Bagaimana agensi yang cerdas mengatur diri mereka untuk skala

Dalam sesi kelima seri Rahasia Membuat Agensi Anda Menguntungkan , Pendiri dan CEO Parakeeto Marcel Petitpas membahas masalah mendasar yang dihadapi banyak agensi digital: Berlari ke alat untuk mencoba memecahkan masalah pelaporan dan pengukuran tanpa membahas strategi di balik alat pertama.

Pelajari bagaimana biro iklan Anda dapat menjadi lebih efisien, produktif, dan menguntungkan. Unduh panduan kami “Pemasaran Agensi melalui Otomatisasi” sekarang.

Petitpas bertanya, jika Anda tidak memiliki kejelasan tentang alat apa yang seharusnya memberi Anda dalam hal data, maka apakah Anda dalam posisi yang baik untuk mengevaluasi apakah alat itu tepat untuk agensi Anda?

Jawabannya adalah tidak.

Petitpas membagikan dengan tepat bagaimana melakukan pekerjaan yang diperlukan untuk menentukan data apa yang Anda coba dapatkan dari sebuah alat. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi alat Anda saat ini secara efektif dan menentukan apakah Anda memerlukan alat yang berbeda untuk melacak pelaporan dan pengukuran (dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas ).

Kunci untuk meningkatkan agensi digital Anda? Akurasi pelingkupan dan pelacakan waktu.

Banyak agensi pemasaran digital seperti milik Anda berjuang untuk memiliki visi yang jelas tentang cara mengukur kinerja. Mereka juga menghadapi data dan sistem yang berantakan, yang hanya menambah masalah. Untungnya, dengan saran Marcel Petitpas, Anda dapat mulai menyiapkan sistem dan alat Anda dengan benar untuk menghilangkan tantangan ini.

Menyiapkan strategi yang tepat untuk menyelidiki masalah profitabilitas

Akuntan Anda bergegas ke kantor Anda, letih, dan berseru, "Kami memiliki masalah profitabilitas!"

Apa pekerjaanmu?

Bagaimana Anda menyelidiki itu? Hampir tidak mungkin untuk menentukan mengapa Anda berjuang untuk menghasilkan keuntungan pada proyek jika Anda tidak memiliki waktu dan penyelarasan struktur pelacakan biaya.

Jika tugas pelacakan waktu Anda tidak selaras dengan cara perkiraan Anda disiapkan, tim Anda kemungkinan akan membuat tebakan tentang ruang lingkup. Tidak mengherankan jika Anda memiliki masalah profitabilitas jika perkiraan tersebut tidak sesuai.

Ketika Anda memiliki keselarasan yang sempurna antara bagaimana perkiraan Anda dibuat dan bagaimana alat pelacakan waktu Anda disiapkan untuk melacak data, itu adalah cerita yang berbeda. Akan jauh lebih mudah untuk tidak hanya membuat perkiraan yang lebih akurat tetapi juga menyelidiki masalah profitabilitas yang mungkin muncul.

Merancang sistem yang tepat untuk menyelaraskan perkiraan dan pelacakan waktu

Untuk memahami bagaimana sistem pelingkupan dan pelacakan waktu Anda harus terstruktur, gunakan latihan Penyelidik Insiden Parakeeto. Saat memikirkan latihan ini, pertimbangkan skenario di mana Anda memiliki proyek yang benar-benar keluar jalur. Pertimbangkan pertanyaan mana yang ingin Anda tanyakan untuk menentukan apa yang salah dan mengapa profitabilitas Anda sangat buruk.

Sekarang, pertimbangkan bagaimana Anda harus menyusun data Anda di alat pelacakan waktu Anda, sehingga Anda dapat mulai menjalankan pertanyaan-pertanyaan ini di agensi Anda sendiri dengan klien dan proyek nyata.

Pemetaan Pelacakan Waktu Parakeeto dapat membantu. Gunakan latihan di bawah ini untuk memikirkan apakah item baris pada taksiran Anda dipetakan ke alat pelacakan waktu Anda. Objek pelacakan waktu mana yang cocok dengan metrik estimasi mana di agensi Anda?

Mengelola kompleksitas dalam data

Petitpas membagikan satu catatan penting saat menyiapkan alat pelacak waktu Anda: berhati-hatilah untuk mengelola kerumitan.

Ada gagasan bahwa presisi sama dengan akurasi. Jika Anda bisa lebih tepat dan terperinci, jika Anda bisa tahu persis berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk subtugas dalam tugas dalam kiriman dalam tonggak sejarah dalam fase dalam proyek, maka data yang lebih tepat itu akan membuat Anda lebih akurat.

Benar?

Salah.

