Bagaimana memilih perangkat lunak pelacakan waktu terbaik dalam 7 langkah

Revolusi digital telah menantang perusahaan untuk mencari cara beradaptasi dengan cara baru dalam menjalankan organisasi.

Apakah perusahaan Anda telah memutuskan untuk melakukan pengaturan kerja yang sepenuhnya jarak jauh, hibrid, atau back-to-office, kemungkinan besar, Anda akan menggunakan alat virtual untuk mengelolanya. Itu berarti menerapkan sistem digital atau berbasis cloud tertentu daripada mengandalkan proses manual yang lama.

Salah satu proses yang sangat diuntungkan dari digitalisasi adalah pelacakan waktu di tempat kerja.

Perangkat lunak pemantauan karyawan telah naik 59% dalam penggunaan sejak awal pandemi. Pelacakan waktu melalui perangkat lunak digital memudahkan manajer untuk melacak pekerjaan tim mereka tanpa harus mengelolanya secara mikro.

Dalam posting blog ini, kami akan membahas semua manfaat menggunakan pelacak waktu dan menunjukkan kepada Anda bagaimana memilih alat pelacak waktu yang tepat untuk Anda dan tim Anda.

Manfaat Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Sekitar 95% pekerja AS senang melacak waktu mereka. Mengapa? Mereka setuju bahwa waktu pelacakan akurat adalah penting.

Alasan jumlah ini sangat signifikan adalah karena orang-orang ini telah melihat manfaat lain yang dapat dimiliki perangkat lunak pelacakan baik bagi perusahaan maupun karyawannya.

Jadi, mengapa perusahaan harus mulai menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu?

Berikut beberapa alasannya.

Manfaat #1: Perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan produktivitas

Jika tujuan Anda di tempat kerja adalah untuk memaksimalkan waktu dan energi, pelacakan waktu adalah praktik yang sangat bermanfaat.

Hal ini memungkinkan orang untuk memantau di mana waktu mereka pergi dan mengatur ulang jadwal mereka sesuai.

Ketika karyawan melacak waktu mereka, mereka dapat melihat tugas apa yang mungkin tidak memberikan hasil yang diinginkan dan menjadwal ulang atau bahkan menghilangkannya di masa mendatang.

Selain pemahaman yang lebih baik tugas mana yang berharga (dan mana yang tidak), karyawan juga dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk tugas tertentu.

Memiliki akses ke perangkat lunak pelacakan waktu juga memungkinkan manajer untuk melihat beban kerja tim mereka dan melihat apakah mereka perlu menambahkan lebih banyak orang — atau memperkenalkan alat yang dapat membantu karyawan menghemat waktu, energi, dan sumber daya.

Manfaat #2: Perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan transparansi

Buddy meninju terjadi di beberapa tempat kerja, menyebabkan bisnis kehilangan $373 juta per tahun. Faktanya, 16% karyawan AS dan 34% karyawan Kanada mengaku melakukan pukulan teman.

Jadi, pencurian waktu adalah masalah besar bagi banyak perusahaan. Akuntan mengatakan 92% klien mereka berurusan dengan pencurian waktu.

Berkat pelacakan waktu, manajer dapat mengawasi apa yang sedang dikerjakan karyawan setiap saat. Pada saat yang sama, anggota tim dapat memiliki gambaran yang lebih baik tentang apa yang dilakukan rekan kerja mereka dan tugas apa yang sedang mereka lakukan saat ini.

Oleh karena itu, menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu memastikan transparansi yang lebih baik dalam tim.

Manfaat #3: Perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan profitabilitas

Ketika produktivitas dalam suatu organisasi meningkat, pertumbuhan bisnis datang secara alami.

Perusahaan yang ingin menghemat waktu, memaksimalkan pendapatan, dan menurunkan tingkat pergantian karyawan dapat menemukan bahwa perangkat lunak pelacak waktu dapat berperan dalam upaya meningkatkan produktivitas perusahaan — dan, pada gilirannya, meningkatkan profitabilitas juga.

Yaitu, perangkat lunak pelacakan waktu membantu tim mengatur dan memprioritaskan tugas dengan lebih baik — untuk lebih fokus pada aktivitas yang menguntungkan.

