Cara Memilih Sistem Telepon Bisnis

Setiap bisnis membutuhkan layanan telepon. Anda memiliki pelanggan untuk dihubungi, vendor untuk ditawar, dan tim untuk dikoordinasikan. Tentu, Anda dapat menggunakan email, ponsel cerdas, dan aplikasi perpesanan. Tetapi tidak ada yang benar-benar mendekati sistem telepon bisnis andal Anda sendiri yang sengaja dirancang untuk mengoptimalkan komunikasi berbasis suara dan membantu bisnis Anda tetap berhubungan dengan orang-orang yang berarti. Plus, memiliki nomor telepon bisnis membuat bisnis Anda terlihat kredibel — orang berharap untuk melihat nomor telepon sebenarnya di situs web atau halaman media sosial dari bisnis yang sah.

Namun, tidak semua sistem telepon sama.

Untuk mengetahui sistem telepon mana yang paling cocok untuk bisnis Anda, Anda harus bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan kunci:

1. Haruskah saya menggunakan telepon rumah tradisional atau berlangganan layanan Voice over Internet Protocol ( VoIP )?
2. Haruskah saya menggunakan sistem telepon lengkap yang disertakan dengan perangkat keras desktop atau hanya telepon virtual yang dapat diaktifkan di perangkat apa pun?
3. Jika saya menggunakan VoIP, haruskah saya memilikinya di tempat atau berbasis cloud?
4. Apa layanan telepon bisnis terbaik dalam hal industri, anggaran, jumlah karyawan, lokasi kantor, dan basis pelanggan?

Ikhtisar cepat:

• Apa perbedaan antara sistem telepon bisnis darat vs. VoIP?
• Cara Mengidentifikasi Sistem Telepon yang Tepat untuk Bisnis Anda
• Jenis Sistem Telepon Bisnis Umum
• Praktik Terbaik Saat Memilih Layanan Telepon Bisnis

Berikut adalah tabel yang membandingkan karakteristik utama dari dua jenis sistem telepon kantor.

Apa perbedaan antara sistem telepon bisnis darat vs. VoIP?

Cara Mengidentifikasi Sistem Telepon yang Tepat untuk Bisnis Anda

Saat memutuskan untuk memasang, meningkatkan, atau mengganti sistem telepon bisnis, Anda perlu mempertimbangkan beberapa faktor utama. Pertama, pertimbangkan aktivitas bisnis Anda, volume panggilan yang diharapkan, sasaran, dan anggaran.

Berikut adalah faktor teratas yang ingin Anda tinjau saat membandingkan penyedia telepon bisnis:

• Biaya
• Keandalan
• Keamanan
• Mobilitas
• Skalabilitas
• Mendukung
• Fitur yang disertakan

Biaya

Ini mungkin faktor utama yang memengaruhi banyak keputusan terkait sistem telepon. Keandalan harus didahulukan tetapi jika ini adalah item teratas dalam agenda Anda, maka Anda dapat menemukan sambungan telepon rumah atau paket VoIP yang terjangkau untuk bisnis Anda.

Jika Anda belum memiliki sistem, menggunakan sistem VoIP adalah pilihan yang lebih cerdas. Itu karena biaya penyiapan, jarak jauh, dan pengoperasian untuk sistem telepon VoIP umumnya lebih rendah dibandingkan dengan layanan telepon rumah . Namun, jika Anda sudah memiliki sistem tradisional, Anda dapat melakukan upgrade atau sistem hybrid tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Terkait: Berapa Biaya Saluran Telepon Bisnis?

Keandalan

Untuk menjalankan bisnis yang baik, Anda harus memiliki saluran komunikasi yang andal dan dapat diakses untuk digunakan oleh tim, vendor, mitra, dan pelanggan. Tanpa ini, kelangsungan bisnis akan terganggu dan Anda akan kehilangan kepercayaan orang-orang yang menjalankan atau mengandalkan operasi Anda serta potensi pendapatan yang dapat dihasilkan selama waktu henti.

Tinjau manajemen risiko, kebijakan fail-safe, dan rencana cadangan penyedia layanan sebelum mendaftar.

