Bagaimana memilih perangkat lunak ERP yang tepat dan kapan harus meningkatkan solusi Anda

Perangkat lunak ERP adalah inti dari tumpukan teknologi keuangan Anda, jadi penting bagi Anda untuk membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda. Kami berbicara dengan Konstantinos Andreou, Director of Financial Control di Juni tentang bagaimana membuat ERP yang baik dan kapan waktunya untuk meningkatkan solusi Anda.

‍

Apa itu perangkat lunak ERP dan mengapa itu penting?

ERP adalah singkatan dari perencanaan sumber daya perusahaan. Bangku ERP digunakan untuk mengelola semua informasi dan sumber daya dalam operasi perusahaan.

Operasi bisnis dikelola dengan alat seperti Xero, Quickbooks atau Fortnox, yang merupakan perangkat lunak akuntansi dengan tambahan untuk memberikan kemampuan ekstra, atau ERP yang merupakan alat lengkap seperti Netsuite dengan semua aplikasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnis secara efisien, dengan tugas seperti mengirim dan menerima tagihan, menerima uang dan mengelola KPI.

Anda mungkin tidak perlu menggunakan rangkaian lengkap fitur jika operasi Anda berada di sisi yang sederhana. Namun, jika Anda menjalankan bisnis terdaftar, Anda pasti membutuhkan alat yang lebih komprehensif seperti Netsuite.

Dengan ERP, Anda dapat melakukan:

- Akuntansi

- Rekonsiliasi bank

- Menagih pelanggan

- Melacak metrik dan KPI

- Membayar tagihan (account payable)

Solusi ERP adalah toko serba ada untuk tim keuangan! Mengelola informasi sebanyak mungkin di satu tempat membuatnya sangat mudah untuk menyelesaikan akuntansi Anda, mengelola data keuangan dalam jumlah besar, dan mengubahnya menjadi wawasan yang dapat digunakan.

‍

Solusi ukuran apa yang saya butuhkan?

Perbedaan utama antara solusi berbiaya rendah seperti Xero, Fortnox atau QuickBooks dan alat perusahaan seperti Netsuite adalah cara kerjanya dan fungsionalitas apa yang dapat mereka tawarkan.

Xero, misalnya, digolongkan sebagai perangkat lunak akuntansi berbasis cloud, tetapi terintegrasi dengan banyak solusi lain yang dapat melakukan berbagai fungsi, sehingga cocok untuk banyak bisnis. Pertimbangan besar untuk solusi seperti ini adalah apakah bisnis Anda beroperasi di beberapa negara, lokasi, dan mata uang dengan berbagai pusat biaya – dan sebagai hasilnya, berapa banyak yang bersedia Anda keluarkan untuk solusi guna menghemat waktu.

Solusi berbiaya rendah, dengan harga mulai €10 per bulan, memiliki satu kesamaan – mereka mendukung sangat sedikit mata uang. Mereka juga sering berfokus pada pasar lokal, yang berimplikasi pada PPN. Menggunakan solusi seperti ini dapat menyesuaikan bisnis kecil yang hanya beroperasi di satu atau dua negara yang bersedia menggunakan solusi berbeda untuk setiap pasar, misalnya, Xero atau Quickbooks untuk Inggris dan Fortnox di Swedia. Memilih untuk menggunakan solusi berbiaya rendah untuk menangani transaksi dalam berbagai mata uang bisa berarti banyak pekerjaan. Untuk menyiapkan laporan keuangan konsolidasi, Anda perlu mengonversi semuanya menjadi mata uang utama Anda, yang dapat memakan waktu berhari-hari untuk diselesaikan secara manual jika Anda menggabungkan template yang berbeda dari lebih dari satu alat akuntansi.

Sebagai perbandingan, Netsuite dan ERP tingkat perusahaan lainnya dapat beroperasi di banyak pasar, disesuaikan untuk setiap pasar, dan menggunakan nilai tukar lokal. Itu juga dapat menangani hubungan antar perusahaan dan struktur operasi yang lebih kompleks, lokasi, model bisnis, dan kebutuhan untuk wawasan bisnis yang lebih dalam. Ini membuatnya cocok untuk bisnis internasional dengan anak perusahaan di beberapa negara dan menangani banyak mata uang.

