7 cara efektif untuk memerangi kelelahan Zoom dengan tim Anda

Anda berbicara, selusin kepala mengangguk. Ada balasan, diskusi berlanjut, tetapi kamera menyala dan semua mata tertuju pada Anda. Anda menjadi sedikit sadar diri, tetapi perasaan itu berlalu. Terkadang, layar membeku, atau audio tertunda, tetapi Anda bertahan. Ini adalah pertemuan penting. Begitu juga yang berikutnya, dan standup setelah itu. Jangan lupa balai kota. Ini melelahkan.

Kemungkinannya, Anda sudah mengalami beberapa variasi ini. Sejak pandemi melanda, kita semua telah melakukan konferensi video lebih dari sebelumnya, yang menyebabkan kelelahan Zoom. Ini karena meskipun merupakan media yang bagus untuk pekerjaan jarak jauh, konferensi video yang ekstensif dapat melelahkan tim Anda dan menghabiskan momentum ketika tiba waktunya untuk menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya.

Apa itu kelelahan Zoom?

Kelelahan zoom adalah frasa umum untuk kelelahan mental yang terkait dengan konferensi video ekstensif. Terlepas dari namanya, ini berlaku untuk penggunaan layanan solusi konferensi video apa pun. Jika dibiarkan, kelelahan Zoom menurunkan keterlibatan dan produktivitas di seluruh organisasi.

Apa yang menyebabkan Zoom kelelahan? Atau mengapa konferensi video begitu menguras tenaga?

Dari isyarat non-verbal yang lebih sedikit hingga kurangnya jeda visual dan tetap waspada, inilah mengapa konferensi video yang ekstensif membebani otak.

Beberapa isyarat non-verbal

Pertama, rapat virtual hanya menuntut lebih banyak fokus. Interaksi tatap muka melibatkan sinyal non-verbal—kontak mata, bahasa tubuh, gerakan tangan, dan anggukan kepala—yang membantu kita terhubung secara emosional. Seperti yang bisa Anda tebak, sebagian besar dari itu keluar jendela dalam konferensi video. Jadi otak kita harus bekerja lebih keras untuk menafsirkan apa yang dilihatnya di kotak kecil, dan kita keluar dengan perasaan seperti kita berlari maraton.

Kurangnya jeda visual

Seperti yang ditunjukkan HBR, kelelahan Zoom juga berasal dari cara otak kita memproses informasi melalui video . Pertimbangkan berapa lama kita menatap layar atau kamera selama 15 menit berdiri. Sebagian besar dari kita tidak berani berpaling—bahkan untuk sesaat—karena kita khawatir rekan kerja kita akan berpikir bahwa kita sedang terganggu. Kurangnya jeda visual dalam rapat virtual membuat mata dan otak kita tegang, membuatnya lebih sulit untuk tetap fokus.

Menjadi hiper-sadar

Secara default, sebagian besar aplikasi konferensi video menampilkan semua orang yang sedang menelepon, termasuk kami sendiri. Ini bisa membuat kita sangat sadar akan perilaku kita—sangat sadar akan setiap ekspresi mikro di wajah kita, setiap kedutan, dan gerakan—dan khawatir tentang bagaimana hal itu ditafsirkan. Terkadang, kita bahkan merasa seperti sedang tampil di atas panggung selama panggilan Zoom.

Multitasking dan gangguan

Penelitian menunjukkan bahwa multitasking memotong kinerja, namun kita semua bersalah atas upaya sesekali untuk mengerjakan sesuatu yang lain saat melakukan konferensi video. Bekerja dari rumah juga berarti lebih mudah untuk mengalihkan perhatian—mendiamkan anak-anak yang ribut, misalnya, hampir menjadi ritual. Secara keseluruhan, godaan untuk melakukan banyak tugas dan ketersediaan gangguan yang mudah membuat rapat virtual lebih melelahkan.

Cara mengatasi kelelahan Zoom

Kabar baiknya adalah bahwa beberapa penyesuaian pada rapat virtual Anda secara drastis mengurangi kelelahan Zoom. Jadi, jangan biarkan produktivitas tim Anda mandek, beri mereka alat dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memerangi kelelahan Zoom, dan selesaikan sesuatu. Sebagai manajer, inilah cara Anda dapat membantu.

