Cara Memutuskan Apakah Hot Desking Tepat Untuk Bisnis Anda
Diterbitkan: 2022-10-24
Beberapa orang menyukainya.
Beberapa orang membencinya.
Meja panas di kantor Anda bisa menjadi salah satu dari dua cara. Atau di suatu tempat di antaranya.
Jadi, apa kunci keberhasilan peluncuran hot desking?
Persiapan.
Dalam panduan ini, kami memperkenalkan semua yang perlu Anda ketahui sebelum membuat keputusan untuk menerapkan lingkungan hot desk dalam bisnis Anda.
- Apa itu hot desking?
- Apa perbedaan antara hot desking dan desk sharing?
- Apakah hot desking adalah ide yang bagus?
- Keuntungan dan kerugian dari hot desking
- Perusahaan apa yang menggunakan hot desking?
- Bagaimana Anda membuat meja kerja panas?
Mari kita mulai dari awal.
Hot desking adalah pengaturan lingkungan meja kantor di mana siapa pun dengan login dapat tiba dan bekerja tanpa kursi yang ditentukan sebelumnya.
Ini berbeda dari lingkungan kantor biasa di mana setiap orang memiliki meja yang ditugaskan.
Anggota staf dapat tiba kapan saja, seringkali tanpa memesan meja, dan bekerja di sana selama yang mereka butuhkan.
Anda mungkin melihat area hot desking yang ditetapkan untuk departemen tertentu. Ini berarti setiap tenaga penjual, misalnya, yang sering keluar menemui klien, dapat menghadiri kantor dan duduk di dekat rekan kerja mereka.
Jika mereka tidak berada di kantor selama 50% dalam seminggu, mereka tidak perlu memiliki meja khusus.
Lingkungan hot desking yang khas meliputi:
- Telepon meja.
- Stasiun dok PC atau laptop (yang mungkin memiliki softphone alih-alih telepon meja).
- Sebuah monitor.
- Stopkontak untuk menghubungkan perangkat lain.
Di luar barang-barang dasar di meja, kantor meja panas biasanya menggabungkan ruang pertemuan yang dapat dipesan, printer komunal, dan fasilitas kantor bersama lainnya.
Mengapa disebut hot desking?
Istilah, hot desking, didasarkan pada pepatah "kursi panas". Ini digunakan untuk tamu di acara radio atau TV di mana mereka menjadi titik fokus acara untuk jangka waktu terbatas.
Seringkali, mereka mengajukan pertanyaan yang tidak nyaman atau pertanyaan cepat kemudian pergi. Rentang waktu yang singkat membuat kursi “panas”.
Pikirkan kencan kilat atau bermain kentang panas. Tidak ada aktivitas yang berlangsung lama, membuat keduanya “panas”.
Meskipun Anda tidak perlu segera menyerahkan kursi Anda, Anda harus mengosongkannya di penghujung hari sehingga lingkungan meja panas besok diatur ulang dan siapa pun dapat memilih tempat duduk.
Catatan : Beberapa organisasi menggunakan kebijakan pemesanan meja atau berbagi meja untuk mengelola hot desk semi permanen.
Apa perbedaan antara hot desking dan desk sharing?
Penting untuk dipahami bahwa hot desking bukanlah berbagi meja.
Berbagi meja hanyalah membagi penggunaan meja tertentu di antara orang-orang tertentu.
| Meja panas | Berbagi meja |
| Meja gratis untuk digunakan siapa saja | Meja dibagi antara dua atau tiga orang |
| Semua orang membersihkan ruang meja setelah digunakan | Dapat meninggalkan dokumen untuk serah terima |
| Area umum untuk staf atau anggota | Area khusus untuk departemen |
Misalnya, Mohammed dapat menggunakan meja yang dia butuhkan di siang hari dan Julie dapat menggunakan meja yang sama ketika dia mengambil alih shift malam.
Secara efektif, Mohammed dan Julie telah mendedikasikan ruang kerja selama shift masing-masing; tetapi mereka benar-benar berbagi meja yang sama.
Hot desking berarti bahwa desk 123 di London gratis untuk siapa saja .
Berikut adalah contoh dasar dari tindakan hot desking:
- Senin : Mohammed tiba di tempat kerja dan masuk ke meja 123 di kantor London.
