Cara Kerja Pemrosesan Faktur

Jika arus kas adalah sumber kehidupan sebagian besar bisnis, maka pemrosesan faktur adalah jantungnya.

Untuk memperluas metafora ini sedikit lebih jauh: inefisiensi dalam pemrosesan faktur menyebabkan kesehatan bisnis yang buruk secara umum dan risiko tinggi masalah yang lebih buruk jika tidak ditangani.

Semakin banyak bisnis yang belajar bahwa mengotomatiskan alur kerja pemrosesan faktur adalah solusi yang mereka butuhkan.

Mari kita lihat lebih dekat.

Apa itu pemrosesan faktur?

Pemrosesan faktur adalah administrasi faktur. Ini mencakup setiap langkah dari saat mereka diterima sampai ketika mereka berada di buku besar setelah pembayaran.

Biasanya dilakukan oleh departemen hutang dan dibantu oleh perangkat lunak pengolah faktur otomatis.

7 langkah pemrosesan faktur

Berikut ini adalah langkah-langkah khas yang diambil dalam pemrosesan faktur.

Mungkin ada sedikit variasi pada proses ini dalam setiap perusahaan atau tim hutang usaha. Beberapa perusahaan mungkin memproses faktur secara berbeda menurut apakah mereka terkait dengan pesanan pembelian (PO) atau tidak, misalnya.

1. Menerima faktur

Bagi mereka yang terlibat langsung dalam proses, 'menerima faktur' mungkin tampak seperti nama sederhana yang menyesatkan untuk tugas ini. 'Menerima' menyiratkan urusan yang pasif dan langsung.

Pada kenyataannya, 'berburu' atau 'menggembala' mungkin merupakan deskripsi yang lebih baik.

Faktur dapat tiba dalam beberapa bentuk (fisik, digital, atau bahkan faks) melalui berbagai cara (beberapa alamat email atau pengirim). Mereka mungkin juga datang lebih awal, terlambat, atau tidak sama sekali!

Jika invoice belum diterima pada waktu atau saluran yang tepat, ada kemungkinan akan hilang di sistem.

Jadi, secara ringkas, mencapai titik di mana Anda telah menerima faktur tidak selalu mudah (lihat No. 7 di bawah).

2. Entri data faktur

Setelah faktur diterima, mereka perlu dikategorikan dan diprioritaskan. Hal ini dilakukan dengan memeriksa data masing-masing dan memasukkannya ke dalam sistem akuntansi lainnya.

Faktur datang dalam berbagai format dan mungkin termasuk kesalahan. Dalam hal faktur kertas, sering kali perlu dipindai untuk membuat formulir digital.

Bagian penting dari proses entri data adalah pemberian kode buku besar (kode unik untuk setiap entri kredit atau debit) untuk setiap faktur. Ini membantu membuat langkah-langkah pemrosesan dan pelaporan berikut menjadi lebih mudah.

Proses entri data ini dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama jika dilakukan secara manual (lihat di bawah, 'Kesalahan Faktur Umum').

3. Verifikasi (Pencocokan dengan dokumen pendukung) invoice

Membayar faktur secara membabi buta tanpa memeriksa detailnya pada akhirnya akan menyebabkan kesalahan.

Faktur perlu diperiksa terhadap bukti pendukung, seperti pesanan pembelian (PO) , nota kredit, atau informasi lain yang memperhitungkan biaya yang tercantum di dalamnya.

Tanpa sistem pemrosesan faktur otomatis (lihat di bawah, 'Pemrosesan Faktur Otomatis'), dokumen pendukung perlu dikumpulkan dari berbagai lokasi.

Mereka mungkin telah dikirim dari dan ke individu yang berbeda, dan orang yang menyusunnya mungkin tidak mengetahui komunikasi lain yang ada atau dokumen pendukung yang mengubahnya.

Mereka mungkin juga curang. Barclays baru-baru ini memperingatkan bahwa penipuan faktur (penipu yang menyamar sebagai bisnis yang memperbarui rincian pembayaran faktur mereka) meningkat dan bahkan dapat menghasilkan hingga 55% dari semua uang yang hilang dari scammers di Inggris.

4. Persetujuan faktur

Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, seseorang perlu menyetujui setiap faktur sebelum pembayaran dilakukan.

Alur kerja persetujuan bervariasi tetapi secara umum, persyaratan untuk persetujuan bersifat universal. Yaitu, siapa pun yang menyetujui faktur membutuhkan:

• Faktur
• Semua dokumen pendukung
• Informasi lainnya (catatan, pertanyaan, pengingat tenggat waktu, dll.)

5. Mengirimkan invoice untuk pembayaran

Pada saat faktur siap untuk dibayar, individu yang bertanggung jawab atas persetujuan faktur harus yakin bahwa tidak ada kesalahan manusia atau masalah lain yang belum terselesaikan.

Apakah faktur ditandai untuk pembayaran segera, atau pembayaran kemudian tergantung pada masing-masing tim hutang dan setiap faktur.

Jika ada keadaan yang meringankan, seperti faktur yang lewat jatuh tempo, maka harus ditandai oleh pengirim pada tahap ini.

6. Menyimpan faktur di buku besar

Faktur harus disimpan dalam buku besar segera setelah dibayar.

