6 Faktor Utama yang Menentukan Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan Agensi untuk Menandatangani Klien Baru

Membawa klien baru ke dalam agensi tidak pernah mudah, tetapi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengontrak mereka?

Mendapatkan klien baru tidak hanya membutuhkan banyak waktu dan sumber daya, tetapi juga membutuhkan investasi finansial yang signifikan. Tim Anda terikat dalam rapat dengan prospek, membangun strategi untuk mereka, dan pada akhirnya memelihara klien potensial hingga mereka menandatangani kontrak.

Nyatanya, menemukan klien baru adalah satu-satunya rintangan terbesar yang dihadapi agen pemasaran:

Itulah mengapa membuat klien senang sejak Anda melakukan kontak sangatlah penting. Lagi pula, 23% biro iklan gagal memenuhi harapan dan tujuan klien, dan hal itu dapat merusak profitabilitas biro iklan. Karena hanya peningkatan 1% dalam akuisisi dan retensi pelanggan Anda dapat meningkatkan keuntungan Anda sebesar 7%.

Artikel hari ini membahas proses penjualan agen pemasaran, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekrut klien baru, bagaimana Anda dapat mempercepat proses orientasi, dan membuat klien senang sepanjang jalan.

1. Itu tergantung pada kebutuhan klien

Ini yang besar.

Meskipun klien Anda sedang mencari agensi dan agensi Anda sedang mencari klien baru, Anda berdua memiliki harapan masing-masing. Perhatikan bahwa proses penandatanganan klien baru dapat memengaruhi nilai rata-rata umur pelanggan mereka.

Jika Anda menandatangani klien baru dan memasukkannya dengan benar, itu akan menciptakan hubungan jangka panjang dua arah. Jika Anda tersandung pada fase onboarding dan tidak memandu pelanggan baru melalui layanan Anda dengan benar, ada kemungkinan klien Anda akan meninggalkan agensi Anda untuk yang lain.

Meskipun Anda mungkin ingin mencari klien baru dan mengaktifkannya secepatnya, klien Anda mungkin memiliki ide yang berbeda. Setiap klien akan berbeda dalam berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk mempertimbangkan layanan Anda sebelum mereka memutuskan untuk berinvestasi pada Anda, jadi ingatlah itu.

Untuk mempersingkat proses orientasi, agensi harus belajar sebanyak mungkin tentang klien dari pertemuan pertama mereka. Sangat penting untuk mengetahui merek calon pelanggan dan mencari tahu target audiens mereka. Apakah mereka memiliki tantangan media sosial? Metrik apa yang akan mereka gunakan untuk mengukur kesuksesan? Apakah mereka lebih tertarik pada klik atau konversi?

Menemukan apa harapan klien dan tujuan keseluruhan adalah cara terbaik untuk mempercepat proses penandatanganan karena Anda dapat membuat proposal lebih cepat. Laporan HubSpot 2018 menemukan 43% agensi tidak mengalokasikan cukup waktu untuk orientasi klien, dan hampir 60% agensi menemui hambatan saat mencari klien baru.

Cara terbaik untuk menghindari menjadi salah satu dari agensi tersebut adalah dengan mengadakan sesi penemuan dengan prospek mana pun yang menunjukkan minat pada layanan Anda.

Adakan sesi penemuan dengan prospek untuk mempercepat

Sesi penemuan akan menjadi pertama kalinya Anda bertemu dengan klien untuk mendiskusikan kebutuhan mereka — tetapi itu bukan hanya untuk klien.

Sesi ini juga penting bagi biro iklan untuk mempercepat proses pendaftaran — inilah waktu terbaik untuk menentukan apakah klien cocok untuk Anda. Lebih mudah untuk berpisah dan menghemat waktu pada tahap proses ini, daripada menghabiskan ribuan dolar untuk menyusun kampanye yang mungkin tidak akan pernah mereka daftarkan.

Mengadakan sesi penemuan dapat membantu agensi dengan cepat mengungkap informasi tentang anggaran klien, harapan, pelanggan, dan masalah.

