5 Taktik untuk Meningkatkan Peluang Anda dari Kecocokan Perangkat Lunak yang Hebat

Hanya 27% pembeli bisnis kecil yang membeli perangkat lunak yang memenuhi atau melebihi harapan mereka tanpa kompromi. Gunakan praktik yang telah terbukti ini yang mengarah pada keberhasilan pemilihan perangkat lunak.

Ketika tiba waktunya untuk membeli perangkat lunak untuk bisnis kecil Anda, jalan menuju kesuksesan tampak sangat jelas: Identifikasi masalah, lalu temukan perangkat lunak yang paling baik memecahkan masalah itu sesuai anggaran Anda. Dalam keadaan sederhana ini, setiap pembelian perangkat lunak harus menjadi pemenang, bukan?

Namun, lemparkan hambatan seperti perubahan anggaran dan prioritas, pemangku kepentingan yang tidak terlibat, tenggat waktu yang ketat, dan informasi yang bersaing dari sejumlah besar sumber, dan jalan menuju kesuksesan yang dulunya jelas ini menjadi jauh lebih tidak pasti.

Sebagai pemilik atau pemimpin usaha kecil, Anda tahu kegagalan bukanlah pilihan. Kami sangat setuju. Dengan sedikit ruang untuk kesalahan yang mahal, setiap pembelian perangkat lunak harus dilakukan di rumah. Itulah sebabnya kami menyurvei para pemimpin bisnis kecil tentang proses mereka dalam memilih perangkat lunak, dan mengidentifikasi lima taktik yang dapat meningkatkan peluang Anda untuk berhasil membeli perangkat lunak.

Pikirkan lima taktik ini sebagai lampu penuntun yang dapat menerangi jalan Anda menuju kesuksesan, dan memberi Anda kepercayaan diri dalam keputusan pembelian akhir Anda. Jika Anda siap, baca terus untuk mempelajari rumus menemukan perangkat lunak hebat untuk kebutuhan Anda.

Seberapa sulitkah mendapatkan Kecocokan Hebat pada perangkat lunak bisnis?

Dengan begitu banyak rintangan yang menghadang, dan semakin banyak pilihan perangkat lunak untuk dipilih, menemukan perangkat lunak yang dengan tegas memeriksa semua kotak Anda tidak dijamin jika Anda adalah bisnis kecil.

Jauh dari itu, sebenarnya. Dalam survei Capterra terhadap 1.000 pemimpin bisnis kecil yang memiliki pengaruh pada keputusan pembelian perangkat lunak, hanya 27% yang berhasil mengamankan apa yang kami sebut "Kecocokan Hebat" pada pembelian perangkat lunak terakhir untuk organisasi mereka (klik di sini untuk metodologi kami untuk menentukan Cocok):

Dengan kata lain, hanya sekitar satu dari empat pembelian perangkat lunak bisnis kecil yang menghasilkan Kecocokan yang Hebat: kesepakatan yang memenuhi atau melampaui harapan tanpa kompromi.

Itu dia! Sisanya berkompromi pada visi asli mereka, atau membeli perangkat lunak yang gagal memenuhi harapan—yang mengarah ke masalah lebih lanjut, pembelian perangkat lunak tambahan, atau, dalam kasus terburuk, penyesalan pembelian yang memaksa usaha kecil untuk memulai kembali.

Jadi, bagaimana Anda menjadi salah satu dari sedikit yang berhasil dan bukannya banyak yang gagal? Jawabannya terletak pada lima taktik yang kami cantumkan di bawah ini.

Taktik ini dapat diterapkan di bisnis kecil mana pun, terlepas dari perangkat lunak apa yang Anda beli atau pengetahuan teknis Anda, dan dapat meningkatkan kemungkinan Anda memilih perangkat lunak yang memenuhi semua kebutuhan Anda. Mari kita mulai.

Taktik #1: Fokus pada tujuan internal daripada tekanan eksternal

Sebagai bagian dari Survei Tren Teknologi Top Capterra 2020, kami meminta pembeli perangkat lunak bisnis kecil untuk memilih tiga faktor teratas yang memicu investasi mereka dalam teknologi baru. Hasilnya menunjukkan bahwa keputusan untuk membeli perangkat lunak dapat berasal dari berbagai motivasi yang berbeda:

Anda mungkin mengenali motivasi Anda sendiri untuk membeli perangkat lunak dari daftar ini. Dan motivasi inilah—alasan Anda untuk membeli perangkat lunak sejak awal—di mana masalah bisa mulai terjadi.

