Sistem Telepon yang Dihosting: Fitur, Manfaat, Pro & Kontra

Apa itu sistem telepon yang dihosting?

Sistem telepon yang dihosting atau sistem telepon cloud adalah pengaturan telepon bisnis yang bekerja melalui koneksi internet dan di-host di cloud oleh vendor pihak ketiga. Dibandingkan dengan sistem telepon tradisional jadul yang mengharuskan Anda memiliki server dan peralatan sendiri di lokasi, sistem telepon yang dihosting dapat menghemat uang bisnis Anda dalam biaya pemeliharaan dan biaya peralatan.

Ada dua jenis utama sistem telepon yang dihosting, yaitu:

1) Sistem telepon yang dihosting di cloud: Semua telepon terhubung ke pusat data VoIP luar. Telepon dikonfigurasi dengan login individu dan diprogram sebelumnya untuk mendaftar dengan server SIP.
Cloud PBX hadir dengan semua fitur penting yang dibutuhkan tenaga kerja modern Anda. Pesan suara ke email, penjawab otomatis, konferensi video — sebut saja. Dari perspektif manajemen, ini adalah platform PBX termudah untuk dikelola.
2) PBX SIP Trunking : Pertahankan PBX yang ada, tetapi backhaul diselesaikan melalui trunk berbasis VoIP untuk semua saluran luar yang Anda butuhkan. Jika terjadi masalah PBX, Anda dapat merutekan panggilan telepon ke kantor fisik atau virtual.

Sistem telepon yang dihosting atau Private Branch Exchange (PBX) virtual memberi Anda semua manfaat dari sistem telepon kantor tradisional tanpa biaya perangkat keras yang mahal.
Terlepas dari biaya setup awal untuk handset, modem, router, dan switch yang kompatibel, tidak perlu mengalokasikan modal tambahan untuk sistem telepon host Anda.
Oh, itu menjadi lebih baik. sistem telepon Hosted dapat mencakup PBX tradisional dan sistem telepon VoIP . Jika Anda sudah memiliki IP PBX, trunking SIP mentransisikan pengaturan PBX Anda yang ada ke jaringan telepon yang diberdayakan internet.
Mari kita gali lebih dalam dan uraikan beberapa konsep inti lainnya:

• Apa sistem telepon yang di-host?
• Bagaimana cara kerja sistem yang dihosting?
• Manfaat dari sistem telepon yang dihosting
• Kelemahan dari sistem berbasis cloud
• 7 fitur penting yang harus dicari

Bagaimana cara kerja solusi VoIP yang di-host?

Anda dapat menerima panggilan melalui sistem telepon yang dihosting dengan cloud PBX . Server online ini mengelola panggilan masuk dan keluar dengan batang SIP, menggunakan koneksi VoIP.
Berikut cara kerjanya:

1. Bisnis Anda menemukan penyedia telepon yang dihosting yang menawarkan PBX cloud. Anda kemudian terhubung ke pusat data di luar situs mereka.
2. Anda menerima panggilan masuk yang masuk ke sistem PBX yang di-host.
3. Sistem PBX yang di-host mengubah data panggilan tersebut menjadi paket digital, yang dapat ditransmisikan melalui koneksi internet. Ini adalah bagian VoIP dari sistem telepon host Anda.
4. PBX merutekan panggilan masuk ke telepon meja kantor Anda.
5. Telepon meja Anda berdering dan Anda mengangkatnya. Paket digital diubah kembali menjadi pesan suara dan sambungan dibuat. Anda dapat berbicara dengan penelepon Anda dengan PBX yang di-host sebagai perantara Anda.

