Bagaimana Menetapkan Struktur Departemen Akuntansi Anda

Gunakan panduan ini untuk membangun tim-A akuntansi Anda.

Ketika Anda pertama kali memulai bisnis Anda, Anda mungkin sedikit seperti band garasi, mewujudkan impian Anda dan memecahkan masalah dengan cepat.

Namun seiring pertumbuhan bisnis Anda, mengandalkan salah satu pendiri Dave—yang merangkap sebagai CTO dan tim hukum perusahaan Anda—untuk terus membayar vendor dan tim karyawan Anda yang terus berkembang tidak akan lagi memotongnya.

Jika Anda ingin bisnis Anda terus berkembang, Anda perlu menyiapkan struktur departemen akuntansi yang dapat menangani berbagai tugas akuntansi dan berkembang bersama bisnis Anda.

Mari kita lihat lima tugas akuntansi usaha kecil yang penting, bagaimana Anda harus mendekati staf masing-masing peran tersebut, dan bagaimana mengetahui kapan Anda membutuhkan bantuan. Dan karena bisnis Anda tidak dapat berjalan dengan usaha manusia saja, kami juga akan merinci bagaimana perangkat lunak akuntansi dapat mendukung tim Anda.

Akuntansi usaha kecil membutuhkan orang dan teknologi

Meskipun perangkat lunak akuntansi harus dimiliki untuk bisnis kecil mana pun, ia tidak dapat melakukan segalanya. Anda memerlukan seorang manusia di belakang perangkat lunak Anda untuk memeriksa ulang angka-angkanya, menganalisis outputnya, mengoordinasikan antara sistem yang tidak terintegrasi, dan memastikan bahwa bisnis Anda tidak ditipu oleh vendor yang licik atau karyawan yang curang.

Paling tidak, Anda membutuhkan seseorang untuk menjalankan penggajian, seseorang untuk membayar vendor dan mengirim faktur, dan seseorang untuk menangani pembukuan setiap bulan sehingga mereka seimbang pada waktu pajak.

Salah satu pendiri Dave mungkin dapat melakukan semua hal ini, tetapi itu tidak berarti dia harus melakukan semua hal ini dalam jangka panjang. Tetapi sebagai pemilik usaha kecil, ada saat-saat Anda perlu melakukannya dengan lebih sedikit.

Struktur departemen akuntansi Anda tidak akan pernah terlihat seperti daftar tim softball perusahaan Anda. Ini bukan posisi pada kartu lineup yang harus Anda isi; ini adalah tugas yang perlu diselesaikan melalui kombinasi peran dan sumber daya. Anda harus menunjukkan kebijaksanaan sebagai pemimpin organisasi untuk mencari tahu persis seperti apa kombinasi itu untuk bisnis Anda dan sumber daya yang Anda miliki.

Anda dapat menggunakan artikel ini sebagai cetak biru untuk membangun struktur Anda sendiri, tetapi jangan lupa untuk mengharapkan fluiditas berdasarkan ukuran bisnis Anda (baik dalam staf dan volume bisnis) dan kemampuan tim Anda.

5 tugas akuntansi penting dan cara mengatasinya

Pada bagian di bawah ini, kita akan melihat lima tugas akuntansi bisnis yang penting, keterampilan yang harus Anda cari untuk menangani tugas-tugas tersebut, dan tanda bahaya yang Anda perlukan penguatan. Pada akhirnya, kita akan melihat beberapa cara perangkat lunak akuntansi dapat membantu setiap tugas, dan memberikan contoh struktur departemen akuntansi bisnis kecil dasar.

1. Penagihan/faktur

Mengapa penting: Administrasi Bisnis Kecil AS melaporkan bahwa penjualan/arus kas yang rendah adalah penyebab nomor satu penutupan usaha kecil pada tahun 2015 (tahun terakhir Biro Sensus AS mengumpulkan data tersebut). Apa hubungannya dengan penagihan? Semakin lama pelanggan Anda ditagih, semakin lama waktu yang dibutuhkan bagi Anda untuk menerima pembayaran. Anda perlu dibayar agar Anda dapat membayar karyawan dan vendor Anda. Jika Anda tidak dibayar secara akurat dan tepat waktu, bisnis Anda berisiko gagal karena arus kas yang rendah.

