HubSpot: Perangkat Lunak CRM yang Sesuai dengan HIPAA

Diterbitkan: 2024-06-08

HubSpot membuat pengumuman inovatif minggu ini!

Klien Perusahaan HubSpot sekarang dapat dengan aman menyimpan informasi kesehatan pribadi yang dilindungi (PHI) dalam HubSpot dan mengelola portal mereka sesuai dengan peraturan HIPAA.

Sebelum kita membahasnya, berikut beberapa informasi tentang apa itu HIPAA dan mengapa itu penting.

Memahami Kepatuhan HIPAA

Apa itu Kepatuhan HIPAA?

Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) disahkan pada tahun 1996 untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem layanan kesehatan. Tujuan utama HIPAA adalah untuk melindungi informasi sensitif pasien agar tidak diungkapkan tanpa persetujuan atau sepengetahuan pasien. Undang-undang federal ini berlaku untuk organisasi mana pun yang menangani Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI).

Komponen Utama Peraturan HIPAA

HIPAA terdiri dari beberapa aturan yang menetapkan standar untuk melindungi PHI. Berikut adalah komponen utamanya:

  1. Aturan Privasi:
    Aturan Privasi menciptakan aturan untuk melindungi catatan medis dan informasi kesehatan pribadi seseorang. Hal ini mempengaruhi rencana kesehatan, lembaga kliring layanan kesehatan, dan penyedia layanan kesehatan yang melakukan transaksi elektronik tertentu. Organisasi perlu menerapkan langkah-langkah untuk menjaga informasi ini tetap aman dan sehat, sementara pasien dapat menyampaikan pendapatnya mengenai informasi kesehatan mereka, seperti mendapatkan salinan catatan kesehatan mereka dan meminta koreksi.

  2. Aturan Keamanan:
    Aturan Keamanan menetapkan aturan untuk menjaga keamanan Informasi Kesehatan yang Dilindungi secara elektronik (ePHI). Hal ini mencakup ePHI yang dibuat, diterima, digunakan, atau disimpan oleh entitas yang tercakup, serupa dengan yang dilakukan Aturan Privasi, namun berfokus pada perlindungan informasi elektronik. Organisasi perlu menerapkan perlindungan admin, fisik, dan teknologi untuk mengamankan ePHI. Ini termasuk menyiapkan kontrol akses, mengenkripsi data, dan melakukan pemeriksaan keamanan rutin.

  3. Aturan Pemberitahuan Pelanggaran:
    Aturan Pemberitahuan Pelanggaran menyatakan bahwa jika ada kebocoran Informasi Kesehatan Terlindungi (PHI) yang tidak aman, kelompok yang terlibat harus memberi tahu orang-orang yang terkena dampak, Menteri Kesehatan, dan terkadang bahkan media. Baik organisasi utama maupun mitranya harus mengikuti langkah dan waktu tertentu untuk peringatan ini, memastikan semua orang segera mengetahui informasi jika ada data yang tumpah.

Pentingnya Kepatuhan HIPAA

Kepatuhan HIPAA sangat penting karena beberapa alasan:

  1. Perlindungan Privasi Pasien: Memastikan kepatuhan terhadap HIPAA membantu melindungi informasi kesehatan sensitif pasien dari akses dan pelanggaran yang tidak sah. Hal ini membangun kepercayaan antara pasien dan penyedia layanan kesehatan, sehingga menciptakan lingkungan yang lebih aman dan rahasia.

  2. Kewajiban Hukum: Ketidakpatuhan terhadap HIPAA dapat mengakibatkan konsekuensi hukum yang signifikan, termasuk denda dan penalti yang besar. Nilainya bisa berkisar antara $100 hingga $50.000 per pelanggaran, dengan maksimum tahunan sebesar $1,5 juta untuk pelanggaran berulang.

  3. Manajemen Reputasi: Pelanggaran data dapat sangat merusak reputasi organisasi layanan kesehatan. Dengan mematuhi peraturan HIPAA, organisasi menunjukkan komitmen mereka untuk melindungi informasi pasien, yang dapat meningkatkan kredibilitas dan reputasi mereka.

