Bagaimana Cara Menulis Siaran Pers yang Layak Menghargai? (Jenis & Langkah)

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa pernyataan resmi selalu dirilis setiap kali sesuatu yang 'layak diberitakan' terjadi? Apakah itu untuk menjernihkan rumor atau untuk mengkonfirmasinya, ketika sesuatu yang tidak biasa terjadi dan menimbulkan kehebohan di kalangan masyarakat umum, selalu ada pernyataan resmi untuk mengklarifikasi hal-hal tersebut. Ini mungkin tampak seperti pengumuman publik lainnya, tetapi tidak sesederhana itu.

Pokok bahasannya bisa bermacam-macam, dan sifat keseriusan akan berbeda. Namun, jika dinyatakan sebagai 'pernyataan resmi', biasanya digunakan sebagai sumber informasi yang kredibel tentang topik tersebut.

Jika Anda familiar dengan PR atau berkecimpung di bidang media, Anda mungkin paham dengan istilah 'press release'. Namun, jika ini adalah pertama kalinya Anda mendengarnya dan ingin tahu lebih banyak, maka Anda berada di tempat yang tepat karena kami akan menguraikan semua pengetahuan yang terkait dengan siaran pers dan bagaimana Anda dapat menulis sebuah satu bintang.

Apa itu Siaran Pers dan Mengapa Penting?

Sederhananya, siaran pers adalah pernyataan resmi yang diberikan organisasi atau entitas kepada outlet di media untuk konsumsi publik. Siaran pers penting karena berisi semua informasi yang relevan tentang suatu topik dalam satu sumber tunggal, yaitu sumber informasi yang ringkas dan nyaman.

Siaran pers juga bersifat formal dan, sampai batas tertentu, mengandung rasa otoritas. Ini digunakan untuk menarik perhatian media (apa pun maksud di balik ini). Siaran pers dianggap sebagai sumber utama informasi karena mereka adalah pemberi informasi asli.

Mereka adalah alat yang hebat untuk mengontrol narasi wacana apa pun. Secara tradisional, siaran pers telah didistribusikan ke kantor berita yang selanjutnya menyampaikannya kepada jurnalis, dan karena itu, siaran pers mengikuti format standar.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Membuat Siaran Pers?

Seperti disebutkan sebelumnya, siaran pers adalah cara yang efektif untuk membentuk dan mengendalikan narasi di media. Siaran pers biasanya dilakukan oleh perusahaan atau entitas ketika menghadapi pengawasan atau mendapat kecaman di pengadilan opini publik. Namun, siaran pers tidak selalu digunakan untuk mengatasi hal-hal negatif; mereka dapat dimanfaatkan untuk menarik perhatian publik ketika sebuah acara besar akan diadakan oleh perusahaan atau organisasi.

Kami akan mencantumkan beberapa acara saat siaran pers dapat digunakan untuk mendapatkan perhatian media dan memberikan lebih banyak pengaruh:

Breaking News – Setiap berita terbaru yang terkait dengan suatu organisasi dapat dipublikasikan menggunakan siaran pers.

Peluncuran Produk – Perusahaan dapat merilis siaran pers untuk mempromosikan peluncuran produk atau layanan yang akan datang.

Pembukaan Besar – Ruang pamer atau bioskop baru akan segera dibuka? Siaran pers sangat bagus untuk ini.

Acara – Setiap acara publik atau pribadi yang membutuhkan perhatian dapat diketahui melalui siaran pers.

Perubahan Kepemimpinan – Jika ada perubahan di tingkat eksekutif akan terjadi, maka siaran pers adalah cara formal dan efektif untuk mengumumkannya.

Apa yang Membuat Siaran Pers Berbeda dengan Pengumuman Publik?

Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana siaran pers berbeda dari pengumuman publik lainnya. Kami telah menetapkan bahwa mereka resmi, tetapi Anda dapat berargumen bahwa berita yang Anda dapatkan dari sumber media resmi juga demikian. Perbedaan utama yang mendasari adalah formalitas. Siaran pers tidak hanya lebih formal, tetapi juga mengikuti format tertentu.

Perbedaan lainnya adalah secara historis, mereka dianggap sebagai sumber informasi utama, artinya mereka adalah dokumen asli yang berisi informasi resmi. Selain itu, siaran pers berbeda dengan pengumuman publik lainnya karena dibuat dengan tujuan khusus – untuk mendapatkan perhatian media, yaitu untuk diambil dan dilaporkan oleh sumber berita.

Apa Berbagai Jenis Siaran Pers?

Kami telah membahas sebelumnya bahwa siaran pers memiliki fungsi ganda untuk mengontrol narasi (kontrol kerusakan) dan membawa perhatian (dalam arti positif). Ada berbagai jenis siaran pers; kami akan menyoroti jenis yang paling menonjol dan umum digunakan untuk Anda

1. Undangan

Dengan undangan, kami juga berarti pengumuman acara. Apakah itu acara pribadi dengan orang terbatas atau acara publik yang diselenggarakan untuk menarik banyak orang, siaran pers adalah cara yang efektif untuk menginformasikan dan membagikan undangan acara. Undangan dan pengumuman ini berperan dalam pengenalan dan citra merek, jadi Anda harus membuatnya dengan baik.