Siapa yang harus melakukannya: Anda tidak memerlukan CPA untuk menangani penagihan Anda; siapa pun yang pandai dengan angka dan memperhatikan detail harus dapat menangani tugas ini. Selain akurasi, ketepatan waktu sangat penting untuk penagihan, jadi Anda menginginkan seseorang yang tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu.

Tanda-tanda Anda membutuhkan bantuan:

• Pelanggan tidak menerima faktur mereka tepat waktu
• Pelanggan ditagih dengan jumlah yang salah
• Pelanggan tidak membayar jumlah yang tepat atau tepat waktu

2. Pembayaran/utang usaha

Mengapa ini penting: Institute of Finance & Management melaporkan bahwa di organisasi tingkat atas, seorang profesional penuh waktu yang bertanggung jawab atas utang dapat memproses hampir 23.000 faktur per tahun. Itu sekitar 85 faktur per hari kerja. Jika Anda hanya membayar beberapa tagihan dalam satu waktu, Anda mungkin tidak akan membayarnya. Dan jika Anda tidak memprioritaskan untuk membayar vendor Anda tepat waktu, Anda akan membayar biaya keterlambatan atau, lebih buruk lagi, kehilangan vendor Anda. Anda tidak ingin menunda ini sampai setelah listrik Anda dimatikan.

Siapa yang harus melakukannya: Seperti halnya penagihan dan pembuatan faktur, akurasi dan ketepatan waktu adalah yang terpenting dalam hal utang usaha. Jika organisasi Anda berada di sisi kecil, tidak apa-apa untuk memiliki satu orang atau tim kecil yang menangani hutang dan piutang (penagihan). Meskipun vendor Anda harus dipercaya untuk menagih Anda secara akurat—membuat tugas ini sedikit kurang terlibat daripada pembuatan faktur—peran ini harus diisi oleh seseorang yang dapat memeriksa ulang nomor vendor untuk memastikan Anda tidak ditagih berlebihan atau ditagih untuk barang atau jasa yang tidak sebenarnya tidak disediakan.

Tanda-tanda Anda membutuhkan bantuan:

• Vendor mengeluh bahwa mereka tidak dibayar.
• Terlepas dari upaya terbaik mereka, tim hutang usaha Anda tidak dapat mengikuti dan melakukan pembayaran terlambat.
• Profesional hutang usaha Anda harus bekerja lembur untuk mengimbanginya.

3. Penggajian

Mengapa penting: Seperti yang dibahas dalam artikel kami tentang praktik terbaik pemrosesan penggajian, jika Anda tidak membayar karyawan Anda tepat waktu dan Anda tidak membayar mereka dengan jumlah yang tepat, Anda akan mulai kehilangan anggota staf, dan kemudian Anda tidak akan membayarnya. harus khawatir tentang menjalankan bisnis Anda lagi.

Siapa yang harus melakukannya: Ketika bisnis Anda sangat kecil (dua hingga tiga karyawan), Anda mungkin bisa lolos dengan meminta bagian hutang dan piutang Anda menangani penggajian juga. Namun, begitu perusahaan Anda tumbuh lebih dari itu, Anda memerlukan spesialis penggajian yang berpengalaman atau layanan penggajian pihak ketiga untuk melakukannya untuk Anda. Apa yang membuat spesialis penggajian yang baik? Selain tepat waktu dan teliti, staf penggajian Anda juga perlu bekerja dengan baik dengan orang lain untuk menyelesaikan masalah yang tak terhindarkan.

Tanda-tanda Anda membutuhkan bantuan:

• Karyawan secara rutin dibayar terlambat.
• Karyawan dikurangkan atau dibayar lebih karena kesalahan administrasi.
• Karyawan yang bertanggung jawab atas penggajian kewalahan dan bekerja lembur untuk mendapatkan gaji tepat waktu.

