Bagaimana Cara Kerja VoIP? Panduan Pemula Untuk Sistem Telepon VoIP

Lewatlah sudah masa-masa kabel kusut dan tagihan telepon yang melambung tinggi mengganggu sambungan telepon rumah tradisional. Anda telah memasuki dunia VoIP, yang memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon langsung melalui koneksi internet, menawarkan panggilan sejernih kristal, fleksibilitas, dan fitur-fitur canggih.

Anggap saja seperti mengirim email alih-alih mengirimkan surat. Suara Anda diubah menjadi paket data digital, dikirim melalui internet untuk menjangkau pelanggan Anda di mana pun di dunia.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara kerja sistem telepon VoIP dan mengapa VoIP bukan hanya tentang menghemat uang, namun juga tentang menata ulang komunikasi.

Apa itu VoIP?

Voice over Internet Protocol ( VoIP ) mengacu pada standar yang memfasilitasi panggilan telepon berbasis suara menggunakan koneksi internet, bukan perusahaan telepon lokal.

Voice over IP mengubah suara Anda menjadi sinyal digital, mengompresnya, dan mengirimkannya melalui internet. Hal ini memungkinkan Anda melakukan panggilan menggunakan koneksi internet broadband, bukan saluran telepon biasa (atau analog).

Untuk menggunakan VoIP, Anda memerlukan:

• Koneksi internet broadband
• Penyedia layanan telepon VoIP
• Titik akhir VoIP — baik telepon VoIP, adaptor VoIP untuk telepon biasa, atau aplikasi VoIP di komputer atau perangkat seluler Anda

Orang-orang memilih VoIP karena mereka dapat melakukan panggilan telepon tanpa layanan telepon apa pun, sehingga menghemat panggilan jarak jauh.

Jika Anda memiliki akses internet, Anda tidak perlu memasang kabel tembaga tambahan. Hal ini memungkinkan karyawan bekerja dari rumah atau melakukan telecommute ke kantor juga.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Telepon VoIP?

Sistem telepon VoIP mengubah panggilan telepon standar menjadi paket data yang dikirimkan melalui internet, bukan melalui sambungan telepon rumah atau jaringan seluler tradisional. Ia bekerja dengan mengambil sinyal audio analog dari suara Anda dan mengubahnya menjadi sinyal digital yang dikirim melalui koneksi internet berkecepatan tinggi Anda.

Sistem VoIP melewati saluran telepon dan menggunakan infrastruktur internet yang ada untuk melakukan dan menerima panggilan. Hasilnya adalah solusi telepon bisnis yang fleksibel dan hemat biaya.

Berikut ini ikhtisar singkat tentang cara kerja VoIP:

1. Mengubah suara Anda: Saat Anda berbicara ke telepon VoIP , mikrofon, atau komputer, sinyal suara Anda ditangkap dan diubah menjadi format digital menggunakan konversi analog-ke-digital (ADC).
2. Paket data digital : Data digital ini kemudian dipecah menjadi paket-paket kecil, mirip dengan cara file dikirim melalui internet. Paket-paket ini ditandai dengan informasi seperti siapa yang menelepon dan siapa yang menerima panggilan.
3. Bepergian melalui internet: Paket data kemudian mengikuti gelombang koneksi internet Anda dan melakukan perjalanan ke server penyedia VoIP.
4. Perutean dan codec: Penyedia VoIP bertindak sebagai switchboard, mencari tahu ke mana harus mengirim panggilan Anda berdasarkan nomor penerima. Di sini, perangkat lunak khusus yang disebut codec dapat memampatkan data untuk menghemat bandwidth dan memastikan kualitas panggilan lancar.
5. Mengonversi kembali ke suara: Di pihak penerima, baik itu perangkat VoIP lain, telepon tradisional, atau telepon seluler, paket data disusun kembali dan diubah kembali menjadi sinyal analog menggunakan konverter digital-ke-analog (DAC).
6. Mendengar orang lain: Terakhir, penerima mendengar suara Anda melalui ponsel, speaker, atau headsetnya, dan voila! Anda sedang melakukan percakapan VoIP.

Selama Anda memiliki koneksi internet berkecepatan tinggi, termasuk router dan modem, Anda siap menggunakan VoIP.

Artikel Terkait

Apa itu IP Telefoni? Bagaimana cara kerjanya?

VoIP vs. Telepon Rumah — Apa Bedanya

Telepon rumah menggunakan Public Switched Telephone Networks ( PSTN ) lama yang mengirimkan panggilan suara melalui kabel tembaga khusus.

Meskipun fiturnya mendasar dan terbatas, sambungan telepon rumah dapat menawarkan kualitas yang konsisten dan layanan tanpa gangguan yang didukung oleh sistem pertukaran cabang swasta ( PBX ) selama pemadaman.

