Cara Menulis Proposal untuk Proyek (Dengan Contoh)

Apa itu proposal proyek?

Proposal proyek dikirim oleh desain, konsultasi, atau jenis perusahaan lain ke klien potensial untuk menyajikan detail proyek penting seperti hasil, jadwal, hasil yang diharapkan, dan biaya. Ketika persyaratan layanan disertakan, proposal proyek yang ditandatangani dapat berfungsi ganda sebagai kontrak untuk perlindungan hukum kedua belah pihak.

Proposal proyek tidak sama dengan permintaan proposal (RFP), yang dikirim oleh perusahaan atau lembaga pemerintah ke beberapa perusahaan konsultan untuk menerima jumlah maksimum proposal dan opsi harga untuk proyek yang sudah mereka miliki. didefinisikan secara internal.

Proposal proyek, di sisi lain, dibuat sebagai bagian dari proses penjualan konsultatif dan dapat menguntungkan klien bahkan jika mereka tidak melanjutkan pekerjaan karena kerusakan proyek yang membantu.

Jenis proposal proyek

Ada banyak jenis proposal proyek, dari panjang yang berbeda hingga struktur biaya.

Panjang proyek:

• Proyek singkat, satu kali

• Proyek bertahap yang lebih lama

• Retainer atau proyek yang sedang berlangsung

• Penemuan berbayar atau proyek audit

Tipe pembayaran:

• Tarif tetap

• Setiap jam dengan perkiraan jam

• Setiap jam dengan rentang jam min dan maks

• Hybrid flat rate dan per jam (umum dalam desain interior, perencanaan acara, dan bidang lain dengan biaya keras dan biaya per jam)

Industri:

• Desain situs web

• Desain grafis

• Arsitektur dan rekayasa

• Jasa konstruksi dan properti

• Sewa komersial

• Desain interior

• Katering

• Perencanaan acara

• Langganan perangkat lunak

• Akuntansi

• Manajemen administrasi

• Penggajian dan manajemen SDM

• Pemasaran

• Riset dan analisis pasar

• Pengembangan perangkat lunak

• Pengembangan produk

Jenis permintaan:

• Proposal yang diminta dikirim sebagai tanggapan atas RFP

• Proposal yang tidak diminta dikirim tanpa RFP sebelumnya

Apa yang harus disertakan dalam proposal proyek

Proposal proyek yang berhasil akan mencakup semua atau sebagian besar bagian penting ini. Anda dapat mencampur dan mencocokkannya untuk membuat garis besar proposal proyek yang sempurna.

Halaman sampul

Halaman sampul adalah halaman yang paling mudah untuk ditulis.

Ini biasanya mencakup:

• Nama perusahaan Anda

• Nama klien atau nama proyek

• Tanggal

• Foto atau desain grafis

Anda mungkin juga memilih untuk memasukkan informasi kontak Anda di halaman sampul, tetapi ini biasanya disediakan untuk halaman Tentang Kami atau halaman kontak khusus.

Ringkasan eksekutif atau surat

Ringkasan eksekutif adalah tempat Anda menawarkan ikhtisar metodologi dan proyek yang diusulkan. Anggap saja itu elevator pitch. Tembak untuk menulis sekitar 75 - 200 kata.

Banyak bagian lain dari proposal akan ditulis sebagai poin-poin atau frasa yang sangat pendek, jadi gunakan bagian ini untuk benar-benar melukiskan gambaran lengkap proyek dengan bahasa yang sesuai merek.

Tujuan atau sasaran

Anda dapat memasukkan tujuan dan sasaran proyek klien dalam ringkasan eksekutif, dalam ringkasan proyek, atau di bagian yang didedikasikan hanya untuk tujuan ini.

Anda dapat menulis 75 - 150 kata yang menjelaskan tujuan, atau menggunakan daftar berpoin berisi 3-8 tujuan.