Keamanan

Sistem telepon bisnis juga harus diamankan sepenuhnya untuk mencegah penipuan, malware, dan upaya phishing oleh entitas yang bermusuhan. Perhatikan bahwa keamanan tidak hanya melibatkan layanan telepon saja tetapi juga sumber daya internal Anda sendiri. Bermitra hanya dengan penyedia layanan bankable dengan enkripsi, otentikasi, arsitektur redundansi, dan sistem keamanan lainnya yang teruji dan benar.

Mobilitas

Perusahaan yang cerdas dan sukses hampir selalu memiliki mobilitas yang lebih besar daripada rekan-rekan mereka. Sistem telepon VoIP memungkinkan Anda membuat dan menerima panggilan di mana saja, bahkan saat Anda berada di luar kantor. Sebaliknya, sistem telepon tradisional mengharuskan Anda berada di kantor untuk menggunakan telepon.

Gunakan layanan yang menyediakan aplikasi seluler dan desktop yang memungkinkan staf Anda terhubung dengan tim dan pelanggan kapan pun dan di mana pun mereka berada.

Kolaborasi

Beberapa sistem telepon rumah memungkinkan panggilan tiga arah . Layanan VoIP menawarkan lebih banyak. Ini termasuk konferensi video untuk peserta tanpa batas dan integrasi dengan alat kolaborasi dan produktivitas, termasuk CRM dan email.

Skalabilitas

Bisnis membutuhkan kelincahan operasional, apakah mereka berkembang atau menyusut. Selama periode ini, sumber daya harus dikonfigurasi ulang agar sesuai dengan skala operasi bisnis di mana mereka digunakan.

Saat memikirkan stabilitas bisnis Anda, inilah mengapa penting untuk jenis sistem telepon bisnis yang Anda pilih:

• Apakah bisnis Anda sangat bergantung pada panggilan suara atau berjalan dengan baik dengan kebutuhan telepon yang minimal?
• Apa rencana Anda untuk pertumbuhan strategis?
• Apakah Anda mempekerjakan tim penjualan yang energik?
• Apakah Anda perlu mengintegrasikan sistem telepon?
• Jika Anda perlu melibatkan lebih banyak pelanggan untuk berkembang, maka sistem telepon yang andal adalah suatu keharusan.

Kemudahan konfigurasi ulang tersebut dapat diimplementasikan berdampak pada produktivitas di antara ukuran kinerja lainnya.

Terkait: Berapa Banyak Saluran Telepon yang Saya Butuhkan untuk Bisnis Saya?

Mendukung

Anda akan selalu menginginkan dukungan layanan pelanggan terbaik untuk bisnis Anda. Cari penyedia layanan dengan rekam jejak yang jelas tentang dukungan pelanggan yang sangat baik.

Termasuk Fitur

Telepon darat praktis berhenti berkembang dan kemungkinan akan menjadi usang di kemudian hari. Jika Anda perlu membuktikan sistem komunikasi Anda di masa depan dengan semua fitur yang muncul yang akan menjadi keharusan di kemudian hari, maka menggunakan sistem VoIP yang kuat adalah langkah yang tepat.

Dengan sistem telepon bisnis virtual , Anda dapat mengintegrasikan telepon dengan platform teknologi bisnis Anda seperti email, konferensi video, faks virtual, produktivitas, pelatihan karyawan, ERP, dan perangkat lunak CRM.

Terkait: Cara Mengatur Sistem Telepon Virtual (4 Langkah Mudah)

Jenis Sistem Telepon Bisnis Umum

Seperti dibahas sebelumnya, ada dua jenis sistem telepon utama berdasarkan koneksi: telepon rumah dan VoIP. Namun, ada subtipe dan varian hybrid yang juga harus Anda ketahui:

1) Sistem telepon virtual

Solusi berbasis perangkat lunak yang dikemas sebagai aplikasi berbasis browser, desktop, atau seluler yang memungkinkan Anda melakukan dan menerima panggilan melalui Internet. Disebut juga softphone .

• Kelebihan: Terjangkau dan sangat mudah dipasang, diterapkan, dan digunakan
• Kontra: Bukan sistem telepon berfitur lengkap
• Terbaik Untuk: Usaha kecil dengan anggaran terbatas dan untuk bisnis dengan staf atau kontraktor yang ditempatkan di beberapa lokasi.

2) Sistem telepon darat

Gunakan kabel tembaga untuk mengirimkan komunikasi suara. Ini juga disebut telepon analog.

