Cara Menemukan Tempat untuk Acara: 6 Kotak Penting untuk Dicentang

Peserta berharap banyak dari pengalaman acara mereka hari ini. Ruang pertemuan hotel telah berubah menjadi kapal pesiar besar di Dreamforce, membuat para hadirin terkagum-kagum. Tetapi tempat-tempat yang menakjubkan ini tidak ada artinya tanpa aspek dasar yang membuat tempat tersebut tepat untuk acara tersebut.

Ada lebih banyak hal untuk memilih tempat acara daripada menemukan salah satu ukuran yang tepat (meskipun itu adalah bagian dari proses).

Ada beberapa kotak yang harus Anda periksa sebelum berkomitmen ke tempat acara: kebutuhan teknologi, rintangan logistik, dan, tentu saja, biayanya.

Siapa yang ingin menghadiri acara di lokasi yang tidak nyaman atau mahal, semua karena Anda salah memilih tempat? Pembicara utama Anda tidak akan berarti banyak tanpa mempertimbangkan faktor-faktor ini.

Saya telah menyusun daftar enam faktor penting yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih tempat, bersama dengan alat dan daftar yang dapat Anda gunakan untuk membantu mempermudah proses pemilihan.

1. Lokasi yang nyaman untuk peserta Anda

Lokasi acara Anda adalah salah satu faktor terpenting untuk dipertimbangkan dalam tahap perencanaan. Calon pendaftar akan mempertimbangkan biaya perjalanan dan kenyamanan saat memutuskan apakah akan hadir.

Jika Anda masih dalam tahap perencanaan awal dan tidak yakin kota mana yang harus dipilih untuk konferensi Anda, SmartAsset memiliki daftar 10 tujuan konferensi teratas di Amerika Serikat pada tahun 2017 berdasarkan keterjangkauan, jarak dari bandara, kejahatan kekerasan tarif, dan ketersediaan penginapan:

Daftar 25 tujuan konferensi teratas dari SmartAsset (Sumber)

Setelah Anda menentukan lokasi geografis, Anda harus mendasarkan pemilihan tempat Anda pada kriteria berikut:

• Harga
• Jarak dari bandara
• Pilihan transportasi (lebih lanjut nanti)
• Kapasitas (juga lebih lanjut tentang itu nanti)
• Akses ke pusat kota (restoran, bar, hotel, dll.)

Jika Anda menyelenggarakan acara lokal yang lebih kecil, Anda tidak perlu hotel untuk menampung lusinan peserta dari luar negara bagian, atau akses mudah ke bandara. Saat melihat tempat lokal, perhatian utama Anda adalah ukuran tempat, biaya, dan pilihan transportasi.

Mesin pencari tempat Cvent, SocialTables, dan EventUp adalah alat yang sempurna untuk menemukan semua yang perlu Anda ketahui tentang tempat secara nasional.

2. Kapasitas tempat dan kamar tambahan

Saat memilih tempat acara Anda, selalu lebih baik untuk melebih-lebihkan kebutuhan kapasitas Anda daripada meremehkan.

Misalnya, jika acara Anda diharapkan menarik setidaknya 300 peserta, kapasitas tempat Anda harus nyaman menampung 350 hingga 400 orang. Ini akan memberi Anda ruang bernapas yang Anda butuhkan untuk menampung peserta tambahan jika beberapa orang muncul dan mendaftar pada hari itu.

Ini juga membantu untuk memilih tempat yang menawarkan ruang istirahat tambahan. Fleksibilitas semacam ini akan membantu Anda ketika masalah kapasitas muncul. Ini tidak ideal, tetapi dimungkinkan untuk mengalirkan acara utama ke ruang kerja kelompok ini sebagai sarana untuk menyesuaikan lebih banyak orang dengan nyaman di acara Anda.

