Cara Mendesain Tanda Tangan Email: Tips dan Alat Terbaik

Mereka sering mengatakan penting untuk menciptakan kesan pertama yang baik, tetapi bagaimana dengan kesan terakhir?

Jika Anda menjalankan bisnis melalui pemasaran email, tanda tangan email Anda biasanya merupakan salah satu titik komunikasi terakhir yang dimiliki konsumen dengan merek Anda.

Tanda tangan email yang bagus harus sederhana, informatif, profesional, dan menempatkan informasi di etalase. Namun, ini tidak berarti bahwa tanda tangan email Anda harus terlihat membosankan.

Ada banyak tip berharga untuk mendapatkan hasil maksimal dari desain tanda tangan email Anda. Jadi, dalam panduan ini, mari kita lihat lebih dari 16 tips mudah dan 6 alat tanda tangan email yang bermanfaat .

Apa itu tanda tangan email & mengapa Anda membutuhkannya?

Tanda tangan email adalah teks pendek di akhir setiap email, yang memberi pembaca informasi dasar tentang pengirim.

Dalam tanda tangan email mereka, orang dapat menambahkan apa pun yang mereka yakini penting, seperti nama lengkap, nama perusahaan, posisi, detail kontak, foto atau logo perusahaan, dll. Umumnya, tanda tangan email dianggap sebagai kartu nama dalam bentuk digital.

Anda mungkin berpikir - mengapa saya perlu mendesain tanda tangan email? Bukankah orang lain sudah tahu siapa aku? Yah, itu tidak sesederhana itu. Ada beberapa alasan bagus mengapa Anda membutuhkannya:

• Orang-orang dapat menemukan informasi kontak Anda dengan mudah dan cepat dengan tanda tangan email Anda.

• Menyertakan nama perusahaan Anda dalam tanda tangan email dapat memberi kesempatan kepada penerima untuk meneliti perusahaan dan produk Anda dengan lebih baik sebelum mereka membalas Anda dengan jawaban.

• Tanda tangan email membantu mengarahkan lalu lintas ke situs web perusahaan dan profil sosial Anda.

• Tanda tangan email memberi orang kesempatan untuk menghubungi Anda jika pesan Anda diteruskan . Saat penerima langsung mengarahkan kursor ke nama pengirim, mereka dapat melihat nama dan email Anda. Namun, jika mereka meneruskan email Anda ke mitra bisnis mereka, mereka tidak akan tahu cara menghubungi Anda. Menambahkan tanda tangan email sebenarnya akan memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk menghubungi Anda.

Selain itu, Anda harus mengingat satu hal lagi - ini adalah standar korespondensi email profesional . Jika Anda menggunakan email untuk membangun koneksi, mempromosikan produk Anda, atau komunikasi profesional lainnya, penerima akan mengharapkan untuk melihat tanda tangan. Tidak adanya satu mungkin membuat mereka meragukan seberapa serius Anda tentang apa yang Anda lakukan.

Topik terkait : Bagaimana Cara Membuat Tanda Tangan Email di Gmail?

16+ tip terbaik untuk mendesain tanda tangan email

1. Sertakan hanya informasi penting

Kesalahan umum yang dilakukan orang adalah memperlakukan tanda tangan email seperti otobiografi mini dengan menjejalkannya penuh dengan informasi, tautan, dan kutipan. Dengan memasukkan informasi yang berlebihan, Anda membuat tanda tangan Anda terlihat panjang dan besar, yang menghalangi kebanyakan orang untuk melihatnya, membacanya, atau mengklik tautan Anda.

Jadi, sebagai gantinya, cobalah untuk menjaga tanda tangan email Anda tepat sasaran dan disesuaikan dengan merek Anda.