‍

Apa yang perlu diketahui saat Anda memilih ERP

Ketika Anda memilih solusi ERP Anda, ada beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan untuk menemukan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Berapa anggaran Anda?

Ada perbedaan harga yang besar antara alat yang berbeda. Mulai dari sekitar €10 per bulan untuk solusi tingkat awal, beralih ke alat tingkat menengah yang dapat mencapai sekitar €3k per bulan untuk paket standar dan meningkat menjadi antara €5-10k per bulan tergantung pada bisnis Anda , seperti anak perusahaan, pengguna, dan fungsi tambahan. Ada juga opsi tingkat tinggi yang mencapai ratusan ribu, tetapi ini digunakan oleh perusahaan multinasional yang kompleks.

Apakah Anda memerlukan manajemen inventaris?

Jika Anda menjual produk fisik, carilah solusi ERP yang menawarkan manajemen inventaris. Anda bisa mendapatkan laporan bulanan tentang item masuk dan keluar dan melakukan rekonsiliasi inventaris. Hal ini menghemat waktu, dapat membantu menghasilkan wawasan yang berharga, dan menggabungkan KPI penjualan dengan informasi lainnya.

Beberapa pasar atau anak perusahaan?

Di negara mana Anda beroperasi dan jika Anda memiliki anak perusahaan di negara lain akan berdampak besar pada solusi yang Anda pilih. Periksa di negara mana Anda beroperasi dan apakah perangkat lunak yang Anda pilih dapat beroperasi di sana, misalnya, menggunakan mata uang dan pajak PPN yang tepat untuk berintegrasi dengan otoritas lokal seperti Making Tax Digital di Inggris Raya.

Jika Anda beroperasi di beberapa pasar dengan berbagai mata uang, Anda memiliki dua opsi – hemat uang atau hemat waktu. Misalnya, Anda dapat memiliki solusi berbiaya rendah di setiap negara untuk memastikan Anda beroperasi dengan benar. Namun, trade-off menghabiskan lebih banyak waktu secara manual mengkonsolidasikan semua informasi itu. Sebaliknya, Anda dapat membayar lebih untuk solusi tingkat menengah yang akan menangani banyak pasar dengan mudah di satu tempat.

Ingin mengintegrasikan bank Anda?

Mengintegrasikan bank Anda dengan solusi ERP Anda berarti Anda akan dapat mengimpor transaksi dan informasi penting lainnya untuk menghindari pekerjaan manual yang memakan waktu untuk menambahkannya secara manual. Juni terintegrasi dengan Xero, dan kami akan segera menawarkan ekspor file SIE untuk menangani akuntansi Anda dengan mudah di perangkat lunak yang kompatibel, seperti Fortnox.

Bagaimana Anda melakukan hutang dan piutang?

Bagaimanapun Anda menangani faktur Anda, itu perlu bekerja dengan alat ERP Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan Stripe atau Salesforce, lihat bagaimana faktur dan kontrak penjualan Anda dapat ditransfer ke solusi ERP Anda dan cocokkan faktur ini dengan pembayaran.

Juga, putuskan bagaimana Anda ingin mengelola hutang dagang untuk faktur vendor. Anda dapat memilih untuk berintegrasi dengan alat lain, tetapi ini akan bergantung pada cara Anda menjalankan sistem persetujuan.

Apakah Anda memerlukan penyesuaian?

Jika Anda memiliki beberapa pusat biaya, lokasi, dan gudang di negara tertentu, Anda ingin memiliki pajak yang tepat untuk transaksi, jadi pastikan ERP Anda dapat mengatasinya. Carilah solusi yang menawarkan tag untuk transaksi, sehingga Anda dapat memiliki kode yang tepat di pembukuan Anda.

Perlu mengelola aset tetap?

