Bagaimana Menjawab Pertanyaan Wawancara Manajemen Proyek

Sebagai kandidat pekerjaan manajemen proyek, Anda sudah tahu jenis jawaban wawancara buruk apa yang harus dihindari dari jarak satu mil. (“Kelemahan terbesar saya adalah bahwa saya perfeksionis!”)

Tetapi mungkin sedikit lebih sulit untuk mempersiapkan beberapa pertanyaan melengkung yang ingin diajukan manajer perekrutan kepada kandidat hanya untuk melihat seberapa baik mereka. Sebagai kandidat pekerjaan manajer proyek yang mempersiapkan wawancara besar Anda berikutnya, Anda harus siap untuk menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda berkomunikasi dengan baik, memiliki keterampilan organisasi dan pemecahan masalah yang luar biasa, dapat bernegosiasi dan menengahi, dan bahwa Anda adalah seorang pemimpin alami. .

Untuk lebih jelasnya, manajer perekrutan tidak ingin membuat calon demi calon dengan pertanyaan cerdas mereka bingung. Faktanya, survei Strategi Perekrutan tahun 2021 kami (metodologi di bawah) menemukan bahwa lebih dari setengah perekrut yang disurvei menemukan bahwa dibutuhkan lebih banyak waktu daripada biasanya untuk mengisi lowongan pekerjaan, dan kurangnya pencari kerja yang memenuhi syarat adalah hambatan terbesar mereka dalam perekrutan. Tidakkah Anda berpikir bahwa mereka lebih suka menemukan seseorang yang dapat menjawab pertanyaan wawancara manajemen proyek mereka dengan sukses sehingga mereka dapat merekrut kandidat yang memenuhi syarat (Anda!) dan kemudian melanjutkan untuk mengisi lowongan berikutnya?

Namun, ini bukan hanya proses yang melelahkan dan memakan waktu untuk mempekerjakan manajer. Menurut Memang, pencari kerja rata-rata menghabiskan antara lima hingga 10 jam untuk mempersiapkan satu wawancara kerja. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda memanfaatkan waktu persiapan sebaik-baiknya sehingga Anda siap untuk wawancara dan dipekerjakan.

Bagaimana menjawab 7 pertanyaan wawancara manajemen proyek umum

Pada dasarnya dibutuhkan satu hari kerja penuh (di atas pekerjaan penuh waktu yang mungkin sudah Anda miliki) hanya untuk mempersiapkan sesuatu yang bahkan mungkin tidak mengarah pada pekerjaan baru. Dan dengan asumsi bahwa Anda akan melalui beberapa wawancara sebelum mendapatkan pekerjaan Anda berikutnya, waktu ekstra itu dapat benar-benar bertambah dan menguras sumber daya Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk mempersiapkan beberapa wawancara manajemen proyek dengan cara yang seefisien mungkin.

Wawancara Anda tidak boleh berupa ujian PMP versi lisan. Bagaimanapun, survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja tahun 2021 kami (metodologi di bawah) menemukan bahwa kurang dari 10% dari lebih dari 500 manajer proyek penuh waktu yang disurvei tidak bersertifikat dan tidak berencana untuk mendapatkan sertifikasi.

Itu berarti membuktikan bahwa sertifikasi Anda bonafid dan keterampilan teknis lebih merupakan item daftar periksa untuk masuk ke wawancara di tempat pertama daripada cara untuk membedakan diri Anda dari kandidat lain.

Itulah mengapa wawancara manajer proyek yang baik lebih tentang menunjukkan keterampilan lunak Anda—seberapa baik Anda dapat memimpin dan bekerja dalam tim proyek, berkomunikasi, dan menengahi—daripada membuktikan keterampilan penganggaran dan penjadwalan Anda atau menjadi puitis tentang manajemen proyek yang gesit.

“Secara umum, jawaban (calon) harus menunjukkan bahwa (mereka) pemecah masalah, dan orang yang beretika, dan menangani orang dengan baik,” kata Ferenc Csizmas , PMP di Budapest.

Dengan kata lain, Anda ingin menunjukkan kepada pembuat keputusan yang duduk di seberang meja dari Anda bahwa Anda bekerja dengan baik dengan orang lain saat memimpin proyek yang sukses. (Tidak ada keringat, kan?)