Di bawah ini adalah detail paling populer untuk disertakan dalam tanda tangan email Anda:

• Nama lengkap
• Nama Perusahaan
• Posisi pekerjaan
• Alamat kantor
• Nomor telepon seluler/kantor
• Gambar profil dan/atau logo (atau keduanya)
• Ikon sosial (opsional, tetapi disarankan)

2. Jaga agar palet warna tetap kecil

Saat merancang palet warna, aturan umum yang umum adalah "lebih sedikit lebih banyak." Untuk lebih spesifik, “cobalah untuk hanya menggunakan 23 warna,” dan tip ini terutama berlaku untuk desain tanda tangan email Anda.

Bila Anda menggunakan terlalu banyak warna, Anda akan meningkatkan risiko pemilihan warna yang berbenturan, dan desain email Anda akan cepat kewalahan dan mengganggu. Oleh karena itu, Anda harus membatasi palet Anda dan berhati-hati tentang warna apa yang Anda gunakan dan kapan Anda menggunakannya.

Teknik yang baik untuk memilih palet warna Anda adalah dengan mengambil sampel dari elemen grafis apa pun yang Anda sertakan (yaitu, logo merek Anda).

Mari kita lihat contoh dari Zippy Sig . Mereka menggunakan warna hijau tanda tangan dari tanda merek mereka untuk menonjolkan elemen lain di seluruh tanda tangan. Teknik ini tidak hanya membantu menjaga palet warna tetap sederhana dan kecil, tetapi juga menciptakan desain yang jauh lebih kohesif. Selain itu, ini memperkuat kepada pembaca ikatan antara warna hijau ini dan merek.

3. Jaga agar palet font tetap kecil

Jadi, kami telah menyebutkan bahwa Anda harus menjaga palet warna Anda tetap kecil, tetapi bagaimana dengan palet font? Anda dapat menebaknya - jaga agar palet font Anda tetap kecil juga.

Alasan umum mengapa orang menggunakan terlalu banyak font adalah karena mereka hanya ingin menyorot judul dan informasi tertentu, jadi mereka memasukkan font baru ke dalam campuran. Namun, solusi sederhana untuk rintangan ini adalah dengan menggunakan jenis huruf yang lebih fleksibel.

Alih-alih menggunakan font yang benar-benar baru, temukan sendiri jenis huruf sederhana dengan beberapa pilihan berat dan gaya, dan campur ukuran jenis, berat dan/atau warna Anda bila diperlukan.

Setelah Anda menemukan jenis huruf yang cocok, Anda dapat membuat banyak sekali efek tipografi yang berbeda dengan menggunakan warna highlight, bobot yang berbeda, dan ukuran, sambil mempertahankan desain yang sederhana dan bersih.

Tentu saja, menggunakan lebih dari satu jenis huruf tidak sepenuhnya salah. Jika Anda memilih untuk menambahkan lebih dari satu font ke repertoar Anda, cobalah untuk membatasi hanya satu font tambahan untuk menjaga desain Anda tetap rapi dan kohesif.

Baca lebih banyak

• Font Aman Pemasaran Email dan Font Kustom: Cara menggunakannya dengan sempurna
• Apa Font Terbaik Untuk Pemasaran Email?

4. Gunakan hierarki desain

Memiliki hierarki yang kuat sangat penting untuk mengkomunikasikan informasi penting. Dan karena tanda tangan email Anda terdiri dari detail penting, hierarki desain sangat penting.

Saat mendesain tanda tangan email Anda, gunakan skala, warna, dan bobot font untuk memberi sinyal visual kepada penerima informasi mana yang harus mereka baca terlebih dahulu. Mungkin itu nama Anda, atau nama merek/perusahaan Anda, bagaimanapun juga, pastikan untuk meletakkan informasi kunci ini di posisi hierarki teratas.

Mari kita lihat contoh tepat di bawah ini. Dari sana, penulis email menggunakan ukuran font yang besar untuk namanya, dan kemudian secara bertahap mengurangi ukuran teks, mulai dari jabatannya hingga detail kontak.

