Panduan Periode Pembayaran: Berapa Periode Pembayaran dalam Setahun & Cara Memilih Periode Pembayaran Terbaik

Proses penggajian yang konsisten dan tepat waktu adalah bagian besar dari setiap bisnis yang sukses.

Meskipun perusahaan biasanya harus memutuskan jenis periode pembayaran yang paling cocok untuk mereka dan kapan hari gajian akan jatuh tempo, keputusan ini tetap harus sesuai dengan undang-undang FLSA serta undang-undang khusus negara bagian dalam hal standar penggajian.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan:

• Jelaskan definisi periode pembayaran,
• Memperkenalkan Anda pada periode pembayaran yang berbeda dan cara kerjanya,
• Nyatakan berapa banyak periode pembayaran dalam setahun,
• Membantu Anda memilih periode pembayaran terbaik, dan
• Jawab pertanyaan relevan lainnya tentang masalah tersebut.

• Periode pembayaran adalah kerangka waktu kerja yang ditetapkan ketika karyawan dibayar.
• Ada 4 periode pembayaran — mingguan (terjadi 52 atau 53 kali setahun), dua mingguan (terjadi 26 atau 27 kali setahun), bulanan (terjadi 12 kali setahun), dan setengah bulanan (terjadi 24 kali setahun) .
• Bergantung pada kalender penggajian yang digunakan perusahaan dan hari gajian yang ditetapkan, beberapa tahun akan memiliki 53 periode pembayaran mingguan atau 27 dua mingguan.
• Selain undang-undang federal dan negara bagian, perusahaan harus mengacu pada arus kas dan preferensi karyawan saat memilih periode pembayaran terbaik.
• Dimungkinkan untuk mengikuti periode pembayaran yang berbeda untuk karyawan dan tim yang berbeda.

Apa itu periode pembayaran?

Periode pembayaran adalah jangka waktu yang telah ditentukan pada saat karyawan menerima gajinya.

Perusahaan memiliki kebebasan untuk memilih jangka waktu pembayaran yang akan mereka tetapkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik mereka, namun yang penting adalah jangka waktu pembayaran tersebut konsisten dan berulang. Periode pembayaran secara langsung mempengaruhi proses penggajian, seperti berapa banyak gaji yang diterima karyawan setiap tahunnya.

Jenis periode pembayaran

Saat memutuskan kalender penggajian, perusahaan harus menyeimbangkan biaya administrasi yang terkait dengan putaran penggajian dengan preferensi karyawan secara umum untuk pembayaran yang lebih sering. Inilah sebabnya mengapa – menurut Biro Statistik Tenaga Kerja AS (BLS) – pembayaran gaji dua mingguan adalah yang paling umum.

Ada 4 periode penggajian :

1. Mingguan — 52 periode pembayaran dalam setahun (terkadang 53 periode karena tahun kabisat dan siklus penggajian perusahaan),
2. Dua mingguan — 26 periode pembayaran dalam setahun (terkadang 27 periode karena tahun kabisat dan siklus penggajian perusahaan),
3. Bulanan — 12 periode pembayaran setahun, dan
4. Setengah bulanan — 24 periode pembayaran setahun.

Pengusaha harus memahami sifat dari putaran pembayaran yang berbeda sehingga mereka dapat memilih opsi yang paling sesuai bagi mereka dan karyawannya. Karena itu, mari kita uraikan setiap periode pembayaran satu per satu.

Periode pembayaran #1: Periode pembayaran mingguan

Periode pembayaran mingguan berulang setiap minggu, yang berarti bahwa karyawan periode pembayaran mingguan menerima gaji mereka pada akhir periode pembayaran. Sekarang, meskipun siklus pembayaran mingguan dimulai dan berakhir pada hari Jumat, misalnya, perusahaan memutuskan hari gajiannya, apakah itu hari Jumat, atau mungkin Senin atau Selasa. Yang penting di sini adalah bahwa hari gajian selalu tetap sama setelah ditetapkan dan terjadi segera setelah akhir periode pembayaran.

Ini adalah frekuensi pembayaran yang umum bagi pekerja konstruksi, pengantar makanan dan pengemudi rideshare, serta berbagai pekerjaan online. Jadwal penggajian mingguan sering digunakan di sektor-sektor yang berhubungan dengan tenaga kerja manual. Ini juga merupakan solusi yang baik bagi organisasi yang harus mempekerjakan pekerja berupah rendah selama masa sibuk.  