Mendekati

Bagian pendekatan dapat menggunakan banyak nama berbeda, seperti "solusi" atau "metodologi." Di bagian ini, Anda menjelaskan strategi di balik pendekatan Anda. Ini menetapkan tahap untuk detail proyek dan anggaran untuk diikuti.

Ini sangat penting ketika memenangkan klien baru yang tidak terbiasa dengan apa yang membedakan bisnis Anda dari pesaing.

Perusahaan katering mungkin menggunakan halaman proposal ini untuk membicarakan jenis pengalaman atau kualitas makanan yang mereka sediakan.

Sementara itu, perusahaan pemasaran mungkin memasukkan etos merek atau keyakinan inti di sini.

Ringkasan dan hasil proyek

Sementara bagian sebelumnya adalah tentang strategi, bagian ini adalah semua tentang spesifik. Jelaskan dengan tepat apa yang akan Anda lakukan untuk klien.

Inilah yang mungkin Anda sertakan dalam ringkasan proyek:

• Deskripsi singkat tentang proyek

• Daftar hasil proyek

• Deskripsi fase proyek dengan kiriman mereka sendiri

• Garis waktu atau peta jalan proyek

• Proses manajemen proyek Anda

• Perangkat lunak kolaborasi atau komunikasi yang Anda rencanakan untuk digunakan

• Tonggak pencapaian yang terukur atau spesifik dalam proyek

• Deskripsi tim proyek dan bakat yang disertakan

Tentang perusahaan

Anda dapat menulis halaman Tentang Kami, halaman Tim Kami, atau keduanya. Halaman Tentang Kami harus menyertakan deskripsi tentang apa yang dilakukan perusahaan Anda, audiens target Anda, dan hasil yang Anda berikan. Halaman Tim Kami akan menampilkan bios orang-orang penting di tim Anda.

Harga

Anda perlu menguraikan biaya proyek. Bergantung pada sifat bisnis Anda, Anda mungkin menunjukkan total proyek tarif tetap, tarif per jam Anda di samping jumlah perkiraan jam, atau berbagai opsi paket untuk dipilih klien.

Syarat dan Ketentuan

Selanjutnya: syarat dan ketentuan. Saat menggunakan perangkat lunak manajemen proposal dengan tanda tangan elektronik, proposal Anda dapat berfungsi sebagai kontrak yang mengikat. Sertakan perjanjian layanan utama Anda dan izinkan ringkasan proyek berfungsi sebagai pernyataan kerja.

Bukti sosial dan sampel

Calon klien akan membutuhkan kepastian untuk membantu mereka mempercayai bisnis Anda.

Pertimbangkan termasuk:

• Testimonial

• Ulasan

• Rata-rata peringkat bintang

• Potongan portofolio

• Contoh kerja

• Studi kasus mini

Cara menulis proposal proyek

Siap meluncurkan proyek baru? Berikut adalah proses langkah demi langkah untuk membuat proposal proyek yang unggul.

1. Temukan kebutuhan klien

Langkah pertama adalah memahami tantangan dan tujuan klien saat ini. Sebagai bagian dari proses penemuan Anda, Anda mungkin melakukan satu panggilan penjualan, atau beberapa.

Beberapa perusahaan sebenarnya mengenakan biaya untuk proses penemuan atau audit yang lebih lama, dan menggunakan proposal untuk menjual layanan perkenalan itu. Mereka kemudian akan menjual klien itu pada proyek berdasarkan temuan mereka dengan proposal khusus. Namun, sebagian besar perusahaan melakukan proses penemuan secara gratis dan kemudian membuat rekomendasi proyek dalam proposal pertama mereka.

2. Tentukan masalah dan tujuan inti mereka

Selanjutnya, Anda ingin menyaring semua yang telah dibagikan klien dengan Anda. Anda mungkin meluangkan waktu untuk mengumpulkan catatan Anda, membicarakannya dengan rekan kerja, dan kemudian menentukan tujuan yang paling penting. Tujuan proyek ini akan memandu semua keputusan lebih lanjut.