Untuk meningkatkan kontras, dia memberi nama lengkapnya warna merah yang lebih dalam daripada jabatannya. Ditambah lagi, dia menempatkan informasi kontaknya dalam warna abu-abu untuk lebih meningkatkan kontras. Sebagai tambahan, dia menggunakan pembatas garis untuk memisahkan informasi profesionalnya dari informasi kontaknya.

5. Gunakan gambar yang indah dan profesional

Dalam beberapa peran berbasis penjualan (yaitu, agen real estat) di mana Anda berhubungan langsung dengan publik, menambahkan gambar wajah Anda dapat menambahkan sentuhan pribadi pada tanda tangan email Anda. Jika Anda tidak terlalu suka menggunakan gambar profil di tanda tangan email Anda, Anda dapat menggunakan logo perusahaan Anda.

Selain itu, hanya gunakan gambar berkualitas tinggi yang diambil secara profesional.

Gunakan format PNG atau JPEG untuk kompatibilitas maksimum, dan pastikan Anda mengompresnya. PNG bekerja paling baik untuk logo, terutama ketika Anda membutuhkan transparansi dalam gambar Anda. Sementara itu, JPEG paling baik untuk gambar profil yang kualitas warnanya harus sempurna.

Hindari menggunakan animasi GIF (kita akan membicarakannya nanti!).

6. Manfaatkan pembagi ruang

Ketika Anda memiliki banyak konten dan area kecil, ruang seringkali merupakan kemewahan. Oleh karena itu, dengan menggunakan pembagi, Anda dapat memasukkan banyak informasi ke dalam area yang ringkas tanpa membuat hal-hal rumit atau sibuk.

Menggunakan pembagi ruang dalam desain email Anda, seperti pada contoh di bawah, adalah cara yang brilian untuk melakukannya. Anda dapat menggunakan pembagi mesin terbang (simbol batang vertikal) dalam kasus ini.

Dengan menggunakan pembagi mesin terbang, Anda dapat menghemat banyak ruang, menghindari panjang garis yang canggung, dan meningkatkan keterbacaan desain Anda. Selain itu, ini adalah cara sederhana untuk mengurangi jumlah elemen grafis jika Anda bukan penggemar pembagi grafis.

7. Perhatikan ukuran gambar

Saat merancang tanda tangan email, ada dua ukuran yang harus diperiksa, termasuk ukuran dalam piksel dan ukuran dalam kilobyte (KB).

Ukuran dalam piksel

Ukuran dalam piksel secara visual menentukan seberapa besar tanda tangan email Anda, dan apakah sesuai dengan layar seluler atau tidak. Ingatlah bahwa tanda tangan email terlihat lebih baik di layar seluler karena ukuran layar dan penskalaan.

Untuk desktop dan ukuran layar besar, ukuran tanda tangan maksimum yang disarankan adalah 700(w) x 300(h) piksel.

Untuk ponsel, ukuran tanda tangan maksimum yang disarankan adalah 320(w) x 600(h) piksel.

Sangat mudah untuk memeriksa ukuran tanda tangan email Anda. Buka tanda tangan Anda di browser web seperti Google Chrome, klik kanan padanya, dan pilih elemen "Periksa". Kemudian, Anda dapat mengarahkan kursor ke tabel terluar, dan itu akan menunjukkan kepada Anda tinggi dan berat tanda tangan.

Ukuran dalam KB

Ini adalah jumlah ruang disk yang akan digunakan tanda tangan Anda saat disimpan di server email.

Katakanlah, jika Anda mengirim 30 email per hari, tanda tangan Anda akan disimpan 30 kali di server Anda, yang dapat menghabiskan banyak ruang dalam jangka panjang. Dan itu hanya dengan Anda mengirim email. Jika Anda memiliki staf lain yang mengirim email, itu bisa bertambah dengan sangat cepat.

Anda harus menyimpan tanda tangan email Anda di bawah ukuran 50KB. Umumnya, tidak perlu memiliki tanda tangan email yang lebih besar (bahkan ketika Anda memiliki spanduk promosi).

