Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan Perusahaan Anda untuk Memproses Faktur?

Diterbitkan: 2022-12-12

Seperti proses bisnis lainnya, berurusan dengan faktur harus menggunakan sumber daya internal Anda sesedikit mungkin. Kecepatan biasanya merupakan indikator efisiensi yang baik.

Meskipun pemrosesan faktur harus cepat dan efisien, bukan berarti Anda harus segera membayar faktur.

Tapi seberapa cepat memproses faktur, dan berapa lama terlalu lama?

Berikut rincian berapa lama waktu yang diperlukan untuk memproses faktur, apa yang mungkin memperlambatnya, dan kiat untuk mempercepatnya.

Apa itu pemrosesan faktur?

Pemrosesan faktur mengacu pada setiap langkah yang terlibat dalam administrasi faktur.

Saat faktur diterima, faktur tersebut dianggap sebagai 'faktur terbuka'. Mereka harus melalui beberapa langkah untuk menjadi 'tertutup', yaitu selesai.

Bagian hutang dagang (AP) menangani sebagian besar langkah-langkah ini, termasuk:

  • Menerima tagihan
  • entri data tagihan
  • Verifikasi tagihan
  • Persetujuan tagihan
  • Mengirimkan tagihan untuk pembayaran
  • Menyimpan faktur di buku besar
  • Komunikasi seputar pemrosesan faktur

Otomatisasi AP dapat memproses banyak dari langkah-langkah ini, tetapi yang lain memerlukan input manual. Seluruh proses seringkali membutuhkan kerja sama rekan kerja dan pelanggan dari departemen yang berbeda.

Berapa lama invoice diproses?

Jawaban singkatnya adalah: itu tergantung.

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk memproses faktur sangat tergantung pada ukuran perusahaan Anda , jenis perangkat lunak yang Anda gunakan (jika ada), dan persyaratan pembayaran dan pembiayaan yang terlibat.

Rata-rata, diperlukan waktu antara tiga hari hingga dua minggu sejak Anda menerima faktur hingga saat uang disetorkan ke rekening pelanggan Anda.

Jika Anda memerlukan waktu lebih dari dua minggu untuk memproses faktur, ada beberapa masalah umum yang mungkin menjadi penyebabnya. Dalam hal ini, kemungkinan ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mempercepat proses (lihat di bawah, 'Apa yang mempercepat proses penagihan?').

Net 30, 60, dan 90 syarat pembayaran

Banyak bisnis memperpanjang 30 syarat bersih dengan faktur mereka, yang berarti Anda memiliki waktu 30 hari untuk melakukan pembayaran. Beberapa bahkan memberikan net 60, 90, atau bahkan istilah yang lebih tinggi.

Ini membantu arus kas Anda dan memberi Anda kesempatan untuk menilai produk atau layanan yang telah Anda beli sebelum Anda membayarnya.

Industri dan relung yang berbeda dalam industri mungkin memiliki norma yang berbeda untuk ketentuan pembayaran mereka.

Misalnya, banyak perusahaan pelayaran membayar pialang pengiriman 60, 90, atau bahkan 120 hari setelah faktur dikeluarkan. Ini menyebabkan beberapa pialang pengiriman beralih ke anjak piutang untuk mempertahankan arus kas mereka.

Membayar sebelum persyaratan jangka bersih terkadang dapat berdampak negatif pada arus kas Anda. Namun ini tidak berarti Anda tidak dapat mulai memproses faktur. Anda hanya perlu menunda langkah terakhir hingga tanggal jatuh tempo.

Sebaliknya, beberapa pemasok mungkin menawarkan diskon pembayaran lebih awal . Dalam jangka panjang, ini dapat menghemat banyak uang bisnis Anda.

Mengapa skala penting untuk waktu pemrosesan faktur

Skala bisnis Anda dapat secara signifikan memengaruhi waktu pemrosesan faktur.

Jika Anda adalah bisnis besar, Anda mungkin memiliki sistem dan ketergantungan yang lebih kompleks daripada UKM pada umumnya.