Jika klien sudah memiliki rencana pemasaran, tanyakan tentang anggaran dan ekspektasi mereka, plus:

• Apa yang berhasil dalam rencana pemasaran mereka saat ini? Apa yang tidak? Apa yang kamu perjuangkan?
• Siapa tipikal persona pembeli?
• Lalu lintas Anda berasal dari mana?

Jika mereka memulai kampanye dari awal, bawalah daftar pertanyaan ke dalam rapat dan tanyakan semuanya kepada mereka. Ini akan membuat hidup jauh lebih mudah ketika Anda membangun proposal dan strategi mereka sesudahnya:

• Apa yang mereka inginkan dari proyek tersebut?
  Ini bisa berupa kemitraan jangka panjang, atau mereka mungkin hanya membutuhkan layanan Anda untuk peluncuran produk.
• Berapa jangka waktu proyek?
  Proyek mungkin mendesak, diharapkan, atau dijadwalkan. Cari tahu agar tidak ada kejutan.
• Berapa anggaran klien Anda?
  Jika mereka memiliki kendala biaya utama, sekaranglah waktunya untuk mencari tahu. Ini akan membantu Anda membuat proposal yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan mereka (yang ditandatangani lebih cepat).
• Siapa pemangku kepentingan utama?
  Dengan siapa agensi Anda harus berkomunikasi agar proses tetap berjalan? Tidak ada yang akan memblokir pendaftaran klien baru lebih cepat daripada tidak memiliki jalur komunikasi dengan pemangku kepentingan utama. Tidak ada yang suka diblokir oleh penjaga gerbang.

Selanjutnya, luangkan waktu sebanyak yang diperlukan dalam rapat untuk:

• Memeriksa proses bisnis klien
• Pelajari apa yang klien harapkan dari agensi Anda
• Berikan mereka solusi untuk masalah pemasaran yang ada atau yang diharapkan
• Buat peta jalan kasar proyek dan biaya Anda sehingga mereka tahu apa yang diharapkan saat proposal Anda masuk ke kotak masuk mereka

Mengetahui semua informasi ini sangat penting untuk mempercepat penandatanganan klien baru, dan menghindari rentetan email bolak-balik dari agensi Anda yang meminta informasi yang terlewatkan.

2. Tergantung seberapa berpengalaman agensi Anda

Pengalaman agensi Anda memainkan peran besar dalam waktu yang dibutuhkan untuk merekrut klien baru. Secara keseluruhan, agensi cukup percaya diri (79%) untuk mendapatkan klien baru dalam saluran mereka:

Jadi hambatan apa yang dihadapi agensi dengan pengalaman yang lebih sedikit? Proses penutupan. Agensi berpengalaman lebih cenderung memiliki proses yang ditentukan untuk menambahkan klien baru ke corong pemasaran mereka. Misalnya, memiliki katalog template proposal, kutipan, dan template email siap pakai yang Anda inginkan dapat menghemat banyak waktu bagi agensi Anda selama orientasi.

Jika Anda tidak memiliki daftar periksa, buat satu dan pastikan titik kontak calon klien mengendalikannya. Daftar periksa harus menyertakan informasi dasar yang diperlukan untuk memulai pembukaan akun klien seperti template proposal, sehingga perwakilan agensi Anda dapat mencentang tahapan saat klien bergerak ke bawah corong Anda.

Kiat pro: Segera kirimkan email selamat datang kepada prospek baru dan tindak lanjuti dengan panggilan telepon, tidak lebih dari 24 jam setelah mereka melakukan kontak dengan agensi Anda. Klien membutuhkan penyelesaian masalah, itulah sebabnya mereka menghubungi Anda sejak awal. Jika Anda tidak segera merespons, mereka akan mencari seseorang yang lebih cepat.

3. Itu tergantung pada industri klien

Seperti yang Anda ketahui, beberapa klien lebih cepat daripada yang lain untuk menandatangani. Itu semua tergantung pada industri apa yang mereka operasikan.

