VoIP Sesuai HIPAA: Mengapa Penting Untuk Melindungi Privasi Pasien

Di sektor layanan kesehatan dengan risiko tinggi, di mana data pasien lebih berharga dibandingkan informasi kartu kredit, melindungi bisnis Anda dari ancaman dunia maya bukan hanya merupakan hal yang bijaksana; itu suatu keharusan.

Ketika organisasi layanan kesehatan beralih ke komunikasi berbasis cloud seperti Voice over Internet Protocol (VoIP), pemahaman dan penerapan rincian kepatuhan HIPAA tidak dapat dinegosiasikan.

Kami di sini untuk memandu Anda melalui aspek-aspek utama layanan VoIP yang sesuai dengan HIPAA, membantu Anda mempertahankan standar privasi tertinggi, menghindari hukuman besar, dan membangun kepercayaan dengan pasien dan vendor Anda melalui peningkatan keamanan data.

Apa Itu HIPAA & Siapa yang Harus Mematuhinya?

Disahkan oleh Kongres AS pada tahun 1996, HIPAA adalah Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan. Ini menjunjung tinggi kerahasiaan dan keamanan layanan kesehatan swasta dan informasi pasien dalam segala bentuknya, terutama secara elektronik.

Di sinilah layanan VoIP yang mendukung HIPAA menjadi relevan.

Semua teknologi VoIP yang digunakan dalam industri layanan kesehatan harus mematuhi standar HIPAA, memastikan bahwa informasi pasien yang dibagikan melalui platform ini tetap aman dan rahasia.

Tapi siapa yang perlu mematuhinya? Organisasi mana pun yang mengelola informasi kesehatan yang dilindungi secara elektronik (ePHI atau PHI). Ini termasuk penyedia layanan kesehatan dan lembaga kliring, rencana kesehatan, dan semua bisnis terkait.

Yang terpenting, kepatuhan HIPAA bukanlah suatu pilihan.

Ini merupakan persyaratan hukum dan terutama diberlakukan oleh Kantor Hak Sipil (OCR) Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan AS.

Dengan mematuhi standar HIPAA, penyedia layanan kesehatan menjunjung tinggi integritas industri layanan kesehatan dan melindungi informasi pasien yang dapat dengan mudah digunakan untuk melakukan kejahatan seperti pencurian identitas.

Jenis Komunikasi yang Dicakup

Kepatuhan HIPAA mencakup spektrum komunikasi yang luas. Berikut adalah pendekatan yang disarankan untuk saluran komunikasi layanan kesehatan yang populer.

• Panggilan telepon: HIPAA mengamanatkan bahwa semua panggilan telepon, terutama percakapan VoIP, harus aman dan rahasia saat membahas PHI. Terapkan enkripsi di sistem telepon VoIP Anda untuk mencegah akses tidak sah.
• Pesan teks SMS: Pesan teks yang berisi PHI harus dienkripsi dan dikirim melalui jaringan yang dilindungi. Pengirim juga harus memastikan bahwa penerima berwenang menerima informasi tersebut.
• Faks: Faks melalui VoIP melibatkan pengiriman dan penerimaan faks melalui jaringan IP, daripada menggunakan layanan telepon umum tradisional. Kepatuhan HIPAA untuk faks elektronik harus dienkripsi, disimpan dengan aman, dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berwenang.
• Komunikasi tim: Ini mencakup komunikasi internal seperti email, pesan instan, dan alat kolaborasi digital lainnya. Peraturan HIPAA mengharuskan alat-alat ini aman dan PHI hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang. Audit harus dilakukan untuk melacak kontrol akses dan pembagian PHI dalam tim. Log audit juga harus disimpan dalam arsip.
• Konferensi video: Seiring dengan semakin populernya telehealth, HIPAA mengharapkan alat konferensi video mengikuti kondisi keamanan tertentu, termasuk enkripsi ujung ke ujung dan autentikasi pengguna yang aman, dan bahwa setiap PHI yang dibahas tidak disadap atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
• Pesan pesan suara: HIPAA juga mencakup pesan pesan suara. Sistem pesan suara harus aman, dan akses harus dikontrol dan dibatasi hanya untuk personel yang berwenang. PHI yang dikirimkan melalui pesan suara juga harus dienkripsi.