Jangan khawatir: Tujuh pertanyaan wawancara manajemen proyek ini—bersama dengan panduan khusus tentang apa yang harus disentuh dalam jawaban Anda—akan membantu Anda menonjol dari yang lain dan mendapatkan panggilan kembali setelah wawancara manajemen proyek Anda berikutnya.

Mari kita mulai.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Bagaimana Anda memprioritaskan beban kerja Anda?
• Kapan keterampilan organisasi Anda membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya?
• Bagaimana Anda mengatur minggu kerja rata-rata?

Tidak ada yang namanya proyek yang tidak terorganisir dan sukses. Anda mungkin beruntung dan memiliki proyek yang berhasil meskipun mengalami banyak masalah, tetapi pada titik tertentu setiap proyek membutuhkan seseorang untuk bertanggung jawab atas jadwal, anggaran, dan ruang lingkup.

Tidak terlalu penting sistem mana yang Anda gunakan untuk tetap teratur, selama Anda menunjukkan kepada pewawancara bahwa Anda memiliki sistem untuk tetap teratur sejak awal. Aplikasi manajemen tugas seluler? Perangkat lunak desktop? Spreadsheet? buku catatan? Kombinasi dari semua hal di atas?

Sistem apa pun baik-baik saja, selama Anda dapat membuat kasus yang kuat bahwa itu telah berhasil dan itu akan terus bekerja di lingkungan tempat Anda akan bekerja bergerak maju. Poin bonus jika Anda dapat mengilustrasikannya dengan contoh dunia nyata: “Saya memeriksa aplikasi manajemen proyek saya di kereta setiap pagi untuk melihat tugas mana yang harus diselesaikan hari itu. Faktanya, bulan lalu saya menyelamatkan proyek agar tidak ketinggalan jadwal dengan sistem ini.”

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah memberi tahu manajer perekrutan bahwa Anda hanya duduk dan menunggu masalah muncul dan kemudian mencoba memadamkan api.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Ceritakan pengalaman Anda mengelola hingga pemangku kepentingan senior.
• Bagaimana Anda mendorong kerja sama dalam tim Anda?
• Keterampilan lunak apa yang paling penting untuk dimiliki oleh manajer proyek yang baik?

Monster.com mencatat bahwa perusahaan tertarik pada manajer proyek yang dapat menginspirasi kerja sama antara semua pihak.

Pewawancara cenderung menanyakan pertanyaan ini kepada Anda untuk menarik cerita yang akan mengungkapkan apakah Anda memiliki soft skill yang diperlukan untuk menghadapi gesekan di tempat kerja. Pengalaman kerja masa lalu menandakan perilaku kerja di masa depan, jadi berikan contoh yang menunjukkan bagaimana kepribadian, prioritas, dan keterampilan Anda membantu menyelesaikan konflik dan memajukan proyek.

Cobalah untuk mengingat cerita dari pengalaman manajemen proyek Anda sebelumnya yang menggarisbawahi keterampilan mediasi Anda, pastikan untuk memberikan konteks dan garis besar tindakan yang Anda ambil sebagai tanggapan, dan bagaimana tindakan tersebut membantu memastikan keberhasilan proyek.

“Salah satu pertanyaan favorit saya adalah 'Ceritakan tentang proyek paling menantang yang pernah Anda pimpin dan bagaimana Anda mengatasi tantangan (dan) masalah?' Lalu biarkan mereka berbicara. Saya akan menuliskan beberapa pertanyaan lanjutan, tetapi pertanyaan itu telah mengungkap banyak hal bagi saya,” kata Jason Orloske , VP of operations di Fargo, ND.

Cobalah untuk menghindari jawaban yang kabur dan mengelak, atau berbicara tentang bagaimana Anda harus bersikap keras dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan konflik. Ingat, meneriaki seseorang bukanlah soft skill.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Ceritakan tentang saat Anda gagal.
• Situasi menantang apa yang Anda alami saat mengerjakan sebuah proyek? Bagaimana Anda menghadapinya? Apa yang kamu pelajari?
• Dapatkah Anda memikirkan saat di mana Anda belajar dari kesalahan Anda?

