Mempekerjakan vs. Outsourcing: Apa yang Terbaik untuk Kebutuhan Bisnis Anda?

Kedua opsi tersebut memiliki kelebihannya masing-masing. Yang Anda pilih bergantung pada beberapa faktor.

Setiap pemimpin bisnis ingin bisnis mereka tumbuh dan berkembang, tetapi bisnis hanya dapat berkembang sedemikian rupa sebelum menghadapi kekurangan staf.

Ketika ini terjadi, bisnis memiliki dua pilihan: mempekerjakan staf atau melakukan outsourcing, dan masing-masing memiliki pro dan kontra.

Apakah Anda seorang pendiri startup tahap awal atau pemimpin usaha kecil atau menengah (SMB) yang menghadapi pilihan ini, ini bisa menjadi keputusan yang sulit untuk dibuat. Untuk membantu Anda memilih, kami mensurvei lebih dari 1.000 profesional UKM yang telah membeli atau menugaskan layanan yang memenuhi syarat dalam 18 bulan terakhir*. Masing-masing telah menghabiskan setidaknya $10.000 untuk keterlibatan layanan terbaru mereka.

Jenis layanan apa yang biasanya dialihdayakan UKM?

Dalam survei, kami bertanya kepada para profesional bisnis yang bertanggung jawab atas layanan pembelian, jenis layanan mana yang paling baru mereka outsourcing dalam lima kategori berikut (diatur dari yang paling banyak dikontrak hingga yang paling sedikit).

1. Desain dan pengembangan

Tiga puluh dua persen bisnis yang disurvei baru-baru ini mengontrak penyedia layanan untuk perangkat lunak khusus atau proyek pengembangan web. Ini adalah kategori luas yang meliputi:

• Pengembangan perangkat lunak kustom

• Pengembangan aplikasi seluler

• Desain pengalaman pengguna

• Produksi video

• desain web

• pengembangan web

Terlepas dari apakah bisnis Anda menggunakan teknologi atau tidak, pelanggan Anda tetap mengharapkan pengalaman modern dari situs web, aplikasi seluler, dan alat serta penawaran lain yang disediakan. Tetapi kemungkinan besar Anda membutuhkan pengembang, perancang, atau manajer proyek untuk menjaga proyek tersebut tetap pada jalurnya—atau menyelesaikannya sama sekali.

Menyewa penyedia layanan pengembangan dan desain berarti Anda mendapatkan seluruh tim yang Anda butuhkan untuk waktu yang Anda butuhkan. Dan tim ini sudah terbiasa bekerja sama, sudah memiliki prosesnya sendiri, dan siap untuk segera dimulai.

2. Kecerdasan data

Dari bisnis yang disurvei, 28% menyewa penyedia layanan untuk proyek intelijen data terbaru mereka. Penyedia ini menggunakan data dari perangkat lunak akuntansi, analisis web, dan sumber lain Anda untuk mengungkap wawasan yang membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik. Penyedia layanan intelijen data meliputi:

• Analisis data

• Intelijen bisnis

• Kecerdasan buatan

• Pembelajaran mesin

Kecerdasan data outsourcing masuk akal untuk sebagian besar UKM, karena mereka sering kekurangan anggaran untuk mempekerjakan seorang ilmuwan data penuh waktu. Karyawan internal yang banyak diminta dan berharga seperti itu dapat mengambil sebagian besar dari anggaran staf Anda.

Saat Anda mengalihdayakan fungsi bisnis ini, Anda mendapatkan akses tidak hanya ke satu ilmuwan data tetapi juga tim ahli dengan pengalaman bertahun-tahun dengan harga lebih rendah.

3. Layanan awan

Cloud adalah masa depan teknologi dan membutuhkan keahlian khusus. Dua puluh satu persen profesional UKM yang disurvei mengalihdayakan layanan cloud untuk kontrak layanan terbaru mereka. Layanan ini dapat dibagi menjadi dua kategori besar:

• Konsultasi awan

• IaaS

Penyedia konsultasi cloud membantu bisnis bermigrasi dari infrastruktur berbasis perangkat keras lama ke infrastruktur komputasi cloud modern. Penyedia infrastruktur sebagai Layanan (IaaS) menyediakan dan mengelola layanan cloud atas nama klien mereka.

UKM mungkin dapat menangani pekerjaan ini sendiri, tetapi karena keterampilan khusus yang diperlukan, bahkan anggota tim teknis mungkin memerlukan pelatihan khusus.

4. Keuangan

Dalam survei kami, 11% responden baru-baru ini mengalihdayakan fungsi keuangan, termasuk:

• Akuntansi

• Daftar gaji

Sementara uang adalah sumber kehidupan dari semua bisnis, itu bukan kompetensi inti bagi kebanyakan orang. Mendapatkan buku dengan benar bukanlah sesuatu yang ingin Anda serahkan pada kesempatan.