Pekerjaan agensi tersebar di berbagai industri, jadi penting untuk memperhatikan bagaimana masing-masing industri akan memengaruhi waktu pendaftaran mereka:

Misalnya, jika Anda menandatangani agensi nirlaba, mereka harus melewati banyak birokrasi untuk menunjukkan pemisahan tugas mereka untuk mencegah penipuan dan mematuhi pedoman industri. Ini akan memperlambat proses pendaftaran. Hal yang sama berlaku untuk klien di industri seperti medial yang secara teratur berurusan dengan standar keamanan HIPAA atau hukum dan keuangan yang harus mematuhi undang-undang PCI-DSS.

Industri farmasi, misalnya, memiliki beberapa peraturan yang paling ketat. Sering kali, agensi Anda tidak dapat mempromosikan produk secara langsung tanpa melanggar peraturan. Adi Borovick, seorang manajer pemasaran multisaluran lepas, mengatakan ini berarti biro iklan harus menemukan cara baru dan kreatif untuk mendorong keterlibatan dan kesadaran bagi klien farmasi mereka.

Misalnya, banyak perusahaan menggunakan media sosial untuk mendorong keterlibatan merek, namun dengan produk farmasi, hal ini lebih sulit karena adanya persyaratan saat mengajukan klaim terhadap suatu produk.

Karena itu, banyak pemasar menggunakan kampanye kesadaran penyakit tanpa merek untuk mendorong keterlibatan sosial.

Ini berarti saat Anda mencoba merekrut klien di industri farmasi, mereka akan menginginkan bukti bahwa Anda dapat membuat kampanye yang tidak hanya menarik tetapi juga sesuai.

Industri seperti e-niaga dan perangkat lunak cenderung memiliki hambatan ini, terutama jika mereka adalah perusahaan rintisan. Industri-industri ini tidak terikat dengan birokrasi hukum atau daftar panjang pembuat keputusan yang bertanggung jawab atas anggaran. Ini berarti tidak banyak rintangan yang harus dilalui agensi Anda untuk mencapai kesepakatan.

4. Tergantung komunikasi

Komunikasi yang stabil dan efektif adalah bagian penting dalam membawa klien baru. Komunikasi yang baik tidak hanya akan menghemat waktu Anda dengan harapan, tetapi juga dapat memandu klien baru Anda ke dalam jangka waktu seperti apa yang diharapkan agensi Anda untuk bergabung.

Langkah 1: Siapkan titik kontak langsung

Segera setelah calon klien menunjukkan minat untuk menandatangani kontrak dengan Anda, beri mereka kontak langsung. Ini akan menghemat waktu jika klien memiliki pertanyaan tentang layanan atau harga karena mereka dapat menghubungi perwakilan agen yang ditunjuk secara langsung.

Langkah 2: Siapkan alat dan jadwal komunikasi pilihan

Setelah Anda mengumpulkan informasi kontak calon klien, tanyakan kepada mereka apa saluran komunikasi pilihan mereka. Baik itu email, telepon, Google Hangouts, atau Slack, bekerja dengan klien pada level mereka sehingga jalur komunikasi dijaga seterbuka mungkin.

Kemudian, atur mereka pada jadwal komunikasi sehingga mereka tahu berapa lama waktu yang Anda harapkan untuk mendaftarkan mereka ke agensi Anda.

Misalnya, minggu pertama bisa membaca "meet up & discovery session" di buku harian calon klien Anda. Dan kemudian, minggu kedua bisa menjadi "menyelesaikan strategi dan biaya proyek" dan terakhir, minggu ketiga mungkin terlihat seperti "penandatanganan kontrak terakhir dan awal proses orientasi". Klien Anda akan tahu seberapa cepat Anda mengharapkan hal-hal untuk bergerak, tetapi juga akan ada waktu bagi mereka untuk meninjau setiap strategi atau proposal di antara tengara.

Agar jadwal komunikasi berjalan lancar, tanyakan kepada klien Anda:

• Zona waktu apa mereka berada?
• Kapan mereka tersedia untuk dihubungi?

Pada titik ini, beri tahu klien juga kapan titik kontak langsung mereka tersedia. Memperjelas semuanya sejak awal akan membantu memfasilitasi proses yang lebih lancar dan lebih cepat saat Anda menjalankan strategi dan kontrak.