Biasanya, ada 52 periode pembayaran mingguan dalam setahun . Namun, pada tahun-tahun tertentu, seperti tahun-tahun yang dimulai pada hari Minggu misalnya, akan ada 53 periode pembayaran mingguan. Hal ini dipengaruhi oleh tahun kabisat yang dimulai pada hari Sabtu atau Minggu serta awal tahun biasa pada hari Minggu, dan awal (dan akhir) siklus penggajian perusahaan. Gunakan rumus berikut untuk menghitung jumlah gaji dalam setahun untuk penggajian mingguan:

Periode pembayaran #2: Periode pembayaran dua mingguan

Periode pembayaran dua mingguan berlangsung selama 2 minggu, artinya karyawan akan dibayar pada hari yang dipilih setelah 2 minggu tersebut. Misalnya, jadwal pembayaran mungkin ditetapkan setiap dua hari Kamis.

Bisnis menengah hingga besar lebih menyukai jenis jadwal pembayaran ini karena memberikan keseimbangan antara biaya administrasi dan frekuensi pembayaran yang memuaskan.

Biasanya, ada 26 periode pembayaran dua mingguan dalam satu tahun , namun seperti halnya periode pembayaran mingguan, tahun kabisat akan memiliki 27 periode pembayaran dua mingguan. Gunakan rumus berikut untuk menghitung jumlah gaji dalam setahun untuk penggajian dua mingguan:

Penulis buku terlaris sekaligus pendiri dan CEO Z-Branding, Kraig Kleeman, percaya bahwa periode pembayaran dua mingguan menjamin stabilitas keuangan:

“Membayar karyawan kami setiap dua minggu menyeimbangkan gaji rutin dan kemudahan administrasi. Hal ini memastikan bahwa staf kami menerima pendapatan yang konsisten, yang penting untuk stabilitas keuangan mereka. Selain itu, lebih mudah bagi kami untuk mengaturnya dibandingkan jadwal mingguan, sehingga memberikan pembayaran yang lebih sering dibandingkan gaji bulanan.”

Periode pembayaran #3: Periode pembayaran bulanan

Periode pembayaran bulanan berlangsung selama sebulan penuh. Artinya, pemberi kerja akan membayar karyawannya pada tanggal tertentu sebulan sekali. Dengan begitu, pekerja akan menerima gajinya pada tanggal tertentu di bulan Februari (misalnya tanggal 1 Februari) untuk periode pembayaran yang berlangsung sepanjang bulan Januari, dan seterusnya. Jika tanggal pembayaran jatuh pada akhir pekan, praktik yang lazim dilakukan adalah membayar karyawan pada hari Jumat ketika tanggal pembayaran jatuh pada hari Sabtu, atau pada hari Senin, ketika tanggal pembayaran jatuh pada hari Minggu.

Periode pembayaran khusus ini bukanlah pilihan yang paling populer, terutama di sektor berupah rendah karena interval pembayaran yang lebih panjang.

Ada 12 periode pembayaran bulanan dalam setahun . Gunakan rumus berikut untuk menghitung jumlah gaji dalam satu tahun untuk penggajian bulanan:

Berbicara tentang pembayaran bulanan, kami mendapat beberapa wawasan dari Pamela Phillips, pendiri dan MD di de Jong Phillips, yang percaya bahwa periode pembayaran bulanan tetap paling efisien karena beberapa alasan:

“Periode pembayaran bulanan adalah yang paling efisien karena ini berarti lebih sedikit waktu pemrosesan penggajian, lebih sedikit pelaporan ke HMRC, lebih sedikit transaksi untuk diproses melalui sistem akuntansi, dan lebih mudah untuk mengetahui kapan dan bagaimana ada yang salah dengan penggajian jika terjadi. salah.”

Periode pembayaran #4: Periode pembayaran setengah bulanan

Perusahaan yang menggunakan periode pembayaran setengah bulanan membayar karyawannya dua kali sebulan. Ini biasanya merupakan 2 tanggal yang telah ditentukan sebelumnya untuk setiap bulan, seperti tanggal 10 dan 25, misalnya.

Ini adalah solusi yang bagus bagi perusahaan yang ingin menghindari tantangan periode pembayaran dua mingguan tambahan pada tahun-tahun tertentu (tahun kalender di mana mereka akan memiliki putaran penggajian tambahan karena tahun kabisat dan hari mulai spesifik dari jadwal penggajian), namun masih ingin memberikan frekuensi pembayaran yang lebih memadai. Namun, potensi masalah dengan jadwal penggajian setengah bulanan adalah tanggal pembayaran yang dipilih tidak selalu jatuh pada hari kerja. Seperti halnya pembayaran bulanan, tanggal pembayaran yang jatuh pada hari Sabtu harus diproses sehari sebelumnya, sedangkan tanggal pembayaran yang jatuh pada hari Minggu diproses pada hari berikutnya.

