Cara Berjalan Pemimpin Melalui Keuangan Perusahaan

Ini adalah waktu dalam setahun ketika Anda duduk bersama para pemimpin bisnis Anda untuk mempresentasikan angka-angkanya. Anda bertemu dengan benjolan siku dan melibatkan mereka dalam beberapa obrolan ringan, sebagian besar tentang cuaca. Sekarang, Anda harus turun ke bisnis: “Bagaimana kinerja perusahaan?”

Tantangan untuk mengkomunikasikan informasi keuangan adalah bahwa itu adalah bahasa asing bagi kebanyakan orang. Sedikit yang berbicara atau memahami kosakata prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP) dan pelaporan keuangan: akrual versus uang tunai, aset dan kewajiban, dan debit versus kredit yang umum digunakan (namun membingungkan).

Apakah Anda seorang chief financial officer (CFO), akuntan independen, seluruh departemen keuangan, atau perusahaan keuangan outsourcing, Anda harus belajar bagaimana menerjemahkan rincian keuangan untuk pemimpin non-akuntansi. Dengan mencari cara untuk menyampaikan informasi keuangan secara efektif kepada pemangku kepentingan Anda, Anda dapat memberikan perspektif bisnis yang hanya dapat diberikan oleh keuangan.

Berikut adalah panduan enam langkah untuk mengartikulasikan wawasan keuangan dengan lebih baik kepada para pemimpin Anda dan beberapa alat dan tip yang akan membantu Anda di sepanjang jalan.

Tiga laporan yang biasa digunakan untuk pelaporan keuangan adalah neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Mereka memberikan titik awal yang baik dan pandangan sekilas tentang bisnis, tetapi jika tidak disederhanakan untuk dipahami oleh kepemimpinan, mereka tidak cukup untuk membuat keputusan di tingkat departemen atau bisnis secara keseluruhan.

Bagi para pemimpin bisnis yang terjebak oleh banyak tanggung jawab sehari-hari, mencoba menemukan tren utama sambil mempelajari hal-hal kecil dari laporan menjadi sulit. Hal ini menyebabkan banyak bisnis mengarah untuk selektif menggunakan wawasan keuangan yang disampaikan kepada mereka.

Sebuah studi Gartner mengungkapkan bahwa sekitar 90% manajer bisnis gagal mempertimbangkan implikasi keuangan dari keputusan mereka, dan pengawasan ini membahayakan lebih dari 3% dari pendapatan bersih untuk bisnis rata-rata (penelitian lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Itu, tidak berarti, adalah jumlah yang kecil, untuk usaha kecil menengah (UKM) yang tumbuh cepat dan kekurangan uang dan mungkin sama dengan kehilangan uang untuk kampanye pemasaran baru, mempekerjakan lebih banyak sumber daya, atau berinvestasi dalam teknologi baru.

Jadi, langkah pertama adalah membuat laporan keuangan Anda lebih bermakna dan berkontribusi bagi para pemimpin. Saring metrik keuangan terpenting yang memberi mereka informasi relevan tentang bagian bisnis mereka.

Kiat pro untuk memilih indikator keuangan penting:

• Laporan keuangan umumnya disajikan "setelah fakta". Buat mereka lebih berwawasan ke depan dengan mengungkap area mana dari keseluruhan bisnis atau departemen yang menghasilkan uang dan berkembang, dan mana yang menyusut.
• Pecah laporan Anda menjadi tren, dan tanyakan “jadi apa?” dari data Anda hingga Anda mencapai alasan yang berguna bagi para pemimpin bisnis.
• Bicaralah dengan para pemimpin tentang keputusan penting yang ingin mereka ambil di kuartal atau tahun mendatang. Siapkan laporan Anda seputar prioritas utama tersebut dan soroti tantangan yang dihadapinya.
• Sejajarkan laporan Anda dengan tujuan perusahaan Anda. Untuk mengoptimalkan profitabilitas, misalnya, lakukan analisis pesaing terhadap poin harga produk, jumlah karyawan, dan volume penjualan mereka.

Cerita dapat mengatasi kesenjangan antara hasil keuangan dan pemahaman bisnis. Pilih cerita untuk mengkomunikasikan angka-angka pada laporan keuangan Anda.

Menyampaikan wawasan keuangan Anda dalam bentuk cerita yang menarik akan mendorong diskusi dan memungkinkan pengambilan keputusan. Tantangan bagi Anda adalah untuk mengidentifikasi cerita individu, yang dapat menginspirasi perubahan dan pemahaman di tingkat perusahaan.

Kiat pro untuk mencari cerita di balik angka:

• Bermitra dengan para pemimpin departemen untuk lebih memahami "bagaimana" dan "mengapa" untuk pendapatan dan biaya mereka. Minta mereka untuk menghubungkan Anda dengan kontak yang tepat dalam departemen mereka. Penasaran, ajukan pertanyaan yang bagus, dan dengarkan apa yang mereka katakan.
• Gunakan teknik visualisasi data untuk memvisualisasikan outlier, serta nilai rata-rata untuk data keuangan Anda, dan selidiki apakah ada cerita bagus di dalamnya.
• Setelah Anda memilih cerita Anda, jalankan melalui pakar departemen untuk menghindari bias konfirmasi.

Kurangi kerumitan yang tidak perlu dari laporan keuangan Anda agar lebih bermanfaat bagi para pemimpin.

Sajikan data dengan mengikuti prinsip “kurang lebih” agar ringkas, tetapi berikan lebih banyak informasi jika itu memperluas pemahaman.