Namun, biayanya lebih tinggi daripada VoIP karena sistem telepon tradisional memerlukan instalasi profesional dan infrastruktur khusus untuk beroperasi.

VoIP menggunakan infrastruktur internet modern untuk mengubah suara menjadi paket data yang dikirimkan secara fleksibel melalui koneksi broadband. Sistem VoIP memberi bisnis penghematan biaya yang signifikan, mobilitas dengan akses jarak jauh, dan fitur panggilan yang nyaman.

Kualitas dan keandalan panggilan dapat bervariasi berdasarkan kualitas penyedia layanan VoIP dan kecepatan internet Anda. Pemadaman listrik dan gangguan jaringan juga dapat mengganggu layanan.

Masalah VoIP mudah diperbaiki dengan beberapa praktik terbaik, dan memilih layanan VoIP yang andal akan membantu.

VoIP adalah masa depan telekomunikasi dan merupakan pilihan yang lebih baik daripada telepon rumah saat ini (walaupun ada beberapa tantangan).

Artikel Terkait

VoIP vs. Telepon Rumah: Mana yang Tepat dan Lebih Baik untuk Bisnis Anda?

Jenis Teknologi VoIP + Cara Kerjanya

VoIP yang dihosting untuk bisnis

Sistem telepon VoIP yang dihosting terdiri dari banyak perangkat, termasuk ponsel pintar, untuk menyediakan komunikasi bisnis terpadu. Ini dikemas ke dalam sistem telepon cloud atau “cloud PBX.”

Administrator dapat mengatur izin dan fitur untuk setiap karyawan serta fitur VoIP yang lebih canggih dengan antarmuka online.

Ketika seorang karyawan menelepon pelanggan, mereka mengangkat gagang telepon dan menghubungi pelanggan seperti biasa. Telepon IP (atau aplikasi) berjalan melalui switch Jaringan Area Lokal (LAN) dan router bisnis Anda sebelum mencapai penyedia layanan VoIP. Dari sana, penyedia VoIP melakukan panggilan.

Jika jalur jaringan ke pihak yang dipanggil mendukung sinyal suara digital, maka kualitas panggilan ditingkatkan ke definisi tinggi. Jika tidak, penyedia VoIP menghubungkan panggilan melalui Public Switched Telephone Network.

Menggunakan sistem VoIP yang dihosting di bisnis Anda sesederhana itu. Namun, untuk bisnis mapan dengan sistem telepon yang lebih canggih, terdapat kebutuhan yang berbeda.

Jika kantor menggunakan PBX, Anda mungkin juga membayar saluran telepon berbatang. Saluran berbatang ini menangani panggilan suara dari PBX ke perusahaan telepon — dan harganya tidak murah!

Trunking SIP untuk sistem telepon PBX

Dalam beberapa kasus, perusahaan terjebak dalam sistem telepon hybrid karena biaya penggantian saluran telepon kabel di setiap kantor. Karena VoIP menggunakan Session Initiation Protocol , VoIP dapat digunakan untuk membuat beberapa jalur panggilan melalui internet.

Anda akan melihat diagram di bawah ini, saluran SIP menerima panggilan dari penyedia VoIP. Panggilan masuk dan keluar disalurkan dengan cara yang hampir sama hingga mencapai lokasi bisnis dan dihubungkan ke PBX.

Seperti saklar sirkuit analog jadul, “batang” bertindak sebagai saklar untuk mengontrol dan menyalurkan data.

Manfaat paling signifikan bagi usaha besar dan kecil adalah jika mereka memiliki sistem telepon kabel di lokasi. SIP Trunking memungkinkan Anda menggabungkan sistem telepon analog dan solusi VoIP baru untuk menghilangkan redundansi.

SIP Trunking menyediakan beberapa saluran layanan suara sesuai permintaan untuk PBX berbasis IP apa pun.

Batang SIP dapat diukur atau tidak diukur dengan biaya $15–$25 setiap bulan. Pengaturannya juga tidak terlalu sulit. Cukup berikan nama pengguna dan kata sandi SIP ke PBX Anda.

Perangkat seluler & konektivitas Wi-Fi

Berkat pesatnya perkembangan perangkat seluler di tempat kerja, komunikasi terpadu menjadi sebuah kebutuhan.

Karyawan tidak lagi terikat pada meja mereka. Pejuang jalanan dan staf jarak jauh dapat menerima panggilan bisnis hanya dengan menggunakan aplikasi VoIP untuk ponsel cerdas mereka.

Di beberapa kantor, Ethernet mungkin bukan pilihan praktis. Kecepatan Wi-Fi telah meningkat secara substansial, sehingga membuka jalan bagi panggilan Wi-Fi .

