang jelas untuk pemutusan hubungan kerja, karyawan biasanya cenderung bekerja lebih lama, akhirnya kewalahan dan kelelahan.

Demikian pula, jika Anda memutuskan untuk beralih ke model kerja hibrid tanpa menyesuaikan alur kerja bisnis Anda, tim Anda mungkin akan berakhir dengan membakar lilin tengah malam hari demi hari.

Untuk menghindari tingkat stres tim hybrid Anda melampaui batas, perkenalkan kebijakan kerja hybrid yang jelas dan tetapkan ekspektasi yang jelas serta indikator kinerja utama alih-alih menambah tekanan untuk bekerja terlalu keras.

Tip Pro Clockify

Bekerja siang dan malam tidak hanya menyabotase kinerja karyawan, tetapi juga membawa bahaya besar bagi kesehatan mental rekan kerja Anda. Cari tahu cara menghindari hal ini terjadi pada tim Anda di sini:

• Bagaimana kerja berlebihan memengaruhi produktivitas dan kesehatan mental?

Kerugian #2: Meningkatnya ketidaksetaraan di tempat kerja

Mengelola tim hibrida memiliki risiko untuk memilih karyawan tertentu berdasarkan lokasi kerja pilihan mereka.

Fenomena ini disebut bias kedekatan. Meskipun telah membantu manusia memilih pilihan yang paling aman dan paling dikenal selama berabad-abad, itu dapat menyebabkan pilih kasih yang tidak disadari dan peluang yang tidak setara untuk promosi di tempat kerja.

Jadi, alih-alih memberikan kesempatan yang sama kepada karyawan untuk promosi, manajer cenderung menawarkan peluang kemajuan kepada karyawan yang bekerja dari kantor hanya karena mereka lebih sering melihatnya.

Untuk menghindari hak istimewa karyawan yang bekerja di tempat sambil mengecualikan mereka yang bekerja dari rumah, Anda harus menemukan cara untuk menjembatani kesenjangan jarak dan memberi semua orang kesempatan yang sama untuk maju.

Jika Anda mengelola tim hibrida, mulailah dengan memilih alat yang tepat yang memungkinkan Anda tetap berhubungan dengan semua orang. Selain itu, pastikan Anda menyimpan semua informasi relevan yang dapat diakses oleh setiap anggota tim, terlepas dari lokasi tempat kerja mereka.

Kerugian #3: Risiko keamanan siber yang meningkat

Segera setelah organisasi menjadi hybrid, mereka berisiko mengalami potensi pelanggaran keamanan data sekarang karena tim mereka harus menangani data perusahaan saat bekerja di luar kantor.

Namun, ada cara untuk mencegah perusahaan Anda mengalami insiden data. Mereka melibatkan:

• Merancang prosedur terperinci untuk menangani dan mengakses informasi di luar lokasi perusahaan, dan
• Menerapkan solusi perangkat lunak yang menjamin keamanan data.

Jika Anda dan tim Anda baru saja memutuskan untuk beralih ke jadwal kerja campuran, pastikan Anda telah:

• Memastikan setiap orang memiliki koneksi internet yang aman,
• Memperkenalkan firewall dan/atau VPN, dan
• Akses terbatas ke informasi rahasia.

6 Tips menerapkan jadwal kerja hybrid

Meskipun beralih ke jadwal kerja campuran adalah proses yang memerlukan perencanaan dan persiapan yang terperinci dan berjangka panjang, ada beberapa cara untuk melewati beberapa langkah.

Kami telah mencantumkan 6 tips untuk membuka jalan Anda menuju implementasi yang sukses dari jadwal kerja hybrid.

Tip #1: Tetapkan aturan dasar kerja hybrid

Jika Anda ingin memastikan alur kerja Anda mempertahankan tingkat transparansi dan efisiensi yang sama dari hari-hari kantor, Anda harus menetapkan proses dan prosedur yang jelas sebelumnya.