Selain itu, pelacakan waktu memungkinkan tim untuk melacak biaya proyek dan menentukan apakah proyek tersebut menguntungkan — dalam kaitannya dengan waktu yang dimasukkan ke dalamnya.

Bagaimana memilih perangkat lunak pelacakan waktu

Jadi, sekarang setelah kita tahu mengapa perangkat lunak pelacak waktu sangat bermanfaat, pertanyaannya adalah — bagaimana sebuah perusahaan mendapatkan alat pelacak waktu yang tepat untuk mereka?

Berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti ketika mencari perangkat lunak pelacakan waktu karyawan terbaik untuk perusahaan Anda — ditambah beberapa tip pelacakan waktu yang berguna.

Langkah #1: Konsultasikan dengan tim

Sama seperti apa pun dalam manajemen bisnis, tidak ada solusi satu ukuran untuk semua untuk pelacakan waktu karyawan.

Pertama, Anda perlu mempertimbangkan tantangan dan kekuatan unik karyawan Anda.

Jadi, mungkin yang terbaik adalah berkonsultasi dengan setidaknya salah satu departemen tim Anda tentang fitur pelacakan waktu yang ingin mereka gunakan.

Mungkin tim\departemen tersebut menginginkan lebih banyak otonomi — jadi, menggunakan alat pelacak waktu yang memantau aktivitas layar bisa menjadi kontraproduktif.

Atau, mungkin mereka membutuhkan alat yang memiliki penandaan geografis yang memungkinkan orang untuk masuk dari lokasi berbeda — yang merupakan solusi bagus untuk pekerja lapangan, misalnya.

Itu semua tergantung pada apa yang paling dibutuhkan karyawan Anda — itulah sebabnya Anda harus berkonsultasi dengan mereka selama proses memilih aplikasi pelacakan waktu yang akan mereka gunakan.

Pendekatan semacam itu juga akan memastikan lebih banyak dukungan begitu Anda mulai menggunakan alat pilihan.

Langkah #2: Pikirkan tentang apa yang ingin Anda capai dengan pelacakan waktu

Sebelum memilih alat pelacak waktu, pikirkan apa yang ingin Anda capai dengan menggunakannya.

Dan, pastikan tujuan pelacakan waktu Anda selaras dengan tujuan pelacakan waktu tim Anda.

Ingat — karyawan Anda tidak nyaman menggunakan alat tertentu tidak ada hubungannya dengan implementasi alat dan lebih berkaitan dengan menetapkan batasan yang tepat.

Tujuan Anda untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu dapat mencakup:

• Manajemen waktu yang lebih baik,
• absensi yang lebih rendah,
• Mengoptimalkan interaksi di tempat kerja, dan
• Meminimalkan efek gangguan.

Sekarang, ketika menyangkut karyawan Anda, Anda harus mempertimbangkan beberapa tujuan tambahan, untuk mengikat mereka dengan upaya pelacakan waktu Anda.

Tujuan paling penting untuk dipertimbangkan adalah memastikan privasi orang.

Jadi, biasakan untuk hanya melacak apa yang perlu dilacak dan menyerahkan sisanya kepada karyawan.

Selanjutnya, lacak hanya perangkat milik perusahaan atau perangkat pribadi yang digunakan untuk tujuan kerja.

Langkah #3: Dapatkan beberapa opsi dan bandingkan

Setelah Anda memiliki parameter, sasaran, dan dukungan tim, Anda dapat mulai mencari-cari perangkat lunak pelacakan waktu terbaik.

Buat daftar aplikasi pelacak waktu yaitu:

• Sesuai anggaran Anda, dan
• Miliki fitur yang dibutuhkan karyawan Anda untuk mencapai tujuan pelacakan waktu mereka.

Kemudian, buat perbandingan di seluruh parameter ini dan evaluasi aplikasi berdasarkan seberapa baik mereka dapat melakukan aktivitas yang Anda butuhkan.

Lihat daftar alat pelacak waktu terbaik di tahun 2022 ini untuk memulai memilih opsi terbaik di luar sana.

Langkah #4: Pilih perangkat lunak

Setelah Anda menyusun daftar aplikasi clock-in dan clock-out yang paling sesuai untuk Anda, inilah saatnya untuk menggunakan satu alat yang akan Anda gunakan untuk maju.

