Cara Menulis Proposal: Praktik Terbaik yang Didukung Data Untuk 2022

Tujuan dari panduan ini adalah untuk memberikan seperangkat aturan yang jelas tentang cara menyusun, memformat, dan menerapkan proposal penjualan yang sukses dan bebas stres.

Kami akan mendalami elemen-elemen yang perlu disertakan, mengapa elemen-elemen ini penting untuk kesuksesan, dan bagaimana menyusun proposal Anda secara efektif sehingga mudah bagi pelanggan Anda untuk memahami masalah mereka, solusi yang Anda usulkan, dan membuat mereka ingin mulai berbisnis dengan Anda.

Apa itu proposal bisnis?

Proposal bisnis adalah penawaran dari penjual kepada calon pelanggan. Ini adalah dokumen yang menguraikan ruang lingkup pekerjaan, biaya, dan hasil untuk suatu proyek. Tidak seperti perkiraan dan faktur, proposal bisnis ditulis sebelum pekerjaan apa pun dimulai dan digunakan untuk memenangkan klien baru.
Proposal bisnis dapat bervariasi; namun, ada satu kesamaan: tujuan mereka adalah meyakinkan calon pelanggan untuk membeli produk atau layanan Anda.

Mereka dapat dikelompokkan menjadi dua kategori:

Proposal yang diminta:

Ini juga dikenal sebagai RFP (Request for Proposal). Ini dikirim sebagai tanggapan atas permintaan dari pelanggan yang sudah ada atau saat menghubungi perusahaan yang sudah Anda kenal. Jenis proposal ini didasarkan pada spesifikasi yang diberikan oleh klien dan harus mencakup semua informasi yang mereka minta.

Proposal yang tidak diminta:

Proposal yang tidak diminta dikirim ke perusahaan yang tidak memiliki hubungan yang mapan dengan Anda. Jenis proposal ini lebih seperti promosi penjualan karena Anda tidak memiliki spesifikasi untuk diikuti. Dalam hal ini, Anda perlu memasukkan sebanyak mungkin informasi tentang produk atau layanan Anda agar klien potensial Anda menilai apakah Anda cocok untuk mereka.

Mengapa meluangkan waktu dan upaya ke dalam proposal bisnis Anda akan membuahkan hasil?

Jika Anda baru saja mendapatkan prospek baru, kemungkinan besar Anda senang dengan peluang itu dan ingin maju.

Proposal bisnis yang dibuat dengan baik adalah langkah menuju kesepakatan. Yang dibuat dengan buruk, di sisi lain, mungkin memberi mereka alasan untuk membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Bagian tersulit dari menulis proposal bisnis adalah membuat argumen yang meyakinkan untuk pekerjaan Anda.

Anda perlu menunjukkan bahwa:

• Anda memahami dengan jelas kebutuhan klien
• Anda memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat untuk melakukan proyek
• ide-ide Anda orisinal dan segar
• Anda memiliki kemauan dan tekad untuk menepati janji Anda
• Anda memiliki kepribadian! (Tidak ada orang di sini untuk urusan bisnis yang membosankan)

Dengan informasi dunia yang selalu dicari dengan cepat, klien ingin tahu mengapa Anda adalah solusi terbaik mutlak untuk masalah mereka, dan bahwa Anda layak untuk berinvestasi.

Untuk memastikan bahwa Anda selalu mengirimkan proposal berkualitas tinggi yang akan memenangkan hati klien, gunakan praktik terbaik yang didukung data ini untuk menulis proposal bisnis pada tahun 2022.

Praktik Terbaik: Apa yang Harus Disertakan dalam Proposal Proyek?

Struktur dan alur proposal seperti cerita: memiliki awal, tengah, dan akhir. Sama seperti narasi yang bagus, itu terorganisir dan menceritakan kisah meyakinkan yang dirancang untuk memikat klien.

Sebagian besar proposal mengikuti pola yang serupa, tetapi setiap proposal akan berbeda tergantung pada perusahaan, industri, ukuran kesepakatan, dan produk atau layanan yang bersangkutan.

Bagian berikut merinci bagian yang biasanya ditemukan dalam proposal bisnis serta menjelaskan cara memasukkannya.