Berkat alat seperti mesin pencari tempat Cvent, Anda dapat meneliti kapasitas tempat sebelum melakukan kontak dengan tempat yang prospektif. Dengan cara ini Anda dapat membuat daftar pendek tempat Anda tanpa dipaksa untuk berkomitmen sebelum Anda memiliki semua informasi.

3. Kemampuan WiFi untuk grup besar

Kita hidup di dunia yang semakin terhubung, dan konektivitas WiFi adalah kebutuhan untuk produktivitas di semua bentuk bisnis, termasuk acara. Sangat penting bahwa Anda sebagai perencana acara dan tuan rumah memiliki konektivitas yang konsisten ke internet. Tempat terbaik akan memiliki akses WiFi yang tersedia untuk Anda gunakan pada hari acara Anda.

Namun, koneksi hotel standar yang tersedia untuk semua tamu hotel mungkin tidak cukup untuk menangani semua lalu lintas untuk tamu Anda. Itulah mengapa penting untuk menanyakan tentang sinyal WiFi khusus untuk peserta Anda. Sebagian besar hotel akan memiliki sinyal WiFi khusus untuk acara, tetapi Anda harus memastikannya.

Kecepatan WiFi juga penting, terutama jika Anda berencana untuk streaming video atau mengharapkan penggunaan telepon yang berat selama acara untuk tweet langsung dan penggunaan media sosial lainnya. Anda harus memastikan bahwa kecepatan transfer data Anda tetap di atas 8 hingga 12 Mbps (megabit per detik) untuk menangani tingkat lalu lintas yang lebih tinggi itu. Tanyakan tempat Anda tentang kecepatan mereka dan apakah Anda boleh menjalankan tes kecepatan di jaringan acara mereka, hanya untuk memastikan.

Jika Anda perlu menguji kecepatan internet suatu tempat, ada alat gratis yang dibuat untuk itu:

• Tes kecepatan
• Cepat.com
• Tes Kecepatan Spektrum

Akhirnya, mari kita turun ke biaya. WiFi di acara tidak gratis, tetapi tidak harus menghabiskan banyak uang. Menurut ASAE, ada beberapa cara Anda dapat membantu mengurangi biaya ini:

• Jual sponsor WiFi ke pengiklan
• Tambahkan biaya untuk tamu yang menggunakan WiFi

4. Pilihan transportasi dan parkir

Apa gunanya sebuah acara jika tidak ada yang bisa sampai di sana?

Saat memilih tempat Anda, pastikan untuk mengklarifikasi semua opsi transportasi yang tersedia, seperti:

• Layanan kereta metro
• Rute bus
• Berjalan kaki dari hotel
• Ketersediaan berbagi tumpangan (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, dll.)

Berikan informasi transportasi ini kepada tamu Anda, bersama dengan jam transit dan rekomendasi untuk aplikasi peta transit.

Peta sistem kereta metro Washington DC, New York City, dan Boston (Sumber)

Beberapa pilihan transportasi ini bahkan mungkin menawarkan spesial dan diskon untuk peserta acara. Uber, misalnya, menawarkan sistem UberEvents mereka yang memungkinkan Anda membuat tiket perjalanan untuk peserta Anda. Tiket perjalanan ini akan menanggung biaya transportasi hingga batas tertentu yang Anda tetapkan, sehingga memudahkan peserta untuk datang ke acara Anda.

Sementara beberapa orang mungkin berjalan kaki, naik transportasi umum, atau mengambil tumpangan ke acara Anda, banyak yang masih akan mengemudi.

Saat mempertimbangkan tempat, parkir adalah fitur lain yang harus Anda perhatikan. Jika tempat tersebut tidak memiliki tempat parkir khusus, pilihan parkir lokal seperti apa yang tersedia? Apakah ada garasi parkir? Parkir pinggir jalan yang luas?

