Cara Menggabungkan Duplikat di Salesforce dan HubSpot

Apakah penggabungan kontak HubSpot berdampak pada database Salesforce?

Singkatnya, tidak.

Menggabungkan kontak di HubSpot tidak berpengaruh apa pun pada Salesforce di Sinkronisasi HubSpot Salesforce. Namun, hanya data utama yang dipilih di HubSpot yang akan terus disinkronkan dengan Salesforce setelah Anda menggabungkan kedua data tersebut. Saat menggunakan integrasi HubSpot Salesforce, mengelola duplikat bisa jadi cukup menantang. Kecuali Anda dapat sepenuhnya mencegah duplikat data (yang sejujurnya tidak selalu mudah), berikut panduan tentang cara menggabungkan duplikat prospek dan kontak di Salesforce saat terintegrasi dengan HubSpot.

Mengapa Duplikat Data Begitu Umum?

Setiap CRM yang saya temui secara konsisten menambah jumlah catatannya. Tanpa mencegah duplikasi entri data, upaya pembersihan apa pun menjadi sia-sia.

Salah satu penyebab utama duplikat di Salesforce dan kualitas data yang buruk muncul selama impor data. Misalnya, konvensi penamaan yang tidak konsisten atau kesalahan pemformatan data selama proses impor dapat mengakibatkan entri duplikat. Selain itu, ketika mengimpor data dari berbagai sumber seperti departemen berbeda atau sumber eksternal, kemungkinan terjadinya duplikasi meningkat.

Jika Anda memasukkan data secara manual, Anda pasti akan menemukan lebih banyak data duplikat. Dengan banyaknya pengguna yang memasukkan data, menjaga konsistensi secara menyeluruh dapat menjadi sebuah tantangan. Selain itu, beberapa pengguna mungkin secara tidak sengaja membuat catatan duplikat jika mereka tidak mengetahui data yang ada di sistem, terutama ketika komunikasi dan pelatihan mengenai entri data tidak jelas.

Apa pun penyebabnya, duplikat data dapat menyusahkan siapa pun yang mencoba memahami datanya. Hal ini tidak hanya menyebabkan inefisiensi dan ketidakakuratan tetapi juga menghambat kemampuan untuk memperoleh wawasan yang bermakna dan membuat keputusan berdasarkan data yang dapat diandalkan.

Menerapkan langkah-langkah efektif untuk mencegah dan mengelola duplikat sangat penting untuk menjaga integritas data dan memaksimalkan nilai sistem CRM Anda.

Identifikasi Duplikat untuk Digabung

Saat mengelola duplikat dalam integrasi Salesforce-HubSpot, biasanya pengguna memanfaatkan alat deduplikasi pihak ketiga seperti dedupe.ly atau DataGroomr . Namun, proses integrasi mempunyai keterbatasan tertentu, khususnya mengenai pengidentifikasi unik dan kriteria pencocokan.

Baik di Salesforce maupun HubSpot, bidang tertentu berfungsi sebagai kriteria pencocokan catatan, yang sering disebut sebagai pengidentifikasi unik. Dalam kasus HubSpot, alamat email dianggap sebagai pengidentifikasi unik untuk catatan kontak.

Tidak seperti HubSpot, Salesforce menggunakan beberapa properti sebagai pengidentifikasi unik.

Saat Anda menyinkronkan Salesforce dengan HubSpot, data dari bidang ini dibandingkan. Jika nilai dalam bidang ini cocok antara kedua platform, sistem akan mengenali rekaman tersebut mewakili kontak atau prospek yang sama. Ini adalah bagaimana duplikat biasanya diidentifikasi dan dicegah.

Namun, jika Salesforce telah dikonfigurasi untuk menggunakan bidang lain (di luar bidang default) untuk mencocokkan dan mengidentifikasi duplikat - mungkin karena aturan pencocokan khusus yang telah disiapkan organisasi Anda - bidang ini belum tentu dikenali oleh HubSpot.

