7 Langkah Mudah Mengatur Sistem Telepon VoIP di Rumah atau Kantor

Semakin banyak bisnis yang mempertimbangkan untuk beralih ke VoIP.
Tagihan bulanan yang lebih murah dan fitur yang lebih canggih memang menarik, tetapi beberapa bisnis masih ragu untuk menindaklanjutinya.
Mereka menganggap biaya perangkat keras terlalu mahal, atau bahwa menyiapkan semuanya akan menjadi proses yang memakan waktu dan menantang.
Tetapi jika Anda mempersiapkan dan memilih penyedia yang tepat, transisi Anda ke sistem telepon cloud bisa mulus.
Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan VoIP untuk bisnis Anda, menurunkan biaya di muka, dan mengoptimalkan sistem telepon VoIP baru Anda.
Pelajari cara mengatur sistem telepon VoIP, langkah demi langkah.

1. Uji Jaringan dan Koneksi Internet Anda
2. Investasikan Perangkat Keras VoIP yang Tepat
3. Temukan Penyedia VoIP dengan Fitur yang Tepat
4. Cara Mendapatkan Nomor Telepon Bisnis
5. Siapkan Sistem Telepon VoIP Anda
6. Uji Saluran VoIP Baru Anda
7. Latih Staf Anda untuk Mengoptimalkan Fitur VoIP

Bagaimana Sistem Telepon VoIP Berbeda?

Sebelum kita masuk ke detailnya, kita perlu menetapkan apa yang membedakan telepon Voice over Internet Protocol ( VoIP ) dari telepon analog.
Telepon analog terhubung langsung dengan Public Switched Telephone Network (PSTN) melalui sambungan telepon rumah khusus. Panggilan telepon difasilitasi oleh perusahaan telepon lokal, secara efektif memerlukan koneksi langsung ke jack telepon.

Telepon IP terhubung ke jaringan telepon melalui penyedia VoIP melalui internet . Itu mengubah audio menjadi paket data dan mengirimkannya menggunakan Internet Protocol (IP). Pusat data penyedia kemudian mengubah sinyal menjadi analog dan mentransfernya ke PSTN.
Karena telepon SIP tidak memerlukan sambungan telepon rumah khusus, lebih mudah untuk menskalakan kantor dengan VoIP. Dengan sistem telepon tradisional, untuk berbagi layanan telepon dengan beberapa karyawan, diperlukan Private Branch Exchange ( PBX ) di tempat.

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu VoIP, mari kita bahas bagaimana Anda dapat mulai mengatur sistem telepon VoIP Anda. Jika Anda belajar lebih baik melalui.

1) Uji Jaringan dan Koneksi Internet Anda

Anda mungkin khawatir tentang berapa banyak bandwidth yang digunakan VoIP , tetapi aturan praktisnya adalah sekitar 100 kbps upload dan download per baris.
Sebagian besar penyedia layanan internet sekarang menawarkan kecepatan gigabit dengan paket bisnis mereka. Jadi koneksi Anda saat ini kemungkinan besar cukup cepat untuk sistem telepon VoIP. Satu peringatan adalah bahwa beberapa koneksi rumah memiliki kecepatan unggah yang jauh lebih lambat, seperti beberapa koneksi DSL.
Selain kecepatan, masalah yang memengaruhi kualitas panggilan VoIP sering kali terkait dengan ketidakstabilan sambungan. Jitter dan packet loss adalah dua metrik untuk diperiksa. Koneksi internet kabel, seperti fiber atau kabel, lebih disukai. Microwave dan opsi lainnya terlalu tidak stabil.
Dan perangkat keras jaringan Anda juga bisa menjadi hambatan. Jika router atau jaringan tidak dapat menangani lalu lintas puncak, Anda dapat mengalami audio yang terputus-putus atau masalah lain seperti panggilan terputus. Wi-Fi berfungsi dengan baik dalam banyak kasus, tetapi koneksi kabel selalu lebih baik.
Ikuti tes kecepatan VoIP untuk menguji jaringan Anda dan mengidentifikasi potensi masalah. Hasilnya akan memberi Anda ide bagus apakah koneksi Anda dapat menangani instalasi VoIP atau tidak.
Anda juga dapat mempelajari konfigurasi Quality of Service (QoS) untuk memprioritaskan paket dan data VoIP. Dengan begitu, lalu lintas suara ditempatkan di atas lalu lintas seperti YouTube atau Netflix, memastikan lebih sedikit latensi dan kehilangan paket.