Awasi pemanfaatan bandwidth kemacetan jaringan Anda. Anda mungkin perlu menyesuaikan beberapa pengaturan jaringan untuk kinerja optimal.

Baca Juga Panduan Mengatasi Masalah VoIP kami untuk mengatasi masalah ini untuk selamanya.

Fitur Telepon VoIP Teratas

Selain penghematan biaya yang serius, fitur telepon yang luas merupakan motivasi penting lainnya mengapa begitu banyak perusahaan beralih ke VoIP.

Berikut adalah fitur teratas yang ditawarkan dalam sistem telepon VoIP:

Manajemen panggilan:

• Distribusi Panggilan Otomatis (ACD): Merutekan panggilan ke agen yang tersedia berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, memastikan penanganan yang efisien dan waktu respons yang lebih cepat.
• Respons Suara Interaktif (IVR): Memandu penelepon melalui menu otomatis, mengurangi waktu tunggu dan mengarahkan mereka ke sumber yang tepat.
• Perekaman dan Analisis Panggilan: Catatan memerlukan pelatihan, jaminan kualitas, dan penyelesaian sengketa. Analytics memberikan wawasan tentang pola panggilan dan kinerja agen.
• Pelatihan Bisikan: Memungkinkan supervisor untuk melatih agen secara pribadi selama panggilan langsung, sehingga meningkatkan pelatihan dan kepuasan pelanggan.

Kolaborasi dan mobilitas:

• Konferensi Video: Terhubung dengan kolega atau klien secara tatap muka secara lancar, di mana pun lokasinya.
• Pesan Suara-ke-Email: Dapatkan pesan suara dikirimkan ke kotak masuk Anda. Dengarkan pesan suara dan tanggapi melalui email Anda.
• Softphone: Melakukan dan menerima panggilan dari perangkat apa pun yang memiliki koneksi internet, sehingga mendorong fleksibilitas kerja jarak jauh.
• Kehadiran Real-Time: Lihat siapa yang tersedia untuk menerima panggilan dan pesan obrolan. Pembaruan status langsung akurat dan mudah.
• Klik untuk menelepon: Memulai panggilan langsung dari halaman web atau sistem CRM, menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan jangkauan penjualan.

Integrasi dan penyesuaian:

• Integrasi CRM: Menyinkronkan data panggilan dengan perangkat lunak CRM, memberikan gambaran lengkap tentang interaksi pelanggan.
• Pesan Instan : Mengirim dan menerima pesan teks dengan pelanggan. Sempurna untuk pembaruan cepat dan pengingat janji temu.
• Paket Panggilan Khusus: Konfigurasikan perutean panggilan berdasarkan kebutuhan spesifik, seperti merutekan panggilan internasional ke jalur yang ditentukan.
• Akses API: Pengembang dapat mengintegrasikan fungsi VoIP ke dalam aplikasi dan perangkat lunak khusus.

Manfaat Utama Menggunakan VoIP

VoIP menawarkan layanan telepon yang andal kepada bisnis, dan biayanya tidak terlalu mahal.

Berikut adalah beberapa manfaat utama beralih ke VoIP:

1. Penghematan biaya

VoIP secara signifikan dapat mengurangi tagihan telepon dibandingkan dengan sistem telepon rumah tradisional. Panggilan VoIP dilakukan melalui internet, jadi tidak ada biaya per menit.

Panggilan internasional juga jauh lebih murah untuk VoIP. Penghematan ini bertambah, berpotensi memotong setengah tagihan telepon setiap bulannya.

2. Fleksibilitas

Dengan VoIP, bisnis dapat meng-host sistem telepon mereka di cloud daripada memerlukan perangkat keras di tempat yang besar. Hal ini memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk melakukan atau menerima panggilan dari mana saja dengan koneksi internet. Panggilan dapat diteruskan ke ponsel atau lokasi terpencil.

3. Fitur lanjutan

VoIP mencakup rangkaian lengkap fitur panggilan lanjutan seperti penjawab otomatis, perutean panggilan temukan saya/ikuti saya, rekaman panggilan, pesan suara yang dikirim ke email, panggilan konferensi, dan banyak lagi.

4. Skalabilitas

Layanan telepon cloud berkembang dengan lancar seiring pertumbuhan bisnis. Sangat mudah untuk menambahkan ekstensi atau jalur di kantor Anda atau lokasi terpencil. Hal ini membantu memfasilitasi pembukaan lokasi baru atau memungkinkan lebih banyak karyawan untuk bekerja dari rumah.

5. Manajemen & analisis panggilan yang lebih baik

Sistem VoIP menyediakan data yang sangat baik seputar volume panggilan, waktu, distribusi panggilan, dan pola. Hal ini membantu bisnis memahami waktu lalu lintas yang lebih tinggi sehingga mereka dapat memiliki staf yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Analytics memberikan wawasan untuk meningkatkan operasi.

