Cara mengoptimalkan pemanfaatan yang dapat ditagih di UKM Anda

Sebagai pemilik bisnis, Anda beroperasi dengan margin yang ketat dan sumber daya yang terbatas. Jadi, sangat penting untuk mengoptimalkan sumber daya yang ada dan memaksimalkan keuntungan dengan mengurangi kerugian dan inefisiensi .

Di sinilah pentingnya penghitungan, pelacakan, dan peningkatan pemanfaatan yang dapat ditagih .

Jika Anda belum familiar dengan istilah ini, istilah ini hanyalah ukuran berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk pekerjaan yang secara langsung menghasilkan pendapatan. Meningkatkan pemanfaatan yang dapat ditagih dapat meningkatkan efisiensi perusahaan Anda secara keseluruhan dan membantu Anda menghasilkan lebih banyak pendapatan tanpa menginvestasikan sumber daya tambahan .

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pemanfaatan yang dapat ditagih secara mendetail dan menunjukkan cara meningkatkannya untuk bisnis Anda.

Apa yang dimaksud dengan pemanfaatan yang dapat ditagih, dan mengapa hal ini penting?

Pemanfaatan yang dapat ditagih adalah persentase waktu yang dihabiskan karyawan dan anggota tim Anda pada pekerjaan yang menghasilkan pendapatan. Anda dapat menghitungnya di seluruh tim Anda dan untuk masing-masing karyawan.

Dengan kata lain, skor pemanfaatan yang dapat ditagih seorang karyawan menunjukkan berapa banyak total waktu kerja mereka yang dihabiskan untuk pekerjaan yang menghasilkan hasil bisnis yang memperoleh pendapatan.

Persentase pemanfaatan yang dapat ditagih tinggi menunjukkan bahwa Anda menggunakan sumber daya secara efisien dan menginvestasikan waktu Anda pada proyek yang paling penting. Sebaliknya, skor pemanfaatan yang dapat ditagih rendah berarti Anda harus mengoptimalkan proses dan menilai kembali rencana sumber daya Anda dengan perencanaan kapasitas .

Misalnya, agen pemasaran menyewa copywriter mahal untuk mengerjakan proyek baru . Mereka ingin memaksimalkan pemanfaatan copywriter yang dapat ditagih dengan memastikan mereka hanya mengerjakan proyek klien yang dapat ditagih.

Namun jika copywriter menghabiskan sebagian besar waktunya dalam rapat, menangani kemacetan atau tugas teknis seperti mengonfigurasi alat halaman arahan atau menginstal WordPress, jam kerja mereka yang dapat ditagih akan berkurang karena agensi tidak dapat membebankan biaya kepada klien untuk jam tersebut.

Jadi, agensi harus memastikan bahwa dari total jam kerja yang tersedia bagi copywriter , hanya sedikit atau bahkan tidak ada waktu tersedia yang dihabiskan untuk pekerjaan di luar proses copywriting.

Manfaat mengukur pemanfaatan yang dapat ditagih

Mengetahui pemanfaatan tim Anda yang dapat ditagih memiliki beberapa manfaat. Dengan melacak metrik ini , Anda dapat:

• Bandingkan efisiensi dan fungsionalitas Anda dengan tolok ukur industri dan lakukan penyesuaian
• Memastikan sumber daya yang tepat dialokasikan untuk pekerjaan yang tepat
• Tingkatkan profitabilitas tanpa menginvestasikan sumber daya tambahan
• Dapatkan gambaran jelas tentang kapasitas sumber daya Anda untuk mengerjakan proyek masa depan
• Informasikan perencanaan proyek dan alokasi sumber daya Anda untuk proyek yang dapat ditagih

Berapa tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih ?

Pemanfaatan yang dapat ditagih seratus persen tidak mungkin atau tidak diinginkan. Bahkan karyawan Anda yang paling efisien pun memerlukan waktu untuk pelatihan, pengembangan keterampilan, dan tugas administratif yang tidak dapat ditagih secara langsung. Skor ideal juga bervariasi menurut sifat pekerjaan, karena beberapa peran lebih cocok untuk penagihan langsung dibandingkan yang lain.

Umumnya, perusahaan berbasis jasa profesional harus menargetkan tarif yang dapat ditagih di atas 80 persen. Namun, setiap industri memiliki tolok ukur yang berbeda, jadi penting untuk melihat skor dalam konteks industri tertentu.

Jika skor Anda berada di bawah tolok ukur industri, Anda kurang memanfaatkan sumber daya yang tersedia dan harus mengoptimalkan pemanfaatan yang dapat ditagihkan . Di sisi lain, jika Anda jauh lebih unggul dari rata-rata industri, Anda menggunakan sumber daya secara berlebihan, yang mungkin mengakibatkan kelelahan dan mengurangi produktivitas dan efisiensi karyawan dalam jangka panjang.

Pemanfaatan yang dapat ditagih vs. pemanfaatan sumber daya

Meskipun kedua istilah ini sering membingungkan, keduanya menyampaikan aspek berbeda dari bisnis Anda. Pemanfaatan sumber daya mewakili semua tugas dan aktivitas tim Anda, termasuk jam kerja yang tidak dapat ditagih . Pemanfaatan yang dapat ditagih adalah metrik yang lebih spesifik yang mewakili persentase waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas dan aktivitas yang dapat ditagih.

Cara menghitung pemanfaatan yang dapat ditagih

Menghitung pemanfaatan yang dapat ditagih cukup mudah. Anda mengambil jumlah total jam yang dapat ditagih dan membaginya dengan total jam yang tersedia , tidak termasuk hal-hal seperti hari libur dan aktivitas yang tidak dapat ditagih .