Secara khusus, kami menemukan bahwa ketika bisnis berfokus pada motivasi internal dengan pembelian perangkat lunak mereka, seperti meningkatkan produktivitas atau efisiensi, peluang mereka untuk mendapatkan Kecocokan Hebat berada di atas rata-rata. Di sisi lain, ketika mereka fokus pada motivasi eksternal seperti tekanan persaingan, kemungkinan Great Match akan menukik.

Meskipun menjadi faktor paling umum ketiga yang mendorong pembelian teknologi bisnis kecil, tekanan persaingan menghasilkan Kecocokan Hebat hanya 9% dari waktu.

Alasannya sederhana: Membungkuk pada tekanan persaingan mengarah pada investasi perangkat lunak dengan niat buruk dengan tujuan yang tidak jelas. Tanpa metrik seperti produktivitas atau efisiensi untuk mengukur kesuksesan secara akurat, dan tanpa mempertimbangkan apakah investasi perangkat lunak tertentu masuk akal untuk situasi bisnis unik Anda, kemungkinan penyesalan pembelian tinggi.

Taktik #2: Dorong pengambil keputusan untuk berpartisipasi penuh

Memang benar: Orang-orang di tim pembelian perangkat lunak Anda memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keberhasilan pembelian. Tapi mungkin tidak seperti yang Anda bayangkan.

Misalnya, Anda mungkin berasumsi bahwa peran atau departemen tertentu perlu dilibatkan. Kami menemukan bukan itu masalahnya. Apakah tim seleksi termasuk anggota dari TI, SDM, atau kepemimpinan perusahaan, itu tidak berdampak signifikan pada kemungkinan mendapatkan Kecocokan yang Hebat.

Sebaliknya, apa yang kami temukan adalah bahwa tingkat partisipasi dan pengaruh setiap anggota tim pembelian perangkat lunak jauh lebih penting. Mari kita lihat setiap faktor secara terpisah.

Hindari peserta sesekali yang tidak bisa berkomitmen penuh

Kami bertanya kepada responden berapa banyak peserta aktif (orang yang terlibat dalam semua atau sebagian besar diskusi yang terkait dengan pembelian perangkat lunak) dan peserta sesekali (orang yang tidak terlibat dalam diskusi reguler yang hanya "masuk" dari waktu ke waktu) yang terlibat dalam keputusan pembelian perangkat lunak. Kami menemukan bahwa mereka yang tidak memiliki peserta sesekali memiliki peluang lebih baik untuk mendapatkan Kecocokan Hebat pada perangkat lunak.

Gartner menjelaskan mengapa peserta sesekali dapat menghalangi upaya pembelian perangkat lunak (penelitian lengkap tersedia untuk klien Gartner):

“Peserta sesekali seringkali tidak memiliki konteks penuh dari semua diskusi yang terjadi dengan anggota tim pembelian. Akibatnya, mereka akan menambah nilai terbatas pada proses, atau mereka dapat membawa sudut pandang bias yang mendevaluasi pekerjaan tim proyek.”

Jika memungkinkan, dorong partisipasi aktif dari semua anggota tim pemilihan perangkat lunak Anda. Jadwalkan ulang rapat dan demo sesuai kebutuhan untuk menyertakan semua orang, dan hapus anggota yang tidak dapat berkomitmen penuh pada proses tersebut.

Kurangi jumlah anggota yang tidak memiliki pengaruh keputusan

Kami juga menanyakan bagaimana tim pemilihan perangkat lunak terpecah antara pembuat keputusan, pemberi pengaruh keputusan, dan mereka yang tidak memiliki pengaruh keputusan.

Apa yang kami temukan adalah bahwa semakin sedikit peserta tanpa pengaruh keputusan, semakin baik hasilnya. Dalam survei kami, responden yang mendapatkan Kecocokan Hebat rata-rata lebih sedikit satu anggota tanpa pengaruh keputusan di tim mereka dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki Kecocokan Hebat.

Perbedaan ini mungkin tampak kecil (satu orang!), tetapi tanpa pengaruh pada keputusan pembelian akhir, setiap anggota tambahan di tim Anda yang tidak memiliki pengaruh keputusan akan memperkeruh proses pemilihan dan mempersulit untuk mencapai konsensus.