4. Pembukuan

Mengapa ini penting: Buku berimbang adalah ujung tombak sejati bisnis Anda, dan akan membantu Anda tidur nyenyak di malam hari sebagai pemilik usaha kecil. Pembukuan yang baik pada dasarnya berarti bahwa semua tagihan Anda telah dibayar dan semua pelanggan Anda telah membayar Anda apa yang mereka berutang, dan Anda telah menyimpan catatan bersih yang menunjukkan sebanyak itu. Meskipun kedengarannya tidak terlalu menarik, ini sangat penting untuk kesejahteraan finansial bisnis Anda dengan cara yang sama seperti suhu tubuh Anda harus selalu tepat di sekitar 98 derajat yang menyenangkan dan membosankan. Jika buku Anda mati, itu berarti ada yang tidak beres.

Siapa yang harus melakukannya: Di satu sisi, setiap tugas lain dalam daftar ini terkait dengan pembukuan, jadi Anda membutuhkan seseorang yang berpengetahuan luas, tepat dengan angka, dan bekerja dengan baik dengan orang lain. Sementara penagihan bertanggung jawab untuk mengirim faktur dan hutang bertanggung jawab untuk membayar tagihan, pemegang buku Anda pada akhirnya bertanggung jawab untuk mencatat dan melacak semua transaksi dan saldo tersebut. Pembukuan Anda juga akan bekerja dengan perangkat lunak akuntansi hampir sepanjang waktu, jadi mereka harus mahir dalam program akuntansi apa pun yang digunakan bisnis Anda.

Tanda-tanda Anda membutuhkan bantuan:

• Pembukuan Anda tidak seimbang (ada uang yang diperoleh atau uang yang dibelanjakan yang tidak dapat Anda pertanggungjawabkan).
• Ketika waktu pajak bergulir, Anda kehilangan laporan dan tanda terima yang diperlukan.
• Pada akhir tahun, Anda harus menyaring pengeluaran pribadi untuk menemukan pengeluaran bisnis.

5. Persiapan pajak

Mengapa ini penting: Anda harus membayar utang Anda kepada pemerintah, tetapi Anda juga perlu mendapatkan kredit untuk semua potongan yang memenuhi syarat agar Anda tidak membayar lebih dari itu. Anda juga perlu menyampaikan W2 kepada semua karyawan Anda sehingga mereka dapat mengajukan pajak tepat waktu. Jika menurut Anda ini tidak penting, tunggu saja sampai IRS datang dengan daftar panjang pertanyaan yang tidak Anda miliki jawabannya.

Siapa yang harus melakukannya: Seorang profesional. Idealnya baik CPA staf, atau dari perusahaan luar, yang dapat mewakili bisnis Anda ke IRS jika perlu. Sementara waktu pajak datang hanya sekali per tahun, adalah bodoh untuk berpikir bahwa Anda hanya perlu mengkhawatirkannya selama beberapa hari atau minggu menjelang tenggat waktu. Tetap di atas pengeluaran dan pendapatan sepanjang tahun, dan mencatatnya dengan benar dalam hal implikasi pajaknya, membuat perbedaan besar ketika waktu pajak tiba. Pembukuan Anda harus bekerja berdampingan dengan siapa pun yang bertanggung jawab atas persiapan pajak untuk memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk mempersiapkan pengembalian pajak Anda secara menyeluruh dan akurat.

Tanda-tanda Anda membutuhkan bantuan:

• Anda mencoba melakukan pajak bisnis Anda sendiri di akhir tahun dan berjuang untuk menemukan laporan dan formulir yang tepat.
• Anda berakhir dengan pengembalian dana atau jumlah hutang yang jauh lebih tinggi pada akhir tahun daripada tahun sebelumnya dan tidak dapat menjelaskan alasannya.
• Setelah Anda mengajukan pajak, Anda mendapatkan pemberitahuan audit dari IRS dan Anda tidak siap untuk menjawab pertanyaan mereka.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi dapat membantu

Faktur otomatis: Katakanlah Anda memiliki klien yang memesan 10 pon kopi setiap bulan. Pertama kali mereka memesan, Anda mengisi templat faktur dengan semua informasi mereka, lalu Anda mengaturnya untuk dikirim pada hari yang sama setiap bulan. Jika mereka ingin menambah atau mengurangi pesanan, melewati satu bulan, atau membatalkan, yang harus dilakukan oleh pakar penagihan Anda adalah masuk dan mengubah pengaturan. Tapi di sisa waktu, faktur ini keluar seperti jarum jam.