Misalnya, organisasi Anda menggunakan bidang khusus yang disebut 'ID Pelanggan' di Salesforce untuk mencocokkan kontak. Anda telah menyiapkan aturan pencocokan khusus di Salesforce yang mengidentifikasi duplikat berdasarkan 'ID Pelanggan' ini. Namun, saat Anda menyinkronkan Salesforce dengan HubSpot, HubSpot tidak akan mengenali 'ID Pelanggan' sebagai bidang yang cocok kecuali Anda secara khusus memetakannya ke bidang terkait di HubSpot. Akibatnya, jika ada dua kontak dengan 'ID Pelanggan' yang sama di Salesforce, tetapi alamat email berbeda, HubSpot mungkin tidak menandainya sebagai duplikat

Perhatian Sebelum Penggabungan

Sebelum menggabungkan duplikat yang teridentifikasi di Salesforce, penting untuk mempertimbangkan nuansa integrasi.

Pastikan bidang apa pun yang Anda gunakan untuk pencocokan di Salesforce juga dikenali dan digunakan oleh HubSpot. Jika tidak, Anda mungkin mendapatkan duplikat di HubSpot yang tidak ditandai, karena perbedaan aturan pencocokan antara kedua platform.

Memahami HubSpot - Sinkronisasi Salesforce

Sebelum kita mendalami langkah-langkah menggabungkan duplikat, penting untuk memahami bagaimana prospek dan kontak Salesforce cocok dengan kontak HubSpot.

Saat kontak baru dibuat di HubSpot, kontak tersebut memulai pemindaian di Salesforce untuk mengidentifikasi prospek atau kontak apa pun dengan alamat email yang sama.

Di sinilah hal yang menarik: Salesforce mengembalikan catatan yang cocok ini dalam urutan acak. Artinya, tidak ada aturan atau urutan yang telah ditentukan sebelumnya (seperti berdasarkan abjad atau kronologis) yang menentukan data mana yang akan dikembalikan terlebih dahulu. Karena keacakan ini, catatan Salesforce pertama yang cocok dengan kontak HubSpot baru dapat berupa prospek atau kontak yang ada dengan email yang sama.

HubSpot kemudian menyinkronkan dengan catatan pertama yang dikembalikan dari Salesforce. Ini membentuk hubungan awal antara prospek/kontak Salesforce tertentu dan kontak HubSpot baru.

Namun, tautan awal ini belum diperbaiki. Setelah sinkronisasi pertama, HubSpot akan menyinkronkan dengan catatan terbaru yang diperbarui dengan email yang sama di Salesforce. Ini berarti jika prospek atau kontak lain di Salesforce dengan email yang sama diperbarui, HubSpot mungkin memutus tautan awal dan membentuk tautan baru dengan catatan terbaru yang diperbarui ini.

Perilaku ini memastikan bahwa HubSpot selalu menjaga sinkronisasi dengan informasi terkini di Salesforce. Namun ini juga berarti bahwa kontak HubSpot dapat dikaitkan dengan data Salesforce yang berbeda dari yang awalnya disinkronkan.

Menggabungkan Prospek atau Kontak Salesforce dengan Alamat Email yang Sama

Menggabungkan Prospek dan Kontak di Salesforce melibatkan serangkaian langkah sistematis untuk memastikan konsistensi dan akurasi data.

Menggabungkan Prospek atau Kontak di Salesforce menggunakan HubSpot:

1. Identifikasi prospek atau kontak duplikat yang akan digabungkan: Pertama, cari tahu prospek atau kontak mana yang merupakan duplikat.
   
   
2. Buka prospek atau kontak di HubSpot: Setelah Anda mengidentifikasi duplikat, buka akun HubSpot Anda dan buka detail prospek atau kontak tersebut.
   
   
3. Navigasikan ke properti ID Prospek Salesforce atau ID Kontak Salesforce: Dalam detail prospek atau kontak di HubSpot, temukan properti ID Prospek Salesforce atau ID Kontak Salesforce. ID ini unik untuk setiap prospek atau kontak di Salesforce dan berfungsi sebagai penghubung antara kedua platform.
   