Memiliki lebih banyak tingkat persetujuan di berbagai departemen sering menjadi penyebab penundaan, terutama ketika individu yang diminta untuk persetujuan mungkin sedang sakit atau sedang cuti.

Jika Anda adalah UKM, Anda mungkin memiliki lebih sedikit faktur untuk diproses, tetapi kemungkinan besar Anda juga akan memiliki departemen hutang dagang yang lebih kecil untuk menanganinya.

Jadi, skala operasi pemrosesan faktur Anda dapat memengaruhi cara Anda mengurangi waktu pemrosesan.

Pemrosesan faktur untuk perusahaan bisnis-ke-bisnis (B2B).

Cara pemrosesan faktur dikelola oleh perusahaan B2B mungkin dipengaruhi oleh jangka waktu pembayaran yang lebih lama dan pembiayaan yang tersedia.

Pembiayaan faktur (termasuk diskon faktur dan anjak faktur) adalah jenis pembiayaan umum yang digunakan oleh perusahaan B2B, di mana pembelian yang relatif besar adalah hal biasa.

Itu menambahkan lapisan tambahan administrasi untuk pemrosesan faktur untuk pemasok dalam transaksi B2B. Namun, ini dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk memproses faktur.

Apa yang memperlambat pemrosesan faktur?

Apa yang memperlambat pemrosesan faktur? Kesalahan faktur, kesalahan komunikasi, dan penipuan faktur
Apa yang memperlambat pemrosesan faktur?

1. Faktur kesalahan

Faktur bisa sangat rumit. Mereka sering menampilkan banyak detail yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan memvalidasinya. Ini berarti beberapa bidang, termasuk nomor faktur, detail pembayaran, tanggal, dan lainnya, diperlukan. Kesalahan dapat dilakukan di salah satu bidang ini.

Faktur yang benar juga bisa menjadi salah jika keadaan berubah. Misalnya, Anda mungkin perlu mengembalikan atau mengubah pesanan setelah Anda menerima barang. Dalam situasi ini, nota kredit dari pemasok Anda sangat berguna.

Di bawah ini adalah dua jenis kesalahan penagihan yang paling umum.

1.1 Kesalahan pembebasan pajak penjualan

Di AS, aturan penjualan dan pajak bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lain. Sertifikat pembebasan pajak perlu disimpan sebagai dokumentasi pendukung untuk audit. Kesalahan yang terkait dengan masalah ini relatif umum.

1.2. Kesalahan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

PPN merupakan daerah yang relatif kompleks. Kesalahan PPN berkisar dari kesalahan ketik sederhana hingga klaim ulang yang salah atau tidak klaim ulang dalam kasus tertentu.

2. Kesalahan komunikasi

Saat ini, rata-rata pekerja kantor menerima 121 email sehari. Jadi, faktur mudah 'hilang dalam surat'.

Dan baik di perusahaan besar maupun UKM, kesalahan atau penundaan mungkin timbul dari faktur yang dikirim atau ditujukan kepada individu yang salah dalam organisasi Anda.

3. Penipuan faktur

Penipuan faktur umumnya mengacu pada tindakan jahat pihak ketiga yang menipu bisnis dengan mengirimkan faktur sambil menyamar sebagai mitra asli.

Jadi, Anda mungkin menerima faktur yang sepertinya berasal dari pemasok Anda. Hal ini dapat menyebabkan Anda membayar penipu daripada pemasok Anda. Jenis penipuan ini bergantung pada penerima yang terlalu sibuk untuk memeriksa ulang keasliannya.

Transaksi ini tidak hanya akan kehilangan uang bisnis Anda, tetapi juga akan menghabiskan waktu dan sumber daya Anda untuk memperbaikinya.

Dalam skenario terburuk, hal itu dapat menyebabkan Anda mengabaikan faktur asli dari pemasok karena Anda berasumsi bahwa faktur tersebut telah dibayar. Ini dapat menyebabkan denda keterlambatan pembayaran atau bahkan merusak hubungan klien Anda.

Apa yang mempercepat pemrosesan faktur?

