Cara Merencanakan Acara: Panduan 8 Langkah Sederhana

Merencanakan acara pertama Anda? Kami mendukung Anda.

Saatnya panik. Bos Anda telah mengetuk Anda untuk merencanakan sebuah acara. Perusahaan Anda tidak memiliki tim acara, jadi semuanya ada pada Anda.

Jangan khawatir. Anda benar-benar dapat melakukan ini. Dan kami di sini untuk membantu. Panduan delapan langkah tentang cara merencanakan acara ini memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memulai.

Ikuti—dan investasikan banyak dalam perangkat lunak manajemen acara—dan Anda harus keluar dari ini dengan acara yang membuat peserta Anda sudah RSVP untuk acara Anda berikutnya.

Berikut adalah 8 langkah yang harus diikuti untuk merencanakan sebuah acara

1. Cari tahu tujuan dan jadwal acara Anda

Merencanakan sebuah acara adalah pekerjaan besar. Sebelum Anda terlalu jauh ke dalamnya, pikirkan mengapa Anda ingin meng-host-nya. Apakah Anda ingin mengembangkan basis pelanggan Anda? Mendorong pendapatan penjualan? mendidik pelanggan? Merekrut karyawan baru?

Anda bahkan mungkin menyadari bahwa suatu acara bukanlah pilihan terkuat untuk tujuan Anda. Lagi pula, hanya 49% bisnis yang menggunakan pemasaran acara sebagai saluran dalam kampanye pemasaran multisaluran mereka.*

Namun, jika Anda siap untuk bergerak maju dengan suatu acara, perluas tujuan Anda untuk menentukan peserta target Anda. Misalnya, acara dengan sasaran keterlibatan akan menargetkan prospek di bagian atas corong.

Tekad ini akan menentukan banyak keputusan Anda nanti.

Sekarang juga saat yang tepat untuk mengatur timeline acara Anda. Ini akan membantu Anda mengetahui berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk setiap langkah berikut.

Anda tidak ingin memilih tanggal di mana ada banyak konferensi lain di industri target Anda karena beberapa alasan:

• Kenaikan harga sewa
• Jumlah pemilih yang berkurang
• Lebih sulit untuk menonjol

Lakukan penggalian untuk mengetahui kapan sebagian besar peristiwa di industri Anda terjadi, dan pilih tanggal di luar bidang itu.

Anda juga harus memastikan bahwa Anda menetapkan tanggal cukup jauh untuk menyelesaikan semuanya tanpa kehabisan tenaga.

2. Tetapkan anggaran Anda

Ini adalah bagian yang paling tidak glamor dari keseluruhan shebang, tetapi Anda harus mencari tahu bagaimana Anda membayar untuk semua hal yang menyenangkan (makanan, speaker, barang curian, confetti canon). Bagaimanapun, acara bisa menjadi sangat mahal.

Bizzabo melaporkan bahwa, untuk perusahaan yang menyelenggarakan acara, 21% dari anggaran pemasaran mereka didedikasikan untuk acara tersebut. Sangat penting untuk mengalokasikan sumber daya Anda dengan benar.

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan ketika merencanakan anggaran acara Anda:

• Logistik acara (ukuran, panjang, tempat, staf, pengiriman)
• Kebutuhan perangkat lunak (dari alat khusus untuk signage digital hingga perangkat lunak manajemen acara yang diperlukan)
• Kebutuhan pengalaman (katering, peralatan A/V, dekorasi)
• Fasilitas (misalnya, persembahan kesehatan, adopsi anjing, tas barang curian, dll.)
• Pengeluaran tambahan (Anda selalu menginginkan ruang gerak)

Setelah Anda mengetahui dengan tepat berapa biaya semuanya, Anda siap untuk membuat kasus bisnis ke mana semua uang itu pergi.

3. Temukan tempat Anda

Jika Anda mengadakan acara yang lebih besar, Anda harus memilih kota tempat Anda akan mengadakan acara. Jika Anda mengadakan acara lokal yang lebih kecil, itu tidak terlalu menjadi masalah. Apapun, rencanakan acara yang mudah diakses oleh sebagian besar konsumen, prospek, dan audiens target Anda.

Setelah lokasi umum ditetapkan, saatnya untuk memilih tempat khusus.

Buat daftar lokasi yang ingin Anda jelajahi berdasarkan tempat acara populer di area tersebut, referensi dari bisnis lain, dan publikasi perdagangan lokal. Periksa tempat dan/atau perusahaan induknya sebanyak yang Anda bisa sendiri, lalu jadwalkan tur tempat-tempat yang bertahan dalam daftar Anda.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri dan vendor yang Anda temui selama tur ini:

• Berapa banyak kamar (besar dan kecil) yang Anda butuhkan?
• Seberapa dekat dengan bandara?
• Seberapa dekat dengan beberapa hotel?
• Apakah tempat tersebut sudah memiliki kesepakatan dengan perusahaan katering?
• Peralatan A/V apa saja yang termasuk dalam sewa?
• Apa kebijakan keamanan mereka?
• Fasilitas apa yang mereka tawarkan?

