Bagaimana memfasilitasi lokakarya jarak jauh

Lokakarya sebagian besar tentang interaksi antara orang-orang, latihan dinamis, dan diskusi yang jelas. Bengkel jarak jauh, di sisi lain, sangat berbeda karena ada aspek yang tidak akan Anda temukan di bengkel yang diselenggarakan di kantor. Tidak selalu mudah untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya, apalagi memoderasinya dari jarak jauh.

Dalam beberapa bulan terakhir, perencanaan dan pelaksanaan lokakarya jarak jauh telah menjadi hal biasa di Miquido. Ini berlaku untuk lokakarya penemuan singkat atau yang menentukan cakupan tepat MVP, tetapi juga untuk seluruh sprint desain produk. Kami memiliki beberapa dari mereka di belakang kami, jadi kami harap Anda menemukan tip dan pemikiran ini bermanfaat.

Bagaimana cara menjalankan lokakarya pemikiran desain jarak jauh? Kiat terbaik

Waktu dan istirahat

Biasanya, lokakarya direncanakan sepanjang hari (sekitar 6 jam). Tetapi tidak dalam kasus sesi jarak jauh. Peserta yang duduk di depan komputer lebih cepat lelah dan bosan. Itulah mengapa ada baiknya menyelenggarakan lokakarya jarak jauh dalam sesi hingga 4-5 jam .

Waktu terbaik adalah pagi hari, misalnya jam 9 pagi -1/2 sore. Bekerja dengan pikiran segar lebih baik dan tidak ada yang berpikir tentang hal-hal lain yang terlambat menunggu untuk dilakukan. Lokakarya jarak jauh akan berlangsung beberapa hari lagi, tetapi Anda dapat menggunakan sore hari untuk mempersiapkan sesi berikutnya. Mari kita pertimbangkan sprint desain produk – Anda dapat melakukan riset tambahan, mengerjakan prototipe, atau bahkan menyiapkan estimasi MVP untuk sesi hari berikutnya.

Jangan lupa tentang istirahat yang direncanakan dengan baik . Konsentrasi kami pada pertemuan online turun dengan sangat cepat. Beri peserta istirahat 15 menit setiap 1,5 jam. Sebagai fasilitator, teruslah mengamati tingkat energi dalam tim Anda.

Membangun tim

Membangun tim adalah hal penting lainnya. Semakin banyak orang di rapat, semakin besar kemungkinan seseorang tidak akan fokus dan terlibat. Hal ini tidak mempengaruhi dinamika kelompok dengan baik. Ada baiknya menjaga diversifikasi tim dan mengumpulkan orang-orang kunci: orang yang kreatif, teknis, manajer proyek atau produk, dan tentu saja orang yang paling penting dan tegas dari tim klien.

Di sini, perlu disadari bahwa pengambil keputusan kunci diperlukan dan mereka harus memiliki ruang untuk partisipasi aktif, bukan hanya observasi. Ide terbaik adalah tidak memiliki lebih dari 6-8 orang dalam panggilan – tetapi kenyataannya tidak selalu memungkinkan. Sebaiknya Anda merotasi tim jika Anda memiliki sesi yang hanya berfokus pada desain atau teknologi .

Dalam lokakarya jarak jauh, ruang untuk obrolan ringan agak pendek, jadi penting untuk tidak melewatkan semacam pemecah kebekuan dan latihan sederhana yang membantu tim untuk lebih mengenal satu sama lain. Ini dapat dikombinasikan dengan pengenalan alat yang akan Anda gunakan.

Distraktor

Meminta peserta untuk tidak menggunakan komputer atau telepon adalah standar dalam kontrak lokakarya. Dalam kasus lokakarya jarak jauh, laptop adalah suatu keharusan dan selalu menggoda untuk membuka tab lain untuk hal-hal lain. Jadi tekankan poin ini dalam kontrak, dan jika mungkin mintalah agar kamera tetap menyala selama lokakarya . Berkat ini, sebagai fasilitator Anda bisa langsung melihat ketika mata para peserta mulai teralihkan.

Jangan takut untuk mengingatkan semua orang, tetapi cobalah untuk melakukannya dengan dosis humor, agar tidak menimbulkan suasana yang tidak menyenangkan

Struktur latihan

Bekerja dalam kelompok

Untuk lokakarya jarak jauh, Anda juga harus merencanakan struktur latihan . Dan ini adalah bagian yang paling menantang! Bekerja dalam kelompok lebih sulit, tetapi dapat diselesaikan dengan membagi menjadi beberapa kelompok dengan "ruang" tambahan di alat telekonferensi.