Persyaratan Sistem Telepon VoIP

Sedang memikirkan untuk menyiapkan sistem telepon VoIP di bisnis Anda? Berikut semua peralatan yang Anda perlukan untuk memastikan bisnis Anda siap.

️ Perangkat keras

Modem dan router: Ini adalah gerbang ke internet, memungkinkan sistem VoIP Anda mengirim dan menerima data. Pilih modem dan router yang andal yang dapat menangani volume panggilan dan penggunaan internet Anda.

Telepon SIP : Semua telepon VoIP adalah telepon SIP dan sebaliknya. Mereka melakukan panggilan dengan menggunakan penyedia layanan VoIP. Nextiva menawarkan berbagai macam telepon meja VoIP yang menawarkan banyak fungsi baik untuk usaha kecil maupun perusahaan.

Softphone : Jika Anda tidak membutuhkan telepon biasa, Anda cukup mendownload softphone untuk melakukan panggilan VoIP menggunakan ponsel, laptop, atau desktop Anda. Aplikasi VoIP ini memisahkan ID Penelepon Anda karena data suara ditangani langsung melalui penyedia VoIP Anda.

Headset: Ini opsional tetapi sangat disarankan untuk panggilan bebas genggam dan kualitas audio yang lebih baik. Pilih headset yang nyaman dengan peredam bising yang baik jika lingkungan Anda bising.

Adaptor Telepon Analog (Opsional) : Bagi yang memiliki telepon analog, jangan pernah takut. Dengan ATA , Anda dapat melakukan retrofit pada ponsel Anda agar berfungsi dengan benar melalui VoIP. Mereka mungkin tidak memiliki semua kemampuan konferensi yang tersedia, namun mereka menawarkan layanan yang dapat diandalkan.

koneksi internet

Koneksi internet yang baik sangat penting untuk kualitas panggilan VoIP. Targetkan kecepatan unduh dan unggah minimal 100 Mbps untuk kinerja optimal. Pertimbangkan internet serat optik untuk koneksi paling andal.

Bandwidth

Panggilan VoIP memerlukan bandwidth yang lebih sedikit dibandingkan streaming video, namun Anda masih memerlukan bandwidth yang cukup untuk menangani volume panggilan tanpa gangguan atau panggilan terputus.

Hitung bandwidth yang diperlukan berdasarkan jumlah panggilan simultan yang Anda harapkan dan rekomendasi penyedia layanan internet (ISP) Anda. Bandwidth standar yang diperlukan untuk VoIP adalah 100 Kbps per perangkat.

Periksa kualitas koneksi Anda dengan tes kecepatan VoIP gratis kami.

Perangkat lunak

Penyedia layanan VoIP: Pilih layanan telepon VoIP terkemuka yang menawarkan fitur yang Anda perlukan, seperti penerusan panggilan, pesan suara, dan penjawab otomatis.

Penyediaan perangkat lunak: Penyedia layanan VoIP Anda kemungkinan akan menyediakan perangkat lunak untuk menyediakan telepon Anda dan mengkonfigurasi sistem Anda.

Memilih Sistem Telepon VoIP yang Tepat

Memilih VoIP bisnis yang tepat sangat penting untuk mempertahankan standar komunikasi dan operasi bisnis yang tinggi.

Selain membandingkan fitur teknis, Anda juga menginginkan mitra terpercaya yang menawarkan pengaturan yang lancar, dukungan berkelanjutan yang berkualitas, dan stabilitas keuangan untuk menyediakan sistem komunikasi selama bertahun-tahun yang akan datang.

Faktor kunci yang perlu dievaluasi dalam keputusan pembelian VoIP Anda meliputi:

• Total biaya — baik investasi awal maupun biaya bulanan berkelanjutan
• Jaminan waktu aktif jaringan dan kualitas panggilan
• Kedalaman dukungan pelanggan dan sumber daya pelatihan
• Rekam jejak perusahaan dan kedudukan keuangan
• Kemudahan penggunaan — antarmuka dan alat sederhana
• Kepuasan pelanggan — ulasan dan studi kasus

Sistem telepon bisnis seperti Nextiva memenuhi dan melampaui kriteria ini. Berita AS menganugerahi Nextiva posisi #2 dalam peringkat Sistem Telepon Bisnis Terbaik tahun 2024, memuji skalabilitas dan integrasinya yang lancar dengan aplikasi bisnis populer.

Saat Anda memilih Nextiva, Anda memilih mitra tepercaya yang membantu Anda bertransisi dengan lancar ke VoIP dan membantu Anda menavigasi semua masalah komunikasi Anda selama ini.

FAQ tentang VoIP