Bagaimana Cara Menulis Email? Panduan Langkah-demi-Langkah yang Mudah

Ada beberapa cara komunikasi dan platform media sosial untuk terhubung dan berkomunikasi satu sama lain. Dalam bisnis, cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan, karyawan, atau mitra bisnis Anda adalah melalui email.

Pemasaran email adalah cara paling meyakinkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda untuk meningkatkan bisnis Anda. Email bisnis akan membantu Anda dalam membangun hubungan yang kuat dengan klien Anda. Jadi, pastikan email Anda cukup efisien untuk meningkatkan kampanye pemasaran email.

Untuk mendapatkan respon yang tepat dari penerima Anda, Anda harus menulis email Anda dengan hati-hati. Pada artikel ini, kami akan memandu Anda tentang cara menulis email .

Apa itu Email?

Email singkatan dari surat elektronik, metode komunikasi. Ini adalah metode untuk mengirim atau menyampaikan pesan dari satu komputer ke komputer lain dengan menggunakan internet. Orang dapat mengirim email ke orang lain melalui internet menggunakan komputer atau laptop mereka. Ini membutuhkan alamat email keduanya dan internet.

Email dapat bersifat pribadi atau profesional. Ini adalah cara pengiriman pesan di dunia digital. Beberapa etiket email perlu diikuti di semua jenis email. Pemasaran email adalah sumber utama untuk menghasilkan pendapatan yang baik. Jadi, sangat penting untuk menulis email yang efektif untuk bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis email yang efektif

Email profesional adalah cerminan bisnis Anda. Itu harus memiliki etiket email dan nada merek Anda. Ada beberapa tips cara menulis email agar lebih efektif. Ini akan meningkatkan efisiensi email Anda untuk menarik perhatian penerima. Berikut adalah tips sebagai berikut: –

• Anda harus menggunakan alamat email profesional.
• Kelola nada formal di seluruh surat, yang harus menunjukkan identitas merek Anda.
• Gunakan baris subjek yang sederhana dan menarik.
• Mulailah email Anda dengan salam positif.
• Pesan atau email harus singkat dan padat.
• Gunakan satu font, dan gunakan gambar tetapi jangan berlebihan.
• Mengakhiri email dengan komentar positif.
• Bersikaplah sederhana dan baik saat keluar.
• Gunakan tanda tangan yang sesuai seperti nama, penunjukan, atau situs web perusahaan Anda.
• Koreksi semua yang ada di email, seperti kesalahan ejaan, tata bahasa, dll.
• Anda dapat menjadwalkan email.
• Anda dapat mengatur pengingat dan tindak lanjut.

Panduan langkah demi langkah untuk menulis email

Email bisnis atau email Profesional digunakan untuk menyampaikan pesan Anda. Jika dilakukan dengan benar, Anda akan mendapat tanggapan positif dari penerima, seperti klik ke situs web, balasan, dll. Saat menulis email, Anda perlu memahami pentingnya yang akan meningkatkan pendapatan Anda. Oleh karena itu, penulisan email adalah bagian dari pemasaran email.

Berikut adalah langkah-langkah yang akan menunjukkan cara menulis email dengan sangat sederhana. Beberapa langkah ini akan memberi tahu Anda untuk membuat email yang tepat dengan beberapa poin penting yang perlu dipahami. Ada 8 langkah sederhana untuk menulis email sebagai berikut: –

1. Baris subjek

Baris subjek adalah hal pertama yang dibaca penerima. Baris subjek bertujuan untuk menarik perhatian penerima dan memberi mereka petunjuk tentang isi email. Ini adalah bagian terpenting dari email sebelum dibuka, jadi lebih baik kreatif dan sederhana.

Harus menarik untuk membuat penerima penasaran untuk membuka email. Itu harus dengan jelas menunjukkan kepada penerima apa yang ada di email. Anda dapat menggunakan emoji untuk menarik perhatian penerima.

2. Salam

Mulailah pesan Anda dengan salam positif. Dalam email formal atau profesional, Anda harus memperhatikan kata-kata yang Anda gunakan untuk salam. Itu harus positif tetapi tidak boleh terlalu ramah atau terlalu kaku.

Hubungan Anda dengan penerima akan membantu Anda menentukan kata mana yang harus Anda gunakan untuk menyapa. Misalnya, hindari penggunaan kata-kata seperti Yang Terhormat, Hai teman, dll. Beberapa contoh salam yang dapat Anda gunakan dengan mudah untuk email profesional adalah Hai, Yang Terhormat (nama), Salam, Halo semuanya, dll.