Ada 24 periode pembayaran setengah bulanan dalam setahun. Gunakan rumus berikut untuk menghitung jumlah gaji dalam satu tahun untuk penggajian setengah bulanan:

Berapa periode pembayaran pada tahun 2024?

Pada tahun 2024 terdapat:

• 52 mingguan,
• 26 dua mingguan,
• 24 semesteran, dan
• 12 periode pembayaran bulanan.

Menurut situs web Pusat Keuangan Nasional, tahun-tahun yang lebih panjang dengan periode pembayaran tambahan adalah tahun kabisat yang dimulai pada hari Sabtu atau Minggu serta tahun-tahun biasa yang dimulai pada hari Minggu. Oleh karena itu, bagi perusahaan yang menganut prinsip ini, pada tahun 2024 tidak ada tambahan pembayaran mingguan atau dua mingguan, meskipun merupakan tahun kabisat.

Dengan mempertimbangkan prinsip ini, tahun 2023 – ketika tanggal 1 Januari jatuh pada hari Minggu – kemungkinan besar akan memiliki 53 putaran penggajian mingguan dan 27 putaran gaji dua mingguan dibandingkan tahun 2024, meskipun ini bukan tahun kabisat. Di masa depan, tahun 2025 akan memiliki 52 periode pembayaran mingguan dan 26 dua mingguan, sama seperti tahun 2024. Periode pembayaran setengah bulanan dan bulanan selalu sama sepanjang tahun.

Tahun berapa dengan periode pembayaran tambahan?

Satu tahun dapat memiliki 27 periode pembayaran dua mingguan atau 53 mingguan jika dimulai atau berakhir pada hari tertentu dalam seminggu, bergantung pada tanggal mulai kalender penggajian. Hal ini biasanya terjadi pada tahun-tahun dengan 53 hari Kamis (saat periode pembayaran berakhir pada hari Kamis), karena sebagian besar perusahaan memproses penggajian mereka pada hari tersebut. Namun, hal ini juga dapat diterapkan pada hari apa pun dalam seminggu tergantung pada jadwal penggajian spesifik perusahaan.

Bertahun-tahun dengan periode pembayaran mingguan ekstra

Untuk memiliki 53 periode pembayaran mingguan, tahun tersebut harus dimulai atau diakhiri pada hari kerja yang sama dengan hari penggajian atau dimulai pada hari sebelum hari penggajian jika tahun tersebut merupakan tahun kabisat. Misalnya, tahun 2021 adalah tahun biasa yang dimulai pada hari Jumat, dan memiliki potensi 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Jumat.

Tahun-tahun mendatang dengan periode pembayaran tambahan

Berdasarkan prinsip-prinsip ini, berikut adalah beberapa tahun mendatang yang kemungkinan besar akan memiliki 27 periode pembayaran dua mingguan atau 53 mingguan, bergantung pada hari mulai penggajian:

• 2025: Tahun biasa yang dimulai pada hari Rabu, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Rabu.
• 2027: Tahun biasa yang dimulai pada hari Jumat, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan atau 27 dua mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Jumat.
• 2028: Tahun kabisat yang dimulai pada hari Sabtu, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Sabtu atau Minggu (dalam skenario ini, hari gajian tetap pada hari Jumat atau Senin).
• 2029: Tahun biasa yang dimulai pada hari Senin, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Senin.
• 2030: Tahun biasa yang dimulai pada hari Selasa, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Selasa.
• 2032: Tahun kabisat yang dimulai pada hari Kamis, berpotensi memiliki 53 periode pembayaran mingguan untuk penggajian yang berakhir atau dimulai pada hari Kamis atau Jumat.

Daftar ini mengasumsikan hari penggajian awal atau akhir yang cocok dengan hari pertama atau terakhir suatu tahun atau penyesuaiannya untuk tahun kabisat. Hasil aktual dapat bervariasi berdasarkan hari mulai tertentu dari jadwal penggajian perusahaan dan cara penanganan hari libur. Untuk melacak periode pembayaran dengan benar, selalu mengacu pada jadwal penggajian spesifik organisasi Anda.