Hilang, menunda, atau membuat kesalahan pada tahap ini jelas dapat menyebabkan masalah besar dengan pelaporan internal dan arus kas.

Bahkan dapat merusak hubungan eksternal. Jika faktur tidak dicatat, pengingat jatuh tempo yang salah dapat dikirim ke pelanggan.

7. Komunikasi seputar pemrosesan faktur

Setiap langkah pemrosesan faktur memerlukan komunikasi antara tim Anda dan pelanggan Anda. Ini dapat mencakup:

• Konfirmasi penerimaan
• Modifikasi
• Klarifikasi kesalahan (atau potensi kesalahan)
• Pertanyaan umum

Fungsi hutang usaha lainnya mungkin ikut bermain juga, seperti dunning, penggunaan faktur nota kredit, diskon pembayaran awal, diskon faktur, dan pembiayaan faktur.

Ini biasanya terjadi di tengah lautan tugas lain yang terjadi di lokasi yang sama: kotak masuk email.

Sebuah studi oleh Abode menemukan bahwa rata-rata pekerja AS menghabiskan 3,1 jam untuk memeriksa email kerja setiap hari. Ini berarti bahwa pada saat memeriksa proses faktur, informasi baru akan menguburnya lebih jauh.

Kesalahan Faktur Umum

Entah itu beberapa kesalahan yang relatif besar atau efek kumulatif dari banyak kesalahan yang lebih kecil, kesalahan faktur bisa mahal.

Dalam pengalaman kami, dua yang paling umum adalah:

1. Kesalahan pembebasan pajak penjualan

Aturan pajak penjualan dan penggunaan berbeda-beda di setiap negara bagian. Sertifikat pembebasan pajak dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang harus menyimpannya sebagai bukti untuk audit. Mengetahui dengan tepat kapan dan bagaimana menerapkannya bisa jadi sulit, dan kesalahan di bagian depan ini sering menyebabkan kesalahan faktur.

2. Kesalahan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Kriteria kapan PPN diterapkan rumit. Kesalahan yang dibuat di bidang ini sering kali disebabkan oleh salah tafsir kasus atau kekhilafan daripada kesalahan ketik.

Pemrosesan Faktur Otomatis

Setiap langkah pemrosesan faktur mengandung potensi kesalahan. Persetujuan juga dapat ditahan oleh karyawan yang sedang cuti, pergantian staf di departemen hutang, dll.

Ada satu cara untuk menambahkan tingkat stabilitas dan efisiensi proses: otomatisasi pemrosesan faktur.

Otomatisasi dapat mempercepat dan meningkatkan alur kerja pengumpulan dan pemrosesan. Itu juga dapat mengotomatiskan pemberitahuan untuk staf internal.

Perangkat lunak pengolah faktur

Menggunakan perangkat lunak pemrosesan faktur yang tepat dapat menjadi pengubah permainan untuk bisnis Anda.

Sementara beberapa perangkat lunak akan mengotomatiskan proses yang tercantum di atas, solusi lain mungkin termasuk kemampuan untuk menawarkan kredit perdagangan sebagai bagian dari proses faktur.

Ini berarti bahwa penyedia layanan B2B dapat mengalihdayakan seluruh proses penagihan dan penagihan kepada pihak ketiga yang menanggung utang. Dengan begitu, penjual akan dibayar dalam beberapa hari setelah menerima pesanan sambil memberi pelanggan mereka waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan faktur mereka.

Kesimpulan

Pemrosesan faktur mencakup setiap langkah, mulai dari penerimaan faktur hingga pembayarannya dan dicatat dalam buku besar.

Meskipun semua tren mengarah ke pertumbuhan faktur digital dan pemrosesan faktur, faktur kertas masih digunakan dalam beberapa keadaan dan perlu dipindai ke dalam bentuk digital.

Alur kerja pemrosesan membutuhkan perhatian terhadap detail dan komunikasi. Ini rentan tertahan oleh kesalahan dan penundaan dalam alur kerja persetujuan yang ada di dalamnya.

Otomatisasi pemrosesan faktur adalah salah satu cara untuk meningkatkan pemrosesan faktur secara signifikan. Ini mengurangi jumlah kesalahan potensial dan memusatkan komunikasi dan persetujuan.

Perangkat lunak otomatisasi dengan cepat mengekstrak dan mencatat data faktur, termasuk bidang yang dipersonalisasi. Ini tidak hanya melakukan ini lebih cepat daripada yang dapat dilakukan secara manual tetapi juga lebih akurat.

Penyedia layanan B2B mungkin ingin melangkah lebih jauh karena mereka mempertimbangkan jenis perangkat lunak otomatisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Penjual B2B dapat menerapkan solusi seperti TreviPay yang menawarkan kredit perdagangan yang sepenuhnya ditanggung saat checkout. Opsi ini secara efektif mengalihdayakan seluruh proses penagihan dan penagihan sambil mendorong pembelanjaan yang lebih tinggi dan loyalitas pelanggan.

Efek positif dari alur kerja pemrosesan yang ditingkatkan dapat memiliki efek dramatis pada kesehatan dan efisiensi bisnis Anda. Bergantung pada opsi yang dipilih, ini juga dapat membantu penjual B2B membentuk hubungan klien yang lebih dekat dan lebih menguntungkan.