Meskipun prosedur kerja campuran mungkin berbeda-beda tergantung pada ukuran perusahaan dan operasi harian, ada beberapa aturan dasar universal yang harus Anda coba tetapkan segera:

• Mulailah dengan menentukan kondisi yang tepat yang harus dipenuhi untuk bekerja di luar kantor . Mungkin beberapa karyawan Anda perlu tetap berada di tempat karena sifat pekerjaan mereka, jadi jelaskan kriteria untuk beralih ke lingkungan yang jauh.
• Buat jadwal kerja hybrid yang terperinci yang menyatakan kapan karyawan diharapkan berada di lokasi . Baik itu orientasi, pertemuan 1 lawan 1, atau aktivitas membangun tim, pekerja harus jelas tentang ekspektasi manajemen terkait lingkungan kerja mereka.
• Komunikasikan aturan tentang jam kerja karyawan . Jika Anda memutuskan untuk memperkenalkan jadwal kerja yang fleksibel, pastikan Anda telah menentukan jam inti ketika semua karyawan diharapkan online saat bekerja dari jarak jauh.

Tip #2: Pilih alat Anda dengan hati-hati

Apakah karyawan Anda lebih suka bekerja dari kantor atau Anda telah memperkenalkan jadwal kerja hybrid jarak jauh, semua orang harus dapat berkolaborasi secara efisien meskipun jarak fisiknya jauh.

Mulailah dengan memilih aplikasi obrolan tim yang andal yang memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda mempertahankan alur kerja yang efisien dengan memungkinkan Anda:

• Bagikan file,
• Lakukan panggilan video cepat, dan
• Bahkan menyimpan data.

Untuk meningkatkan transparansi alur kerja, Anda dapat memperkenalkan aplikasi pelacakan waktu yang memungkinkan Anda dan tim Anda untuk memvisualisasikan kemajuan tugas dan tetap di atas produktivitas rekan kerja Anda.

Jangan lupa untuk menyisihkan cukup waktu untuk menguji setiap aplikasi yang ingin Anda perkenalkan ke dalam alur kerja hibrid tim Anda. Dengan cara ini Anda akan memastikan semuanya berjalan dengan baik sebelum secara resmi beralih ke jadwal kerja hybrid.

Tip #3: Pikirkan tentang penilaian produktivitas

Ketika sebuah tim mengubah lingkungan kerja mereka, manajer cenderung menghadapi kesulitan menilai tingkat produktivitas setiap karyawan dalam kondisi yang berubah. Tanpa kemampuan untuk melihat sekilas meja karyawan, mereka bahkan mungkin menjadi mangsa micromanaging.

Untuk menghindari tekanan anggota tim Anda, cobalah menetapkan harapan yang jelas dan sistem penilaian produktivitas yang transparan sejak awal.

Alih-alih berfokus pada volume email yang dikirim atau waktu yang dihabiskan dalam rapat, cobalah yang berikut ini:

• Menganalisis hasil akhir,
• Mendorong pemecahan proyek yang lebih besar menjadi tujuan terukur yang lebih kecil, dan
• Tentukan KPI yang jelas.

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan proyek yang dapat membantu Anda menetapkan tugas dan mengikuti kemajuannya.

Namun, ingatlah bahwa betapapun hati-hatinya Anda mendekati proses menyusun sistem penilaian produktivitas, Anda tidak akan pernah bisa menggunakan metrik yang sama untuk setiap departemen.

Terkadang, Anda akan melihat sejumlah kesepakatan tertutup, sementara di lain waktu, indikator efisiensi karyawan adalah tingkat inovasi mereka.

Tip #4: Biarkan kantor sesuai dengan niat Anda

Terlepas dari jumlah jam yang dihabiskan karyawan untuk bekerja dari kantor setelah beralih ke jadwal kerja campuran, penting untuk menghitung waktu itu.

Sebelum mengatur jadwal kantor, pikirkan tentang kapan dan mengapa Anda ingin tim datang ke kantor. Apakah Anda ingin menggunakan waktu itu untuk sosialisasi dan ikatan tim, atau akankah jam kantor dicadangkan untuk menyelesaikan tugas?

Opsi mana pun yang Anda pilih, pikirkan bagaimana lingkungan kerja dapat sesuai dengan niat Anda untuk memanfaatkan waktu kantor sebaik-baiknya.