1. Hentikan rapat saat obrolan akan dilakukan

Bekerja dari rumah begitu lama tidak diragukan lagi membuat kami lebih bergantung pada video meeting. Dengan cara yang sama seperti rapat yang seharusnya menjadi email membuang waktu kita di kantor, konferensi video yang bisa menjadi obrolan membunuh produktivitas tim Anda. Panggilan telepon dan email juga berfungsi lebih baik untuk beberapa percakapan.

2. Pasangkan Flock dengan rapat Zoom

Dorong tim Anda untuk menggunakan Flock alih-alih konferensi video untuk setiap hal kecil. Semua rapat yang bisa berupa email atau obrolan? Pikirkan percakapan yang cepat dan mudah di Flock Channels yang menghabiskan sebagian kecil waktu tim Anda. Misalnya, berbagi pembaruan status asinkron di Flock Channel bersama membantu membuat rapat standup lebih singkat dan lebih efektif. Plus, Anda dapat memulai rapat Zoom dalam Flock saat Anda benar-benar membutuhkannya.

3. Pilih rapat Anda dengan bijak

Potong sebanyak mungkin rapat opt-in dari jadwal Anda. Dorong tim Anda untuk melakukan hal yang sama, jadi orang-orang hanya menghadiri pertemuan yang benar-benar mereka perlukan. Untuk sesi sosial virtual, pastikan para undangan mengetahui bahwa mereka tidak wajib dan mereka seharusnya tidak merasa berkewajiban untuk hadir ketika mereka memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Pastikan untuk mengatur rapat virtual untuk memberikan waktu jeda di antaranya—sehingga karyawan dapat meregangkan kaki mereka dan bersiap untuk panggilan berikutnya.

4. Dorong istirahat sebentar saat menelepon

Pada panggilan yang lebih lama, pastikan anggota tim tahu bahwa tidak apa-apa untuk berhenti sejenak dari menatap layar. Mereka (dan Anda) dapat mematikan video sejenak, bergerak sedikit, dan melihat sesuatu yang lain untuk menenangkan mata. Jeda visual seperti ini memudahkan untuk memfokuskan kembali dan tetap waspada.

5. Hindari multitasking dalam rapat

Kami melakukan pekerjaan terbaik kami ketika fokus pada hal itu. Multitasking pada panggilan tidak adil bagi sesama peserta Anda dan, jika Anda benar-benar dapat melakukan banyak tugas (saya tidak bisa!), sangat melelahkan. Belum lagi, peralihan konteks yang konstan di antara tugas-tugas dapat menghabiskan 40% dari waktu produktif Anda. Sekelompok peserta yang melakukan banyak tugas saat panggilan berarti penurunan efisiensi rapat dan produktivitas tim.

6. Kurangi gangguan

Bekerja dari rumah menghadapkan kita pada lebih banyak gangguan daripada sebelumnya. Keadaan darurat rumah tangga, anak-anak membutuhkan perhatian, isi lemari es kita, teman-teman yang datang tanpa pemberitahuan, daftarnya tidak ada habisnya. Memiliki ruang kerja yang tenang dan tidak berantakan adalah langkah besar ke arah yang benar. Pastikan untuk mengurangi gangguan di layar juga. Tutup aplikasi dan tab browser yang tidak diperlukan agar Anda tidak terganggu. Selain itu, jaga agar latar belakang video Anda tetap rapi (atau gunakan latar belakang virtual polos di Zoom) untuk mengurangi potensi gangguan bagi sesama peserta rapat.

7. Matikan video Anda

Banyak dari kita sekarang cenderung memperlakukan video sebagai default untuk semua rapat virtual, tetapi sebenarnya tidak. Beri tim Anda kebebasan untuk menonaktifkan video untuk sementara (sementara) saat mereka merasa sadar diri atau terlalu bersemangat. Atau, cobalah beberapa rapat audio saja untuk melihat apakah rapat tersebut berfungsi lebih baik untuk diskusi kelompok tertentu. Menonaktifkan pandangan diri juga dapat membantu mengurangi kecemasan, jadi jadikan itu praktik standar. Dengan cara ini, karyawan dapat menghemat energi mereka untuk mengurai beberapa isyarat non-verbal yang muncul dalam rapat virtual daripada khawatir tentang penampilan mereka.