Brainstorming

Latihan yang melibatkan brainstorming yang keras layak untuk diubah ke tipe yang tenang. Minta saja peserta untuk menghasilkan ide pada catatan tempel . Jika ada banyak ide untuk didiskusikan, ada baiknya membatasi presentasi hanya pada yang paling penting dan menarik, yang ditunjukkan oleh peserta dengan dot voting.

Sesi sketsa

Membuat sketsa tidak nyaman untuk semua orang bahkan di bengkel standar. Menggunakan alat baru untuk membuat sketsa akan menjadi pemicu stres tambahan – jadi mari kita pertahankan sesi ini di dunia “nyata”. Berikan peserta 15-20 menit secara pribadi untuk membuat sketsa solusi dan kemudian unggah semua foto sketsa ke papan tulis. Presentasi dapat dimulai sekarang!

Memoderasi diskusi

Diskusi dalam panggilan konferensi adalah sebuah tantangan. Dua skenario menunggu kita: semua orang akan mulai berbicara pada saat yang sama, atau tidak ada yang mau. Jadi mari kita moderat dengan latihan. Siapkan papan yang dibagi menjadi beberapa kategori – tantangan/pertanyaan/keraguan, yang memungkinkan setiap orang untuk memberikan pendapat dan pertanyaan mereka, dan kemudian Anda semua dapat dengan tenang mendiskusikannya selangkah demi selangkah.

Bagaimana dengan pertanyaan sederhana seperti: Apakah Anda perlu istirahat? Apakah kita semua setuju? Ada pertanyaan lagi? Ada baiknya meminta peserta untuk menunjukkan ok/tidak ok – dengan isyarat tangan atau hanya anggukan kepala Berkat ini kami tidak menimbulkan kekacauan, dan sebagai fasilitator, kami tahu apakah kelompok itu cocok.

Bagaimana dengan orang-orang yang akan berperan sebagai pengamat selama lokakarya jarak jauh? Mari kita diskusikan dan libatkan mereka yang tampaknya tidak hadir dengan pertanyaan tambahan.

Bagaimana jika diskusi mulai hanyut?

• Rencanakan apa yang disebut slot parkir di papan bengkel. Jika suatu topik memerlukan diskusi terpisah, kami memarkirnya dan kembali lagi nanti.
• Beri tahu peserta berapa banyak waktu yang kita miliki untuk topik tertentu. Berkat ini, semua orang sadar, dan memotong diskusi tidak lagi terdengar "kasar".
• Jika kami mengantisipasi bahwa suatu topik dapat memicu gelombang komentar, biarkan mereka dikumpulkan oleh peserta pada catatan tempel. Berkat ini, sebagai fasilitator, kita tahu berapa banyak “sudut pandang” yang perlu kita prediksi dalam diskusi.

Persiapan workshop

Sebelum lokakarya, penting untuk memperkenalkan peserta pada aturan dan alat yang akan Anda kerjakan . Ingatkan mereka tentang memiliki headphone dan akses ke kamera, belum lagi koneksi internet yang stabil. Untuk memfasilitasi dua layar adalah suatu keharusan – Anda harus memiliki ruang untuk bekerja di kapal dan mengamati tim.

Sehari sebelumnya, kirimkan instruksi dengan kemungkinan untuk menguji alat tetapi ingatlah tentang pengantar di awal lokakarya. Ada banyak alat online untuk melakukan lokakarya jarak jauh. Pilih yang paling Anda sukai, tetapi ingat untuk menguji akses tim dan menyiapkan template untuk latihan.

Eksekusi

Lokakarya penuh dengan dinamika yang berbeda . Terkadang, meskipun kami merencanakan agenda yang tepat, memverifikasi dan merencanakan dengan klien bersama dengan kursus mereka, ternyata beberapa perubahan perlu dilakukan. Dalam situasi ini, Anda selalu dapat berbicara dengan tim di saluran komunikasi tambahan, atau membuat konsultasi cepat selama istirahat. Untuk tujuan ini, ada baiknya menyiapkan pertemuan internal tambahan, di mana tim dapat melakukan obrolan singkat selama istirahat.

Bergabunglah dengan lokakarya jarak jauh Miquido!

Ingin mencapai hasil yang diinginkan dan membangun produk digital untuk meningkatkan bisnis Anda? Melalui serangkaian lokakarya pemikiran desain jarak jauh, kami akan mengubah ide Anda menjadi solusi digital masa depan!

Bergabunglah dengan lokakarya jarak jauh kami – mari wujudkan ide Anda bersama!