• Kelebihan: Sangat stabil dan dapat diandalkan
• Cons: Relatif lebih mahal untuk mengatur, memelihara, dan skala; Mungkin menjadi usang di jalan
• Terbaik untuk: Usaha kecil yang sudah memiliki sambungan telepon rumah dan tidak memerlukan peningkatan versi telepon; Orang yang menyukai teknologi vintage

3) sistem telepon VoIP

Mengirim suara sebagai data melalui Internet.

• Kelebihan: Beragam kemampuan, fitur, dan integrasi perangkat lunak yang penting bagi sebagian besar bisnis saat ini; dapat diskalakan dengan mudah; terjangkau
• Kekurangan: Dapat dinonaktifkan jika terjadi pemadaman listrik kecuali Anda memiliki catu daya darurat atau penyedia memiliki kemampuan fail-safe
• Terbaik untuk: bisnis berwawasan ke depan dari semua jenis, ukuran, dan industri

4) Cloud dan sistem lokal

Sistem VoIP yang satu-satunya perbedaan adalah lokasi di mana Phone Branch Exchange (PBX) di-host. Juga disebut IP PBX , sistem di tempat melibatkan server utama yang terhubung ke LAN (terletak di lokasi pelanggan) yang menerima dan mengirimkan panggilan melalui telepon rumah tradisional serta Internet. Di sisi lain, sistem cloud atau PBX yang di-host mengacu pada sistem VoIP yang PBX-nya di-host oleh penyedia.

• Kelebihan: PBX berbasis cloud umumnya lebih murah untuk disiapkan dan dipelihara
• Kekurangan: Dalam sistem lokal, pemeliharaan PBX adalah tanggung jawab pelanggan layanan. Terbaik untuk: Sistem lokal sangat bagus untuk tim yang mencari kontrol lebih besar atas alat komunikasi mereka; Sistem berbasis cloud bagus untuk bisnis yang tidak ingin memikul tanggung jawab tambahan untuk mengelola PBX mereka sendiri.

Terkait: Bagaimana Saya Mendapatkan Nomor Telepon Bisnis?

Praktik Terbaik Saat Memilih Layanan Telepon Bisnis

Berikut adalah beberapa tip yang akan membantu Anda mengidentifikasi sistem telepon terbaik untuk perusahaan Anda:

1. Pahami mengapa Anda perlu meningkatkan, menginstal, atau mengganti layanan telepon bisnis.
   • Apa tujuanmu?
   • Sistem mana — jika ada — yang Anda gunakan saat ini?
   • Fitur dan kemampuan spesifik apa yang Anda butuhkan dalam layanan telepon?
2. Nilai volume panggilan saat ini dan potensial untuk bisnis Anda berdasarkan jumlah karyawan, lokasi kantor, dan interaksi berbasis suara dengan pelanggan, vendor, mitra, tim, dan pemangku kepentingan lainnya.
3. Pertimbangkan opsi skalabilitas Anda dalam hal pertumbuhan di masa depan. Pilih layanan yang sesuai dengan strategi Anda.
4. Lakukan audit atas sumber daya, platform, dan tumpukan teknologi yang ingin Anda integrasikan dengan layanan telepon. Tentukan apakah layanan internet lokal memiliki kualitas dan kecepatan yang memadai untuk solusi VoIP.
5. Alokasikan anggaran yang masuk akal untuk sistem telepon.
6. Jelajahi pasar sistem telepon untuk layanan atau penyedia yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan operasional Anda.
7. Teliti rekam jejak penyedia layanan khususnya reputasi mereka dalam hal keandalan dan dukungan pelanggan.
8. Intip dan temukan penyedia sistem/layanan mana yang digunakan oleh para pemimpin industri.
9. Buatlah daftar pilihan Anda.
10. Minta demo dan coba/stress test layanan terpilih sebelum mendaftar.

Terkait: Panduan Lengkap untuk Menulis RFP VoIP yang Sempurna

Masih Ada Pertanyaan?

Ada banyak alasan bisnis perlu meng-upgrade sistem teleponnya . Mungkin Anda menginginkan lebih banyak kemampuan atau tingkat mobilitas yang lebih tinggi. Mungkin Anda ingin memangkas biaya atau mengganti sistem lama yang akan segera menjadi usang di industri Anda.

Apapun alasannya dalam kasus Anda, kuncinya adalah untuk memperjelas tujuan Anda, memahami pilihan Anda, dan bermitra dengan layanan telepon internet yang tepat.