- Selasa : Mohammed terbang ke kantor San Francisco dan menggunakan meja 456. Di London, Julie sekarang menggunakan meja 123.
- Rabu : Julie menggunakan meja 123 di London lagi. Mohammed terbang kembali ke London sehingga tidak membutuhkan meja.
- Kamis : Barry datang lebih awal untuk bekerja dan masuk ke meja 123 di London. Mohammed dan Julie sama-sama menemukan meja alternatif yang gratis.
- Jumat : 50% kantor bekerja dari rumah. Baik Barry, Mohammed, atau Julie tidak ada di kantor. Meja-meja tersebut dapat digunakan oleh siapa saja secara gratis.
Berbagi meja sangat ideal untuk shift terpisah dalam bisnis yang sama. Misalnya, call center yang menyediakan dukungan 24/7.
Semua agen membutuhkan meja tetapi tidak pada saat yang bersamaan.
Hot desking lebih cocok untuk tiga kasus penggunaan utama:
- Bangunan bersama dengan area umum dan ruang kerja untuk bisnis yang berbeda. Pikirkan WeWork atau kampus universitas.
- Bisnis besar dengan staf yang datang dan pergi dengan pola yang tidak teratur. Tim penjualan yang sering berada di jalan atau staf yang membagi waktu antara rumah dan kantor.
- Usaha kecil yang tidak membutuhkan real estat besar. Jika Anda hanya memiliki 20 staf dan hanya 10 di kantor pada satu waktu, kurangi ruang meja dan hemat biaya.
Apakah hot desking adalah ide yang bagus?
Tergantung pada tata letak kantor Anda, hot desking dapat menjadi transformatif atau sulit.
Jika Anda menjalankan gedung bersama, seperti WeWork, hot desking adalah ide yang bagus. Setiap penghuni dapat tiba dan masuk ke meja dengan semua yang mereka butuhkan untuk mulai bekerja.
Bahkan ketika satu bisnis menyewa seluruh kantor, Anda dapat menyediakan lingkungan meja kerja yang panas di dalam ruang itu. Jika setiap karyawan menghadiri kantor setiap hari, perusahaan itu kemungkinan akan menyewa kantor mereka sendiri daripada WeWork.
Hal ini membuat meja panas sangat cocok.
Jika Anda menjalankan sebuah gedung dengan hanya satu bisnis, hot desking masih bisa bekerja. Faktanya, hot desking menjadi lebih umum karena tidak semua orang perlu datang ke kantor lagi.
Apakah Anda seorang pekerja garis depan yang datang seminggu sekali atau pekerja pengetahuan yang bekerja dari rumah kecuali ada rapat penting, Anda memerlukan meja tetapi tidak setiap saat.
Di sinilah hot desking hadir dengan sendirinya.
Saat mempertimbangkan hot desking, ingatlah hal-hal penting ini:
- Apakah orang bekerja dari rumah secara teratur?
- Apakah ruang akan digunakan jika Anda membuat area hot desk khusus?
- Apakah Anda membutuhkan ruang untuk semua staf Anda ke hot desk pada hari yang sama?
- Berapa banyak uang yang akan Anda hemat dengan menerapkan hot desking dibandingkan dengan memesan ruang yang tidak digunakan untuk setiap karyawan?
Keuntungan dan kerugian dari hot desking
Sementara keuntungan dari hot desking jelas, itu hanya tepat untuk menyoroti beberapa kerugian yang dianggap juga.
| Keuntungan dari meja panas | Kekurangan dari hot desking |
| Memungkinkan kerja hybrid | Dapat menyebabkan masalah perencanaan kapasitas jika tidak dikelola dengan baik |
| Meningkatkan produktivitas | Manusia menolak perubahan |
| Mendorong kebijakan meja yang rapi | Kurangnya sentuhan pribadi |
| Setiap orang memiliki tempat duduk jika diperlukan | memonopoli meja |
| Mengurangi biaya | Pembersihan rutin |
| Bertemu dan bersosialisasi dengan staf baru | Mungkin tidak duduk di sebelah teman kerja |
Sementara kurangnya sentuhan pribadi sering terasa seperti kerugian, penelitian menunjukkan bahwa pengaturan meja minimalis lebih produktif.
