Panduan Memulai Cepat untuk Mengelola Tim Desain Web & Pembuatan Web Jarak Jauh

Dengan lebih dari setengah tahun 2021, Anda telah dibanjiri dengan aliran konten yang terkait dengan dunia tenaga kerja jarak jauh dan hibrida, dan, tentu saja, ungkapan yang sehat, "masa yang belum pernah terjadi sebelumnya".

Mari perbesar satu jenis tim yang telah melihat salah satu peningkatan terbesar dalam pekerjaan mereka sebagai hasilnya — desain web.

Di blog ini, kami akan memberikan panduan mulai cepat untuk mengelola tim desain web jarak jauh dan cara menggunakan alat manajemen proyek untuk mengatasi beberapa tantangan terbesar mereka.

Bahkan sebelum wabah pandemi tahun 2020, situs web telah diminati, baik untuk bisnis baru atau sebaliknya, pembenahan strategi pemasaran untuk bisnis yang sudah ada.
Sejumlah besar perusahaan beralih ke online pada tahun 2020. GoDaddy, platform hosting web terkemuka, melihat peningkatan 48% pada pelanggan baru yang membayar dari Februari hingga April, dengan hampir 17% pangsa pasar.

Ini menandai dimulainya tren berkelanjutan yang membuat gelombang di dunia kerja. Untuk memenuhi permintaan akan pembuatan situs web, desain, dan semua kebutuhan pemasaran digital, kebutuhan akan desainer web dan tim pendukung juga semakin meningkat. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja AS, prospek pekerjaan untuk pengembang web dan desainer digital untuk sepuluh tahun ke depan adalah 8%, jauh lebih cepat dari rata-rata.

Tim web atau tim desain dan pembuatan web membutuhkan keahlian yang mengesankan dan seringkali banyak sumber daya manusia untuk berkolaborasi secara efektif dan menghasilkan hasil yang menakjubkan dan mudah digunakan.

Di antara anggota tim, akan ada pakar dalam segala hal mulai dari strategi dan perencanaan, manajemen proyek, desain UI, dan desain grafis, hingga teknologi web dan produksi situs.

Dengan masing-masing peran ini, muncul gaya kerja dan alur kerja tertentu.

Menyatukan dan mengelola semua pemain kunci sambil mempertahankan komunikasi yang jelas dan tidak melupakan tujuan bukanlah prestasi yang mudah dicapai. Ini terutama berlaku jika setiap anggota tim atau sub-tim mengandalkan metode yang benar-benar unik untuk merencanakan, menyelesaikan, mengukur, dan melaporkan pekerjaan mereka. Masukkan beberapa anggota tim yang bekerja di rumah, dari rumah, atau pekerja lepas—Anda memiliki potensi cegukan yang cukup besar.

Di situlah alat manajemen proyek masuk. Saat Anda bekerja dengan tim jarak jauh, perangkat lunak manajemen proyek online adalah sarana terbaik untuk menyatukan semua orang dan alur kerja mereka di satu tempat sambil meminimalkan atau menghilangkan waktu yang hilang karena miskomunikasi dan tugas manual.

Bahkan dari deskripsi singkat dari tim desain web jarak jauh, mudah untuk melihat kebenaran di balik pepatah lama, "Iblis ada dalam detailnya."

Dalam panduan memulai cepat untuk mengelola tim desain web jarak jauh ini, tujuan kami adalah memberi Anda dasar yang stabil untuk membantu Anda menilai dan memahami pertimbangan unik untuk tim Anda. Dan, tentu saja, kami juga akan menyarankan beberapa alat dan fitur terbaik yang dapat membantu Anda memulai dan mempertahankan kesuksesan Anda.

Mari kita mulai.

Apakah Anda seorang manajer proyek berpengalaman, anggota tim, atau mungkin spesialis Akuisisi Bakat yang membangun tim desain web jarak jauh, penting untuk memiliki visi dan pemahaman yang jelas tentang siapa dan apa yang Anda kerjakan. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini yang dapat membantu Anda memetakan strategi Anda:

• Berapa banyak pengalaman yang dibawa setiap anggota tim ke meja? Apakah Anda bekerja dengan sebagian besar profesional junior, menengah, atau senior?
  