3. Perkenalkan diri Anda atau berikan tujuan email Anda

Setelah memulai dengan sapaan yang positif, Anda harus memperkenalkan diri atau merek Anda dan mengatur latar belakang email Anda.

Lalu, jelaskan tujuan email Anda, seperti apa yang membuat Anda menulis email ke penerima atau alasan untuk berhubungan dengan penerima. Itu juga tergantung pada siapa Anda mengirim email. Misalnya, jika penerima email Anda adalah pelanggan Anda dan Anda baru pertama kali mengirim email, maka Anda harus menyebutkan merek Anda.

4. Badan atau pesan dalam email

Itu harus singkat dan padat. Pesan dalam email harus to the point. Belakangan ini, kotak email semua orang telah diisi dengan email. Orang tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang.

Jadi, Anda harus tetap pendek dan sederhana. Anda harus menggunakan satu font di seluruh email, dan Anda juga dapat menggunakan gambar atau gif untuk menjelaskan pesan Anda secara singkat. Pastikan untuk menggunakan setidaknya satu CTA. Ini akan meningkatkan pertumbuhan Anda. Dan pertahankan nada merek Anda. Anda dapat memberikan penawaran kepada pelanggan untuk meningkatkan keterlibatan pengguna.

5. Teks penutup

Sama pentingnya dengan salam. Itu harus positif, seperti salam positif. Anda dapat mengakhiri pesan Anda dengan teks yang mendorong penerima untuk merespons secara positif. Jadikan akhir email Anda memandu penerima ke arah percakapan yang seharusnya.

Kata penutup harus menjadi awal dari percakapan selanjutnya dengan penerima. Misalnya, 'menunggu tanggapan Anda', 'senang membantu Anda', 'silakan menelepon', dll.

6. Menandatangani

Saat menutup email profesional, gunakan kata-kata yang sederhana dan ramah. Itu harus pendek dan sederhana. Jika Anda mengirim email untuk pertama kalinya ke penerima, Anda harus mengatur cara formal dan tepat untuk menandatangani. Anda dapat menggunakan 'terima kasih' yang sederhana di akhir atau 'terima kasih atas waktu Anda'.

Anda dapat menggunakan beberapa kata yang baik untuk mengakhiri: -Hormat, Semoga hari Anda menyenangkan, Salam, Salam hangat, Semua yang terbaik, Salam hangat.

7. Tanda tangan Anda

Selalu gunakan tanda tangan profesional di akhir email Anda. Anda harus menggunakan tanda tangan email yang menunjukkan merek, nama, dan peran Anda di perusahaan. Ini akan membantu Anda membangun kepercayaan dan keaslian penerima Anda. Anda harus menyertakan tautan media sosial perusahaan dan detail kontak (nomor telepon dan alamat). Anda dapat menggunakan tanda tangan HTML.

8. Periksa semuanya atau koreksi

Saat pesan email Anda berakhir, dan Anda telah menulis email yang tepat untuk penerima Anda, periksa semuanya lagi. Sebelum mengklik tombol kirim, baca ulang email tersebut. Harap pastikan bahwa semua yang ada di email harus baik.

Kesalahan tata bahasa atau ejaan apa pun akan merusak pesan. Semua pemformatan, gambar, CTA, dan tata bahasa atau ejaan harus benar.

Catatan: Buat Template Email

Menulis email sangat penting dalam pemasaran dan harus menjadi yang terbaik untuk mengembangkan bisnis Anda. Untuk meminimalkan waktu penulisan jenis email yang sama berulang kali, Anda harus membuat template untuknya. Templat email yang Anda buat dengan suatu tujuan dapat digunakan untuk setiap penerima yang harus Anda kirimi.

Anda dapat membuat template email yang disesuaikan sebanyak yang Anda butuhkan. Templat email yang ditulis dengan benar dapat membantu menghemat waktu dan menghindari kesalahan.

Kesimpulan

Berkomunikasi melalui email sangat penting dalam pemasaran untuk membangun hubungan yang kuat dalam bisnis. Anda harus tahu cara menulis email dengan etiket email dan selalu memperbarui tips dan perubahan. Kami telah membagikan beberapa tips penting untuk menjadikan email profesional Anda lebih efektif.

Apakah Anda menulis email ke klien atau karyawan, tingkatkan nilai merek Anda. Tetap sederhana dan to the point.

Untuk menulis email yang sempurna dan menggunakan template siap pakai, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pemasaran email NotifyVisitors. Untuk mengetahui lebih banyak tentangnya, jadwalkan demo gratis.

FAQ