8. Gunakan ikon media sosial untuk mengarahkan lalu lintas

Apakah bisnis Anda memiliki pegangan yang baik pada semua hal media sosial? Nah, Anda harus menunjukkan kecerdasan itu dengan menambahkan ikon media sosial hyperlink di tanda tangan email Anda. Menyertakan tautan ke halaman media sosial Anda mengarahkan lalu lintas ke konten online Anda, sambil membantu penerima Anda menemukan cara baru untuk menghubungi dan mengikuti Anda.

Jika menyertakan tautan ke halaman media sosial Anda telah menarik minat Anda, pertimbangkan untuk menggunakan ikon alih-alih hyperlink atau URL.

Mengapa?

Seperti yang dikonfirmasi oleh penelitian, hanya dibutuhkan 150ms (mikrodetik) bagi pikiran manusia untuk memproses simbol, dan 100ms untuk melampirkan makna padanya. Sangat cepat! Plus, dengan ikon, Anda dapat menghemat banyak ruang dan menghindari URL yang kikuk.

Jika Anda akan menyertakan ikon media sosial dalam desain Anda, luangkan waktu untuk mencari beberapa yang melengkapi sisa desain tanda tangan Anda dan cocok di dalamnya.

9. Sejajarkan desain Anda

Perbedaan antara tanda tangan yang rapi dan terorganisir dengan tanda tangan yang terlihat kasar adalah keselarasan. Dengan menyelaraskan grafik, informasi, dan ikon Anda secara sederhana dan logis, Anda dapat langsung membawa keteraturan dan keselarasan pada desain Anda.

Sebagian besar tanda tangan email rata kiri, karena perataan kiri seringkali mudah bagi mata untuk menavigasi dan membaca, seperti contoh di bawah ini.

10. Sertakan awalan internasional di nomor telepon Anda

Jika Anda bekerja dengan orang-orang di seluruh dunia, ingatlah untuk menyertakan awalan untuk kode negara Anda saat Anda mencantumkan nomor kontak Anda.

Banyak orang mengabaikan hal ini jika mereka tidak terbiasa memanggil prefiks internasional sendiri. Namun, sangat membantu bagi kolega dan klien internasional Anda untuk memilikinya di sana. Berikut adalah daftar kode negara jika Anda tidak tahu kode negara Anda.

11. Jadikan desain Anda ramah seluler dan mode gelap

Seiring berjalannya waktu, jumlah orang yang membuka email mereka melalui perangkat seluler semakin meningkat. Studi menunjukkan bahwa 85% pelanggan menggunakan ponsel cerdas untuk mengakses email.

Ada banyak aspek teknis yang perlu dipertimbangkan saat membuat tanda tangan email Anda ramah seluler dan responsif, tetapi mari kita bicara tentang desain.

Hal pertama yang harus Anda ingat adalah skala. Ponsel jauh lebih kecil daripada penyiapan desktop, jadi pastikan informasi dan citra Anda dapat dibaca saat diperkecil ke layar yang lebih kecil. Jika Anda memiliki masalah dengan merek merek Anda sendiri, pertimbangkan untuk mengganti logo merek Anda dengan versi yang lebih sederhana atau tanda tangan logo yang dapat diskalakan.

Kedua, pastikan bahwa tautan Anda “dapat diketuk.” Itu berarti memastikan bahwa tautan Anda tidak terlalu kecil atau diposisikan terlalu berdekatan; jika tidak, ibu jari mungkin mencoba mengetuk ikon Facebook, tetapi memicu ikon yang berdekatan dan dibawa ke halaman Twitter.

Contoh di bawah ini memposisikan ikon media sosial dengan rapi untuk memastikan navigasi yang mudah. Tanda merek, informasi, dan elemen grafis juga dapat diskalakan dan mudah dibaca di layar yang lebih kecil.

Ini bukan untuk mengatakan bahwa Anda harus meningkatkan skala setiap elemen dalam tanda tangan email Anda, tetapi perlu diingat bahwa tidak semua orang akan melihat desain Anda dengan ukuran yang sama persis dengan yang Anda kirimkan. Ukuran layar berubah, dan selalu merupakan ide bagus untuk mengantisipasi perubahan itu dan merencanakan ke depan.