Jika Anda menghasilkan produk yang Anda jual, aset tetap, seperti mesin, merupakan pertimbangan penting. Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat mengelola aset tetap dan menangani penyusutan untuk Anda.

Bagaimana Anda menangani pengeluaran karyawan?

Anda mungkin ingin memiliki pengeluaran karyawan Anda di alat terpisah dari ERP Anda, untuk mendapatkan kontrol persetujuan yang lebih besar atau untuk mendistribusikan kepemilikan pengeluaran karyawan dengan kartu virtual multicurrency dari Juni.

Anda dapat menghemat banyak waktu dalam menangani tanda terima dengan mendistribusikan kepemilikan anggaran ke seluruh organisasi. Ketika Anda memberikan setiap karyawan kartu mereka sendiri, karyawan tersebut akan menjadi pemilik anggaran dan bertanggung jawab atas pengeluaran yang masuk melalui kartu mereka – termasuk kuitansi. Dengan Juni, Anda dapat membuat kartu virtual sebanyak yang Anda butuhkan! Anda kemudian dapat mengatur kontrol untuk memantau, membatasi, atau memblokir pembelanjaan di tingkat kartu dan menyetujui transaksi.

Bagaimana Juni dapat membantu Anda mengelola keuangan Anda?

Juni cocok dengan tumpukan teknologi Anda dan membantu tim keuangan meningkatkan visibilitas, meningkatkan produktivitas dengan lebih banyak kontrol. Juni dapat membantu Anda menghemat waktu dalam mengelola aliran pembayaran dan merampingkan proses hutang dagang. Ini juga merupakan cara yang berguna untuk mendapatkan analitik arus kas, metrik media, dan data etalase dari Amazon dan Shopify di satu tempat untuk mengakses wawasan terkonsolidasi.

Jika Anda memilih Xero sebagai alat akuntansi, Juni sudah terintegrasi dengannya. Sinkronkan umpan bank Anda secara otomatis dari Juni langsung ke Xero untuk mempercepat akuntansi Anda. Jika Anda menggunakan solusi lain seperti Netsuite atau Fortnox, kami akan segera meluncurkan ekspor file SIE untuk mempermudah penggabungan Juni ke tumpukan teknologi keuangan Anda dan melakukan pembukuan Anda.

Juni juga dapat membantu Anda meningkatkan arus kas dengan cashback untuk semua pembelanjaan yang memenuhi syarat dan mengakses modal fleksibel dengan jangka waktu yang diperpanjang*.

‍

Kapan harus meningkatkan ERP Anda

Lihatlah seluruh siklus Anda untuk pesanan dan penagihan pelanggan dan bagaimana Anda mengelolanya dalam tumpukan teknologi yang ada. Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan manual, mulai beroperasi di banyak negara, mempekerjakan lebih banyak karyawan di yurisdiksi yang berbeda, atau meningkatkan kompleksitas bisnis, mungkin inilah saatnya untuk meningkatkan solusi Anda.

Apakah solusi tingkat menengah yang tepat untuk Anda akan bergantung pada seberapa rumit siklus operasi dan pendapatan serta pengeluaran Anda, di mana vendor Anda berada, dan seberapa banyak proses yang ingin Anda otomatisasi.

Anda perlu memastikan bisnis Anda berada di tempat yang tepat untuk ditingkatkan. Ada perbedaan harga yang signifikan, dan perangkat lunak tingkat menengah seperti Netsuite seringkali membutuhkan beberapa karyawan untuk memaksimalkan pengoperasiannya.

Solusi apa pun yang Anda pilih harus tepat untuk keadaan bisnis Anda, jadi pastikan Anda memiliki gambaran menyeluruh tentang kebutuhan keuangan Anda sebelum membuat keputusan.

‍

*Modal saat ini hanya tersedia untuk perusahaan yang terdaftar di Inggris, Belanda, dan Swedia. Kelayakan, batas kredit, dan peningkatan batas kredit tunduk pada aplikasi, peninjauan, dan keadaan keuangan. Ketentuan pembayaran 37 hari dijamin, hingga 60 hari tersedia. Syarat & Ketentuan berlaku.