  4. Efisiensi Operasional: Penerapan pengamanan yang diwajibkan HIPAA sering kali menghasilkan praktik pengelolaan data yang lebih baik. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko pelanggaran data, yang pada akhirnya menghasilkan perawatan pasien dan pemberian layanan yang lebih baik.

  5. Kepercayaan dan Keterlibatan Pasien: Ketika pasien mengetahui bahwa informasi mereka dilindungi oleh peraturan yang ketat, mereka akan lebih mungkin untuk terlibat sepenuhnya dengan penyedia layanan kesehatan mereka. Hal ini dapat memberikan hasil dan kepuasan pasien yang lebih baik.


apa artinya bekerja dengan lembaga implementasi hubspot

Mengapa Anda Membutuhkan Perangkat Lunak CRM yang sesuai dengan HIPAA?

Meskipun kepatuhan HIPAA sering dikaitkan dengan layanan kesehatan, kepatuhan ini juga penting bagi industri lain seperti keuangan, asuransi, dan sektor apa pun yang menangani informasi sensitif. CRM yang sesuai dengan HIPAA mengatasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi organisasi di industri ini:

1. Proses Kepatuhan yang Kompleks

Salah satu tantangan terbesar bagi organisasi adalah melalui proses kepatuhan yang rumit, baik itu HIPAA, GDPR, atau undang-undang perlindungan data lainnya. CRM yang sesuai dengan HIPAA menyederhanakan proses ini dengan mengintegrasikan fitur dan protokol keamanan yang diperlukan langsung ke dalam sistem. Hal ini mengurangi beban organisasi untuk menerapkan dan memantau langkah-langkah kepatuhan secara manual, sehingga memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada operasi inti mereka.

2. Menjembatani Tim yang Terputus

Organisasi sering kali beroperasi dengan banyak departemen dan tim, sehingga menyebabkan kesenjangan komunikasi dan silo data. Kepatuhan CRM memastikan kolaborasi yang lebih baik dengan menyediakan platform terpusat di mana semua anggota tim dapat mengakses dan berbagi informasi sensitif dengan aman. Hal ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan dapat bekerja sama dengan lebih efektif.

3. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Pengalaman pelanggan yang terputus-putus dapat mengikis kepercayaan dan kepuasan. CRM yang sesuai dengan HIPAA memastikan interaksi konsisten, terpersonalisasi, dan aman. Dengan memiliki pandangan holistik tentang riwayat dan preferensi pelanggan, organisasi dapat memberikan pengalaman yang lancar dan disesuaikan.

4. Memanfaatkan Peluang Pertumbuhan

Organisasi yang gagal memanfaatkan sistem CRM mungkin kehilangan peluang pertumbuhan yang signifikan. Kepatuhan CRM tidak hanya membantu menjaga kepatuhan terhadap peraturan namun juga memberikan wawasan dan analisis untuk mendorong keputusan strategis. Hal ini dapat mengarah pada peningkatan penawaran layanan, retensi pelanggan, dan pertumbuhan secara keseluruhan.

Penggerak Pertumbuhan meliputi:

  • Wawasan berdasarkan data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
  • Identifikasi tren dan kebutuhan pelanggan
  • Peningkatan upaya pemasaran dan penjangkauan

5. Mengurangi Risiko Pelanggaran Data

Pelanggaran data dapat menimbulkan konsekuensi yang parah, termasuk sanksi finansial dan hilangnya kepercayaan. CRM yang sesuai dengan HIPAA meminimalkan risiko ini dengan menerapkan langkah-langkah keamanan kuat yang dirancang untuk melindungi informasi sensitif.

6. Memperlancar Operasional

CRM yang sesuai dengan HIPAA menyederhanakan berbagai tugas administratif, mengurangi beban kerja staf, dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan mengotomatiskan proses rutin dan memastikan penanganan data yang aman, organisasi dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang bernilai tambah.

Peningkatan Efisiensi meliputi:

  • Otomatisasi alur kerja
  • Manajemen data terpusat
  • Integrasi dengan sistem lain

apa artinya bekerja dengan lembaga implementasi hubspot

Apakah HubSpot Sesuai dengan HIPAA?