1. Halaman Sampul

Sulit untuk menilai buku dari sampulnya, tetapi Anda bisa menebak seberapa baik penjualannya. Halaman sampul proposal penjualan yang bersih dan informatif, termasuk nama klien, nama dan info kontak Anda, serta tanggal pengiriman, adalah kunci untuk mendapatkan dan mempertahankan perhatian klien. Pertimbangkan untuk menyertakan daftar isi untuk memudahkan klien melompat ke area yang perlu mereka ulas.

2. Ringkasan Eksekutif

Ringkasan eksekutif bukanlah pengulangan singkat dari keseluruhan proposal, ini adalah sorotan elemen terpenting dari proposal bisnis Anda. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada klien bahwa Anda memahami informasi latar belakang, rencana bisnis, dan tantangan unik mereka--dan bahwa Andalah yang harus menyelesaikannya. Pique minat mereka dan beri mereka alasan untuk terus membaca.

Untuk inspirasi menulis ringkasan eksekutif Anda, lihatlah tiga contoh ringkasan eksekutif yang dapat Anda curi.

3. Pendekatan/Solusi

Bagaimana Anda memecahkan masalah prospek Anda lebih baik daripada pesaing Anda? Bagaimana perusahaan Anda dapat mengatasi rasa sakit pelanggan dengan cara yang unik dan menarik bagi pembaca Anda? Kunci keberhasilan penulisan proposal adalah menguraikan cara-cara di mana Anda memberikan solusi dan menjadikan diri Anda pilihan yang unggul.

4. Tentang Kami/Tim Kami

Perkenalkan tim kepemimpinan Anda, pendiri perusahaan, dan anggota tim yang akan bekerja dengan klien baru Anda dalam proyek mereka. Lebih baik lagi, tunjukkan bagaimana anggota tim Anda berhasil menangani situasi serupa di masa lalu.

Tujuan dari bagian ini adalah untuk memberikan kepercayaan kepada klien Anda bahwa mereka akan bekerja dengan tim yang kompeten dan profesional dan meminimalkan keraguan yang mungkin mereka miliki tentang mempekerjakan Anda.

Kiat Pro: dalam pemasaran, sudah diketahui bahwa menyertakan foto manusia asli meningkatkan kepercayaan dengan pelanggan dan sebagai hasilnya, tingkat konversi yang lebih tinggi. Terapkan wawasan ini ke bagian tentang kami/tim kami untuk menciptakan kesan yang tak terlupakan dengan pembaca Anda.

5. Hasil Kerja

Bagian kiriman dari proposal bisnis mungkin merupakan bagian yang paling penting karena menguraikan dengan tepat apa yang akan disampaikan untuk klien.

Penting untuk selalu menyertakan bagian ini dalam proposal bisnis Anda, karena bagian ini memberi prospek gambaran yang jelas tentang apa yang akan Anda lakukan dan bagaimana Anda akan melakukannya.

Bagian kiriman harus menguraikan detail seperti:

• Ruang lingkup proyek mencakup rekomendasi berdasarkan penelitian dan analisis.
• Apa yang akan Anda berikan (konten, desain, strategi, dll.)
• Bagaimana Anda akan menyediakannya (online, onsite, dll.)
• Kapan Anda akan memberikannya (garis waktu)
• Siapa yang akan bertanggung jawab untuk tugas apa dan kapan akan dilakukan.

6. Harga

Usahakan agar bagian penetapan harga Anda tetap ringkas dan lugas. Jelaskan berapa biaya total investasi mereka. Buat daftar dan jelaskan semua biaya proyek, pajak, diskon, dan tambahan opsional. Jika klien Anda memiliki kebingungan atau kekhawatiran tentang biaya tambahan yang tersembunyi, mereka akan cenderung kurang mempercayai Anda — yang mengarah pada kemungkinan penolakan yang lebih tinggi.

Soroti setiap biaya tambahan yang mungkin timbul selama siklus hidup proyek. Klien cenderung sensitif tentang biaya tambahan yang tidak disebutkan dalam proposal. Semakin transparan Anda dengan mereka, semakin besar kemungkinan mereka akan mempercayai Anda dan bersedia membayar biaya tambahan tersebut jika muncul di kemudian hari dalam proyek. Pastikan ini sangat jelas di bagian harga proposal bisnis Anda sehingga tidak ada kebingungan tentang apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam harga Anda

Kiat Pro : Alih-alih mengacu pada harga Anda sebagai biaya atau beban, beri label pada bagian harga Anda Investasi Anda. Ini akan mengingatkan orang-orang bahwa mereka melakukan investasi dalam pengembangan mereka sendiri dan tim serta organisasi mereka.