Dengan sistem telepon cloud yang lengkap, perangkat apa pun yang memiliki koneksi internet dapat melakukan dan menerima panggilan telepon. Ponsel, laptop, desktop, dan telepon rumah Anda berfungsi ganda sebagai telepon bisnis Anda.
Posting Terkait: PBX vs VoIP: 26 Perbedaan Teratas yang Perlu Diketahui Sebelum Anda Membeli

6 Keuntungan dari sistem telepon yang dihosting

Berikut adalah beberapa manfaat utama memiliki sistem telepon berbasis cloud yang tidak dapat ditawarkan oleh pengaturan tradisional:

1. Instalasi mudah

Proses penyiapan sistem telepon tradisional bisa memakan waktu lama, rumit, dan mahal. Tetapi sistem telepon yang di-host tidak memiliki masalah tersebut.
Instalasi dan pengaturan sistem berbasis cloud sedang online, jadi Anda tidak perlu siapa pun keluar ke kantor Anda untuk memulai. Itu juga membuatnya lebih murah — yang bagus untuk bisnis kecil, atau mereka yang memiliki tim jarak jauh .

2. Penghematan biaya

Sistem telepon yang di-host lebih murah daripada alternatif tradisional mereka karena dua alasan. Yang pertama: Anda tidak perlu membeli peralatan baru. Dengan sistem telepon cloud, Anda dapat menggunakan peralatan yang sudah Anda miliki. Itu termasuk:

• Softphone
• Telepon meja
• Perangkat seluler dan ponsel (termasuk smartphone iOS atau Android)
• handset VoIP

Sistem telepon bisnis yang berbasis cloud juga menawarkan penghematan biaya dalam hal pemeliharaan. Anda tidak perlu memanggil teknisi untuk datang ke kantor dan memperbaiki masalah. Staf TI Anda dapat memperbaiki masalah VoIP yang paling umum tanpa menghubungi penyedia layanan Anda.

3. Ini adalah platform komunikasi terpadu

Platform komunikasi terpadu memungkinkan Anda berkomunikasi baik secara internal maupun eksternal dengan satu alat.
Dengan satu, berbagai tim — seperti penjualan atau dukungan pelanggan—dapat mendasarkan seluruh strategi mereka pada solusi VoIP yang di-host. Penyedia yang tepat menawarkan beberapa fitur di samping kemampuan untuk melakukan panggilan. Anda dapat mengirim pesan instan kepada anggota tim, menyelenggarakan konferensi video, dan menelepon pelanggan Anda — semuanya melalui sistem telepon yang di-host yang sama.
(Sekali lagi, itu berdampak pada penghematan biaya: Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk alat yang hanya melakukan satu pekerjaan.)

4. Fleksibilitas untuk tim jarak jauh

Apakah Anda memiliki tim jarak jauh? Baik Anda sedang dalam perjalanan bisnis ke luar negeri atau bekerja dari rumah , Anda dapat menerima panggilan dengan sistem telepon yang dihosting. Anda tidak perlu berada di kantor untuk mengangkat telepon meja berkabel Anda.
Itu karena sebagian besar penyedia sistem telepon yang di-host menawarkan perangkat lunak untuk penggunanya. Tim jarak jauh Anda dapat mengunduh perangkat lunak telepon bisnis mereka ke perangkat mereka. Penyedia PBX hanya membuat koneksi, dan mengalihkan panggilan masuk atau keluar ke perangkat Anda. Penelepon Anda tidak akan melihat perbedaan apa pun — terutama bila penyedia Anda menawarkan ID penelepon yang disamarkan .

5. Skalabilitas yang lebih baik

Sangat penting untuk memiliki sistem telepon yang tumbuh seperti bisnis Anda. Memiliki panggilan keluar dari sistem telepon tradisional Anda setiap kali Anda menambahkan anggota tim baru tidak hanya membuat frustrasi. Itu mahal juga.
Itulah mengapa salah satu keuntungan terbesar memiliki sistem telepon yang dihosting adalah skalabilitas. Menambahkan anggota tim baru? Cukup masuk ke platform cloud penyedia Anda dan dapatkan mereka.

6. Lebih aman

Tidak mengherankan mengapa bisnis khawatir tentang keamanan sistem telepon mereka; biaya rata-rata pelanggaran data adalah $3,92 juta .
Rekayasa sosial adalah salah satu jenis pelanggaran data yang paling umum. Itu terjadi ketika peretas meniru penyedia telepon Anda dan meminta mereka untuk menyerahkan informasi. Mereka dapat menggunakan data itu untuk mengambil alih sistem Anda.
Namun, sistem telepon yang dihosting memiliki lapisan perlindungan ekstra terhadap rekayasa sosial. Mayoritas penyedia VoIP terkemuka memiliki alat manajemen identitas yang kuat. Anda tidak akan pernah tertipu untuk menyerahkan informasi dari peretas.
Dan, ada enkripsi yang kuat untuk memastikan peretas tidak pernah bisa menguping panggilan bisnis.

