Pembandingan Sumber Daya Manusia: Panduan Pemula

Pada tahun 2022, bukan rahasia lagi bahwa data adalah kekuatan. Pemimpin SDM paling sukses saat ini menggunakan data untuk menginformasikan setiap keputusan yang mereka buat, mulai dari memutuskan siapa yang akan dipekerjakan dan berapa banyak yang harus dibayar hingga manfaat dan fasilitas apa yang ditawarkan (dan banyak lagi).

Memiliki data yang tersedia sangat bagus, tetapi bagaimana Anda memperkuat nilainya untuk membuat keputusan yang lebih tepat tentang masa depan tenaga kerja Anda?

Rahasianya terletak pada benchmarking, praktik membandingkan metrik dan proses kinerja bisnis Anda dengan standar industri dan perusahaan lain.

Jika Anda seorang profesional SDM yang tertarik untuk menjaga bisnis Anda tetap kompetitif, terus gulir untuk mempelajari lebih lanjut tentang strategi peningkatan kinerja yang didukung data ini dan cara menerapkannya.

Apa yang dimaksud dengan benchmarking sumber daya manusia?

Tolok ukur sumber daya manusia adalah proses membandingkan metrik SDM utama organisasi Anda dengan metrik SDM dari bisnis serupa . Pembandingan SDM juga dapat berarti membandingkan metrik Anda saat ini dengan hasil dari tahun-tahun sebelumnya.

Mengapa benchmarking SDM bermanfaat bagi bisnis?

Alasan #1: Ini membantu menentukan masalah organisasi

Benchmarking memberikan konteks yang dibutuhkan pemimpin SDM untuk mencari tahu di mana kinerja organisasi mereka kurang baik. Misalnya, jika Anda membandingkan tingkat retensi organisasi Anda dengan pesaing atau tolok ukur industri dan menemukan bahwa tingkat Anda jauh lebih rendah, itu menandakan kemungkinan ada masalah organisasi yang memicu pergantian sukarela yang lebih tinggi dari rata-rata.

Alasan #2: …dan ini juga membantu menentukan keberhasilan organisasi Anda

Di sisi lain, benchmarking juga memudahkan untuk mengidentifikasi di mana organisasi Anda mengungguli pesaing Anda. Melanjutkan contoh di atas, Anda mungkin menemukan bahwa tingkat retensi Anda sebenarnya jauh lebih tinggi daripada rata-rata industri. Ini sudah merupakan kemenangan, tetapi kemudian Anda dapat menyelami lebih jauh apa yang dalam strategi SDM Anda berkontribusi pada tingkat retensi yang tinggi itu sehingga Anda memahami apa yang membuat tempat kerja Anda menyenangkan bagi karyawan.

Alasan #3: Terakhir, ini meningkatkan pengambilan keputusan berdasarkan data untuk tim SDM

Pada akhirnya, motivasi di balik analisis data benchmarking SDM adalah untuk memahami bagaimana Anda dapat menggerakkan bisnis Anda ke arah yang benar. Baik Anda menggunakan standar industri, metrik SDM pesaing, atau kinerja masa lalu Anda sendiri sebagai kerangka acuan, efeknya tetap sama: pengambilan keputusan yang lebih tepat dalam hal strategi SDM bisnis Anda.

Proses benchmarking SDM dalam 6 langkah

Meskipun Anda dapat membandingkan hampir semua aspek SDM, yang terbaik adalah memilih satu area untuk memfokuskan upaya pembandingan Anda. Misalnya, Anda dapat membandingkan semuanya mulai dari komposisi tenaga kerja dan struktur organisasi Anda hingga anggaran departemen SDM Anda, tetapi jika Anda mencoba melakukannya sekaligus, akan menjadi tantangan untuk keluar dari proses benchmarking dengan visi yang jelas. tentang apa yang harus ditingkatkan dan bagaimana.

Seperti disebutkan pada langkah di atas, Anda harus menentukan metrik yang akan Anda gunakan sebagai titik perbandingan dalam proses pembandingan Anda. Misalnya, jika Anda telah menentukan bahwa keterlibatan karyawan akan menjadi fokus upaya benchmarking Anda, Anda sebaiknya mengumpulkan metrik HR berikut untuk benchmarking:

• Skor Promotor Bersih Karyawan (eNPS): Sebuah metode untuk mengukur seberapa bersedia karyawan Anda merekomendasikan tempat kerja mereka kepada keluarga atau teman mereka.
• Tingkat retensi: Jumlah karyawan yang tinggal di perusahaan Anda untuk jangka waktu tertentu dibandingkan dengan jumlah total karyawan pada periode tersebut.
• Tingkat promosi internal: Ukuran di mana posisi terbuka di organisasi Anda diisi oleh karyawan internal.
• Tingkat pergantian karyawan sukarela: Tingkat di mana karyawan rela meninggalkan perusahaan Anda dalam periode tertentu.

Jika Anda berencana untuk melakukan benchmark secara teratur sebagai strategi peningkatan kinerja bisnis, mungkin layak untuk berinvestasi dalam perangkat lunak analitik SDM. Alat analisis SDM tidak hanya memberi Anda data dan wawasan tentang tenaga kerja Anda, tetapi juga membantu Anda merancang dan mengimplementasikan inisiatif SDM yang akan menguntungkan masa depan bisnis Anda.

Sekarang untuk salah satu bagian paling menantang dari proses benchmarking: mengumpulkan data benchmarking eksternal—atau sebagai alternatif, data internal dari tahun-tahun sebelumnya.