7. Syarat dan Ketentuan/Sign Off

Jika Anda sudah sejauh ini, Anda berada di jalur rumah. Penutupan proposal bisnis harus menjadi bagian termudah untuk membuatnya. Anda sudah melakukan kerja keras di awal dan sepanjang, jadi inilah saatnya untuk bersantai dan mendorong segala sesuatunya melewati garis finis.

Halaman yang bersih dan dirancang dengan baik adalah cara yang bagus untuk menutup proposal Anda dengan percaya diri. Pastikan Anda menyertakan semua informasi yang diperlukan: tempat bagi klien baru Anda untuk menandatangani, persyaratan dan ketentuan yang jelas, terkini, dan detail menit terakhir lainnya yang mungkin perlu mereka tinjau sebelum meresmikan kemitraan Anda.

8. Bonus: Studi Kasus

Studi kasus adalah pandangan mendalam pada satu contoh kisah sukses. Ini biasanya digunakan untuk menunjukkan bagaimana penawaran Anda telah membantu pelanggan mengatasi tantangan utama yang mereka hadapi, dan bagaimana hal itu memberikan hasil yang nyata sebagai hasilnya.

Studi kasus dan testimonial sangat berguna pada tahap penutupan siklus kesepakatan, ketika pembeli mencoba menentukan apakah solusi yang diusulkan tepat untuk mereka atau tidak. Bukti sosial dari klien yang telah mengalami kesuksesan dengan solusi Anda dapat membantu membuat pembeli Anda melewati batas.

Bagaimana Seharusnya Sebuah Proposal Bisnis Terlihat?

Mengingat taruhannya tinggi untuk memenangkan bisnis baru, Anda tidak boleh memiliki proposal yang tampak buruk. Anda harus membuatnya terlihat bagus dan cepat.

Terlalu banyak orang yang fokus pada konten dan melupakan desain. Yang benar adalah keduanya sama-sama penting untuk keberhasilan proposal Anda.

Jika Anda tidak mendesain, Anda rugi.

Proposal yang dirancang dengan baik dengan gambar, grafik, dan video yang menarik dan berkualitas tinggi menonjol dari kompetisi dan dengan cepat mengkomunikasikan nilai kepada pembuat keputusan. Proposal bisnis yang menonjol dari kesepakatan dekat.

Proposal dengan gambar ditutup pada tingkat yang lebih tinggi

Dalam laporan State of Proposals tahunan Proposify, kami menganalisis data dari 1+ juta proposal bisnis yang dikirim melalui perangkat lunak kami pada tahun 2021.

Ketika datang ke gambar, pesannya jelas. Proposal yang menyertakan gambar memiliki performa yang jauh lebih baik daripada proposal yang tidak menyertakan gambar. Faktanya, proposal proyek yang berisi gambar 72% lebih mungkin untuk ditutup, dan mereka melakukannya dengan kecepatan 20% lebih cepat.

Jika Anda mencari cara untuk membuat proposal Anda bersinar, menambahkan gambar bisa menjadi pengubah permainan yang nyata. Mereka dapat membantu menarik perhatian prospek Anda, sekaligus memungkinkan perusahaan Anda untuk memamerkan keahliannya dan mengomunikasikan ide dengan lebih efektif.

Tapi gambar mana yang harus Anda sertakan? Berikut adalah beberapa saran:

Cuplikan kepala anggota tim Anda:

Jika Anda menawarkan layanan, akan membantu jika prospek mengetahui dengan siapa mereka akan bekerja. Ini juga membantu membangun kepercayaan — jika mereka tahu siapa Anda dan dapat menyebutkan nama, mereka akan merasa memiliki hubungan yang mapan dengan Anda saat mereka membuka proposal.

Foto produk untuk memamerkan apa yang Anda jual:

Jika Anda menawarkan produk atau layanan tertentu, menyertakan foto memberi prospek ide yang lebih baik tentang apa yang diperlukan. Foto produk sangat berguna jika Anda menjual melalui pasar online seperti Amazon atau Etsy, karena pelanggan sudah terbiasa melihatnya di sana.