3. Tentukan pendekatan terbaik untuk melayani mereka

Sekarang saatnya untuk memutuskan metode atau pendekatan mana yang akan membawa kesuksesan proyek. Jika Anda memiliki proses proyek yang ditemplat dan selalu melayani klien serupa, Anda dapat menawarkan solusi seperti biasa.

Tetapi jika Anda menawarkan pekerjaan khusus yang unik untuk setiap klien, maka Anda harus memutuskan pendekatannya. Misalnya, perencana acara mungkin memutuskan untuk menawarkan pemasaran acara, pendaftaran, penyiapan, dan layanan perincian jika klien tidak memiliki sumber daya internal, tetapi mereka mungkin hanya menawarkan penyiapan dan perincian jika klien memiliki pemasaran internal dan spesialis tiket.

4. Uraikan proyek menjadi kiriman, jadwal, dll.

Sekarang setelah Anda melakukan riset dan memutuskan apa yang akan diajukan ke klien, saatnya untuk memecah proyek.

Tentukan biaya proyek atau opsi penetapan harga, bagi pekerjaan menjadi beberapa fase, dan klarifikasi hasil. Anda dapat menuliskan ini di selembar kertas atau bekerja langsung di dalam template proposal.

5. Tambahkan semua bagian dan detail yang diperlukan ke proposal Anda

Tulis proposal Anda dan pastikan Anda telah membahas semua dasarnya. Perlu dicatat bahwa lebih lama belum tentu lebih baik. Melalui analisis kami terhadap 1 juta proposal, kami menemukan bahwa proposal yang menang memiliki rata-rata 7 bagian dan 11 halaman.

Struktur proposal yang paling umum adalah:

1. Halaman sampul

2. Ringkasan bisnis plan

3. Pendekatan atau solusi

4. Tentang perusahaan

5. Kiriman

6. Harga

7. Syarat dan Ketentuan

Ingatlah bahwa Anda dapat mengubah dan mengganti nama bagian ini agar sesuai dengan layanan dan suara merek Anda yang unik.

6. Kirim proposal ke klien (dengan tanda tangan elektronik)

Sekarang saatnya mengirimkan proposal. Anda dapat menghemat waktu dan mengurangi kebutuhan perangkat lunak Anda dengan menggunakan satu perangkat lunak untuk proposal dan kontrak. Pastikan Anda telah menyertakan syarat dan ketentuan Anda.

Proposal dengan tanda tangan elektronik yang diberikan kepada pengirim dan penerima memiliki tingkat penutupan 426% lebih tinggi. Dan jika Anda menandatangani proposal terlebih dahulu (sebelum klien membukanya), Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk menutup lebih lanjut sebesar 36,8%.

7. Tangani permintaan perubahan dengan segera

Bersiaplah untuk membuat perubahan sesuai permintaan klien, apakah mereka ingin mengubah ruang lingkup proyek atau menyesuaikan bahasa kontrak karena tim hukum mereka yang pilih-pilih.

Diminta untuk merevisi proposal tidak selalu merupakan hal yang buruk. Faktanya, proposal yang direvisi beberapa kali lebih mungkin untuk ditutup.

5 contoh proposal untuk sebuah proyek

Butuh inspirasi? Proposal proyek ini menawarkan contoh persis apa yang harus disertakan dalam promosi Anda berikutnya.

1. Proyek pencetakan dengan item opsional

Proposal pencetakan ini menawarkan contoh yang sangat baik tentang cara mengomunikasikan harga Anda dengan jelas dan menawarkan opsi interaktif. Ketika kami menganalisis 1 juta proposal yang dikirim dengan platform kami, kami menemukan bahwa proposal dengan tabel biaya memiliki tingkat penutupan 35,8% lebih tinggi daripada yang tidak dan bahwa proposal dengan jumlah yang dapat diedit memiliki tingkat penutupan 18,5% lebih tinggi.