Jika Anda berencana menggunakan data eksternal dari perusahaan lain : Pastikan Anda melihat bisnis di industri yang sama, dengan ukuran yang sama, dan jika mungkin, di wilayah geografis yang sama. Ketahui juga bahwa memperoleh data pesaing bukanlah tugas yang mudah; Sebagian besar informasi tenaga kerja dianggap rahasia, jadi jika Anda menempuh rute ini, Anda memiliki pilihan terbatas.

Salah satu opsinya adalah menggunakan data yang dapat diakses publik seperti informasi tunjangan dan kompensasi di posting pekerjaan dan situs web ulasan pemberi kerja (seperti Glassdoor), tetapi dengan strategi ini Anda berisiko menggunakan data lama atau tidak akurat. Jika Anda memiliki kontak di bisnis serupa, pendekatan yang lebih baik adalah mengatur wawancara atau mengirimkan kuesioner formal untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan, tetapi pastikan Anda terbuka tentang motivasi di balik penelitian Anda.

Jika Anda berencana menggunakan data internal historis untuk perbandingan, Anda dapat menggunakan sistem perangkat lunak SDM Anda untuk mengakses informasi dari tahun-tahun sebelumnya. Jika Anda belum mengumpulkan informasi selama bertahun-tahun, pertimbangkan untuk mengadopsi sistem manajemen data, apakah itu sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) atau alat lain.

Misalnya, Gartner memiliki beberapa laporan dari tahun lalu yang tersedia untuk klien:

• Benchmark Anggaran & Efisiensi SDM
• Tolok Ukur Fleksibilitas Karyawan berdasarkan Fungsi dan Tingkat
• Tolok Ukur Peran dan Tanggung Jawab Kepala SDM Regional dan/atau Unit Bisnis

Setelah Anda memiliki semua data yang diperlukan untuk dijadikan tolok ukur (baik informasi organisasi maupun eksternal atau historis), inilah saatnya untuk membandingkan metrik. Untuk melakukannya, buat spreadsheet atau laporan dengan dua kumpulan metrik secara berdampingan, lalu identifikasi di mana data sejajar serta di mana ada penyimpangan yang signifikan.

Penyimpangan antara data Anda dan data komparatif tidak boleh dianggap sebagai "baik" atau "buruk" pada nilai nominalnya. Faktanya, penyimpangan harus diharapkan, karena setiap bisnis berbeda dalam cara operasinya — semakin besar perbedaannya, semakin besar kebutuhan untuk analisis lebih lanjut.

Misalnya, jika biaya per sewa Anda jauh lebih tinggi daripada data komparatif, itu bisa jadi karena Anda merekrut di lokasi yang kompetitif di mana dibutuhkan lebih banyak waktu dan uang untuk mengisi peran. Tapi itu tidak selalu menjadi penyebab yang hilang: Anda dapat memperluas kumpulan perekrutan Anda untuk memasukkan pekerja jarak jauh di lokasi geografis lain, semoga membantu membawa lebih banyak kandidat yang memenuhi syarat ke dalam proses lebih awal.

Analisis Anda terhadap data pembandingan harus menunjukkan area mana dari strategi sumber daya Anda yang dapat ditingkatkan. Selanjutnya, saatnya untuk meletakkan pena di atas kertas dan bertukar pikiran bagaimana Anda bisa melakukannya. Rencana yang Anda buat harus secara langsung membahas apa yang Anda yakini sebagai pendorong di balik kesenjangan kinerja.

Misalnya, jika eNPS Anda buruk ketika diletakkan berdampingan dengan data komparatif, langkah pertama dari rencana tindakan Anda adalah mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman karyawan di organisasi Anda dari para pekerja Anda.

Tentu saja, setiap kali Anda memulai rencana perbaikan, Anda harus mengukur hasilnya untuk menilai secara akurat apakah itu berhasil atau tidak. Untungnya, Anda sudah tahu metrik mana yang harus Anda perhatikan, karena metrik tersebut sama yang menginspirasi fokus pada rencana peningkatan Anda.

Alat & Tip Capterra

Jika Anda berencana menjadikan tolok ukur sebagai bagian rutin dari strategi peningkatan kinerja bisnis Anda, pastikan Anda menandai sumber daya di bawah ini.

• 8 Tolok Ukur HR yang Harus Anda Lacak dan Cara Menghitungnya: Sebuah ikhtisar dari delapan metrik HR yang berbeda yang dapat Anda tolak ukur dan mengapa mereka berguna.
• Daftar Pendek Capterra 2022 untuk Perangkat Lunak Sumber Daya Manusia: Memiliki alat perangkat lunak SDM yang tepat berarti lebih sedikit waktu untuk menghitung angka dan lebih banyak waktu untuk memahaminya. Mulai pencarian Anda dengan daftar lebih dari 20+ sistem perangkat lunak HR berperingkat teratas.

Berinvestasi dalam platform yang memprioritaskan peningkatan berkelanjutan

Saat ini, kami berada di tengah-tengah kekurangan bakat yang meluas yang mendorong lebih dari 75% CEO untuk mengubah strategi bakat mereka untuk mengatasi penyebab utama risiko bakat (konten lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Sebagai pemimpin SDM, Anda bertanggung jawab untuk mendukung tenaga kerja saat ini dan merencanakan masa depan. Jangan biarkan organisasi Anda tertinggal karena gagal mengambil tindakan. Mengadopsi proses pembandingan reguler akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang strategi bakat Anda. Dan untungnya, berbagai perangkat lunak HR saat ini hadir untuk membantu meringankan beban. Dan bahkan lebih baik: Banyak dari mereka yang gratis .

Apakah Anda memerlukan solusi manajemen data yang akan menyimpan dan memahami data karyawan, atau Anda sedang mencari platform analitik SDM canggih yang akan mengubah wawasan menjadi rencana peningkatan, ada alat di luar sana yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.