Apa yang mempercepat pemrosesan faktur?
Apa yang mempercepat pemrosesan faktur?

1. Menetapkan praktik terbaik

Ada sejumlah praktik terbaik yang dapat meningkatkan efisiensi pemrosesan faktur Anda.

Misalnya, Anda dapat menunjuk satu atau beberapa orang tertentu di departemen akuntansi Anda untuk bertanggung jawab memproses faktur. Menetapkan tugas dengan cara ini membantu menghindari kebingungan dengan banyak proses lain yang berlangsung di departemen dan membantu memastikan faktur ditangani tepat waktu.

Anda juga dapat duduk bersama tim akunting dan menyepakati tenggat waktu tertentu untuk setiap langkah proses penagihan. Dengan melakukan ini, Anda akan memiliki Key Performance Indicator (KPI) yang akan memastikan pembayaran diproses dengan cepat dan efisien.

2. Perangkat lunak penagihan

Perangkat lunak faktur berbasis cloud dapat mengotomatiskan banyak langkah yang terlibat dalam pemrosesan faktur, mulai dari mengirimkan pengingat permintaan persetujuan rekan kerja hingga membuat laporan.

Itu juga dapat mengurangi kesalahan dan menghasilkan data berharga, yang dapat memberi Anda wawasan tentang proses dan pola pengeluaran klien dan karyawan Anda. Data tersebut dapat digunakan untuk tujuan perencanaan dan peramalan bisnis.

Beberapa perusahaan mungkin masih menggunakan proses berbasis kertas manual. Ini tidak efisien dan menimbulkan risiko bagi bisnis karena dokumen dapat hilang atau bahkan hancur secara tidak sengaja.

Salah satu manfaat terbesar dari perangkat lunak faktur adalah memberi departemen Hutang Akun Anda antarmuka terpusat untuk merekam dan melacak semua faktur.

3. Faktur gabungan

Faktur terkonsolidasi adalah saat perusahaan menggabungkan semua faktur mereka selama periode tertentu menjadi satu faktur.

Misalnya, mungkin Anda biasanya melakukan pembelian di awal, tengah, dan akhir setiap bulan. Daripada menerima dan memproses faktur terpisah untuk setiap pembelian, pemasok Anda dapat menggabungkannya dan mengirimkannya pada akhir setiap bulan.

Ini akan menghemat banyak pekerjaan admin bagi Anda dan penjual.

4. Mengurangi risiko penipuan

Organisasi harus menjaga kontrol yang efektif atas data dan informasi mereka dengan membuat protokol akses, tindakan keamanan, dan solusi perangkat keras dan perangkat lunak.

Mereka juga harus memastikan bahwa semua personel menyadari pentingnya melindungi data dari akses yang tidak sah atau penyalahgunaan.

Selain itu, organisasi harus memastikan bahwa karyawan hanya memiliki akses ke informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Kesimpulan:

Pemrosesan faktur terdiri dari beberapa langkah terpisah, yang dapat mencakup banyak pemain dan saling ketergantungan dalam suatu organisasi.

Dengan asumsi Anda tidak melakukan kesalahan, UKM rata-rata dapat memproses faktur antara beberapa hari dan dua minggu .

Perusahaan yang lebih besar memiliki lebih banyak faktur untuk diproses dan cenderung mendapat manfaat dari perangkat lunak otomasi AP . Ini mengurangi kesalahan dan membuat pencatatan dan pelacakan pembayaran lebih mudah.

Bisnis sering memiliki persyaratan bersih yang dilampirkan pada faktur mereka. Ini berarti mereka hanya perlu dibayar setelah periode yang ditentukan. Membayar lebih cepat dari ini dapat mengurangi arus kas yang tersedia, tetapi dapat memberikan diskon pembayaran lebih awal.

Menetapkan praktik terbaik , menggabungkan faktur, dan mengurangi risiko penipuan juga akan membantu Anda mengurangi waktu dan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam sistem pemrosesan faktur Anda.

Cari tahu lebih lanjut tentang bagaimana perangkat lunak kami dapat membantu meningkatkan dan mempercepat proses penagihan Anda .