Risiko Ketidakpatuhan

Konsekuensi bisnis dari ketidakpatuhan lebih dari sekadar denda, yang berpotensi menyebabkan kerusakan jangka panjang terhadap reputasi Anda. Pelanggaran privasi pasien dapat mengakibatkan krisis hubungan masyarakat dan tuntutan hukum yang dapat berdampak buruk pada kondisi keuangan Anda sebagai sebuah perusahaan.

Contoh pelanggaran HIPAA yang paling umum mencakup kurangnya enkripsi, peretasan, akses tidak sah, kehilangan atau pencurian perangkat perusahaan, pembuangan PHI, dan mengakses PHI dari lokasi yang tidak aman.

Perhatikan kepatuhan HIPAA dengan serius untuk menghindari hukuman berikut.

Denda: Pelanggaran HIPAA dikategorikan berdasarkan tingkatan, dengan denda mulai dari $137 hingga mencapai $2 juta.

Pelanggaran Tingkat 1 berkisar antara $100-$50.000, hingga maksimum $25.000 per tahun.

Tingkat hukuman HIPAA yang paling berat dimulai dari $50.000 per pelanggaran, hingga maksimum sekitar $2,1 juta per tahun, dengan denda berubah setiap tahun untuk memperhitungkan penyesuaian biaya hidup.

Kasus pelanggaran HIPAA terkini dan denda terkait dapat ditemukan di sini .

Hukuman HIPAA perdata diberikan kepada individu yang tidak melakukan pelanggaran dengan niat jahat. Sedangkan sanksi pidana diberikan kepada individu apabila pelanggaran tersebut dilakukan dengan maksud pidana.

Pengalaman pelanggan yang buruk

Pasien yang merasa bahwa informasi kesehatan pribadi mereka tidak ditangani dengan aman atau rahasia mengalami kesulitan mempercayai penyedia layanan kesehatan mereka. Hal ini dapat mempengaruhi tingkat retensi pasien dan menurunkan kesediaan mereka untuk berbagi informasi yang diperlukan demi pengobatan yang efektif.

Reputasi merek rusak

Pelanggaran HIPAA menyebar dengan cepat dan seringkali menimbulkan publisitas negatif. Kesalahan penanganan data pasien dapat dengan cepat merusak reputasi Anda sebagai penyedia layanan kesehatan tepercaya dan dapat berdampak negatif terhadap persepsi publik terhadap bisnis Anda mengenai keandalan, kepercayaan, dan integritas secara keseluruhan.

Tuntutan hukum dan penyelesaian keuangan

Ketidakpatuhan HIPAA dapat mengakibatkan tindakan hukum dari pasien atau kelompok yang terkena dampak. Tuntutan hukum memerlukan biaya hukum yang mahal dan penyelesaian potensial serta mengalihkan banyak waktu dan sumber daya dari bisnis layanan kesehatan Anda.

Mayoritas denda pelanggaran berasal dari pemukiman. Selain itu, pertarungan hukum publik hanya akan semakin merusak reputasi dan kredibilitas Anda di bidang layanan kesehatan.

Tetap Terdepan dalam Kepatuhan HIPAA

Terapkan langkah-langkah berikut untuk membantu tim Anda tetap mematuhi HIPAA selama komunikasi sehari-hari dalam bisnis layanan kesehatan Anda.

Mempertahankan standar ini menunjukkan komitmen Anda terhadap privasi pasien dan menciptakan budaya kepatuhan dan rasa hormat yang menyebar ke seluruh tingkat organisasi Anda.