2) Investasikan Perangkat Keras VoIP yang Tepat

Jika Anda sudah memiliki penyedia VoIP, langkah selanjutnya dari pengaturan VoIP Anda adalah berinvestasi dalam perangkat keras VoIP. Sejak VoIP telah menjadi standar untuk bisnis selama beberapa tahun terakhir, ada banyak pilihan mutakhir. Tonton video di bawah ini untuk perincian singkat tentang jenis peralatan yang Anda perlukan untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem VoIP Anda.

Jika Anda ingin panggilan telepon Anda terdengar hebat, Anda harus berinvestasi dalam telepon meja VoIP kelas atas seperti Polycom VVX601. Ada juga pilihan yang lebih murah untuk kedua telepon meja yang tersedia jika yang Anda butuhkan hanyalah membuat dan menerima panggilan telepon.
Headset VoIP sangat cocok untuk melengkapi telepon bisnis Anda sehingga Anda dapat berjalan-jalan sambil menelepon. Agen akan memiliki tangan mereka yang tersedia untuk mencari informasi pelanggan, mengobrol dengan tim mereka, atau menambahkan catatan ke CRM.

Ingin Menyimpan Telepon Meja Lama Anda? Gunakan Adaptor VoIP

Jika Anda ingin menggunakan peralatan telepon kantor yang ada, Anda masih dapat menggunakannya dengan VoIP. Dengan Analog Telephone Adapter (ATA), Anda dapat beralih ke VoIP dan menyimpan semua telepon analog Anda. Adaptor VoIP berfungsi antara telepon dan jaringan Anda , mendigitalkan sinyal analog.
Karena Anda tidak mengganti peralatan apa pun, semua anggota staf sudah tahu cara mengoperasikan telepon. Anda tidak perlu melatih staf Anda.

Minimalkan Biaya Perangkat Keras dengan Ponsel Lunak

Cara lain untuk menurunkan biaya Anda adalah dengan mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi telepon bisnis daripada telepon meja. Aplikasi ini juga dikenal sebagai softphones. Anda dapat mengunduh softphone ke komputer atau ponsel cerdas Anda.
Karena VoIP menggunakan internet, Anda tidak memerlukan perangkat keras khusus. Dengan begitu, Anda dapat melewati beberapa langkah instalasi telepon kantor .
Softphone adalah perangkat lunak atau aplikasi seluler yang memungkinkan Anda menerima dan melakukan panggilan telepon. Ia bekerja seperti telepon biasa untuk menangani panggilan telepon. Dengan layanan VoIP , Anda dapat menghubungi nomor di telepon atau jaringan seluler apa pun.
Dengan Aplikasi Nextiva untuk desktop, yang Anda butuhkan untuk menangani panggilan secara efisien adalah headset USB atau Bluetooth yang berkualitas. Jika Anda menggunakan laptop, Anda sudah memiliki mikrofon dan speaker yang siap untuk panggilan telepon instan. Aplikasi Nextiva juga tersedia untuk perangkat Android atau iOS apa pun sehingga tim Anda dapat menangani panggilan bisnis di ponsel mereka.

3) Temukan Penyedia VoIP dengan Fitur yang Tepat

Beralih ke VoIP tidak hanya berarti Anda dapat mengganti telepon rumah Anda. Ini juga merupakan peluang untuk memindahkan komunikasi bisnis Anda ke abad ke-21, tanpa biaya tambahan.
Pada akhir 2019, kami menyurvei lebih dari 1.000 profesional tentang komunikasi bisnis dan menggunakan wawasan tersebut untuk membuat Laporan Komunikasi Bisnis Keadaan 2020 . Salah satu wawasan utama adalah bahwa lebih dari satu dari tiga perusahaan kehilangan pelanggan karena kesalahan komunikasi internal.
Penyedia VoIP yang tepat akan membantu Anda mengatasi masalah tersebut. Perusahaan Anda akan mendapatkan fitur yang Anda butuhkan untuk menghilangkan silo dan menciptakan komunikasi lintas departemen yang efisien.
Anda bisa mendapatkan CRM, analisis panggilan, dan komunikasi terpadu, bukan hanya layanan telepon. Jadi sebelum Anda menentukan pilihan, pastikan penyedia memiliki fitur yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.
Di bawah ini adalah beberapa fitur VoIP yang Anda dapatkan dengan Nextiva:

• Perutean Panggilan Lanjutan : Rutekan panggilan masuk ke agen yang tersedia di bisnis Anda dengan kebijakan fleksibel.
• Auto Attendant : Menyambut panggilan masuk dengan pesan dan opsi yang direkam untuk membantu memandu mereka ke departemen yang tepat.
• Analisis Panggilan : Akses laporan terperinci yang menunjukkan kinerja agen dan pusat panggilan individual.
• Call Pop : Menampilkan informasi yang relevan tentang penelepon secara otomatis saat menjawab panggilan masuk.
• Built-In CRM : Dukung pelanggan Anda dan lengkapi tim penjualan Anda dengan satu tampilan pelanggan.
• IVR : Interactive Voice Response menggunakan pengenalan suara untuk membantu pelanggan mencapai departemen yang tepat dan memecahkan masalah sederhana.
• Pesan Suara ke Teks : Tingkatkan efisiensi menanggapi pesan suara dengan menerimanya melalui SMS.
• Panggilan Internasional Berbiaya Rendah : Tarif panggilan internasional Nextiva mulai dari $0,01 per menit.

Untuk perusahaan, kami juga menawarkan komunikasi terpadu dan fitur yang lebih canggih seperti enkripsi panggilan. Secara khusus, jaringan Nextiva memiliki banyak pusat data redundan yang memberi organisasi Anda keandalan dan kinerja tinggi yang perlu ditingkatkan.

4) Cara Mendapatkan Nomor Telepon Bisnis

Tergantung pada penyedia VoIP Anda, nomor telepon lokal dapat disertakan dengan paket VoIP apa pun yang Anda pilih. Ini adalah kasus dengan Nextiva.
Anda memiliki beberapa cara untuk mendapatkan nomor telepon untuk bisnis Anda. Jika Anda sudah memilikinya, Anda akan memindahkannya. Jika tidak, Anda dapat memilih nomor lokal yang tersedia atau memilih nomor bebas pulsa.

Berbagai Jenis Nomor Telepon:

• Nomor Telepon Lokal: Nomor telepon area lokal sangat cocok untuk usaha kecil dan perusahaan yang memiliki area pasar terbatas. Nomor lokal biasanya gratis tetapi dapat dikenakan biaya hingga $10/bulan.
• Nomor Telepon Bebas Pulsa: Nomor bebas pulsa adalah nomor 800 yang tidak terikat dengan lokasi, dan dapat terlihat lebih profesional dan dapat dipercaya oleh pelanggan Anda. Pelanggan Anda tidak perlu membayar saat menelepon saluran dukungan Anda. Nomor bebas pulsa biasanya berharga sekitar $10/bulan.
• Nomor Cantik: Nomor cantik biasanya adalah nomor bebas pulsa yang mudah diingat yang menguraikan kata-kata tertentu, misalnya, 1-800-BUNGA. Angka-angka ini biasanya berharga antara $10-50/bulan. Untuk mengamankan nomor yang dapat dikenali, Anda mungkin juga perlu membeli nomor tersebut dari vendor pihak ketiga.

Nextiva menyediakan nomor telepon bisnis lokal untuk semua negara bagian AS dan juga menawarkan nomor telepon virtual dan bebas pulsa.
Terkait: Bagaimana Saya Mendapatkan Nomor Telepon Bisnis?
Jika Anda tidak menginginkan nomor baru, Nextiva menyediakan porting gratis sehingga Anda dapat menyimpan nomor telepon yang ada tanpa biaya tambahan.

Simpan Nomor Bisnis Anda yang Ada dengan Porting

Porting nomor adalah cara Anda mentransfer nomor telepon dari penyedia layanan yang ada ke yang baru. Kami menangani porting nomor secara gratis untuk semua pelanggan Nextiva.
Untuk mentransfer nomor apa pun ke Nextiva, ikuti tiga langkah sederhana di bawah ini.