5. Tergantung pada teknologi apa yang digunakan agensi

Tumpukan teknologi agensi akan memengaruhi seberapa cepat klien ditandatangani. Bahkan sebelum klien ditandatangani dan bergabung, teknologi dapat membantu agensi untuk tetap berada di jalur dengan daftar periksa yang telah diformat sebelumnya dan formulir yang telah dibuat sebelumnya:

Jika klien mengisi dokumen yang diperlukan menggunakan formulir yang dibuat sebelumnya, ini dapat menghemat waktu yang dibutuhkan karyawan untuk memasukkan data mereka secara manual ke sistem Anda. Ini mungkin tampak seperti kemenangan kecil, tetapi setiap peretasan kecil membantu mengurangi jangka waktu penandatanganan klien baru.

Pikirkan tentang tugas berulang apa pun yang dilakukan agensi Anda (mis., email sambutan dan proposal) dan kemudian pertimbangkan apakah itu dapat diotomatisasi. Jika ya, temukan cara untuk melakukannya dan hemat waktu tim Anda. Anda dapat menyiapkan proses klien baru di alat manajemen proyek seperti Trello sehingga tim agensi Anda dapat mengikuti langkah-langkah tersebut hingga klien Anda berada di ujung corong:

Seperti kebanyakan alat manajemen proyek, Trello dapat menyimpan template sehingga tim Anda dapat mengirimkan formulir pendaftaran dan dokumen dengan mudah. Anda juga dapat menyimpan template untuk kampanye PPC atau manajemen Iklan Facebook sehingga agensi Anda dapat membuat proposal secepat kilat tanpa kehilangan kualitas.

Proses langkah demi langkah seperti ini akan memastikan setiap pangkalan tercakup saat Anda mencoba untuk bergabung dengan klien baru. Dan, karena setiap langkah diformalkan, tidak ada yang hilang.

6. Tahun berapa sekarang?

Anda mungkin tidak mempertimbangkan waktu dalam setahun sebagai faktor, tetapi hal itu dapat berperan dalam seberapa cepat — atau lambat — klien menandatangani kesepakatan. Selama musim liburan, misalnya, perusahaan mungkin tidak berada di kantor, yang berarti tanggapan tertunda terhadap komunikasi email dan telepon. Plus, dengan tahun yang mereda, mereka mungkin telah menghabiskan semua anggaran pemasaran mereka. Keduanya adalah alasan yang sah mengapa prospek membutuhkan waktu lebih lama untuk menandatangani kesepakatan dengan Anda.

Bandingkan dengan awal tahun baru, dan proses penandatanganan klien bisa lebih cepat karena perusahaan kembali dari liburan, mereka menanggapi pertanyaan lebih cepat, dan mungkin memiliki lebih banyak anggaran untuk dialokasikan dalam bermitra dengan agensi seperti milik Anda.

Waktu yang diperlukan untuk menandatangani klien baru bergantung pada agensi Anda

Jangka waktu penandatanganan klien baru bergantung pada berbagai faktor, tetapi juga sangat bergantung pada tim Anda.

Jika Anda melakukan segalanya dengan benar: mengadakan pertemuan penemuan, percaya diri dalam menutup klien, dan memiliki tumpukan teknologi yang solid untuk mengotomatiskan proses Anda, Anda harus merekrut klien dengan relatif cepat.

Namun, tidak memiliki proses pertemuan yang mapan, mengirimkan contoh strategi, atau bahkan memiliki jalan pintas untuk menulis proposal dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan.

Pikirkan tentang cara agensi Anda dapat mengotomatiskan tugas dan merampingkan proses penandatanganan klien. Ini tidak hanya akan menjadi langkah positif bagi tim Anda — klien Anda juga akan mendapatkan pengalaman yang lebih mulus dari interaksi pertama mereka dengan agensi Anda.

Meskipun demikian, memahami cara terbaik untuk mengembangkan agensi Anda dapat membantu Anda menarik lebih banyak klien dan menyempurnakan proses Anda lebih cepat. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.