Dan hal penting lainnya adalah mode gelap, yang akhir-akhir ini sering digunakan oleh pengguna email. Untuk itu, sebaiknya gunakan goresan ringan atau glow pada font, dan pilih gambar dengan latar belakang transparan. Untuk tips yang lebih bermanfaat, silakan baca Praktik Terbaik untuk Desain Template Mode Gelap kami.

12. Jangan gunakan kutipan inspirasional

Tidak ada cukup ruang untuk mereka, dan pada kenyataannya, Anda harus menjaga agar tanda tangan email Anda tetap bersih dan tidak berantakan. Hindari menggunakan kutipan inspirasional dalam tanda tangan email Anda, kecuali jika itu adalah kutipan CEO yang meningkatkan citra merek.

13. Periksa kesalahan ejaan

Ini hanya akal sehat. Salah eja di badan email mungkin terlihat seperti manusia, tetapi kesalahan dalam tanda tangan email menunjukkan bahwa Anda linglung.

14. Pertimbangkan banyak tanda tangan

Terkadang, tanda tangan "satu ukuran cocok untuk semua" tidak akan berfungsi di seluruh perusahaan. Karyawan dan departemen yang berbeda terkadang memiliki tujuan dan tujuan yang berbeda untuk komunikasi email mereka.

Jadi, pendekatan alternatif adalah merancang beberapa tanda tangan yang berbeda untuk peran yang berbeda di perusahaan. Penjualan mungkin menginginkan tanda tangan email yang berbeda dari departemen dukungan.

Alternatif lain adalah membuat tanda tangan desktop mewah Anda, sambil menawarkan tanda tangan email khusus seluler yang lebih sederhana dan lebih kecil untuk karyawan yang menjawab "saat bepergian".

15. Pratinjau dan uji tanda tangan email Anda

Ketika Anda merasa tanda tangan email Anda sudah siap, pastikan untuk mempratinjaunya dalam konteks pesan "normal" di klien email Anda sendiri. Mundur dan pertimbangkan bagaimana rata-rata pengirim dan penerima tanda tangan ini akan melihat dan menanggapinya. Ini akan memberi Anda perspektif yang lebih baik dan membantu Anda melihat titik buta.

Juga, merupakan ide bagus untuk menguji tanda tangan email Anda di berbagai platform. Outlook sering menjadi masalah karena mengikuti aturannya sendiri dalam menafsirkan kode HTML. Anda juga harus menguji tanda tangan Anda di perangkat seluler!

16. Permudah semuanya dengan alat tanda tangan email

Kami telah menunjukkan kepada Anda beberapa contoh tanda tangan email yang dapat Anda jadikan inspirasi. Melihat apa yang orang lain telah sertakan dalam tanda tangan mereka dan elemen yang diatur adalah tempat yang baik untuk memulai.

Namun, jika Anda memiliki sedikit atau tidak memiliki keterampilan mendesain, tetapi masih ingin membuat tanda tangan email profesional dengan cepat, Anda harus mencoba menggunakan pembuat tanda tangan email. Kami akan mencantumkan 6 yang terbaik di bagian selanjutnya!

6 alat tanda tangan email untuk membantu Anda mendesain

1. Bukit Desain

Designhill menawarkan sejumlah paket dan layanan desain dengan label harga yang mahal, tetapi juga menawarkan tanda tangan email yang estetis dan terlihat profesional secara gratis. Ini telah sangat dihargai oleh banyak merek terkemuka, seperti Forbes, HuffPost, Pengusaha, dan sebagainya.

Untuk mendesain tanda tangan email di Designhill, Anda hanya perlu mengisi formulir, yang mencakup nama Anda, detail perusahaan, tautan media sosial, dan CTA. Setelah selesai, simpan dan sematkan ke akun email Anda.