Sebaiknya pilih hanya satu perangkat lunak untuk seluruh perusahaan, jadi Anda tidak perlu membayar beberapa layanan.

Ini juga akan membantu Anda menghindari membangun silo dan menciptakan kebingungan dalam tim dan departemen yang berbeda.

Langkah #5: Gulung perlahan

Seperti yang telah kami tetapkan, memilih perangkat lunak pelacak waktu adalah keputusan besar yang dapat memengaruhi pengoperasian selama bertahun-tahun.

Jadi, setelah Anda menentukan pilihan, perkenalkan perangkat lunak secara perlahan.

Pertama, memiliki masa percobaan untuk menilai fungsionalitas pelacak waktu dan memastikan itu adalah alat yang benar-benar ingin Anda gunakan dalam operasi Anda sehari-hari.

Namun, hindari terlalu sering berpindah alat — untuk menghindari karyawan Anda mempelajari cara menggunakan alat baru setiap beberapa bulan.

Langkah #6: Dapatkan umpan balik

Juga seperti yang ditetapkan sebelumnya, aplikasi pelacakan waktu terbaik adalah yang paling nyaman bagi karyawan Anda.

Bagaimanapun, pada akhirnya, keputusan apakah Anda telah membuat pilihan yang tepat pada akhirnya terletak pada orang-orang yang akan menggunakan alat pelacak waktu.

Jadi, cobalah untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan Anda tentang seberapa praktis alat ini setelah mereka menggunakannya untuk sementara waktu.

Salah satu cara efektif untuk mendapatkan umpan balik adalah dengan menggelar survei setelah masa uji coba alat dan meminta karyawan berbagi pengalaman mereka dalam menggunakannya.

Anda dapat melihat faktor-faktor seperti:

• Kemudahan penggunaan,
• Kenyamanan dengan alat ini, dan
• Mencapai tujuan yang diinginkan.

Langkah #7: Terapkan di seluruh perusahaan

Setelah Anda menemukan alat yang tepat, dan tim penguji\departemen menyetujui kegunaannya setelah masa percobaan, saatnya untuk menggunakan alat pelacak waktu di seluruh perusahaan, secara resmi.

Jadi, mulailah memperkenalkan alat ini kepada tim dan departemen lain dan berikan pelatihan sebanyak mungkin.

Pastikan bahwa setiap orang telah mempelajari cara menggunakan alat ini sebelum menjadi tegas tentang kepatuhan.

Ingat — sedikit kesabaran akan sangat membantu dalam fase transisi ini.

Jika Anda sudah menggunakan alat pelacak waktu — baik digital atau tradisional — tetapkan periode waktu di mana karyawan akan memiliki kesempatan untuk bermigrasi dengan lancar dari solusi lama ke solusi baru.

Juga, dapatkan umpan balik secara konsisten saat Anda pergi.

Jadi, luangkan waktu Anda saat menerapkan alat ini — tetapi juga tetapkan tanggal peluncuran penuh, sehingga karyawan tidak terlalu malas untuk belajar dan membiasakan diri dengan alat pelacak waktu yang baru.

Penutup: Pelacakan waktu karyawan vs Micromanaging

Pelacakan waktu karyawan terkadang terasa seperti manajemen mikro — tetapi hanya ketika manajer dan pemangku kepentingan menerapkannya terlalu tergesa-gesa tanpa mempertimbangkan kebutuhan karyawan.

Luangkan waktu untuk mengomunikasikan bagaimana alat ini akan bermanfaat bagi Anda dan karyawan Anda dan pastikan bahwa Anda mengejar situasi yang saling menguntungkan setiap saat.

Ingatlah bahwa tim Anda harus berada di pihak Anda. Cara Anda menerapkan alat akan memainkan peran penting dalam mencapai tujuan itu.

️ Bagaimana Anda melacak waktu Anda di tempat kerja? Apakah ada alat yang menurut Anda sangat berguna? Kirim surat kepada kami di [email protected] untuk mendapatkan kesempatan agar jawaban Anda ditampilkan dalam artikel ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menemukan kiat kami tentang cara memilih perangkat lunak pelacak waktu terbaik yang sangat membantu, bagikan artikel ini dengan orang yang Anda kenal akan mendapat manfaat darinya.