  
• Berapa banyak titik kontak yang Anda rencanakan dengan tim lain dalam organisasi? Akankah copywriter berhubungan langsung dengan desainer web? Jalur komunikasi dan persetujuan apa yang ada sebelum menambahkannya ke halaman web?

• Alat apa yang penting untuk kesuksesan tim desain web Anda? Pertanyaan semacam ini dapat membantu Anda memutuskan atau mempersempit tumpukan teknologi yang ada.

• Apa tanggung jawab, jadwal, dan kapasitas kerja setiap anggota tim? Ketiga area ini dapat sangat terpengaruh oleh pekerjaan jarak jauh, dan penting agar informasi ini dapat dipahami oleh semua anggota tim dan bahkan dapat diakses secara sekilas.

Pasti ada lebih banyak pertanyaan yang dapat Anda tanyakan dan nilai. Namun, ini dapat membuat kerangka kerja untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan menentukan alat manajemen proyek terbaik untuk tim desain web Anda, yang akan kami bahas lebih detail di bagian selanjutnya.

Salah satu fungsi desain yang paling penting adalah memecahkan masalah bagi pengguna dengan cara yang kreatif—ini bisa menjadi tantangan ekstra dalam kasus tim desain jarak jauh. Rapat dan sinkronisasi menghadirkan peluang untuk memperluas imajinasi rekan satu tim dan mengembangkan sistem penting untuk sukses.

Bagaimana ini bisa dicapai tanpa ruang pertemuan, papan tulis, dan kenyamanan pertemuan tatap muka? Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

• Sertakan orang yang tepat, bukan semua orang . Jika tim atau organisasi Anda telah memasuki lingkungan kerja jarak jauh atau hibrid, jumlah jam yang dihabiskan untuk rapat pasti meningkat untuk semua orang. Jadilah strategis dan berhati-hati tentang siapa yang perlu hadir dalam rapat sebenarnya vs. dengan siapa Anda dapat berbagi pembaruan dalam konteks pada platform alur kerja khusus Anda.

• Selalu miliki agenda yang jelas, bahkan untuk sesi curah pendapat . Waktu bahkan lebih penting dengan kenyataan pahit "kelelahan Zoom". Sebagai penyelenggara rapat, pastikan Anda menyertakan agenda singkat dengan undangan rapat Anda dan menaatinya selama rapat. Ini akan membantu Anda dengan cepat "memasang pin" pada ide-ide yang muncul dalam rapat tetapi harus ditangani di lain waktu.

• Simpan panggilan video untuk hal yang paling penting . Sebelum Anda menjadwalkan rapat pembaruan status lainnya, pertimbangkan apakah Anda dapat mengomunikasikannya dengan cara terbaik di platform lain, seperti obrolan atau utas pembaruan di mana semua orang dapat melihatnya. Gunakan rapat untuk hal-hal yang lebih kompleks, seperti menjelaskan proses baru atau memecahkan masalah.

• Pertimbangkan panjang dan frekuensi pertemuan standup Anda . Meskipun mengadakan rapat standup harian mungkin merupakan norma atau tradisional, pikirkan tentang apa yang terbaik untuk tim Anda. Sebagai contoh, Caitlin Wagner, Manajer Desain Senior di InVision, mengatakan bahwa timnya memutuskan untuk mengubah segalanya, “…Sebaliknya, tim menetapkan ritme standup 30 menit pada hari Senin/Rabu, kritik desain satu jam pada hari Selasa/Kamis, dan "setengah jam yang menyenangkan" pada hari Jumat untuk membicarakan topik yang jelas-jelas tidak terkait dengan pekerjaan.

Pekerjaan jarak jauh dapat menyoroti masalah di tempat kerja atau berfungsi sebagai peluang untuk memperkuat atau membangun budaya perusahaan yang sudah ada. Sebagai manajer desain jarak jauh, Anda memiliki kesempatan untuk menjadi perpanjangan dari itu saat Anda mengelola tim Anda. Beberapa cara untuk mempromosikan budaya kerja jarak jauh yang positif adalah:

• Selenggarakan lokakarya dan hackathon . Penting untuk menjadwalkan waktu untuk sesi di luar pekerjaan rutin untuk membantu tim Anda memoles keterampilan baru, memecahkan masalah, atau bahkan hanya mendedikasikan waktu untuk proyek atau inisiatif yang telah lama tertunda. Untuk membuatnya lebih menarik, Anda dapat mengundang dosen tamu atau meminta salah satu anggota tim merencanakan sesi. Aktivitas ini juga akan mencerminkan minat organisasi Anda terhadap pengembangan profesional dan pribadi karyawannya.