Contoh:

• Jadwal lengkap Volkswagen untuk konser amal
• Blunt – Premium Salon – Membuka toko di London.

2. Peluncuran Produk

Ini adalah tidak punya otak. Melalui siaran pers, perusahaan besar memberi tahu orang-orang tentang peluncuran produk yang akan datang. Siaran pers juga merupakan cara yang bagus untuk memberikan pembaruan tentang produk. Merek juga dapat mengontrol jenis dan luasnya informasi yang akan diketahui publik, menghasilkan kegembiraan dan membangun ketegangan.

Contoh:

• Lenovo memperkenalkan seri laptop lipat baru.
• Audible menawarkan fitur baru dengan pembaruan terkini.

3. Penghargaan

Menggunakan siaran pers untuk membuat publik mengetahui pencapaian dan penghargaan yang diterima merek adalah langkah paling mulus yang dapat diambil perusahaan untuk membangun reputasi. Ini juga cara yang bagus untuk membuat gebrakan di antara publik jika merek atau perusahaan baru-baru ini menerima dana.

Contoh:

• Dyson Air Wrap adalah alat rambut no.1 di tahun 2022
• Happy Hearts memenangkan tempat pertama dalam peringkat LSM tahun ini.

4. Berita Terkini

Siaran pers adalah cara yang efektif untuk membuat masyarakat umum mengetahui berita terkini. Karena formatnya yang ringkas dan tepat, siaran pers memberikan informasi yang jelas dan menyatakan fakta dengan nada yang formal dan tidak terlalu emosional tetapi menyampaikan maksudnya.

Contoh:

• Sydney akan melanjutkan pariwisata pada Juli mendatang.
• Badai Cathy – diperkirakan akan mencapai garis pantai India pada minggu kedua bulan Januari.

Tujuan utama di balik siaran pers adalah untuk menarik perhatian media. Siaran pers memiliki opsi yang lebih baik untuk diambil saat dibuat dengan cara tertentu.

Ikuti tips yang kami jelaskan di bawah ini agar Anda dapat menulis siaran pers yang menjamin liputan media.

Bagaimana Menulis Siaran Pers?

1. Judul yang Memikat

Pikirkan seperti ini – informasi ada di mana-mana. Setiap kali Anda menelusuri media sosial apa pun, baik itu Instagram, Facebook, Twitter, dll., atau membuka aplikasi apa pun atau bahkan menyalakan TV, itu dibanjiri dengan semua jenis berita terbaru. Jadi, untuk menarik perhatian pembaca, siaran pers Anda membutuhkan judul yang jelas dan menawan.

Judul siaran pers Anda harus menarik perhatian dan menyampaikan maksud cerita, yaitu, Anda tidak boleh membuat judul acak yang tidak ada hubungannya dengan cerita Anda. Anda harus mengetahui isinya dengan jelas dan mengembangkan judul yang menarik dan menawan. Jadi, tip yang bagus adalah menggunakan kata kerja tindakan dan tidak membuatnya terlalu panjang.

2. Hapus Detail

Siaran pers seharusnya menjadi sumber informasi yang ringkas dan dapat diandalkan. Anda harus memasukkan detail yang tepat tentang topik yang sedang dibahas. Jika itu acara, sertakan tanggal, lokasi, waktu, siapa yang harus dihubungi, dll.

Demikian pula, jika itu adalah peluncuran atau pembaruan produk, soroti semua detail penting dengan jelas. Jika ini adalah berita terbaru, maka Anda harus menyampaikan semua informasi yang relevan agar cerita Anda masuk akal.

3. Prioritaskan 5 W

Paragraf pembuka siaran pers Anda harus memuat 5 W: Tentang siapa cerita ini? Apa yang terjadi? Di mana itu akan terjadi? Kapan itu akan terjadi? dan Mengapa itu penting?

Memprioritaskan 5 W akan memperjelas kepada para jurnalis bahwa topik siaran pers Anda relevan dan layak ditampilkan ke media untuk konsumsi publik.

4. Berikan Kutipan yang Menggiurkan

Setelah Anda mendapatkan perhatian dari sumber media dan menyampaikan detail yang relevan kepada jurnalis, sebaiknya tawarkan kutipan menggoda yang dapat digunakan reporter saat menyampaikan informasi kepada publik.

Namun, kutipan tersebut harus dengan konteks; Anda tidak boleh hanya menawarkan penawaran karena 'kedengarannya bagus'; itu harus terkait dengan topik dan membantu melukiskan gambaran bagi mereka yang mendengarkan.