Persentase ini kemudian dikalikan dengan 100 untuk mendapatkan tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih .

Pemanfaatan yang dapat ditagih = (jam yang dapat ditagih/total jam tersedia ) x 100

Misalnya, jika bisnis Anda memiliki 1.200 jam yang dapat ditagih dalam setahun dan total jam tersedia (dikurangi hari libur) adalah 2.000, pemanfaatan yang dapat ditagih adalah (1.200 / 2.000) x 100 = 60 persen.

Anda dapat menggunakan rumus yang sama untuk menghitung pemanfaatan masing-masing karyawan.

Cara melacak jam yang dapat ditagih

Cara paling andal untuk melacak jam kerja yang dapat ditagih adalah dengan menggunakan sistem pelacakan waktu terpusat dan otomatis yang mencatat aktivitas tim Anda, mengelola lembar waktu komprehensif , dan memberi Anda gambaran jelas tentang aktivitas sehari-hari mereka.

Tantangannya, tentu saja, adalah memastikan bahwa semua orang di tim mencatat waktu mereka dengan jujur ​​dan teratur.

Berikut beberapa tip untuk mewujudkannya:

• Jelaskan manfaat pelacakan waktu bagi tim Anda dan bagaimana hal itu membantu bisnis Anda menjadi lebih efisien.
• Perjelas bagaimana mencatat semuanya membantu menyoroti kinerja tim Anda.
• Jadikan pelacakan waktu menjadi mudah dan tidak merepotkan.
• Bagikan pengingat.
• Jalankan audit harian atau mingguan di berbagai tingkat untuk memastikan tim Anda mencatat jam kerja dan tugas harian.

5 cara untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih untuk bisnis Anda

Terus mengoptimalkan pemanfaatan yang dapat ditagih adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan profitabilitas dan mempercepat pertumbuhan bisnis.

Inilah cara melakukannya.

1. Berinvestasi dalam manajemen proyek dan alat CRM

Anda memerlukan sistem manajemen proyek terintegrasi yang tidak hanya melacak waktu tetapi juga memberi Anda pandangan 360 derajat tentang proyek Anda dan sumber daya yang dialokasikan.

Dengan menghubungkannya dengan sistem CRM seperti Act! Anda dapat memperoleh visibilitas tambahan di seluruh jalur penjualan dan pemasaran , sehingga memungkinkan Anda merencanakan beban kerja dan ketersediaan sumber daya dengan lebih efisien.

Menggabungkan CRM dengan sistem manajemen sumber daya menunjukkan kepada Anda:

• Total jam tersedia tim Anda
• Waktu dan utilitas yang dapat ditagih saat ini
• Prospek penjualan dan pemasaran yang siap untuk bulan atau kuartal berikutnya
• Anggota tim individu dengan skor utilitas tinggi atau rendah.

Transparansi dan wawasan real-time menyederhanakan pengambilan keputusan dan membantu Anda meningkatkan efisiensi.

2. Mengalihkan atau meminimalkan tugas-tugas yang tidak dapat ditagih

Evaluasi beban kerja tim Anda dengan cermat untuk memastikan mereka tidak terlibat dalam tugas yang tidak dapat ditagih secara tidak perlu . Optimalkan utilitas yang dapat ditagihkan dengan mengalihkan tugas-tugas yang tidak produktif ke sumber daya yang lebih murah dan meminimalkan gangguan yang mengganggu produktivitas.

3. Latih dan tingkatkan keterampilan karyawan Anda

Terkadang, cara termudah untuk meningkatkan efisiensi yang dapat ditagih adalah dengan berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan tim Anda. Dengan peningkatan keahlian yang tepat waktu , mereka dapat melakukan tugas yang sama dengan efisiensi yang lebih besar, sehingga menghasilkan profitabilitas yang lebih tinggi .

4. Tingkatkan teknologi Anda

Evaluasi peralatan dan teknologi bisnis Anda untuk memastikan kondisinya optimal dan tidak menyebabkan keterlambatan operasional. Jika Anda merasa perlu, berinvestasilah pada teknologi yang lebih canggih untuk membantu tim Anda melakukan tugas yang sama dalam waktu yang lebih singkat.

5. Memanfaatkan otomatisasi

Setiap bisnis harus mengevaluasi tugas dan operasi yang dapat mereka otomatisasi . Hal ini dapat membebaskan sumber daya Anda, meningkatkan efisiensi, dan membantu Anda mencapai hasil yang lebih baik dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Misalnya, Bertindak! dapat mengotomatiskan alur kerja penjualan , dukungan, dan pemasaran Anda melalui alat seperti halaman arahan otomatis, kampanye email, dan penilaian prospek.

Mengoptimalkan jam kerja yang dapat ditagih adalah hal yang mudah bagi UKM

UKM tidak selalu memiliki likuiditas untuk berinvestasi dalam pertumbuhan bisnis. Mengoptimalkan jam kerja yang dapat ditagih adalah cara terbaik untuk meningkatkan profitabilitas tanpa mengeluarkan biaya besar. Dengan menggunakan sistem manajemen sumber daya terintegrasi yang dipadukan dengan CRM seperti Act! Anda bisa mendapatkan semua informasi yang diperlukan untuk menghitung, melacak, dan meningkatkan pekerjaan yang dapat ditagih , sehingga menghasilkan efisiensi dan pertumbuhan yang lebih besar.

Mendaftarlah untuk mendapatkan Aksi gratis Anda! uji coba dan lihat aksinya.