Anda dapat menggunakan template proposal ini dengan uji coba gratis Proposify dan dengan mudah menyesuaikannya untuk penawaran bisnis unik Anda.

Contoh template proposal proyek ini mencakup bagian berikut:

• Tujuan

• Tentang kami

• Tim kita

• pelayanan kami

• Contoh Pekerjaan

• Testimonial

• Paket

• Investasi Anda

• Keluar

2. Proposal pemasaran dengan jadwal proyek

Garis waktu proyek adalah bagian penting dari setiap proposal proyek. Template proposal pemasaran ini menawarkan contoh yang bagus tentang cara membagikan garis waktu ini dalam format sederhana.

Pecah proyek Anda menjadi beberapa langkah berbeda sehingga klien tahu persis apa yang diharapkan.

Contoh template proposal ini mencakup bagian berikut:

• Ikhtisar & Tujuan

• Lingkup Layanan

• Jangka waktu

• Investasi Anda

• Mengapa Kami?

• Tim kita

• Studi kasus

• Kontrak

• Tanda tangan

3. Proyek akuntansi dengan tujuan dan kumpulan pekerjaan

Contoh kita berikutnya adalah proposal akuntansi.

Proposal ini menonjol karena menyertakan tujuan klien di bagian Ringkasan Proyek. Lihat poin-poin singkat dan manis itu? Mereka berfungsi sebagai cara cerdas untuk memberi tahu klien bahwa Anda memahami tujuan mereka dan akan dapat memuaskan mereka.

Proposal ini juga mencakup perincian pekerjaan yang dikategorikan ke dalam empat kelompok berbeda, atau potongan: QuickBooks Startup, Migrasi Data, QuickBooks Data Build, Keseluruhan (sepanjang proyek). Anda dapat menggunakan contoh ini saat memecah proyek ke dalam tahapan atau layanan yang berbeda.

Akses templat proposal akuntansi ini dengan langganan berbayar atau uji coba gratis Proposify.

Template mencakup bagian berikut:

• Halaman sampul

• Surat

• Tentang kami

• Tim

• Ringkasan proyek

• Proposal Kerja

• Harga

• Langkah selanjutnya

• Kontak

4. Proyek konstruksi dengan ringkasan dan pengecualian proyek

Apakah Anda perlu menyertakan pengecualian dalam proposal Anda? Jika jenis pekerjaan yang Anda tawarkan bergantung pada penyedia layanan lain atau menyebabkan komplikasi, Anda mungkin ingin mulai menambahkan pengecualian. Ini dapat membantu melindungi bisnis Anda dari banyak risiko yang terkait dengan kebingungan ruang lingkup proyek atau ekspektasi yang tidak selaras.

Templat proposal konstruksi ini, tersedia di dalam Proposify, menawarkan contoh sempurna dari bagian pengecualian, yang mengikuti apa yang disertakan dalam proyek.

Template proposal proyek mencakup bagian berikut:

• Sampul surat

• Tentang kami

• Temui Tim Kami

• Testimonial

• Proyek Sebelumnya

• Ringkasan proyek

• Jadwal proyek

• Keluar

5. Proyek manajemen acara dengan perkiraan kerja per jam

Perencanaan acara itu rumit—itulah mengapa industri acara menjadi contoh yang bagus tentang bagaimana membebankan biaya untuk pekerjaan per jam dan biaya tetap pada saat yang bersamaan.

Anda dapat mengakses template proposal perencanaan acara ini dengan akun Proposify Anda (lihat dengan uji coba gratis).

Di bagian Anggaran, proposal memulai dengan tabel biaya termasuk semua biaya per jam .

Proposal proyek ini juga memiliki tabel biaya kedua untuk memperkirakan biaya keras , seperti katering dan fotografi, dan biaya per jam dan biaya sulit kemudian ditambahkan untuk total proyek penuh.

