Apakah Bisnis Anda Siap untuk Transformasi Digital SDM?

Baca terus untuk mengetahui apakah departemen SDM Anda siap menjadi mesin otomatis yang ramping dan kejam.

SDM seperti yang kita tahu terus berubah dan berkembang—begitu banyak sehingga sangat sulit untuk melacak setiap tren baru yang muncul. Tetapi jika Anda melihat gambaran besar dari apa yang telah terjadi selama dekade terakhir, satu fenomena besar muncul:

Departemen SDM lama yang bergantung pada proses manual dan firasat sedang dalam perjalanan keluar, dan digantikan oleh departemen SDM yang otomatis dan berbasis data.

Fenomena ini bahkan memiliki nama: “transformasi digital SDM.” Dan itu terjadi dalam bisnis besar dan kecil. Menurut survei Top Technology Trends 2019 Capterra, 80% bisnis kecil AS sekarang menggunakan perangkat lunak SDM, atau berencana untuk menggunakannya dalam satu hingga dua tahun ke depan. Ini adalah bisnis yang, belum lama ini, hanya mengandalkan minyak siku dan lemari arsip untuk tetap memenuhi kebutuhan bakat.

Jika fakta itu membuat Anda menekan tombol panik karena departemen SDM Anda tertinggal, ambil napas dalam-dalam. Transformasi ini tidak dapat terjadi dalam semalam dan juga melibatkan pemeriksaan beberapa kotak penting terlebih dahulu. Menyelam ke dalam inisiatif transformasi digital SDM yang besar tanpa persiapan yang benar adalah cara yang pasti bagi inisiatif tersebut untuk mencapai hambatan besar, atau gagal sama sekali.

Kami akan menjelaskan apa itu transformasi digital SDM dan membagikan beberapa langkah yang harus diambil setiap bisnis kecil untuk mempersiapkannya.

Apa itu transformasi digital SDM?

Transformasi digital SDM adalah implementasi dan penggunaan teknologi untuk meningkatkan kemampuan departemen SDM. Tujuan transformasi digital SDM ada dua: untuk mengotomatisasi proses SDM untuk menghemat waktu dan uang, dan untuk mengumpulkan dan menganalisis data dari proses tersebut untuk membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data.

Transformasi digital SDM dapat mengambil banyak bentuk:

• Alih-alih membaca setiap resume dari pencari kerja yang melamar ke perusahaan Anda, sistem pelacakan pelamar (ATS) dapat secara otomatis menyaring kandidat yang buruk menggunakan kata kunci dan data dari karyawan berkinerja tinggi Anda.
• Alih-alih memandu setiap karyawan baru secara manual melalui sekumpulan dokumen orientasi, perangkat lunak orientasi sepenuhnya mengotomatiskan dan mendigitalkan prosesnya.
• Alih-alih mempromosikan pekerja berdasarkan naluri, sistem perencanaan suksesi dapat menggabungkan data tentang kinerja karyawan, tujuan karir pribadi, dan kesenjangan keterampilan organisasi untuk memberi tim lebih banyak informasi untuk menginformasikan keputusan promosi mereka.

Anda mendapatkan intinya. Ini mengubah SDM—penggajian, perekrutan, kepatuhan, pembelajaran dan manajemen kinerja, semuanya—dari yang dulu (berbasis kertas, dengan keputusan berdasarkan insting dan opini), menjadi apa yang dibutuhkan untuk unggul di dunia bisnis modern (berbasis teknologi, dengan keputusan berdasarkan data keras).

Namun, apa yang pada prinsipnya terdengar sederhana—mendigitalkan proses SDM—sebenarnya sangat kompleks. Setiap implementasi adalah gunungnya sendiri untuk didaki: menentukan tujuan, mengidentifikasi orang dan sumber daya yang Anda butuhkan, mendapatkan dukungan kepemimpinan, meneliti dan melakukan pembelian teknologi, melakukan penyiapan, mempersiapkan organisasi Anda untuk perubahan, menguji, mengoptimalkan, dan memutuskan apakah proyek itu sukses atau gagal.

Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana masing-masing gunung ini cocok bersama untuk menciptakan ekosistem SDM Anda. Bagaimanapun, teknologi ini saling menginformasikan—data kehadiran Anda digunakan untuk menghitung penggajian, kebutuhan perekrutan Anda memengaruhi kebutuhan perencanaan tenaga kerja Anda, dll. Tanpa strategi transformasi yang baik dan proses integrasi yang menyeluruh, satu implementasi yang gagal dapat membuat seluruh ekosistem runtuh. .

Semua yang bisa dikatakan, transformasi digital SDM adalah pekerjaan yang kompleks dan menuntut, dan banyak bisnis—meskipun mendesak untuk “mengikuti waktu”—tidak siap untuk melakukan transisi ini.