4. Pilih teknologi Anda

Ada banyak perangkat lunak di luar sana. Beberapa di antaranya akan berguna untuk acara Anda, dan beberapa di antaranya mungkin membantu acara mendatang.

Pada tingkat paling dasar, baca panduan pembeli perangkat lunak manajemen acara Capterra dan cari tahu alat mana yang tepat untuk Anda.

Perangkat lunak manajemen acara dapat membantu Anda dengan pendaftaran, promosi, organisasi, dan—yang paling penting pada tahap ini—perencanaan.

Anda juga harus mempertimbangkan alat-alat berikut:

1. Untuk tiket, promosi, dan pembayaran: Perangkat lunak pemesanan acara
2. Untuk tanda di acara yang sebenarnya: Perangkat lunak signage digital
3. Untuk streaming langsung konferensi: Perangkat lunak konferensi web
4. Untuk pemasaran dan promosi: Pemasaran email dan perangkat lunak manajemen media sosial
5. Untuk pengalaman peserta: Aplikasi acara seluler
6. Untuk acara itu sendiri: Perangkat lunak konferensi

Jika Anda berinvestasi di beberapa alat, pastikan semuanya terintegrasi satu sama lain sebelum membelanjakan uang Anda. Ini akan memastikan pengalaman pengguna yang mulus, dan tidak ada yang terlewatkan.

Anda juga ingin memastikan bahwa peserta Anda memiliki pengalaman yang sama lancarnya saat mendaftar. Buatlah semudah mungkin bagi audiens Anda untuk menemukan cara mereka mengklik tombol pembelian itu.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah memastikan berbagai alat perangkat lunak pemasaran Anda (otomatisasi pemasaran, pemasaran email, dan pemasaran media sosial, untuk beberapa nama) dapat berintegrasi dengan perangkat lunak pendaftaran Anda.

5. Temukan mitra dan vendor Anda

Tergantung pada tempat yang Anda pilih, mereka mungkin menawarkan spesial atau memiliki katering sendiri dan penawaran A/V. Jika Anda tidak dapat mendatangkan vendor luar, Anda harus memeriksa apakah mereka menawarkan penawaran tertentu yang dapat Anda manfaatkan (misalnya, mereka mungkin menawarkan penawaran untuk organisasi nirlaba atau diskon jika Anda memenuhi ambang batas peserta tertentu).

Jika Anda diizinkan untuk membawa vendor pihak ketiga/luar, berkelilinglah untuk memastikan Anda mendapatkan kesepakatan terbaik.

Selain makanan, pemandangan, dan suara, Anda harus melihat hal-hal berikut:

• Transportasi (ke dan dari venue bagi yang menginap di hotel)
• Penawaran kesehatan (termasuk kelas kebugaran, adopsi anjing, kelas kerajinan, dll.)
• Agen temporer (untuk memastikan acara Anda memiliki staf penuh)
• Keamanan (untuk memastikan acara Anda sepenuhnya aman)
• Hiburan (karena acara tidak boleh hanya tentang bisnis)

Anda juga ingin mencari mitra potensial yang dapat membantu mendanai dan mengatur acara ini. Dengan menggabungkan sumber daya, Anda memotong biaya untuk diri sendiri dalam hal uang dan sumber daya, sementara juga berpotensi meningkatkan kehadiran dengan mencapai pasar yang belum dimanfaatkan yang dapat diakses oleh mitra Anda.

Untuk alasan yang sama yang kita bicarakan dengan pemilihan tempat, penting untuk memeriksa mitra dan vendor Anda dengan benar.

6. Cari tahu daya tarik utama Anda

Apa yang akan membuat orang menghadiri acara Anda?
Mungkin subjeknya, mungkin pembicaranya. Itu tergantung pada acaranya, dan lebih dari itu, itu tergantung pada peserta Anda.
Pikirkan tentang audiens Anda. Apa yang akan membuat mereka bersemangat? Apa yang akan memotivasi mereka?
Jika, misalnya, Anda mengadakan perjamuan penghargaan untuk perusahaan Anda, makanan mungkin menjadi salah satu bagian dari malam itu, tetapi penghargaanlah yang akan menjadi fokus semua orang. Jika Anda menyelenggarakan acara perusahaan, pikirkan tentang pasar yang Anda manfaatkan dan poin-poin kesulitannya. Apa yang perlu mereka ketahui? Temukan pembicara yang dapat berbicara tentang itu.

Cobalah untuk fokus pada objek wisata dengan daya tarik yang luas. Jika ketertarikan Anda adalah seseorang/sekelompok orang, temukan seseorang dengan banyak pengikut dan bersemangat yang sekarang akan lebih mungkin menghadiri acara Anda.

7. Bangun kampanye pemasaran Anda

Anda ingin mendapatkan orang-orang di kursi itu? Ini adalah langkah yang melakukan itu.