• Buat orientasi virtual terbaik . Bergabung dengan tim baru dari jarak jauh terkadang dapat membuat karyawan baru merasa tidak nyaman, ketinggalan, atau kewalahan. Berikut adalah enam praktik terbaik untuk orientasi virtual yang luar biasa:
  • Mulai pengalaman orientasi sebelum Hari 1 . Sangat penting untuk membuat karyawan baru Anda merasa diterima sebelum mereka "masuk" untuk pertama kalinya. Pertimbangkan untuk mengirimkan paket selamat datang dengan materi seperti buku pegangan perusahaan, pandangan pertama tentang rencana orientasi mereka, dan barang curian perusahaan.
  • Siapkan jadwal onboarding dan panduan sumber daya . Buat minggu pertama atau kedua karyawan baru semulus mungkin dengan rencana yang menjabarkan semuanya untuk mereka, siapa yang akan mereka temui, informasi penting, dan sumber daya yang harus mulai mereka kenal. Di monday.com, setiap karyawan baru memiliki papan orientasi khusus dengan bahan-bahan semacam ini.

• • Tetapkan "teman". Menugaskan kolega yang membantu yang bukan manajer langsung menyelesaikan dua hal sekaligus—karyawan baru mendapat bantuan terkait keluar-masuk pekerjaan dan lainnya serta membangun koneksi di tim mereka segera. monday.com juga telah menunjuk teman untuk semua karyawan baru.

• • Gabungkan mereka segera dengan tugas sederhana. Salah satu pemicu stres utama yang mungkin dimiliki karyawan baru adalah perasaan bahwa mereka tidak tahu apa yang harus dikerjakan selain bahan bacaan dan pertemuan pengantar. Selain dokumen SDM atau tugas penyiapan TI, beri mereka tugas sederhana yang berkontribusi pada tujuan tim sehingga mereka merasa terlibat dan membangun kepercayaan diri.

• • Selenggarakan sesi pelatihan virtual. Meskipun panduan tertulis dan visual seperti deck dan manual memiliki tempatnya masing-masing, pastikan untuk menyertakan beberapa sesi pelatihan langsung dan rekaman untuk karyawan baru Anda — terutama saat menggunakan alat dan perangkat lunak tertentu.

Bekerja dari jarak jauh dapat menimbulkan tantangan bagi kepemimpinan ketika harus menavigasi hubungan kerja yang tidak lagi tatap muka. Gangguan komunikasi dan perbedaan penjadwalan kerja dapat menyebabkan sakit kepala yang nyata. Berikut adalah beberapa rekomendasi:

• Tetap buka komunikasi. Sampaikan kepada rekan tim atau laporan Anda bahwa Anda tersedia untuk masalah dan bimbingan sementara juga menetapkan ekspektasi tentang apa yang dapat Anda tawarkan dan kapan waktu dan metode yang tepat untuk itu. Misalnya, kekhawatiran tentang pengembangan profesional selama kerja jarak jauh tidak boleh menjadi obrolan Slack.

• Meningkatkan pengakuan karyawan. Dengan waktu kantor yang lebih sedikit atau nol dan kekhawatiran akan kelebihan email, mengenali karyawan mungkin menjadi sesuatu yang dikesampingkan untuk beberapa tim jarak jauh. Kami mendorong Anda untuk menemukan cara kreatif untuk melakukan pendekatan ini, baik dengan mendedikasikan saluran Slack untuk perayaan dan pengakuan atau membuat buletin. Memberi tahu karyawan bahwa mereka dihargai sangat bermanfaat.

• Jadilah juara untuk keseimbangan kehidupan kerja. Pastikan untuk memberitahukan bahwa keseimbangan kehidupan kerja tim Anda dipahami dan menjadi prioritas. Anda dapat memimpin dengan memberi contoh dalam hal membuat jadwal Anda sendiri dan bersikap fleksibel terhadap jadwal orang lain.

• Hindari manajemen mikro. Mengelola dengan baik dari jarak jauh membutuhkan perencanaan yang matang dan kepercayaan. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang sedang dikerjakan tim Anda sekaligus dapat memberikan komentar dan pertanyaan, Anda dapat menggunakan template seperti ini dari monday.com.