Prinsip-prinsip 5S Lean Six Sigma, misalnya, menyarankan Anda harus menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang rapi untuk berkembang.
5S adalah:
- Sortir : singkirkan barang-barang yang berantakan dan tidak penting.
- Luruskan : barang-barang penting disimpan di tempat yang benar.
- Scrub : menjaga semua yang Anda miliki di meja Anda tetap bersih dan rapi.
- Standarisasi : dokumentasikan dan bagikan rencana untuk setiap perubahan di tempat kerja Anda.
- Sustain : menjadikan empat S pertama sebagai kebiasaan.
Menerapkan ini ke lingkungan kerja apa pun adalah produktif. Meja kerja yang panas memaksakan pola pikir ini sehingga tidak ada yang mengacaukan meja mereka hari demi hari.
Perusahaan apa yang menggunakan hot desking?
Baik itu perusahaan kecil dengan 10-20 staf atau konglomerat raksasa, segala macam perusahaan menggunakan hot desking.
Maersk, perusahaan pelayaran terbesar di dunia dengan lebih dari 80.000 karyawan, memiliki lebih dari 100 lokasi di seluruh dunia. Di kantor Maidenhead, Inggris, ada enam lantai dengan kemampuan hot desking. Setiap tim, atau blok tim, ditunjuk sebagai lantai sehingga departemen saling berdekatan jika diperlukan.
Meskipun ada deretan meja statis untuk tim TI internal, sisa lantai terbuka bagi siapa saja untuk mengambil kursi baru setiap hari. Ruang rapat dan kantor pribadi digunakan di sekeliling setiap lantai.
Di ujung lain skala, StableLogic, sebuah perusahaan konsultan teknologi dengan sekitar 20 staf, telah berbagi ruang kantor di gedung Regus.
Sementara sebagian besar konsultan menghabiskan waktu di lokasi pelanggan, ketika mereka kembali ke gedung Regus, mereka memiliki pilihan untuk hot desk dari kantor pribadi mereka atau duduk di area umum dan masuk ke telepon gratis.
Perusahaan terkenal lainnya yang menggunakan hot desking meliputi:
- Deloitte
- Microsoft
- Kredit Suisse
- Citigroup
- LEGO
- Bank Nasional Australia
Kami juga melihat hot desk di organisasi rekan kerja seperti WeWork, Regus, dan Green Desk.
Bagaimana Anda membuat meja kerja panas?
Hot desking agaknya merupakan pengalaman pribadi. Tetapi Anda dapat menerapkan beberapa logika dasar untuk membuat hot desking sukses dalam bisnis Anda:
- Pilih paket teknologi yang tepat.
- Perjelas area mana yang sudah dipesan.
- Beri tahu staf tentang manfaat yang akan diberikan oleh hot desking.
- Dokumentasikan instruksi masuk/keluar dan publikasikan.
- Berkomunikasi saat Anda pindah ke hot desking.
- Ingatlah bahwa tidak semua tempat harus memiliki meja panas.
- Gunakan sistem booking untuk tim yang harus duduk bersama.
- Gunakan area umum dan ruang berkumpul untuk kolaborasi grup.
- Buat seperangkat aturan rumah sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan.
- Rencanakan peningkatan kapasitas saat rapat besar dijadwalkan.
- Rangkullah kerja jarak jauh sehingga meja panas tidak menjadi meja permanen.
- Izinkan personalisasi sementara (bersihkan di penghujung hari atau setelah pemesanan).
Kebijakan hot desking terbaik tidak ada artinya jika teknologi yang mendukungnya tidak terbaik di kelasnya.
Pastikan PC atau stasiun dok terbaru dan dapat menangani beban kerja dari berbagai jenis pekerjaan.
Pastikan mereka telah menginstal softphone atau Anda menyediakan handset fisik.
Saat kita memasuki era komunikasi cloud-first, Anda akan menginginkan sistem telepon cloud (VoIP) yang mendukung meja kerja Anda.
Luangkan waktu untuk budaya dan kebijakan, lalu pilih penyedia teknologi yang tepat.
Jika hot desking tepat untuk bisnis Anda, pastikan didukung oleh Sistem Telepon VoIP Terbaik 2022.