Outsourcing semua tugas akuntansi atau bahkan hanya penggajian ke kantor akuntan memberi banyak pemimpin SMB keyakinan bahwa keuangan mereka ditangani oleh para profesional yang mengurangi potensi risiko mereka untuk penalti atau audit.

Mempekerjakan seorang akuntan in-house adalah pilihan tetapi bisa lebih mahal, dan tidak selalu datang dengan manfaat memiliki tim ahli keuangan dengan pengetahuan khusus dalam penggajian, pajak, dan intelijen bisnis yang menyediakan layanan yang relevan dan diperlukan.

5. Pemasaran dan periklanan

Terakhir, delapan persen profesional UKM yang disurvei baru-baru ini melakukan outsourcing fungsi pemasaran atau periklanan, seperti:

• Periklanan

• Merek

• Pemasaran digital

• Digital layanan penuh

• SEO

• Pemasaran media sosial

• Analitik pemasaran

Pemasaran dan periklanan telah berubah secara dramatis dengan setiap saluran pemasaran digital baru yang dibuka. Siapa yang tahu kami akan membuat dan membagikan video kami sendiri di masa-masa awal internet?

Artinya, untuk membangun tim internal, Anda memerlukan rangkaian keahlian yang luas yang dapat menghasilkan perekrutan lebih banyak orang daripada yang Anda kira.

Mengalihdayakan fungsi bisnis ini ke pihak ketiga malah memberi UKM tim pemasaran lengkap dengan biaya dan waktu yang lebih sedikit untuk membangun tim lengkap mereka sendiri.

3 pertanyaan untuk membantu Anda memutuskan antara mempekerjakan vs outsourcing

Berikut adalah tiga hal yang perlu dipertimbangkan ketika Anda memutuskan apakah Anda harus mempekerjakan staf atau melakukan outsourcing ke penyedia layanan.

1. Dukungan seperti apa yang Anda cari?

Alasan umum Anda mempertimbangkan outsourcing atau perekrutan adalah karena Anda memiliki pekerjaan yang tidak dapat ditangani oleh tim Anda saat ini. Tetapi apakah ini karena tim Anda tidak memiliki keterampilan untuk melakukan pekerjaan itu, atau apakah mereka kekurangan bandwidth? Jawaban ini harus menginformasikan keputusan Anda.

Dalam survei kami, 44% profesional UKM melakukan outsourcing karena mereka tidak memiliki bandwidth tetapi memiliki keahlian. Ini sering terjadi di industri teknologi dan akuntansi.

Akuntansi bersifat musiman, dengan tekanan besar pada pekerjaan signifikan yang dilakukan selama musim pajak. Perusahaan akuntansi dapat menambah staf mereka dengan melakukan outsourcing untuk menangani beban kerja yang meningkat.

Dalam teknologi, sebagian besar pekerjaan untuk proyek baru terjadi di awal saat sedang dikembangkan, tetapi begitu proyek berjalan, beban kerja berkurang secara signifikan.

31% lainnya dari UKM yang disurvei melakukan outsourcing karena mereka tidak memiliki ahli dalam tim mereka tetapi memiliki bandwidth. Hampir setiap bisnis membutuhkan kehadiran online, beberapa membutuhkan aplikasi seluler untuk memberikan pengalaman pengguna terbaik bagi pelanggan mereka, dan sebagian besar membutuhkan periklanan dan pemasaran. Tetapi bagi banyak bisnis, tidak ada keterampilan yang terkait dengan kebutuhan atau tugas ini yang terkait langsung dengan nilai inti atau kemampuan kepegawaian mereka.

Jika sebuah bisnis berfokus pada penjualan furnitur secara online, itu bergantung pada banyak teknologi, tetapi intinya adalah tentang furnitur. Karyawan bisnis itu mungkin tidak mengetahui HTML dari JavaScript, dan outsourcing dapat mengisi kesenjangan pengetahuan ini dengan individu yang terampil. Banyak UKM tidak memiliki anggaran atau beban kerja untuk pengembangan penuh waktu, analisis bisnis, akuntansi, atau tim pemasaran, menjadikan outsourcing sebagai pilihan terbaik.

2. Berapa anggaran Anda?

Hal penting lain yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah akan melakukan outsourcing atau menyewa adalah anggaran Anda. Sebagian besar penyedia layanan pihak ketiga memiliki beberapa model dan tingkatan harga tergantung pada layanan mana yang Anda butuhkan.