Bagaimana cara memilih periode pembayaran terbaik untuk perusahaan saya?

Banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan jadwal gaji terbaik untuk perusahaan dan karyawan Anda. Oleh karena itu, perhatikan hal berikut:

• Preferensi karyawan Anda,
• Apakah Anda memiliki karyawan per jam atau bergaji,
• Pajak dan tunjangan karyawan,
• Arus kas perusahaan, dan
• Persyaratan pembayaran negara bagian Anda.

Ingatlah preferensi karyawan Anda

Selalu survei karyawan Anda tentang frekuensi pembayaran yang ideal. Dengan begitu, Anda bisa mempertimbangkan keinginan mereka dan melakukan apa pun yang Anda bisa untuk membuat semua orang bahagia.

Pikirkan tentang berbagai jenis pekerjaan

Untuk memilih jadwal penggajian terbaik, Anda harus mempertimbangkan apakah Anda ingin memiliki karyawan per jam atau bergaji, atau keduanya. Apa yang lebih masuk akal untuk bisnis Anda? Putaran pembayaran mingguan lebih cocok untuk pekerja per jam, sedangkan karyawan bergaji biasanya mengikuti jadwal penggajian dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan. Periksa pendapatan mereka untuk setiap periode pembayaran dan jenis pekerjaan. Diskusikan hal ini dengan tim akuntansi Anda sehingga Anda juga dapat menghitung biaya pemrosesan, tunjangan karyawan, dan pajak untuk setiap periode pembayaran.

Bandingkan informasi ini dengan persyaratan pembayaran negara bagian Anda. Undang-undangnya tidak sama di setiap negara bagian, yang dapat Anda periksa di situs web Departemen Tenaga Kerja. Misalnya, tidak semua negara bagian mengizinkan jadwal penggajian bulanan.

Pertimbangkan arus kas dan administrasi perusahaan

Pendapatan bisnis sebenarnya juga merupakan faktor penentu yang besar. Perusahaan harus mempertimbangkan arus kas dan kewajiban keuangan lainnya sebelum memutuskan periode pembayaran terbaik untuk organisasinya. Jadwal pembayaran yang ideal harus bertepatan dengan periode pendapatan tinggi.

Dalam hal penggajian untuk usaha kecil, periode pembayaran dua mingguan mungkin lebih cocok, sementara perusahaan besar mungkin lebih memilih periode pembayaran setengah bulanan atau bulanan. Interval pembayaran mingguan lebih cocok untuk pekerja per jam.

Pendiri dan CEO Staf Premier, Daniel Meursing, memberi tahu kami bahwa perusahaannya memutuskan periode pembayaran terbaik sambil mencoba menyeimbangkan interval pembayaran yang lebih sering dengan biaya terkait:

“Saat menentukan periode gaji terbaik untuk tim kami, kami memprioritaskan keseimbangan antara memberikan pendapatan tetap kepada karyawan dan meminimalkan beban administratif. Melalui survei dan pengumpulan masukan, kami mengumpulkan wawasan tentang preferensi tim kami mengenai frekuensi pembayaran.”

Proses serupa juga dicatat oleh Matt Little, Managing Director di Festoon House. Saat memutuskan jangka waktu pembayaran, mereka mempertimbangkan kepuasan karyawan dan efisiensi administratif:

“Kami menemukan bahwa meskipun sebagian karyawan lebih menyukai periode pembayaran mingguan agar dapat mengakses dana lebih sering, sebagian karyawan lainnya lebih menyukai stabilitas dan prediktabilitas yang ditawarkan oleh periode pembayaran bulanan. Selain itu, kami mempertimbangkan beban administratif yang terkait dengan pemrosesan penggajian lebih sering dibandingkan dengan lebih jarang, sehingga menyeimbangkan efisiensi dengan preferensi karyawan.”

FAQ tentang periode pembayaran

Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang periode pembayaran? Di bagian berikut, Anda akan menemukan informasi lebih lanjut tentang tanggal pembayaran dan penjelasan lebih lanjut tentang beberapa kekhususan periode pembayaran.

Apa perbedaan antara periode pembayaran dan tanggal pembayaran?

Berbeda dengan periode pembayaran, yang merupakan jangka waktu tertentu di mana karyawan menerima pembayaran, tanggal pembayaran adalah tanggal sebenarnya ketika karyawan menerima gaji yang mereka peroleh untuk periode pembayaran tertentu. Misalnya, jika perusahaan menggunakan periode pembayaran bulanan, maka periode pembayarannya adalah bulan April, namun tanggal pembayarannya bisa tanggal 1 Mei atau hari Senin pertama bulan Mei.