Pembayaran otomatis: Setiap perangkat lunak akuntansi yang baik akan mengingat tagihan setelah Anda membayarnya pertama kali, memungkinkan spesialis pembayaran Anda untuk mengatur pembayaran otomatis saat tagihan serupa diterima dari vendor yang sama. Fitur lanjutan termasuk pelacakan pembayaran—sehingga Anda dapat melihat kapan pembayaran Anda telah diterima—dan persetujuan otomatis, sehingga Anda tidak perlu menandatangani formulir secara digital setiap kali manajer kantor Anda memesan lebih banyak soda untuk ruang istirahat.

Penggajian: Perangkat lunak penggajian cukup kompleks sehingga merupakan fitur built-in hanya untuk para pemukul terbesar di ruang perangkat lunak akuntansi, seperti QuickBooks Online (alat teratas lima tahun berjalan di daftar "Top 20 Software Akuntansi Paling Populer" kami). Jadi, daripada mencari alat akuntansi yang juga menangani penggajian, kami sarankan untuk mencoba salah satu alat ini yang terintegrasi dengan aplikasi penggajian populer untuk membuat hidup lebih mudah bagi spesialis penggajian Anda dengan mengotomatiskan hal-hal seperti setoran langsung dan pemotongan pajak.

Pembukuan otomatis: Perangkat lunak akuntansi Pembukuan dimasukkan ke dalam semua perangkat lunak akuntansi, menyimpan catatan yang bersih dari semua uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda dan menandai setiap perbedaan. Ini memungkinkan pemegang buku Anda untuk bertindak lebih sebagai penjaga gerbang, memasukkan data ke dalam perangkat lunak dan memeriksa ulang nomor daripada menghabiskan waktu berjam-jam untuk entri data yang membosankan dan matematika sederhana yang berulang.

Persiapan pajak: Perangkat lunak akuntansi tidak dapat melakukan pajak untuk Anda, tetapi dapat merekam dan mengatur semua data yang diperlukan dan menyediakan formulir pajak yang diperlukan sehingga ketika waktu pajak tiba, Anda dapat mengklik beberapa tombol untuk menghasilkan laporan untuk akuntan Anda bukannya membuang kotak sepatu tanda terima di meja mereka.

Struktur departemen akuntansi bisnis kecil dasar

Sekarang setelah kami menguraikan hal-hal penting, mari kita lihat struktur departemen akuntansi dasar yang dapat digunakan bisnis Anda untuk memulai:

Pengaturan seperti ini akan membantu Anda memenuhi hampir semua kebutuhan akuntansi usaha kecil, tetapi ada ruang untuk fleksibilitas. Anda dapat meminta pemegang buku Anda menangani hutang/piutang sendiri jika bisnis Anda cukup kecil, atau Anda mungkin merasa lebih masuk akal untuk memiliki perusahaan luar yang menangani penggajian jika menjadi berlebihan.

Yang penting bagi Anda sebagai pemimpin usaha kecil adalah memantau pertumbuhan dan beradaptasi sesuai kebutuhan (jangan menunggu sampai gaji terlambat selama tiga siklus berturut-turut untuk mendapatkan bantuan).

Pada catatan yang sama, selalu berhati-hati ketika datang untuk mendapatkan bantuan profesional. Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui, dan jauh lebih penting untuk membuat akuntansi Anda benar tanpa menguras tenaga daripada menghemat sedikit uang.

Apa jajaran akuntansi bisnis kecil Anda?

Sementara artikel ini membahas posisi inti departemen akuntansi, seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda harus memperluas tim ini dan menambahkan posisi baru seperti CFO dan analis keuangan untuk mengalihkan fokus dari tetap bertahan ke pertumbuhan.

Anda juga tidak harus menjadi ahli di setiap bidang bisnis Anda, Anda hanya perlu mendengarkan mereka yang lebih tahu dari Anda. Jika akuntan utama Anda memberi tahu Anda bahwa sudah waktunya untuk mulai mengalihdayakan gaji Anda, dengarkan mereka.