Kerugian dari sistem telepon yang dihosting

Kita tahu bahwa sistem telepon host memiliki banyak keuntungan. Tetapi ketika sampai pada kerugiannya, kenyataannya adalah: tidak banyak.
Satu hal yang perlu Anda pertimbangkan adalah apakah Anda memiliki koneksi internet yang cukup kuat untuk menerima panggilan VoIP. Itu relatif mudah jika Anda berada di kantor.
Namun jika Anda memiliki tim jarak jauh, Anda perlu memastikan setiap anggota tim memiliki akses ke koneksi internet yang kuat untuk melakukan dan menerima panggilan telepon.
Panggilan VoIP membutuhkan setidaknya 100 kbps upload dan download bandwidth per baris. Plus, Anda memerlukan setidaknya satu megabita bandwidth khusus yang tersedia untuk sepuluh panggilan VoIP simultan berkualitas tinggi.
Operator utama menawarkan kecepatan gigabit (1000 Mbps) untuk pelanggan bisnis. Untuk bisnis kecil, koneksi DSL atau fiber tunggal sudah cukup.

Namun, kelemahan terbesar dari VoIP yang di-host adalah tidak memiliki sifat selalu aktif seperti telepon tradisional. Sistem telepon yang dihosting membutuhkan daya untuk kedua telepon, dan infrastruktur jaringan untuk menyediakan akses internet.
Itulah mengapa sistem telepon PBX tradisional umumnya dianggap lebih andal: karena tidak bergantung pada dua sumber daya eksternal.

7 fitur sistem telepon yang dihosting untuk dicari

Ada banyak penyedia sistem telepon yang di-host untuk dipilih. Tidak semuanya menawarkan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa fitur lanjutan yang harus dicari saat Anda memilih penyedia layanan VoIP:

1) Pesan suara ke transkripsi email

Tidaklah mengejutkan mendengar bahwa pesan suara adalah fitur utama yang harus dimiliki sistem telepon Anda. Tanpa itu, Anda berisiko orang tidak pernah menelepon kembali setelah Anda melewatkan panggilan mereka — dan berpotensi kehilangan pelanggan.
Namun, menemukan waktu untuk melewati pesan suara itu bisa jadi rumit. Dengan fitur ini, pesan suara Anda dapat ditranskripsi dan dikirim langsung ke kotak masuk Anda. Anda tidak perlu mendengarkan pesan untuk merespons. Dengarkan saja transkripsi pesan suara dan miliki catatan permanen tentang panggilan masuk tersebut.

2) Fitur konferensi video

Tempat kerja merangkul pekerjaan jarak jauh sekarang lebih dari sebelumnya. Ini berarti perusahaan mencari penyedia sistem telepon host yang menawarkan konferensi video sebagai bagian dari paket mereka.
PBX virtual Anda dapat berfungsi ganda sebagai alat konferensi untuk tim Anda. Tidak ada lagi pengaya untuk konferensi video seperti Google Meet, Skype, atau Zoom! Pastikan untuk memeriksa ulang fitur ini termasuk dalam paket pilihan Anda.

3) Keamanan dan keandalan

Keandalan sistem telepon yang dihosting menjadi perhatian bagi banyak bisnis yang baru mengenal teknologi cloud. Tapi, jangan takut: koneksi VoIP sama (jika tidak, lebih) aman daripada pengaturan kabel tradisional.
Kuncinya adalah memilih penyedia VoIP yang aman, seperti Nextiva. Jaringan kami memiliki waktu aktif 99,999% dan koneksi dilakukan melalui pusat data tingkat operator. Dengan kata lain: hampir tidak mungkin bagi seseorang untuk meretas koneksi dan menguping panggilan telepon Anda.
Posting Terkait: Apakah VoIP Aman? Pandangan Mendalam tentang Keamanan & Enkripsi VoIP