Itu terjadi pada semua orang: Sebuah proyek terlalu jauh dari jangkauan, menjadi terlalu mahal, atau terlambat dalam pengiriman—dan akhirnya gagal. Dan jika ini belum terjadi pada Anda, itu mungkin berarti Anda belum mengerjakan cukup banyak proyek.

Yang penting adalah Anda tidak melihat kegagalan proyek di arloji Anda sebagai sesuatu untuk disembunyikan atau memalukan, tetapi sebagai kesempatan untuk menggambarkan bagaimana Anda belajar dan tumbuh dari kesalahan. Pewawancara umumnya menanyakan pertanyaan ini untuk melihat bagaimana Anda menanggapi kemunduran, bukan untuk mengetahui apakah Anda memiliki tingkat keberhasilan proyek 100%.

Lily Zhang dari The Muse menyarankan bahwa jika Anda tidak dapat memberikan jawaban yang realistis (“Saya sebenarnya tidak pernah mengalami kegagalan proyek!”), pewawancara tidak mungkin cukup mempercayai Anda untuk membawa Anda ke dalam organisasi mereka.

Datanglah ke wawancara yang dilengkapi dengan beberapa cerita tentang bagaimana Anda menghadapi kemunduran proyek atau kegagalan langsung, dan berterus terang tentang apa yang terjadi, bahkan jika itu sebagian karena kesalahan Anda. Hindari mencoba untuk mengecilkan tanggung jawab Anda atau mengalihkan kesalahan, dan jelaskan apa yang Anda pelajari dari pengalaman tersebut dan bagaimana Anda menerapkannya pada proyek masa depan.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Jenis proyek apa yang paling menarik minat Anda? Mengapa?
• Apakah Anda bekerja lebih baik dengan orang introvert atau ekstrovert?
• Beri tahu kami tentang proyek yang menurut Anda tidak menyenangkan.

Setiap manajer proyek ingin percaya bahwa mereka dapat menangani semua jenis proyek, mulai dari pertanian hingga kedirgantaraan, bekerja dengan setiap jenis orang. Tetapi kenyataannya adalah bahwa sebagian besar manajer proyek memiliki kekuatan dan kelemahan, dengan industri pilihan dan jenis proyek yang mereka kuasai.

Jika Anda memberi tahu pewawancara bahwa Anda suka mengelola proyek dalam situasi apa pun dan Anda ahli dalam setiap jenis proyek, mereka secara mental akan beralih ke wawancara berikutnya.

Kandidat yang baik adalah yang jujur. Apakah Anda lebih dari seorang manajer proyek pengembangan perangkat lunak, atau apakah Anda berkembang dengan kampanye media kreatif? Jika Anda belum pernah bekerja di lantai manufaktur, beri tahu pewawancara, meskipun pekerjaan itu mungkin melibatkan jenis pekerjaan itu. Jika Anda jujur, dan wawancara berjalan dengan baik, kesenjangan pengalaman itu mungkin tidak begitu penting.

Bersikaplah nyaman untuk memberi tahu pewawancara apa yang Anda suka dan tidak suka; dengan begitu ketika Anda dipekerjakan, manajer baru Anda akan tahu di mana letak kekuatan Anda dan bagaimana mereka dapat membantu Anda membangun pengalaman di bidang lain.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Alat manajemen proyek mana yang pernah Anda gunakan? Apakah Anda memiliki preferensi perangkat lunak?
• Bagaimana Anda ingin mendokumentasikan kemajuan proyek Anda?
• Apakah Anda memiliki latar belakang IT? Bisakah Anda membuat kode?

Perangkat lunak manajemen proyek digunakan di mana-mana. Dan itu bukan hanya untuk organisasi yang sangat teknis. Penelitian kami menunjukkan bahwa setiap industri mulai dari pemasaran hingga perawatan kesehatan (dan segala sesuatu di antaranya) menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Lebih penting lagi, 92% dari organisasi tersebut senang dengan alat manajemen proyek mereka. Jadi, jika Anda memiliki pengalaman nyata dengan alat manajemen proyek pilihan perusahaan, Anda bisa menempatkan diri Anda di posisi terdepan dalam kelas kandidat.