Banyak templatnya memiliki versi gratis dan berbayar untuk Anda pilih sesuai anggaran untuk bisnis kecil atau besar.

2. Tanda Tangan Saya

Alat tanda tangan email ini sangat nyaman, mudah digunakan, dengan desain yang apik dan indah. MySignature menawarkan hingga 86 opsi ikon jejaring sosial!

Setelah mendaftar, Anda dapat membuka banyak fitur yang membuat tanda tangan Anda terlihat sangat profesional. Semua tanda tangan email dioptimalkan untuk desktop, tablet, dan seluler. Plus, templatnya kompatibel dengan klien paling populer, seperti Outlook, Gmail, Apple Mail, dll.

3. Stempel Bijaksana

WiseStamp adalah generator tanda tangan email luar biasa lainnya di pasaran. Anda hanya perlu melengkapi bidang, memilih penyedia layanan email yang akan Anda kirimi, dan menguji tanda tangan email Anda.

WiseStamp memungkinkan Anda untuk menambahkan bidang tanda tangan, tautan, dan ikon profil sosial. Anda juga dapat mengubah font, ukuran foto, dan ukuran ikon sosial. Jika Anda meningkatkan ke paket Pro, Anda dapat memanfaatkan banyak fitur lainnya.

Namun, kecuali Anda meningkatkan, branding WiseStamp akan ditampilkan setelah tanda tangan Anda. Paket gratisnya tidak diiklankan secara terbuka dan hanya mencakup tanda tangan yang sangat mendasar.

4. Stempel Baru

Ini adalah generator tanda tangan email profesional untuk perusahaan dan perusahaan menengah. Ini memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan mendistribusikan tanda tangan email dengan mudah ke seluruh organisasi.

Ini menawarkan 29 template yang tersedia di pratinjau. Anda dapat mengubah dan mengubah setiap elemen dalam template Anda. Desainnya bagus, dan ada banyak opsi untuk penyesuaian. Satu-satunya masalah adalah, tidak ada paket atau uji coba gratis!

5. HubSpot

HubSpot memiliki beberapa alat luar biasa, dan salah satunya adalah alat tanda tangan emailnya. Dengan desain yang sederhana, HubSpot menawarkan 6 template untuk Anda mulai.

Anda perlu melengkapi formulir informasinya dan menambahkan tautan yang diperlukan ke jejaring sosial Anda. Kemudian, Anda dapat menyesuaikan dengan memilih font, warna, dan tema Anda. Seperti banyak opsi gratis lainnya, HubSpot tidak mengizinkan Anda menyimpan tanda tangan untuk mengeditnya nanti.

6. Si.gnatu.re

Alat ini pasti patut dicoba. Ini mudah digunakan dan menawarkan desain profesional. Anda dapat melakukan apa saja dengan tanda tangan email Anda, seperti mengubah ukuran dan jenis font, mengunggah logo Anda, menambahkan ikon sosial, mengubah lebar tanda tangan, teks, latar belakang, warna logo, dan banyak lagi.

Jika Anda ingin tanda tangan Anda ditambahkan secara otomatis, Anda harus membayar. Namun, jika Anda tidak keberatan menyalin-menempel secara manual, Anda dapat melewati ini. Model pembayaran satu kali juga merupakan nilai tambah yang besar, menjadikannya salah satu layanan paling terjangkau di pasar.

Garis bawah

Tidak ada ilmu rumit di balik mendesain tanda tangan email Anda. Namun demikian, dibutuhkan beberapa waktu dan pengalaman untuk mencapai hasil yang memuaskan.

Kami harap panduan 16+ tip dan 6 generator tanda tangan email ini banyak membantu Anda! Jadi, apakah Anda memiliki tip berharga lainnya untuk merancang tanda tangan email profesional? Atau, apakah Anda ingin merekomendasikan alat lain untuk melakukannya? Kami selalu senang mendengar dari Anda, jadi jangan ragu untuk menghubungi kami! Terima kasih sudah membaca!