Kami dapat meninggalkan ancaman rangkap tiga bagi bintang-bintang Hollywood, tetapi menurut kami ini paling baik dilakukan oleh tim desain dan kreasi web jarak jauh yang cerdas. Untuk memulai proyek baru dengan cepat, memaksimalkan pekerjaan tim Anda yang sudah ada, dan memastikan konsistensi dan kualitas, sebaiknya gunakan Work OS.

Tidak perlu dikatakan lagi bahwa desainer dan pembuat web jarang bekerja sepenuhnya sendirian, dengan semua penelitian dan pengembangan yang masuk ke dalam sebuah proyek. OS Kerja mendemokratisasi kekuatan perangkat lunak sehingga organisasi dapat dengan mudah membangun aplikasi dan alat manajemen kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka alih-alih dibatasi oleh batasan alat manajemen proyek tradisional. Berikut adalah beberapa fitur monday.com Work OS yang sempurna untuk tim desain web jarak jauh:

• Pembaruan status dan garis waktu langsung: Rencana proyek dari proyek desain yang rumit sering kali menyertakan sumber profesional lain seperti pengembang atau manajer produk. monday.com memberi tim kemampuan untuk memperbarui pemangku kepentingan atau klien yang relevan dengan status setiap tugas dan posisi proyek untuk membantu mewujudkan tujuan proyek.

• Saluran terpisah untuk setiap iterasi atau proyek: Dengan anggota tim desain web Anda mengerjakan bagian proyek yang berbeda dari lokasi atau perangkat yang berbeda, sangat penting untuk memisahkan proyek ke dalam saluran—baik berdasarkan topik, tanggal iterasi, atau tugas mana yang harus diselesaikan . Dengan memiliki informasi dan rencana ini dalam satu garis waktu atau kalender yang dapat diakses semua orang, lebih sedikit ruang untuk kesalahan dan lebih sedikit waktu yang terbuang. Karena itu, Anda dapat mengelola aset bersama dengan sesuatu seperti template manajemen aset digital ini.
  

• Komunikasi real-time, dalam konteks: Setiap proses desain web akan dibentuk dengan berbagi ide, pemikiran, dan renungan dengan orang lain. Baik itu klien atau anggota tim Anda, Anda memerlukan cara yang lebih terorganisir untuk berbagi referensi dan ide sehingga Anda bisa mendapatkan umpan balik.

Di platform monday.com, Anda dan siapa saja yang memiliki akses ke papan proyek Anda dapat menambahkan foto, video, efek suara, GIF, dan sumber inspirasi lainnya yang dapat Anda pikirkan, langsung pada tugas yang sedang Anda kerjakan. monday.com juga terintegrasi dengan alat Anda yang ada untuk lebih menyatukan semuanya. Perencanaan Kreatif dengan template Adobe Creative Cloud adalah favorit tim desain karena Anda dapat menyelaraskan alat desain dan proses kerja dengan menyinkronkan Adobe CC dengan papan Anda sambil menguraikan proyek, melacak kemajuan, dan mengunggah file atau aset Anda dengan lancar sehingga selalu dapat diakses .

• Platform komunikasi jarak jauh: Meskipun berbagi pekerjaan Anda secara online telah berkembang cukup jauh, pasti ada beberapa pertemuan dan percakapan yang paling berhasil dilakukan secara langsung, atau dalam kasus tim jarak jauh, melalui panggilan video.

Pilihan populer termasuk Zoom, Google Hangouts, dan banyak lagi, yang menawarkan integrasi dengan monday.com. Apa pun yang Anda pilih, jadikan itu standar di seluruh anggota tim, dan pastikan untuk menyinkronkannya dengan kalender tim Anda.

Membangun dan mengelola tim dan proyek desain web yang sukses adalah proses yang melibatkan pemikiran ke depan, tindakan proaktif, dan alat yang tepat untuk menyatukan semua orang dan segalanya.

Dengan mempertimbangkan tujuan dan prioritas Anda saat ini dan masa depan, Anda kemudian dapat membuat keputusan yang paling tepat saat memilih alat manajemen proyek yang paling penting, yaitu platform pembuat situs web dan sesuatu seperti Work OS.