Faktanya, yang terjadi adalah kebalikannya. Jauh lebih mahal untuk membuat tim Anda melacak waktu di level itu. Terlebih lagi, kepatuhan dalam pelacakan waktu akan turun dengan setiap lapisan kerumitan yang Anda tambahkan ke pelacakan waktu. Anda kemudian akan menghadapi lebih banyak data yang tidak konsisten dan memiliki lebih banyak kumpulan data untuk dilawan.

Seringkali, agensi terlalu mengindeks presisi di mana mereka mencapai titik pengembalian yang semakin berkurang, di mana menjadi 5 persen lebih tepat menambah akurasi tambahan 0 persen ke wawasan tingkat tinggi yang Anda coba dapatkan. Semakin Anda mencoba meningkatkan tingkat presisi, semakin tinggi biaya dan kerumitannya.

Lacak menurut:

• Klien
• Proyek
  • Gunakan tag jenis untuk proyek umum (misalnya, Pembuatan Situs Web)
• Peran
  • Gunakan beberapa ember utama (misalnya, Manajemen Proyek, Konten, Desain, Pengembangan)

Anda tidak ingin 500 tugas unik diperkirakan untuk proyek yang entah bagaimana harus Anda selaraskan dalam pelacakan waktu atau alat manajemen proyek Anda. Anda ingin meletakkan semua tugas tersebut dalam wadah yang lebih besar, seperti Desain dan Pengembangan, sehingga Anda dapat memetakannya kembali ke skema data. Seperti yang dijelaskan Petitpas, “Anda memerlukan beberapa mekanisme untuk mengelompokkan tugas-tugas terpisah kembali ke ember yang lebih luas untuk membangun model data di sekitarnya.”

Jangan memecahnya lebih jauh dari contoh di atas. Itulah kunci untuk memulai: Tetap sederhana untuk memulai dan membuat tim Anda bergabung. Kemudian Anda mungkin menyadari bahwa Anda tidak memerlukan data tambahan atau Anda mungkin melihat di mana Anda perlu menelusuri lebih dalam.

Pada akhirnya, lebih sedikit kerumitan lebih baik untuk memulai, sehingga Anda bisa mendapatkan kepatuhan sebelum Anda melangkah lebih dalam. Petitpas menjelaskan, “Jika Anda dapat melakukan percakapan dengan tim untuk menentukan ke mana Anda menghabiskan anggaran, itu cara yang jauh lebih mudah untuk mendapatkan wawasan daripada melacak lapisan data tambahan yang tidak dapat memberikan alasannya.”

Menggunakan peramalan kelas referensi untuk mengukur proyek secara akurat

Untuk menyiapkan sistem baru ini, Anda harus dengan jelas mendefinisikan setiap bagian dari struktur: klien, proyek, dan peran/tugas. Anda juga perlu memastikan struktur ini digunakan secara konsisten di seluruh proyek dan alat pelacakan waktu atau manajemen proyek Anda dapat mengukur titik data ini.

Jika ini dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, dan jika Anda memiliki struktur yang benar-benar terdefinisi dengan baik, Anda kemudian dapat meningkatkan perkiraan Anda dengan peramalan kelas referensi .

Peramalan kelas referensi didasarkan pada sekumpulan data historis, dan kuncinya adalah memahami kelas referensi, seperti berapa banyak waktu desain yang diperlukan pada proyek situs web.

Dengan data yang sangat sedikit, seperti 5, 6, atau 7 proyek di bawah ikat pinggang Anda menggunakan struktur baru Anda, Anda dapat memiliki jalur data yang sangat andal yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi estimasi. Anda akan dapat melihat dengan jelas berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk proyek vs anggaran di masa lalu. Hal ini dapat menghilangkan dugaan bottom-up, dan menawarkan cara yang lebih cepat dan akurat untuk mengukur proyek yang hampir tidak memerlukan konteks atau keahlian.

Menutup kesenjangan dan meningkatkan profitabilitas

Data tidak pernah bisa memberi tahu kita mengapa data itu ada, data hanya bisa memberi tahu kita apa adanya. Hal ini dapat meninggalkan celah yang perlu diisi.

Namun, begitu kami memiliki strategi, struktur, dan data yang tepat, kami dapat mulai mengisi kekosongan detail dengan menggunakan pelaporan, umpan balik, dan pengoptimalan proses.

Di akhir proyek (atau bulanan untuk proyek berulang), jalankan laporan untuk menentukan perkiraan vs yang sebenarnya dan tanyakan:

• Apa yang terjadi?
• Kenapa ini terjadi?
• Apa yang bisa kita pelajari?

Ini bisa menutup kesenjangan. Ingat: Percakapan dengan tim adalah cara yang jauh lebih kaya untuk mendapatkan konteks. Terkadang sebaiknya kurang mengandalkan data yang tepat dan lebih banyak pada percakapan dengan tim Anda untuk menentukan cara meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Dengan informasi ini, Anda kemudian dapat melakukan perbaikan proses untuk terus meningkatkan profitabilitas pada proyek dan meningkatkan skala agensi Anda .