   

4. Temukan Prospek atau Kontak yang cocok dengan ID Salesforce dari catatan di HubSpot: Sekarang, kembali ke Salesforce dan gunakan ID ini untuk mencari prospek atau kontak yang sesuai.
   
   
5. Gunakan Prospek atau Kontak tersebut sebagai catatan utama: Setelah Anda menemukan prospek atau kontak di Salesforce yang cocok dengan ID Salesforce di HubSpot, anggap ini sebagai catatan utama untuk penggabungan. Catatan master adalah catatan yang informasinya akan disimpan di HubSpot setelah penggabungan.
   
   
6. Gabungkan catatan: Di Salesforce, pilih catatan duplikat dan mulai proses penggabungan, pilih catatan master yang diidentifikasi. Salesforce memungkinkan Anda menggabungkan hingga tiga rekaman duplikat per objek sekaligus dan Anda akan dapat memilih bidang mana yang akan disimpan di rekaman master dari setiap rekaman yang digabungkan. Alat manajemen duplikat di Salesforce memperlihatkan kepada Anda daftar semua bidang yang berisi nilai berbeda dan Anda dapat memilih nilai mana yang akan disimpan di catatan master akhir. Informasi ini kemudian akan disinkronkan dengan catatan terkait di HubSpot.
   

Mengelola Kontak yang Digabung di HubSpot

Dalam pengaturan Integrasi HubSpot Salesforce, Anda memiliki kemampuan untuk mengonfigurasi tindakan yang akan terjadi di HubSpot ketika kontak dan prospek dihapus dari Salesforce.

Kami menyarankan untuk menghapus catatan dari akun HubSpot Anda saat dihapus di Salesforce.

Periksa pengaturan ini dengan membuka Pengaturan HubSpot > Integrasi > Aplikasi Terhubung > Salesforce > Pengaturan Sinkronisasi > Salesforce → HubSpot

Penting untuk mempertimbangkan riwayat aktivitas setiap kontak di HubSpot sebelum menggabungkan catatan di Salesforce. Jika kontak yang digabungkan (dan kemudian dihapus di HubSpot) memiliki riwayat berharga, sebaiknya gabungkan juga kontak di HubSpot untuk menyimpan data ini.

Misalnya...

Bayangkan Anda memiliki dua kontak di Salesforce: "Jane Francis" dan "Jane F". Kedua kontak ini juga ada di HubSpot, dan masing-masing memiliki riwayat aktivitas.

Jane Francis sangat aktif - dia membuka banyak email Anda, mengisi beberapa formulir di situs web Anda, dan mengunjungi situs Anda beberapa kali. Jane F, sebaliknya, tidak memiliki banyak sejarah. Dia telah membuka beberapa email namun belum melakukan lebih dari itu.

Sekarang, Anda telah memutuskan untuk menggabungkan dua kontak ini di Salesforce, memilih Jane Francis sebagai catatan utama karena dia memiliki informasi yang lebih lengkap.

Jika pengaturan Anda di HubSpot diatur untuk menghapus kontak yang digabungkan di Salesforce, maka saat Anda menggabungkan Jane Francis dan Jane F di Salesforce, catatan Jane F di HubSpot akan dihapus.

Jika Jane F tidak memiliki banyak riwayat di HubSpot, ini mungkin bukan masalah besar. Interaksi minimalnya tidak penting untuk pemahaman Anda tentang perilaku audiens atau upaya pemasaran Anda.

Namun, jika Jane F memang memiliki riwayat penting di HubSpot, seperti Jane Francis, penghapusannya berarti kehilangan semua informasi berharga tersebut. Jika Jane Francis dan Jane F memiliki riwayat aktivitas penting, idealnya Anda ingin menggabungkan catatan mereka di HubSpot pada saat yang sama Anda menggabungkannya di Salesforce. Dengan begitu, Anda menyimpan riwayat aktivitas dari kedua kontak dalam catatan gabungan.