Siapkan daftar perangkat lunak manajemen proyek yang pernah Anda gunakan di masa lalu, apa yang Anda suka dan tidak suka tentang berbagai sistem manajemen proyek, dan bagaimana Anda berencana menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola proyek di perusahaan yang Anda wawancarai.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Apa yang Anda lakukan sebagai pemimpin proyek ketika anggota tim berjuang untuk menyelesaikan tugas proyek mereka tepat waktu?
• Bagaimana Anda menangani pembangkangan, pertikaian tim, dan/atau komunikasi tim yang buruk?
• Bagaimana Anda menghadapi klien yang kasar?

Manajemen proyek mengalir jauh lebih lancar ketika semua orang memenuhi tenggat waktu dan menghasilkan hasil yang berkualitas. Sayangnya, akan selalu ada saat-saat ketika beberapa individu berjuang untuk menyampaikan. Mempekerjakan manajer ingin tahu bagaimana Anda berencana untuk menangani masalah interpersonal dan personel ini sebelum mereka merasa nyaman menambahkan Anda ke tim mereka.

Anda akan ingin menunjukkan bahwa Anda memiliki pemahaman bawaan tentang pendekatan yang tepat untuk menangani anggota tim yang sulit berkomunikasi dengan buruk, melewatkan tenggat waktu, menghasilkan pekerjaan berkualitas rendah, atau semua hal di atas. Anda dapat mencetak poin bonus dengan memberikan contoh bagaimana Anda membantu meningkatkan proses kerja anggota tim dalam peran sebelumnya.

“Pertanyaan [wawancara] PM yang paling baik adalah pertanyaan skenario (misalnya, Apa yang akan Anda lakukan dalam situasi ini?) dan lebih baik lagi, akan berupa permainan peran yang mengharuskan kandidat untuk memberikan rekomendasi,” kata Kiron Bondle , pelatih PMP dan Agile.

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini (bersumber dari akun wawancara Glassdoor):

• Menurut Anda berapa banyak grand piano yang ada di Austin, dan ceritakan bagaimana Anda sampai pada nomor itu?
• Bagaimana Anda menentang rasa puas diri?
• Sponsor proyek Anda masuk ke kantor Anda pada Senin pagi dan memberi tahu Anda bahwa Anda dapat melipatgandakan anggaran Anda karena dia meninggalkan perusahaan untuk bergabung dengan sirkus dan dia tidak peduli apa yang Anda lakukan dengan uang itu. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?

Manajer proyek yang baik akan mampu menjawab pertanyaan yang muncul entah dari mana. Tetapi pewawancara Anda tidak hanya mencoba membuat Anda lengah untuk membuat Anda tidak nyaman dan melihat Anda menggeliat.

Mereka mencoba menilai ketajaman bisnis dan keterampilan memecahkan masalah Anda dengan pertanyaan studi kasus yang disamarkan. Jangan buang waktu atau energi untuk mencoba mengingat jawaban yang tepat untuk pertanyaan seperti ini—bukan itu intinya. Bersiaplah untuk mengajukan pertanyaan lanjutan (Apakah SPBU swasta dihitung? SPBU laut? Haruskah nomor tersebut mencakup SPBU yang ditutup atau SPBU yang sedang dibangun?) dan cobalah untuk menebak tebakan kasarnya.

Buat catatan, ajukan pertanyaan, tetap tenang, gunakan logika dan kreativitas, dan buat perkiraan yang masuk akal. Anda tidak mencoba menebak jumlah pasti ubur-ubur di dalam toples, Anda mencoba menunjukkan bahwa Anda mampu menghadapi tantangan yang tidak terduga.

Dapatkan kecepatan untuk pekerjaan manajer proyek baru Anda

Sekarang setelah Anda menggunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk menyelesaikan wawancara manajer proyek dan mengamankan pekerjaan manajemen proyek baru Anda yang hebat, pastikan Anda memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk berkembang dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi baru Anda.

Metodologi

Capterra melakukan Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja pada bulan Desember 2021 terhadap 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (dua hingga 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).

Survei Strategi Perekrutan Capterra dilakukan pada Juli 2021. Kami mengumpulkan 300 tanggapan dari pekerja dengan tanggung jawab perekrutan di perusahaan AS. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari seberapa banyak perusahaan berjuang dengan perekrutan dan perekrutan, dan solusi apa yang mereka pertimbangkan untuk meningkatkan hasil perekrutan dan perekrutan.