Jalankan perjanjian rekanan bisnis (BAA): Terapkan BAA dengan semua vendor yang menangani PHI Anda. Perjanjian ini merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang menjamin privasi dan keamanan PHI, sebagaimana disyaratkan oleh HIPAA.

Enkripsi komunikasi Anda: Enkripsi adalah komponen kepatuhan HIPAA yang tidak dapat dinegosiasikan. Segala bentuk komunikasi elektronik yang mengandung PHI, termasuk email, teks, dan panggilan VoIP, harus dienkripsi untuk mencegah akses tidak sah selama transmisi.

Gunakan alat komunikasi bisnis yang disetujui: Memilih platform dan alat komunikasi yang sesuai dengan HIPAA memastikan data pasien Anda tetap aman dan pribadi di semua titik transmisi. Alat-alat ini memiliki fitur keamanan bawaan yang memenuhi pedoman HIPAA.

Pertahankan log panggilan yang akurat: Menyimpan log terperinci dari semua komunikasi PHI sangatlah penting. HIPAA mengharuskan Anda menyimpan catatan komunikasi, beserta detail kontekstual seperti tanggal, waktu, dan pihak-pihak yang terlibat.

Nonaktifkan fitur yang tidak sesuai: Jika platform komunikasi Anda menyertakan fitur yang tidak sesuai dengan HIPAA, nonaktifkan fitur tersebut sebelum digunakan. Waspadai fitur yang tidak mengenkripsi pesan atau fungsi perekaman panggilan yang gagal memenuhi standar HIPAA.

Didik tim Anda: Faktanya adalah karyawan yang lalai bertanggung jawab atas 61% pelanggaran data di layanan kesehatan. Pastikan profesional kesehatan Anda selalu mengikuti perkembangan standar HIPAA dan pembaruan tahunan.

HIPAA akan memperkenalkan persyaratan keamanan siber yang lebih ketat pada tahun 2024. Perubahan ini bertujuan untuk mengatasi meningkatnya ancaman di sektor layanan kesehatan dan memastikan perlindungan informasi pasien.

Untuk bersiap menghadapi perubahan ini, tim Anda harus memulai dengan meninjau protokol keamanan siber dan privasi saat ini dan mengidentifikasi area yang perlu diperkuat.

Berinvestasi dalam pelatihan dan pendidikan membantu tim Anda memahami pentingnya HIPAA dan membantu mereka menggunakan alat komunikasi dengan benar.

Terakhir, serangan phishing menyumbang 45% dari seluruh pelanggaran data layanan kesehatan pada tahun 2021, penting untuk melatih staf Anda untuk mengenali dan melaporkan insiden ini dengan benar.

VoIP Sesuai HIPAA: Platform Komunikasi Terbaik untuk Layanan Kesehatan Telah Hadir

Mengingat sifat komunikasi layanan kesehatan yang sensitif, solusi yang kuat, aman, dan andal sangatlah penting. Layanan VoIP yang sesuai dengan HIPAA Nextiva menonjol sebagai solusi terukur untuk banyak kantor medis di Amerika Utara.

Untuk komunikasi terpadu, aman, dan terukur yang dirancang khusus untuk industri perawatan kesehatan dan HIPAA, pelajari lebih lanjut tentang solusi VoIP Nextiva untuk perawatan kesehatan .

Ke depan, integrasi teknologi dalam layanan kesehatan tidak menunjukkan tanda-tanda melambat.

Dengan teknologi baru seperti AI yang dirancang untuk mengubah layanan kesehatan lebih jauh lagi, kebutuhan untuk mengamankan data pasien di semua platform, mengenali risiko ketidakpatuhan, dan secara aktif menjadi yang terdepan dengan strategi komprehensif menjadi semakin penting.

Penyedia layanan kesehatan harus proaktif dalam memenuhi peraturan saat ini dan bersiap menghadapi kemajuan dan tantangan di masa depan dalam perlindungan data pasien. Ini adalah kunci untuk menjaga kepercayaan dan menjunjung standar tertinggi dalam industri perawatan kesehatan.

FAQ