Anda dapat membuat kesepakatan dengan garasi parkir lokal untuk memesan sejumlah ruang dan memasukkan biaya tersebut dengan kesepakatan tiket bagi mereka yang berencana untuk mengemudi. Ini juga berlaku untuk garasi berbayar yang dimiliki oleh tempat di mana biaya parkir ditambahkan sebagai layanan, baik dengan biaya penuh atau tarif diskon (sebaiknya yang terakhir).

Jika Anda tidak merasa perlu pergi sejauh itu untuk mengamankan tempat parkir tetapi tetap ingin membuat mengemudi nyaman bagi tamu Anda, coba rekomendasikan aplikasi parkir di situs web acara Anda yang akan membantu mereka menemukan tempat parkir yang terjangkau di sekitar tempat Anda.

5. Fasilitas

Apa yang ditawarkan tempat Anda selain ruang untuk menyelenggarakan acara Anda? Fasilitas tambahan ini dapat mencakup:

• Peralatan A/V : Menyewa atau membeli peralatan A/V mahal, dan itu membantu menghemat uang ketika tempat acara Anda sudah memiliki pencahayaan, speaker, mikrofon, dan peralatan video yang siap untuk Anda gunakan. Jika demikian, tempat tersebut kemungkinan besar akan menawarkan peralatan sebagai bagian dari kesepakatan paket.
• Meja dan kursi : Sama seperti peralatan A/V, menyediakan meja dan kursi Anda sendiri berarti lebih banyak uang dari saku Anda untuk sewa. Belum lagi biaya transportasi untuk memindahkan semua meja dan kursi ini ke venue. Lebih baik mencari tempat dengan fasilitas ini yang sudah ada.
• Katering : Jika Anda berencana menyediakan makanan untuk tamu Anda, Anda dapat membuat kontrak dengan layanan katering luar atau memanfaatkan katering tempat Anda, jika tersedia. Tergantung pada tempatnya, layanan makanan mereka mungkin lebih murah jika dikemas dengan pemesanan tempat. Periksa dengan katering lokal Anda untuk membandingkan tarif.

Semua fasilitas ini tersedia menggunakan sumber luar, tetapi seperti yang disebutkan sebelumnya, jika calon tempat Anda menawarkannya, yang terbaik adalah mencoba membuat kesepakatan paket yang dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang.

6. Fleksibilitas tanggal acara

Hal-hal tidak selalu sesuai dengan yang Anda rencanakan. Keadaan darurat terjadi, cuaca tidak selalu bekerja sama, dan jadwal tidak selalu sejalan.

Itulah mengapa penting untuk memilih tempat yang memberi Anda semacam fleksibilitas dalam menjadwalkan acara Anda. Misalnya, jika acara Anda mungkin memerlukan perubahan tanggal, ada baiknya memesan tempat dengan beberapa tanggal buka di sekitar waktu tersebut untuk digunakan sebagai tanggal hujan.

Pahami bahwa ini adalah permintaan yang sulit untuk tempat mana pun dan tidak boleh membuat atau menghancurkan kesepakatan karena tempat membutuhkan jadwal penuh untuk membayar tagihan.

Tetapi jika Anda menemukan tempat dengan beberapa tanggal kosong, cobalah untuk membuat kebijakan penjadwalan ulang untuk tanggal berikutnya dengan tarif diskon. Dengan cara ini venue tidak akan kehilangan uang karena mengadakan tanggal tambahan untuk Anda dan Anda tidak perlu membatalkan acara jika muncul masalah.

Karena acara besar selalu direncanakan berbulan-bulan hingga satu tahun sebelumnya, memberi calon tempat Anda daftar tanggal fleksibel akan membantu Anda menemukan kapan tanggal non-puncaknya dan menemukan tanggal yang paling menghemat uang Anda.

Lihat sumber daya perencanaan acara lainnya ini

Sekarang setelah Anda memilih tempat acara Anda, pastikan untuk mengikuti langkah-langkah selanjutnya dalam "Panduan Sepuluh Langkah untuk Perencanaan Acara" saya untuk memastikan pengalaman acara terbaik.