1. Pilih paket telepon bisnis Anda. Pilih paket yang sesuai dengan bisnis Anda dengan fitur canggih.
2. Minta nomor sementara. Beri tahu kami bahwa Anda memerlukan nomor sementara, dan kami akan menyiapkannya pada hari pertama. Anda dapat mengatur penerusan panggilan dengan penyedia lama Anda, dan segera mulai menggunakan Nextiva.
3. Lengkapi Surat Keagenan (LOA). Berikan semua detail yang diperlukan sehingga staf kami dapat menangani proses porting dengan penyedia lama Anda.

Setelah Anda menyelesaikan proses ini, tim kami akan menangani porting dalam 10-20 hari kerja. Kami akan memberi tahu Anda tentang statusnya sehingga beralih ke VoIP menjadi mudah dan lancar.

5) Atur Sistem Telepon VoIP Anda

Setelah Anda memiliki penyedia dan perangkat keras, saatnya untuk menyelesaikan penyiapan di kantor Anda. Langkah-langkah spesifik tergantung pada perangkat keras dan jumlah karyawan.

Kami hanya menjual ponsel dan handset yang siap plug-and-play. Jadi di bawah ini, kami menguraikan proses sederhana untuk mengaktifkan dan menjalankan VoIP Anda bersama kami. Jika Anda menggunakan penyedia lain atau membeli ponsel dari pihak ketiga, prosesnya mungkin memerlukan langkah tambahan.

Cara Mengatur Telepon Meja dan Handset VoIP

Langkah-langkah yang diperlukan bergantung pada model yang Anda beli dan pengaturan jaringan Anda. Dengan sakelar jaringan standar, proses penyiapannya sederhana. Jika Anda memiliki Power over Ethernet (PoE), sinyal listrik dibawa dalam satu kabel — sehingga Anda tidak memerlukan adaptor AC.

Telepon meja atau handset VoIP tanpa PoE:

• Colokkan adaptor AC ke stopkontak, lalu colokkan ke dasar telepon atau handset.
• Hubungkan telepon IP ke sakelar atau router menggunakan kabel CAT5e atau CAT6.
• Tunggu hingga telepon melakukan inisialisasi, lalu periksa nada panggil.

Jika Anda memiliki router yang mendukung Power over Ethernet (PoE), prosesnya sedikit berbeda tetapi bahkan lebih cepat.

Telepon meja VoIP ke router yang mendukung PoE:

• Hubungkan telepon dengan sakelar atau router yang mendukung PoE dengan kabel Ethernet. Tetap dalam panjang maksimal yang direkomendasikan untuk kabel twisted pair 328 kaki.
• Setelah terhubung, telepon harus menyala. Ini akan secara otomatis membuat koneksi ke penyedia VoIP Anda.

Cara Mengatur Headset VoIP

Tidak semua headset menawarkan fitur jawaban satu sentuhan. Untuk menggunakannya, Anda memerlukan headset modern dengan one-touch diaktifkan dan menghubungkannya dengan kabel Electronic Hook Switch (EHS).

Headset dan telepon VoIP nirkabel dengan dukungan kabel EHS:

1. Colokkan adaptor AC ke stopkontak terdekat, dan unit dasar headset.
2. Pasang kabel EHS ke unit dasar headset.
3. Colokkan ujung lainnya ke telepon meja ke port jaringan headset, dan port EHS. Untuk instruksi lebih rinci, ikuti instruksi manual EHS.
4. Pasang headset, dan tekan tombol kontrol panggilan untuk memeriksa koneksi.

Untuk headset berkabel yang menggunakan jack telepon biasa, prosesnya bahkan lebih mudah.

Headset dan telepon meja dengan jack/port headphone:

1. Colokkan soket kabel headphone ke port headset bertanda dengan kabel sambungan langsung. Banyak model menandai port headset dengan ikon kecil di sebelah kiri.
2. Pasang headset, dan tekan tombol kontrol panggilan untuk memeriksa nada panggil.
3. Lakukan panggilan uji untuk mengonfirmasi volume dan kualitas panggilan. Jika volume headset rendah, Anda mungkin memerlukan amplifier.