Gabungkan Kontak di HubSpot

Untuk menyimpan riwayat aktivitas kedua kontak di HubSpot saat menggabungkan di Salesforce, Anda dapat menonaktifkan pengaturan hapus otomatis di HubSpot atau segera menggabungkan kontak terkait di HubSpot setelah penggabungan Salesforce.

1. Matikan pengaturan hapus otomatis: HubSpot memiliki pengaturan yang secara otomatis akan menghapus kontak di HubSpot jika kontak yang sama dihapus di Salesforce. Jika Anda menggabungkan kontak di Salesforce dan tidak ingin kehilangan riwayat aktivitas terkait di HubSpot, Anda dapat menonaktifkan pengaturan ini. Dengan cara ini, bahkan setelah penggabungan di Salesforce, kontak 'non-master' di HubSpot (dalam contoh Anda sebelumnya, Fred) tidak akan dihapus secara otomatis.
   
   
2. Gabungkan dengan cepat di HubSpot: Jika Anda tidak bisa atau tidak ingin mematikan pengaturan hapus otomatis, opsi lainnya adalah dengan cepat menggabungkan kontak di HubSpot segera setelah Anda menggabungkannya di Salesforce. Anda harus melakukan ini sebelum sinkronisasi berikutnya antara HubSpot dan Salesforce terjadi.
   
   

Penggabungan Catatan Pasca Penggabungan Salesforce

Setelah Anda menyelesaikan proses penggabungan di Salesforce, buka catatan master di HubSpot. Pilih Actions > Merge . Sekarang, cari dan pilih Jane F (kontak yang ingin Anda gabungkan ke dalam catatan master) dan selesaikan penggabungan kontak.

Mengatasi Kesalahan HubSpot: Kontak Tidak Lagi Disinkronkan dengan Salesforce

Jika Anda memilih untuk menyimpan catatan Jane F dan bukan yang terakhir disinkronkan di HubSpot, Anda akan mengalami kesalahan sinkronisasi pada kontak HubSpot yang tersisa. Pesan kesalahan ini menunjukkan bahwa catatan Salesforce yang sebelumnya disinkronkan HubSpot sudah tidak ada lagi. Untuk mengatasinya, klik Resync di bawah kesalahan. Meskipun solusi ini mudah, solusi ini dapat memakan banyak tenaga kerja jika Anda berurusan dengan ratusan atau ribuan duplikat dengan rekaman master yang salah dipilih.

Menggabungkan Prospek atau Kontak Tenaga Penjualan dengan Berbagai Alamat Email

HubSpot tidak akan mengidentifikasi kontak dengan alamat email berbeda sebagai duplikat saat disinkronkan dengan Salesforce. Saat menggabungkan bidang ini di Salesforce atau alat pihak ketiga, buka data Jane Francis dan Jane F di HubSpot dan gabungkan keduanya seperti yang Anda lakukan di Salesforce.

Alternatifnya, jika Jane F tidak memiliki riwayat yang signifikan, Anda dapat menggabungkan kontak atau prospek langsung di Salesforce dan mengizinkan HubSpot menghapus kontak yang digabungkan (Jane F).

Mengelola duplikat antara HubSpot dan Salesforce mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi Six & Flow siap membantu Anda. Sebagai ahli dalam Integrasi Tenaga Penjualan HubSpot, kami memiliki pemahaman mendalam tentang kompleksitas dan seluk-beluk yang terlibat dalam proses ini.

Kami siap membantu Anda menavigasi lanskap pengelolaan data yang rumit, memastikan catatan Anda akurat dan terpelihara dengan baik. Kami akan menangani identifikasi duplikat, memutuskan catatan master, dan melakukan penggabungan di Salesforce dan HubSpot sambil menjaga riwayat aktivitas penting. Jadi Anda dapat fokus pada hal terbaik yang Anda lakukan - mengembangkan bisnis Anda - sementara kami mengurus sisanya.

Hubungi kami untuk mendapatkan hasil maksimal dari Integrasi Tenaga Penjualan HubSpot Anda.