Kiat pro untuk mengurangi informasi yang tidak perlu dari laporan keuangan:

• Lihatlah jenis informasi apa yang diminta oleh para pemimpin di masa lalu, dan singkirkan bagian-bagian yang tidak membantu yang mengacaukan pesan Anda.
• Berikan perhitungan akhir dalam laporan sehingga pembaca dapat lebih fokus mempelajari data daripada terlibat dalam matematika mental.
• Gunakan titik data komparatif (dari tahun-tahun sebelumnya atau aktual vs. yang dianggarkan) dan perbedaan persentase untuk memudahkan para pemimpin menilai seberapa baik atau buruk angka-angka tersebut.
• Lakukan "tes lift." Bayangkan jika Anda berada di lift bersama pemimpin Anda, dan Anda harus menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan singkat pada saat mencapai lantai yang diinginkan. Melakukannya akan membantu Anda memahami apakah informasi Anda terlalu membebani atau mengandung petunjuk pusat yang ringkas.

Dengan meningkatkan cara Anda mengomunikasikan informasi keuangan, Anda memberdayakan pembuat keputusan dengan alat yang tepat untuk mengoptimalkan operasi dan tetap kompetitif. Percepat kecepatan dan kualitas analisis Anda dengan berinvestasi pada solusi teknologi yang tepat.

Pelaporan keuangan manual dapat menghambat operasi Anda dengan masalah sekecil kontrol versi, beralih antar email untuk mengirim file yang tepat, atau bahkan hanya memperbarui data keuangan Anda.

Perangkat lunak yang efektif akan membebaskan Anda dari tugas akuntansi dan pembukuan manual dan membantu Anda melacak tren secara akurat untuk menghasilkan wawasan yang lebih kaya. Lebih baik lagi, sebagian besar penawaran perangkat lunak saat ini menyediakan solusi keamanan data, yang sangat penting bagi tim keuangan dan akuntansi.

Kiat pro untuk mengotomatiskan pelaporan informasi keuangan:

• Berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi untuk membebaskan waktu Anda untuk analisis dan mengambil laporan dengan lebih mudah dan lebih akurat. Perangkat lunak akan membantu Anda mengelola tugas rutin secara efisien dan menambah nilai lebih bagi bisnis. Anda dapat memulai dengan solusi perangkat lunak akuntansi gratis jika Anda baru mengenal otomatisasi keuangan. Mereka terjangkau dan dapat memberi Anda fungsionalitas penuh dengan biaya minimal atau tanpa biaya.
• Jika Anda melampaui fungsionalitas dasar yang ditawarkan oleh perangkat lunak gratis, Anda akan dilayani dengan baik dengan solusi pelaporan keuangan in-suite dengan proses akuntansi dan penganggaran terintegrasi, seperti penggajian, penganggaran, dll.
• Naik level dengan memilih solusi perangkat lunak berbasis cloud untuk keamanan dan akses yang lebih baik ke data Anda.

Jika tidak direncanakan dengan baik, bahkan analisis terbaik pun dapat menjadi tidak berharga. Kembalikan informasi Anda dengan presentasi dasbor yang andal. Anda dapat menanamkan campuran visualisasi data dan keterampilan presentasi dengan perangkat lunak pelaporan keuangan untuk komunikasi yang efektif.

Perangkat lunak pelaporan keuangan dapat memungkinkan Anda untuk menyesuaikan bidang format untuk melacak dan menampilkan wawasan yang paling penting untuk memberikan visibilitas yang lebih baik ke dalam cara kerja departemen yang berbeda.

Kiat profesional untuk memvisualisasikan informasi untuk pelaporan keuangan:

• Visualisasikan bagaimana Anda ingin mempresentasikan analisis Anda. Mulailah dengan kertas kosong, dan buat sketsa bagaimana Anda mengharapkan data Anda terlihat pada saat presentasi.
• Jadilah spesifik. Dari kolom data hingga contoh yang ingin Anda sertakan, gambarkan semuanya saat memvisualisasikan informasi Anda. Terakhir, pastikan wawasan Anda memberi nilai tambah bagi para pemimpin.
• Investasikan dalam perangkat lunak pelaporan keuangan yang dapat menggabungkan keuangan Anda dalam tampilan yang mudah dipindai, dan tunjukkan wawasan dengan grafik dan bagan interaktif.

Tidak ada yang lebih memahami nilai audit mandiri selain tim keuangan dan akuntansi.

Mintalah reaksi dari para pemimpin tentang seberapa tepat Anda dalam memberikan wawasan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Dan jika wawasan itu membantu mereka, ada baiknya mengumpulkan umpan balik tentang caranya.

Tindak lanjut ini akan membantu Anda mempertahankan aspek baik dari pelaporan keuangan Anda dan memperbaiki area yang tidak menambah nilai dalam pengambilan keputusan. Ini juga akan membantu Anda memilih indikator keuangan yang lebih efektif untuk laporan di masa mendatang.

Kiat pro untuk ditindaklanjuti dengan para pemimpin:

• Atur pertemuan satu lawan satu dengan CEO dan kepala departemen Anda untuk mencari pandangan mereka tentang laporan Anda. Lakukan percakapan yang jujur ​​dan terbuka.
• Pada saat ini, jangan memberikan klarifikasi atau menekan kebutuhan keuangan Anda pada mereka. Pinjamkan telinga untuk mendengarkan kebutuhan mereka. Anda dapat mendiskusikan tantangan yang mungkin menghalangi Anda untuk mengatasi masalah yang mereka tunjukkan setelahnya.

Melakukan tugas akuntansi rutin sesuai dengan pedoman kepatuhan adalah dasar minimum. Sangat penting bahwa keuangan menambah nilai dengan memastikan para pemimpin bisnis memahami bagaimana tindakan mereka berdampak pada laba.

Jadikan presentasi keuangan Anda sesuatu yang Anda dan para pemimpin nantikan dengan langkah-langkah di atas.