6) Uji Saluran VoIP Baru Anda

Jika Anda melakukan semuanya dengan benar, dan Anda memiliki koneksi yang cepat, Anda tidak akan mengalami masalah apa pun. Lebih baik aman daripada menyesal.
Hal-hal yang harus Anda perhatikan saat melakukan panggilan:

• Kualitas Audio : Apakah panggilan jelas dan konsisten? Apakah ada tanda statis atau lainnya dari audio berkualitas rendah?
• Latensi: Apakah ada penundaan yang signifikan antara saat Anda mengatakan sesuatu dan penerima mendengarnya?
• Stabilitas Koneksi: Apakah ada panggilan yang terputus sementara? Beberapa pengaturan firewall dapat menyebabkan panggilan terputus sepenuhnya setelah 11 menit, jadi ada baiknya menguji setidaknya selama 15-30 menit.

Anda juga harus mencoba menguji saluran Anda ketika ada banyak aktivitas jaringan lainnya. Kemacetan jaringan dapat menyebabkan berbagai masalah saluran, mulai dari panggilan terputus hingga audio terputus-putus dan banyak lagi.
Kiat Pro: Sambungan langsung berkabel selalu lebih disukai daripada menggunakan Wi-Fi. Untuk latensi minimal dan masalah VoIP lainnya, gunakan Ethernet daripada koneksi Wi-Fi.
Anda juga dapat menghubungi nomor layanan diagnostik untuk mengonfirmasi ID penelepon Anda dengan menghubungi (800) 444-4444.
Terkait: 10 Masalah Umum VoIP (+Perbaikan Mudah)

7) Latih Staf Anda untuk Mengoptimalkan Fitur VoIP

Bagi banyak usaha kecil, beralih ke VoIP merupakan pertama kalinya mereka memiliki fitur telepon bisnis yang berarti.
Fitur panggilan ini biasanya tidak disertakan dengan paket telepon biasa. Dengan Nextiva, Anda dapat mengintegrasikan ponsel secara langsung dengan CRM , membuat kebijakan perutean khusus, meneruskan pesan suara ke email, penerusan panggilan, merekam panggilan di cloud, dan banyak lagi.
Untuk memastikan staf Anda memanfaatkan fitur ini, Anda harus menyisihkan waktu untuk melatih tim Anda.
Anda mungkin berpikir itu tidak perlu. Tapi itu. 63% manajer menjawab bahwa adopsi teknologi baru di kantor mereka terlalu lambat. Karyawan ingin menggunakan peralatan komunikasi bisnis agar dapat fokus melayani pelanggan dan menutup penjualan.
Dengan Nextiva, Anda tidak perlu membuat materi pelatihan atau presentasi sendiri. Anda dapat menggunakan perpustakaan ekstensif kami yang berisi video pelatihan , panduan pengguna, dan panduan online. Mereka membuatnya mudah untuk memahami antarmuka CRM baru dan semua fiturnya.
Demikian juga, juga dapat menghubungi tim dukungan pelanggan kami jika Anda menginginkan bimbingan dan bantuan satu-satu tentang masalah apa pun.

Pengaturan VoIP Mudah Dengan Nextiva

Salah satu alasan pelanggan kami menyukai kami adalah karena sangat mudah untuk memulai dengan Nextiva. Kami telah menguji semuanya dan memilih sendiri katalog ponsel dan perangkat keras berkualitas tinggi. Kami menyediakan semua telepon kami sehingga yang perlu Anda lakukan hanyalah mencolokkannya.
Anda tidak perlu mengakses telepon dengan alamat IP mereka atau mengacaukan firmware untuk menetapkannya ke akun VoIP Anda. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu menetapkan telepon ke staf Anda dari antarmuka online yang nyaman.
Paket VoIP bisnis kecil dasar kami mulai dari $20/pengguna per bulan. Ini memiliki semua fitur yang dibutuhkan bisnis yang sedang berkembang untuk beroperasi. Semua paket kami mencakup panggilan tak terbatas di AS, Kanada, dan Puerto Riko. Ini adalah sistem telepon yang sempurna untuk tim jarak jauh . Ia bekerja di kantor dan di rumah.
Kami telah memenangkan banyak penghargaan untuk Layanan Luar Biasa kami. Kami akan membantu Anda di setiap langkah. Mereka akan membantu Anda dengan penginstalan, menyelesaikan masalah apa pun, dan menyoroti fitur yang paling berguna untuk perusahaan Anda.