5 kotak yang harus Anda centang sebelum transformasi digital HR

Bagi banyak bisnis, waktu terus berjalan menuju digital. Dalam survei Gartner, 67% pemimpin bisnis mengatakan bahwa jika perusahaan mereka tidak menjadi lebih digital secara signifikan tahun ini, itu tidak akan lagi kompetitif.

Karena itu, bisnis tidak boleh terburu-buru dalam hal ini. Sebelum Anda mengambil proyek transformasi digital SDM, pastikan Anda mencentang lima kotak ini:

• Anda memiliki sistem informasi sumber daya manusia (HRIS). HRIS adalah fondasi di mana semua inisiatif transformasi digital SDM dibangun. Ini adalah perangkat lunak SDM inti yang digunakan untuk memelihara database karyawan Anda. Di luar sistem perekrutan apa pun, setiap implementasi akan bergantung pada data karyawan di HRIS Anda untuk beroperasi. Jika saat ini Anda tidak memiliki HRIS, klik di sini untuk menjelajahi opsi Anda.
• Anda memiliki setidaknya 50 karyawan. Ambil yang ini dengan sebutir garam, karena setiap bisnis berbeda. Tetapi biasanya, Anda tidak akan mendapatkan skala ekonomi dan laba atas investasi yang Anda butuhkan dengan inisiatif transformasi digital SDM utama sampai Anda mencapai tanda 50 karyawan. Bukan suatu kebetulan bahwa ini adalah ukuran yang sama di mana banyak persyaratan tunjangan karyawan ikut bermain—bisnis dihadapkan dengan lebih banyak rintangan administratif dan kebutuhan yang dapat dikurangi oleh transformasi digital.
• Anda memiliki departemen TI formal. Di antara kebutuhan integrasi, tindakan pencegahan keamanan data, dan ribuan rintangan logistik lainnya yang harus Anda pertimbangkan dengan transformasi digital, departemen TI—bahkan hanya seorang direktur TI atau CIO—adalah suatu keharusan. Mereka akan menjadi mitra Anda dalam menyusun strategi dan proses transformasi Anda.
• Anda merasa nyaman dengan data. Mengumpulkan banyak data karyawan tidak ada gunanya jika Anda tidak memiliki keterampilan untuk menafsirkannya, atau merasa tidak nyaman membuat keputusan berdasarkan apa yang dikatakan data tersebut. Ini adalah masalah yang tersebar luas: Hanya 33% karyawan yang merasa percaya diri dengan keterampilan literasi data mereka.
• Anda memiliki tujuan internal yang jelas dalam pikiran. Mengejar transformasi digital SDM hanya untuk "memodernisasi" atau karena pesaing Anda melakukannya adalah langkah yang salah. Setiap proyek transformasi harus memiliki tujuan internal yang jelas terkait dengan proses SDM atau pengalaman karyawan dengan hasil terukur yang dapat Anda gunakan untuk menganggap transformasi berhasil atau tidak (misalnya, mengurangi waktu perekrutan hingga 10 hari).

Transformasi digital tidak pernah selesai

Bahkan jika Anda berinvestasi dalam rangkaian manajemen bakat yang komprehensif untuk mendigitalkan seluruh departemen SDM Anda, ketahuilah ini: Transformasi Anda belum berakhir. Yang benar adalah tidak pernah. Teknologi yang lebih maju seperti kecerdasan buatan (AI) dan realitas virtual (VR) yang membawa banyak manfaat dan membangun apa yang ada sebelum inovasi terus-menerus.

Itulah lebih banyak alasan untuk membangun fondasi yang kokoh hari ini. Jika Anda masih mengandalkan file kertas atau spreadsheet untuk sebagian besar kebutuhan SDM Anda, kunjungi halaman perangkat lunak SDM kami untuk membandingkan opsi terjangkau berperingkat teratas.

Jika Anda mencari lebih banyak sumber daya seperti ini untuk membantu Anda mempersiapkan bisnis Anda, lihat ini:

• Apa itu Talent Management, dan Apa Bedanya dengan HR?
• 3 Cara Karyawan Dapat Menggagalkan Penerapan Sistem Baru di Tempat Kerja
• Apakah Technostress Membakar Tenaga Kerja Anda? 5 Hal yang Harus Dilakukan Tentang Ini

Informasi tentang survei Top Technology Trends 2019 dari Capterra

Capterra melakukan survei ini dari Juni hingga Agustus 2019 di antara 539 pemimpin bisnis kecil dan menengah yang berbasis di AS. Perusahaan disaring berdasarkan ukuran untuk mereka yang memiliki 2 hingga 249 karyawan dan pendapatan tahunan di seluruh perusahaan kurang dari $100 juta. Responden yang memenuhi syarat diharuskan terlibat dalam pembelian teknologi untuk organisasi dan memegang posisi manajer atau lebih tinggi di perusahaan.