Bisakah saya memilih hari apa saja dalam seminggu sebagai tanggal periode pembayaran?

Perusahaan diperbolehkan memilih hari apa pun dalam seminggu untuk tanggal pembayaran mereka selama tanggal tersebut datang tepat setelah periode pembayaran.

Bisakah saya mengubah periode pembayaran yang dipilih sebelumnya sepanjang tahun?

Ya, periode pembayaran yang dipilih sebelumnya dapat diubah.

Namun, bisnis harus memiliki alasan yang sah atas perubahan ini. Sangat penting untuk tetap mematuhi undang-undang upah dan ketenagakerjaan FLSA. Selain itu, rujuklah undang-undang negara bagian Anda untuk memastikan bahwa frekuensi periode pembayaran yang baru diperbolehkan. Setelah semuanya beres, beri tahu karyawan Anda sebelum melanjutkan penerapan perubahan.

Bisakah saya mengikuti periode gaji yang berbeda untuk setiap karyawan saya?

Perusahaan dapat mengikuti jadwal pembayaran yang berbeda untuk karyawannya jika menurut mereka itu adalah praktik yang paling efisien. Sebaiknya tetapkan periode pembayaran berdasarkan kelompok tertentu, seperti tim yang berbeda, lokasi karyawan, pekerjaan paruh waktu vs. penuh waktu, dll. Praktik ini lebih umum dan berpotensi berguna di perusahaan besar. Namun, jangan berlebihan dengan terlalu banyak periode pembayaran yang bervariasi karena akan sulit untuk melacak semuanya.

Apa yang harus dilakukan jika seorang karyawan mulai bekerja di tengah masa gaji?

Pengusaha mencatat jam dan hari kerja, jadi jika seorang pekerja mulai bekerja di tengah masa gaji, mereka akan menerima gaji di akhir masa gaji tersebut dan itu mencerminkan jumlah jam kerja.

Apa perbedaan antara periode pembayaran dua mingguan dan setengah bulanan?

Periode pembayaran dua mingguan terjadi 26 kali setahun (atau 27) karena karyawan dibayar setiap minggu dari 52 minggu (atau 53) dalam setahun. Periode pembayaran setengah bulanan terjadi dua kali sebulan dalam 12 bulan, jadi 24 kali setahun. Berbeda dengan pembayaran dua mingguan, jumlah periode tengah bulanan selalu 24 karena selalu ada 12 bulan dalam setahun.

Lacak periode pembayaran Anda dengan Clockify

Memilih periode pembayaran terbaik untuk perusahaan Anda adalah bahan rahasia untuk menjalankan bisnis yang sukses. Kuncinya adalah mencatat jam kerja setiap karyawan secara efisien.

Jika Anda seorang majikan dan Anda tidak yakin bagaimana mengatur jam kerja dan pembayaran staf Anda, cobalah Clockify untuk selalu mengikuti jadwal penggajian Anda. Ini adalah aplikasi gratis yang digunakan untuk melacak waktu dan penggajian yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses penghitungan penggajian.

Fitur pelacak penggajian Clockify memungkinkan Anda melacak:

• Jam yang dapat ditagih,
• Waktu,
• Faktur,
• Pengeluaran,
• Jam masuk dan jam keluar, serta
• Lokasi GPS.

Menggunakan fitur penggajian Clockify melibatkan beberapa langkah mudah:

• Buat akun untuk mulai melacak jam penggajian,
• Siapkan proyek untuk mengkategorikan tugas dan klien, dan undang karyawan Anda ke ruang kerja Anda, berikan mereka peran dan tanggung jawab, dan
• Tetapkan tarif per jam untuk karyawan, proyek, dan tugas — karyawan dapat mencatat jam kerja mereka menggunakan pengatur waktu, secara manual, atau melalui tampilan lembar waktu.

Anda dapat melacak waktu lembur, membuat laporan yang menganalisis jam kerja, dan terakhir, mengekspor laporan jam penggajian ini dalam berbagai format seperti PDF, CSV, atau Excel untuk diproses lebih lanjut.

Mengapa melewatkan manfaat pelacakan penggajian dan otomatisasi jika Anda dapat menggunakan aplikasi untuk menangani semua pekerjaan dan stres untuk Anda?

Buat akun gratis Clockify Anda hari ini.