Dalam survei kami, pengeluaran rata-rata kontrak layanan adalah $73.821, dan hanya 21% yang membelanjakan $100.000 atau lebih.

Harga yang Anda bayar tergantung pada jenis penyedia layanan yang Anda rekrut. Berikut adalah beberapa model penetapan harga tipikal untuk berbagai jenis penyedia:

• Pengembangan, desain, dan layanan cloud

  • Tarif tetap untuk seluruh proyek

  • Penetapan harga per jam yang dihitung untuk setiap jam kerja

  • Model berlangganan bulanan, biasanya untuk pemeliharaan atau tugas rutin lainnya yang terdefinisi dengan baik

• Kecerdasan bisnis, pembelajaran mesin, dan jenis kecerdasan data lainnya

  • Tarif tetap per proyek atau tarif per jam untuk satu proyek yang memiliki titik akhir

  • Model berlangganan bulanan untuk pelaporan dan dukungan reguler

• Periklanan dan Pemasaran

  • Tarif tetap per proyek atau tarif per jam

  • Penetapan harga berbasis kinerja, yang mempertimbangkan kinerja agensi

• Daftar gaji

  • Penetapan harga berdasarkan jenis layanan yang Anda butuhkan (setoran langsung, pelacakan PTO, bantuan pajak), berapa banyak karyawan yang Anda miliki, dan frekuensi periode pembayaran Anda

• Akuntansi

  • Model berlangganan bulanan untuk bantuan sehari-hari, seperti pembukuan

  • Biaya tambahan untuk layanan tambahan seperti penasehat, pelaporan, atau perkiraan

3. Apa garis waktu yang Anda inginkan?

Hal berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah berapa lama Anda ingin mengambil inisiatif baru Anda. Menemukan penyedia layanan yang tepat atau karyawan baru yang tepat dapat memakan waktu.

Berapa lama Anda membutuhkan dukungan untuk proyek/fungsi Anda?

Hampir dua pertiga keterlibatan layanan dikontrak selama satu tahun atau kurang, dan 39% UKM memiliki kontrak enam bulan atau kurang. Panjang kontrak tergantung pada kompleksitas proyek baru Anda dan apakah Anda memerlukan dukungan jangka panjang.

Misalnya, jika Anda mengalihdayakan penggajian, akuntansi, atau infrastruktur cloud Anda, Anda memerlukan kontrak jangka panjang karena penyedia ini mendukung fungsi bisnis yang berkelanjutan. Di sisi lain, pekerjaan yang terlibat dalam mengembangkan aplikasi seluler baru atau meluncurkan kampanye iklan hanya dapat berlangsung selama berbulan-bulan. Namun, Anda mungkin memerlukan dukungan teknis jangka panjang untuk aplikasi baru tersebut. Setelah pengembangan selesai, Anda dapat memutuskan apakah akan melakukan outsourcing atau menyewa dukungan itu.

Seberapa cepat Anda perlu menyelesaikan proyek/fungsi Anda?

Butuh beberapa waktu untuk menemukan penyedia layanan yang tepat dan menandatangani kontrak. Jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan UKM untuk meneliti dan memutuskan penyedia layanan dalam survei kami adalah 3,7 bulan. Hanya 14% yang membutuhkan waktu kurang dari satu bulan, dan 16% membutuhkan waktu enam bulan atau lebih.

Hanya setelah kontrak ditandatangani barulah pekerjaan dapat dimulai, jadi pastikan untuk memasukkan ini ke dalam timeline Anda.

Jika Anda ingin mempekerjakan staf internal, itu juga membutuhkan waktu. Anda perlu membuat uraian pekerjaan yang kompetitif untuk memastikan Anda menemukan dan mempertahankan karyawan berkinerja tinggi. Jika departemen SDM Anda tidak siap untuk merekrut, Anda mungkin memerlukan perangkat lunak perekrutan untuk merampingkan prosesnya.

Karyawan baru juga perlu dibimbing dan dilatih sebelum mereka dapat mulai mengerjakan proyek baru Anda.

Atasi masalah kekurangan staf Anda dan kembangkan bisnis Anda dengan outsourcing

Bagi banyak UKM, outsourcing adalah pilihan yang bagus untuk menjaga semuanya berjalan lancar saat mereka berkembang. Inisiatif baru seringkali membutuhkan keterampilan yang tidak dimiliki tim Anda, dan penyedia layanan profesional yang telah bekerja dengan ratusan klien dengan kebutuhan seperti Anda dapat memulai proyek baru Anda.

Bahkan jika Anda berencana mempekerjakan karyawan internal di kemudian hari, outsourcing dapat menjadi solusi sementara untuk memulai inisiatif baru ke arah yang benar dengan bimbingan dari para profesional berpengalaman.