Jika Anda ingin mendorong interaksi dan kolaborasi tim, pikirkan tentang mengatur ulang kantor untuk menyisakan ruang terbuka sebanyak mungkin. Dengan cara ini, Anda akan memberi karyawan kondisi untuk bersosialisasi dan bekerja sama satu sama lain secara alami.

Jika Anda ingin memastikan karyawan menghabiskan waktu di tempat mereka secara produktif, cobalah untuk mengurangi gangguan, dan berikan mereka ruang yang tenang dengan banyak cahaya alami — untuk meningkatkan mood dan produktivitas mereka.

Tip #5: Tetap terhubung dengan tim Anda

Setelah Anda memutuskan untuk menerapkan jadwal kerja campuran, Anda perlu mengoptimalkan operasi, alat, dan jam kerja organisasi Anda. Namun, Anda juga perlu menyesuaikan jadwal Anda sendiri dan memberikan ruang untuk komunikasi waktu nyata dengan tim Anda.

Komunikasi tim perlu lebih disengaja karena jarak fisik yang terlibat — jadi pastikan untuk menyuarakan jam kerja dan ketersediaan Anda.

Berikan tim Anda opsi untuk mengakses kalender Anda dan dorong mereka untuk menjadwalkan rapat dengan Anda dari waktu ke waktu.

Dengan cara ini, Anda tidak hanya dapat memberikan fokus dan perhatian penuh kepada setiap anggota tim, tetapi Anda juga akan mendapatkan kesempatan untuk:

• Terima umpan balik langsung tentang jadwal kerja baru Anda,
• Dengarkan kekhawatiran karyawan, dan
• Buat penyesuaian yang sesuai saat menjadwalkan tugas mereka.

Tip #6: Ambil satu hari pada satu waktu

Sebelum membuat jadwal kerja hybrid resmi, mulailah dari yang kecil dan berikan ruang untuk periode adaptasi untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Jika rekan kerja Anda telah bekerja sepenuhnya dari jarak jauh untuk sementara waktu sekarang, dan Anda ingin beralih ke jadwal hybrid pertama di kantor, mulailah dengan mengundang mereka untuk datang ke kantor sekali seminggu.

Hal yang sama berlaku untuk pekerja lokal yang akan beralih ke jadwal hybrid jarak jauh — karena manusia adalah makhluk kebiasaan.

Padahal, ilmu pengetahuan telah membuktikan bahwa perilaku manusia terkait erat dengan lingkungan fisiknya. Jadi, jika Anda mendorong karyawan untuk mengubah lingkungan kerja mereka secara tiba-tiba, Anda mungkin melihat penurunan produktivitas yang signifikan.

Untuk menghindari hal ini dari mendatangkan malapetaka pada alur kerja organisasi Anda, perkenalkan jadwal kerja baru secara bertahap — dan cobalah untuk memahami jika tidak beroperasi seperti jarum jam pada awalnya.

Penutup: Menyiapkan jadwal kerja hibrida adalah upaya tim

Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan, menerapkan jadwal kerja hibrida jauh dari pekerjaan satu orang.

Untuk membuat model hibrid berfungsi, Anda harus mempertimbangkan kebiasaan tim Anda dan mendorong mereka untuk menyuarakan pendapat dan kekhawatiran mereka di sepanjang jalan.

Anda juga harus:

• Pilih satu set alat yang akan bekerja dengan jadwal Anda yang baru digariskan,
• Pikirkan tentang pedoman kerja gabungan organisasi Anda, dan
• Bersiaplah untuk membuat perubahan saat Anda pergi, terlepas dari seberapa baik Anda mungkin telah merencanakan transisi.

Ingatlah bahwa kesalahan yang Anda hadapi di sepanjang jalan dapat membantu Anda menyesuaikan jadwal kerja baru Anda — dan Anda akan segera menyiapkan tim hibrida Anda untuk sukses.

️ Apakah tim Anda sudah beralih ke jadwal kerja hybrid? Tantangan apa yang Anda hadapi selama perjalanan? Beri tahu kami di [email protected], dan kami mungkin menyertakan pengalaman Anda di artikel ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menyukai posting blog ini, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan tertarik untuk membacanya.