Template ini mencakup bagian berikut:

• pengantar

• Siapa kita

• Tim

• Pemahaman Kami tentang Kebutuhan Anda

• pelayanan kami

• Anggaran

• Kontrak

• Tanda tangan

Tips menulis proposal proyek

Menulis proposal yang bagus adalah banyak pekerjaan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik proposal proyek yang akan membantu Anda menghemat waktu dan mendapatkan hasil yang lebih baik:

1. Buat template untuk berbagai layanan, proyek, atau klien. Semakin cepat Anda mengirim proposal, semakin besar kemungkinan untuk ditutup. Coba buat beberapa template berbeda untuk memudahkan pembuatan proposal baru berdasarkan kebutuhan unik klien. Dan tentu saja, Anda selalu dapat mempercepat prosesnya dengan memulai dengan salah satu template kami.

2. Dapatkan pendapat klien tentang rencana Anda sebelum Anda mengubahnya menjadi proposal. Coba ajukan ide proyek Anda ke klien di akhir panggilan penjualan. Periksa untuk melihat reaksi mereka. Jika mereka menyukai apa yang Anda sarankan, ubah itu menjadi proposal Anda. Jika tidak, tanyakan apa yang mereka pikirkan. Dengan cara ini, Anda akan membuat proposal yang kemungkinan besar akan ditutup.

3. Tanyakan kepada klien apa yang mereka inginkan dalam proposal. Jika klien Anda telah memberi Anda RFP terperinci, Anda akan tahu persis apa yang harus disertakan dalam proposal Anda. Jika tidak, jangan takut untuk bertanya. Terutama ketika bekerja dengan perusahaan besar dan lembaga pemerintah, kontak utama Anda harus dapat membagikan apa yang diharapkan semua pemangku kepentingan dalam rencana proyek.

4. Tawarkan opsi harga dinamis. Proposal dengan baris opsional dan jumlah yang dapat diedit memiliki rasio penutupan 20,2% lebih tinggi. Pertimbangkan add-on dan opsi yang akan melayani pengambil keputusan sambil menyesuaikan dan menyempurnakan ruang lingkup proyek. Klien harus dapat memilih opsi secara langsung dalam proposal bisnis untuk membuat total proyek yang akurat secara real-time dan kemudian menandatanganinya.

5. Sertakan konten multimedia dalam proposal Anda. Konten proposal tidak boleh hanya dalam format tertulis. Temani tulisan Anda dengan penyihir dan video untuk membantu mereka memvisualisasikan proyek. Proposal dengan gambar 72% lebih mungkin untuk ditutup dan proposal dengan video 41% lebih mungkin untuk ditutup. Coba sertakan gambar tim Anda dan pekerjaan Anda sebelumnya serta ilustrasi proses Anda atau ROI biasa.

6. Menulis dan mengotomatiskan email tindak lanjut. Proposal dengan hanya satu email tindak lanjut otomatis 35% lebih mungkin untuk ditutup. Jika Anda menggunakan Proposify, Anda dapat dengan mudah mengaktifkan tindak lanjut otomatis untuk setiap proposal. Anda dapat menggunakan template email tindak lanjut kami, atau membuat template Anda sendiri untuk berbagai jenis klien atau proyek.

Langkah selanjutnya: tulis proposal proyek Anda sendiri

Proposal proyek yang sangat baik harus mencakup peta jalan proyek, tonggak pencapaian, anggaran, dan informasi tambahan apa pun yang akan membantu klien benar-benar memahami nilai proyek dan mengamankan pembelian.

Untuk membuat proposal lebih mungkin untuk ditutup, pastikan Anda menyertakan konten multimedia, opsi harga, dan tanda tangan elektronik.

Kerangka proposal Proposify , tindak lanjut otomatis, dan analisis tampilan dapat membawa permainan penutupan proposal Anda ke tingkat yang sama sekali baru. Pesan demo hari ini.