4) Rekaman panggilan

Baik itu untuk tinjauan kemajuan satu lawan satu atau pelatihan, rekaman panggilan dapat membantu Anda memantau interaksi pelanggan. Anda mungkin melihat bahwa satu perwakilan penjualan memiliki tingkat penutupan yang lebih rendah daripada yang lain, misalnya.
Gunakan rekaman panggilan mereka untuk mengetahui mengapa hal itu bisa terjadi. Anda mungkin menemukan bahwa mereka gagal menjelaskan salah satu USP Anda, yang berkontribusi pada tingkat penutupan yang buruk.

5) Analisis panggilan waktu nyata

Tanyakan sebagian besar bisnis seberapa efektif tim mereka dan mereka akan berjuang untuk mencari tahu. Sistem telepon tradisional hanya menerima panggilan masuk dan mencocokkannya dengan telepon meja — itu saja. Tidak ada statistik tambahan yang tersedia.
Namun, beberapa sistem telepon yang dihosting menawarkan analitik panggilan waktu nyata. Ini berarti Anda dapat melaporkan seberapa efektif tim Anda dengan data aktual, seperti:

• Panggilan masuk
• Jumlah panggilan
• Panggilan dijawab
• Panggilan tidak terjawab
• Panggilan bebas pulsa
• Panggilan internal/eksternal
• Waktu bicara
• Panggilan internasional
• Panggilan pesan suara
• Panggilan dalam antrian

6) Penjawab otomatis

Anda tidak memerlukan resepsionis untuk menyaring dan mengalihkan panggilan masuk jika penyedia telepon yang dihosting menawarkan penjawab otomatis . Pesan otomatis ini menanyakan bantuan apa yang dibutuhkan penelepon, dan meneruskannya ke orang yang paling relevan.
Juga dikenal sebagai Interactive Voice Response (IVR), sistem perutean panggilan ini menghemat waktu untuk semua orang. Anda dapat mengatur aturan untuk sistem secara online. Jadi, jika seseorang menelepon nomor telepon bisnis Anda dan menekan #2 untuk agen dukungan pelanggan, Anda sudah memiliki aturan untuk nomor telepon agen mana yang akan berdering.
(Jika Anda memiliki pusat panggilan , Anda bahkan dapat memilih sekelompok saluran agen untuk berdering. Sistem telepon yang di-host mengirimkannya ke agen berikutnya yang tersedia.)

7) Kualitas panggilan yang luar biasa

Perhatian umum untuk bisnis yang beralih ke sistem telepon berbasis VoIP adalah kualitas panggilan . Mereka berasumsi bahwa karena koneksi tidak menggunakan kabel (dan koneksi internet bisa jadi tidak stabil), kualitasnya akan menurun.
Itu tidak benar. Bahkan, panggilan VoIP yang di-host jauh lebih jelas daripada saluran telepon tradisional. Anda memerlukan koneksi internet yang layak dengan kecepatan minimal 100 Kbps, tetapi sebagian besar ISP menyediakan setidaknya seratus kali lipat (10 Mb). Itu berarti Anda mungkin sudah menyiapkan untuk melakukan dan menerima panggilan berkualitas tinggi melalui sistem telepon virtual bahkan jika Anda melakukan panggilan jarak jauh.

Siap untuk beralih ke sistem telepon yang dihosting?

Tidak ada keraguan bahwa sistem telepon host adalah jalan ke depan. Lama berlalu adalah hari-hari kabel tembaga menciptakan labirin di sekitar kantor Anda, dan teknologi lelah yang perlu diganti setiap beberapa bulan.
Namun ingat untuk memeriksa apakah penyedia layanan telepon baru Anda menawarkan fitur-fitur canggih yang Anda butuhkan. Dengan begitu, seluruh bisnis Anda tidak perlu berurusan dengan sistem telepon usang dan mahal yang mengambil alih seluruh kantor.
Harga untuk sistem telepon cloud kami (yang mencakup semua fitur tersebut) mulai dari hanya $20,95 per pengguna, per bulan. Anda akan gila untuk melewatkannya. Pesan demo hari ini.