Idealnya, mendapatkan kutipan dari seseorang yang terlibat langsung dalam cerita adalah cara terbaik, tetapi ini tidak berarti bahwa Anda harus memasukkan semua pernyataan yang dibuat oleh orang yang terlibat dalam cerita.

5. Informasi Latar Belakang

Memberikan informasi latar belakang yang diperlukan terkait siaran pers Anda akan memberikan konteks yang sangat dibutuhkan bagi mereka yang mengonsumsi konten Anda. Tawarkan detail yang akan memperkuat narasi Anda dan melukis cerita Anda secara positif.

Katakanlah Anda sedang menulis siaran pers untuk sebuah perusahaan tentang peluncuran produk baru. Jika Anda dapat menyertakan latar belakang bagaimana produk dikembangkan secara kreatif dan menonjolkan dampaknya, siaran pers Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk diambil oleh media.

6. Lewati Penggunaan Jargon

Anda harus ingat bahwa siaran pers dilakukan untuk konsumsi publik. Orang harus memahami apa yang disampaikan kepada mereka terlebih dahulu dan terutama. Jadi, pastikan Anda tidak menggunakan jargon industri atau kata dan frasa yang terlalu rumit. Kesederhanaan adalah kunci saat menulis siaran pers.

7. Keluar dengan Tepat

Anda harus selalu mengakhiri siaran pers dengan tepat. Hindari akhiran yang tiba-tiba dan tulis siaran pers Anda sedemikian rupa sehingga pembaca dengan lancar masuk ke bagian akhir. Metode penutupan akan berbeda tergantung di mana Anda berada, tetapi kuncinya adalah menandatangani dengan cara yang menunjukkan bahwa siaran pers telah berakhir.

8. Ringkasan

Saat menulis siaran pers, Anda harus menyertakan ringkasan cerita di bagian bawah (paragraf penutup). Selain itu, dalam ringkasan ini, pastikan untuk memasukkan boilerplate, yaitu biografi bisnis singkat atau, dengan kata lain, informasi tentang topik tersebut, yang jarang berubah.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menulis siaran pers, mari kita lihat beberapa elemen kunci yang tidak boleh gagal Anda sertakan dalam siaran pers Anda.

Apa Elemen Kunci dari Siaran Pers?

1. Judul

Kami telah menyinggung hal ini di segmen 'Cara menulis siaran pers', tetapi kami menyebutkannya lagi karena ini merupakan komponen kunci. Siaran pers Anda harus selalu memiliki judul. Itu harus menarik perhatian pembaca dan menyampaikan inti cerita dengan cara yang menawan juga.

2. Tanggal Publikasi

Setiap siaran pers harus memuat tanggal publikasi yang dijelaskan dengan jelas. Anda harus berhati-hati tentang tanggal karena input yang salah dapat mengakibatkan hilangnya kredibilitas perusahaan atau merek.

3. Paragraf Pendahuluan

Siaran pers Anda harus selalu mengikuti format paragraf intro. Paragraf pengantar ini harus mengandung 5 W (lihat segmen 'cara menulis siaran pers' di atas).

4. Informasi Kontak

Jangan pernah lupa untuk menyertakan informasi kontak dalam siaran pers Anda. Akan bijaksana untuk memberikan setidaknya dua nomor kontak karena salah satunya mungkin tidak dapat dihubungi.

5. Ringkasan

Juga disebutkan sebelumnya, siaran pers Anda harus mengikuti format tertentu yang mensyaratkan bahwa paragraf penutup adalah paragraf ringkasan. Ringkasan ini harus mencakup boilerplate, yang merupakan biografi bisnis singkat.

Bungkus!

Sekarang setelah Anda dilengkapi dengan semua yang perlu Anda ketahui tentang menulis siaran pers, kami akan mengakhiri blog ini hanya dengan dua tip lagi.

Pertama, tulis siaran pers hanya ketika Anda memiliki pengumuman yang layak diberitakan karena jika tidak, terlepas dari seberapa banyak usaha yang Anda lakukan, kecil kemungkinan media akan mengangkatnya.

Kedua, setelah mengirimkan siaran pers, penting untuk memantau dampaknya, karena ini akan membantu Anda mengukur apakah efektif. Jika diterima dengan baik, Anda menuju ke arah yang benar.

Jika tidak, inilah saatnya untuk duduk dan menilai perubahan yang perlu dilakukan agar siaran pers Anda dapat menjangkau target audiens yang dituju.

Bacaan Lebih Lanjut:

Cara Menambahkan Umpan Berita ke Situs Web Anda dalam Hitungan Menit

Bagaimana Cara Membuat Halaman Berita Untuk Situs Web Apa Pun?

30+ Ide Buletin Untuk Konten Kurasi!

7 Tips Membuat Halaman Pers yang Keren!

Alat Kliping Pers Online Terbaik: Elink

35 Situs Web Berita Dunia Teratas & Umpan RSS untuk Diikuti!