Gambar yang menggambarkan layanan Anda dalam tindakan:

Misalnya, jika Anda melamar pekerjaan membersihkan jendela, menunjukkan gambar proyek masa lalu akan berfungsi sebagai studi kasus yang akan membantu memamerkan keterampilan Anda dan meyakinkan prospek bahwa Anda dapat membuat sesuatu yang serupa untuk mereka.

Menambahkan video ke proposal meningkatkan rasio penutupan

Daripada hanya berbicara tentang bagaimana proposal dibuat, video proposal dapat menunjukkan alasan di balik penetapan harga mereka. Ini membuat penutupan jauh lebih efektif, dan sangat membantu untuk menutup transaksi.

(Perlu bantuan dengan video? Lihat Vidyard.)

Saat klien Anda membagikan proposal Anda secara internal, video memudahkan percakapan di mana suara Anda selalu hadir. Klien Anda akan menyukai Anda karena Anda sendiri yang menjelaskan kesepakatan itu. Pembuat keputusan dan komite pembelian akan menyukai Anda karena Anda dapat mendemonstrasikan bagaimana Anda akan memecahkan masalah mereka dalam 5 menit, secara asinkron, alih-alih 30 menit melalui panggilan terjadwal.

Dari laporan State of Proposals tahunan Proposify:

"Video dengan cepat menjadi bagian penting dari proses penutupan. Pada tahun 2021, ada peningkatan 40,5% dari tahun ke tahun dalam penggunaan video proposal. Ini naik dari peningkatan 31% YOY pada tahun 2020. Terlepas dari peningkatan ini, namun, hanya 21% dari semua proposal yang berisi video."

Saat perusahaan mencari cara kreatif untuk melibatkan calon pembeli, Anda dapat memanfaatkan strategi ini sekarang untuk membantu penawaran Anda menonjol.

Untuk inspirasi, lihat contoh desain proposal pemenang ini.

Tindak Lanjut Proposal Penjualan

Cara terbaik untuk menindaklanjuti prospek adalah dengan menggunakan data, bukan menebak-nebak.

Kegigihan profesional adalah elemen penting dari keahlian menjual yang baik—dan jika dilakukan dengan benar, hal itu bisa sangat bermanfaat. Pendekatan yang hati-hati dan strategi yang cerdas, belum lagi keandalan pribadi, akan membuahkan hasil.

Bagaimana Anda menindaklanjuti setelah mengirim proposal sama pentingnya dengan proposal itu sendiri, dan waktu tindak lanjut Anda dapat menjadi faktor penentu dalam mendapatkan kesepakatan, jadi penting untuk mengetahui kapan waktu terbaik untuk menghubungi.

Anda akan lebih mungkin berhasil jika menjangkau dengan informasi penting berdasarkan perilaku prospek Anda. Misalnya, jika Anda tahu bahwa prospek membuka proposal rata-rata lima kali sebelum mereka membuat keputusan, buat tugas penting ke dalam proses Anda agar perwakilan menindaklanjuti proposal segera setelah dibuka untuk kelima kalinya.

Untuk menggunakan proses tindak lanjut Anda secara efektif, Anda perlu mengetahui metrik dasar tim Anda. Setelah Anda mengetahui angka-angka ini, Anda dapat mengidentifikasi pola yang menunjukkan kesepakatan mungkin bermasalah dan bertindak sebelum Anda kehilangan kesempatan.

Siap untuk memulai tetapi butuh inspirasi?

Template Proposal gratis Proposify mencakup semua yang Anda butuhkan untuk mendominasi promosi merek Anda dan memenangkan lebih banyak klien. Termasuk adalah lusinan template proposal bisnis untuk bisnis mulai dari firma akuntansi, agensi kreatif, dan firma arsitektur hingga template proposal pekerjaan konstruksi individu. Jika ada bisnis yang melakukannya, kemungkinan ada template yang menunggu Anda di dalam.

Proposal bisnis yang menang memiliki peluang sukses yang lebih besar dan dapat menjadi pembeda antara mendapatkan klien itu, melakukan penjualan itu, atau melewatkan peluang itu. Agar proposal Anda diperhatikan di lautan pesaing, Anda perlu bekerja untuk membuat dokumen yang mudah dan menyenangkan untuk dibaca.

Tip terbaik kami? Tetap singkat dan ringkas, tetapi jangan ragu untuk menyertakan detail di bagian yang paling relevan.

Singkat cerita: buat proposal yang akan membuat Anda senang mendapatkannya.