Anda perlu mengembangkan visi tunggal untuk tema acara Anda dan membangun kampanye pemasaran Anda di sekitar itu. Tema Anda harus dikaitkan dengan tujuan yang Anda tetapkan di awal, dan audiens yang Anda kejar.

Dari sana, Anda harus melibatkan sebanyak mungkin saluran yang dimiliki tim pemasaran Anda. Selain pemasaran email, pemasaran konten, pembelian iklan, dan pemasaran media sosial, Anda harus menghubungi mereka yang telah RSVP lebih awal untuk melihat apakah mereka akan mempromosikan acara tersebut di media sosial.

Pastikan bahwa semua pemasaran Anda dirancang (baik secara grafis maupun dalam bentuk salinan) di sekitar tema inti itu. Tawarkan tarif rujukan kepada peserta yang mendatangkan lebih banyak anggota audiens (misalnya, jika seseorang meyakinkan orang lain untuk hadir, berikan peningkatan gratis untuk tiket mereka). Salah satu perangkat lunak manajemen kampanye yang paling banyak ditinjau adalah monday.com. Jika Anda tertarik dengan produk dengan fitur serupa, alternatif monday.com ini adalah tempat yang bagus untuk memulai.

8. Kembangkan rencana untuk membangun hubungan baru Anda dengan peserta

Acara ini bahkan belum terjadi, tetapi Anda harus sudah memikirkannya sebagai bagian dari proses perencanaan.

Anda perlu memiliki rencana untuk menumbuhkan hubungan yang dihasilkan acara tersebut.

Pada acara tersebut, letakkan dasar untuk hubungan masa depan dengan menawarkan banyak barang curian gratis dengan informasi perusahaan Anda di dalamnya (misalnya, pena, magnet, binder, tas jinjing, dll.).

Dengan cara ini, setelah acara, orang-orang akan tetap memikirkan perusahaan Anda setiap kali mereka membuka lemari es atau mengemas barang belanjaan mereka.

Setelah acara, kirimkan survei kepada peserta sehingga Anda dapat mengukur keberhasilan dan mendapatkan wawasan spesifik (misalnya, demografi mana yang memiliki pengalaman terbaik/terburuk atau kehadiran terbesar/terkecil di acara tersebut).

Saatnya mulai merencanakan acara Anda

Sekarang saatnya untuk memulai, lihat video ini untuk mempelajari 4 cara agar Anda dapat berhasil mulai merencanakan acara Anda.

Pikirkan tentang acara yang Anda hadiri baru-baru ini. Menurut Anda apa tujuan mereka? Apakah hasilnya sesuai dengan tujuan tersebut?

Sekarang mulailah memikirkan tujuan Anda sendiri. Apa cara terbaik bagi Anda untuk mencapainya? Selamat datang di langkah pertama. Kamu bisa melakukan ini.

Beri komentar di bawah tentang acara yang sangat sukses dan menurut Anda apa yang membuatnya berkesan. Poin bonus jika Anda menyertakan bagaimana Anda dapat mengubahnya agar berfungsi untuk acara Anda sendiri!

---

*Survei Pemasaran Multisaluran Gartner mengeksplorasi bagaimana perusahaan menggunakan pendekatan berbasis wawasan untuk menyampaikan percakapan yang relevan dan dipersonalisasi, serta bagaimana mereka memanfaatkan teknologi, teknik, dan waktu untuk membuat data pelanggan dapat ditindaklanjuti, dikaitkan, dan mematuhi privasi dalam konteks tujuan bisnis yang lebih luas . Survei dilakukan secara online oleh mitra eksternal, antara November 2018 dan Januari 2019 di antara 381 responden, termasuk AS (n=218, 58%), Kanada (n=66, 17%) dan Inggris Raya (n=97, 26 %); Responden diminta untuk terlibat dalam keputusan yang berkaitan dengan strategi dan pelaksanaan manajemen multisaluran perusahaan mereka. Responden juga diminta untuk bertanggung jawab langsung atas setidaknya 3 saluran digital. Tujuh puluh sembilan persen responden berasal dari organisasi dengan pendapatan tahunan $1 miliar atau lebih. Responden berasal dari berbagai industri: jasa keuangan (82 responden), teknologi tinggi (88 responden), manufaktur (44 responden), produk konsumen (32 responden), media (13 responden), ritel (61 responden), penyedia layanan kesehatan (31 responden) dan perjalanan dan perhotelan (30 responden). Survei ini dikembangkan secara kolaboratif oleh tim analis Gartner yang mengikuti Pemasaran dan ditinjau, diuji, dan dikelola oleh tim Analisis Data Riset Gartner. Penafian: Hasil penelitian ini tidak mewakili temuan global atau pasar secara keseluruhan, tetapi merupakan hasil rata-rata sederhana untuk negara, industri, dan segmen ukuran perusahaan yang ditargetkan yang tercakup dalam survei ini.