Ketika bisnis di berbagai industri semakin bergantung pada sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) untuk mengelola informasi sensitif, kebutuhan akan sistem ini untuk mematuhi standar peraturan seperti HIPAA sudah lama ada. HubSpot telah membuat kemajuan signifikan dalam memastikan bahwa platformnya memenuhi persyaratan ketat HIPAA, menjadikannya pilihan yang tepat bagi organisasi yang menangani informasi kesehatan yang dilindungi (PHI).

Mengaktifkan Data Sensitif yang Dilindungi HIPAA

HubSpot kini menyediakan pengaturan khusus untuk mendukung penyimpanan dan pengelolaan data yang dilindungi HIPAA. Untuk mengaktifkan fitur ini, pengguna harus mengaktifkan pengaturan data sensitif dalam akun HubSpot mereka:

  1. Menavigasi Pengaturan: Dari akun HubSpot, klik ikon pengaturan di bilah navigasi atas.
  2. Privasi & Persetujuan: Di menu sidebar kiri, navigasikan ke Privasi & Persetujuan lalu klik Konfigurasikan pengaturan data sensitif.
  3. Memilih Kategori HIPAA: Di panel kanan, pilih kotak centang untuk menentukan kategori data sensitif, termasuk Data Kesehatan/Medis. Selain itu, konfirmasikan bahwa Anda adalah entitas atau rekan bisnis yang tercakup dalam HIPAA.
  4. Penerimaan Ketentuan: Baca dan setujui Ketentuan Beta Data Sensitif dan Perjanjian Rekan Bisnis (BAA).
  5. Pembuatan Properti: Setelah mengaktifkan pengaturan data sensitif, buat properti yang ditandai khusus untuk menyimpan PHI. Properti ini memberikan lapisan keamanan tambahan dan hanya dapat diubah oleh Admin super.



Menyimpan Data yang Dilindungi HIPAA

Setelah pengaturan data sensitif HIPAA diaktifkan, Anda dapat membuat properti khusus untuk menyimpan dan mengelola PHI dengan aman:

  1. Membuat Properti: Navigasikan ke Properti di menu pengaturan dan klik Buat properti.
  2. Menunjuk sebagai Sensitif: Selama pembuatan properti, tandai properti sebagai sensitif dan tentukan bahwa properti tersebut akan menyimpan PHI. Pilih izin akses dengan hati-hati, baik mengizinkan Semua Orang atau membatasi hanya untuk Admin Super.
  3. Lampiran Aman: Unggah lampiran dengan lapisan enkripsi tambahan, memastikan bahwa file yang berisi PHI dilindungi dalam database HubSpot.



Manfaat Kepatuhan HIPAA HubSpot

Komitmen HubSpot terhadap kepatuhan HIPAA menawarkan beberapa manfaat bagi organisasi yang menangani data sensitif:

  1. Keamanan yang Ditingkatkan : Langkah-langkah keamanan HubSpot yang kuat, termasuk enkripsi data dan kontrol akses berbasis peran, memastikan bahwa PHI terlindungi dari akses dan pelanggaran yang tidak sah.

  2. Kepatuhan Komprehensif: Dengan mengaktifkan pengaturan data sensitif HIPAA dan menerima BAA, organisasi dapat dengan percaya diri menggunakan HubSpot sambil memenuhi kewajiban peraturan mereka.

  3. Operasional yang Disederhanakan: Dengan semua data sensitif terpusat dalam satu platform yang aman, tim dapat berkolaborasi dengan lebih efektif dan menyederhanakan operasi mereka tanpa mengorbankan keamanan.

  4. Manajemen Data yang Lebih Baik : Properti khusus yang dirancang untuk membantu PHI dalam mengatur dan mengelola data sensitif secara efisien, memastikan bahwa informasi penting selalu tersedia bagi personel yang berwenang.



Pengenalan alat data sensitif HIPAA oleh HubSpot menandai kemajuan signifikan bagi industri yang memerlukan tindakan perlindungan data yang ketat. Dengan mengaktifkan pengaturan khusus untuk kepatuhan HIPAA, menciptakan properti aman, dan memanfaatkan fitur keamanan komprehensif HubSpot, organisasi dapat mengelola informasi sensitif mereka dengan percaya diri. Perkembangan ini tidak hanya memastikan kepatuhan terhadap peraturan tetapi juga meningkatkan keamanan dan efisiensi operasi bisnis secara keseluruhan.