Taktik #3: Validasi informasi melalui sumber independen

Saat Anda dan tim Anda mulai meneliti berbagai opsi perangkat lunak, Anda akan segera menemukan bahwa informasi dari vendor perangkat lunak ada di mana-mana. Temukan video demo, dan vendor mungkin memproduksinya. Cobalah untuk menentukan apakah suatu produk memiliki fitur tertentu atau tidak, dan situs web vendor mungkin akan menjadi hasil pertama dalam pencarian Google Anda.

Baik pembeli Great Match maupun non-Great Match dalam survei kami mengandalkan informasi yang diberikan vendor selama penelitian mereka. Informasi ini penting dan, sejujurnya, tidak dapat dihindari. Namun, yang membedakan pembeli Great Match adalah mereka mengambil langkah tambahan untuk memvalidasi apa yang mereka pelajari melalui sumber independen.

Menurut temuan kami, pembeli Great Match dan non-Great Match hampir identik dalam sumber yang mereka gunakan untuk memeriksa vendor perangkat lunak. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa pembeli Great Match hampir dua kali lebih mungkin untuk juga menggunakan sumber independen seperti ulasan pengguna, pakar pihak ketiga, dan rekan.

Memeriksa vendor melalui sumber independen ini dapat membantu memastikan bahwa tim Anda mendapatkan informasi yang andal dan akurat—informasi yang tidak bias membuat Anda menandatangani garis putus-putus. Jika vendor memandu Anda menuju informasi independen (bukannya mengarahkan Anda menjauh darinya), itu juga pertanda baik bahwa mereka yakin bahwa kualitas produk mereka berbicara sendiri.

Taktik #4: Manfaatkan periode uji coba gratis

Anda dapat membaca dan menonton dan mencerna semua penelitian perangkat lunak di luar sana, tetapi pada akhirnya, tidak ada yang lebih baik daripada duduk dan benar-benar mencoba perangkat lunak itu sendiri.

Masa uji coba gratis yang ditawarkan sebagian besar vendor adalah alat yang sangat berharga untuk menilai opsi Anda dan membuat keputusan yang lebih baik. Penelitian kami mendukung hal ini: Pembeli yang memeringkat periode uji coba gratis sebagai sumber informasi terpenting untuk menilai vendor perangkat lunak secara mendalam kemungkinan besar akan mendapatkan Kecocokan yang Hebat.

Itu tidak semua. Ketika responden mengatakan uji coba gratis paling sering memicu minat mereka pada suatu produk, atau merupakan bantuan terbesar dalam membuat kasus untuk memasukkan produk ke dalam daftar pendek mereka, hal itu menyebabkan kesuksesan Great Match yang serupa (masing-masing 42% dan 41%).

Selain memberi tim Anda kesempatan untuk memahami dan mempelajari bagaimana sistem itu mudah digunakan, uji coba gratis juga merupakan satu-satunya cara Anda dapat menguji perangkat lunak dalam situasi yang unik untuk bisnis kecil Anda. Anda dapat menguji alur kerja dan mengidentifikasi kesenjangan proses untuk melihat bagaimana kinerja perangkat lunak dalam skenario yang tepat yang Anda rencanakan untuk menggunakannya.

Singkatnya, tidak ada cara yang lebih baik untuk menilai opsi perangkat lunak Anda. Gunakan uji coba gratis itu, teman-teman!

Taktik #5: Tahan meninjau kembali daftar pendek Anda

Setelah meneliti dan mendiskusikan opsi perangkat lunak yang terlihat menjanjikan, Anda dan tim Anda akan mengupas opsi tersebut ke daftar vendor yang perlu dipertimbangkan lebih dalam.

Ada godaan untuk mengutak-atik daftar pendek Anda setelah itu selesai. Penelitian kami jelas: Jangan lakukan itu. Kami menemukan bahwa semakin sering Anda mengunjungi kembali daftar pendek Anda untuk menambahkan vendor tambahan, semakin kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan Kecocokan yang Hebat.

Anda mungkin berpikir Anda teliti dengan meninjau kembali daftar pendek Anda, tetapi Anda sebenarnya hanya ragu-ragu.

Tidak hanya terus-menerus menambahkan opsi ke daftar pendek Anda menunda seluruh proses dan memberi tim Anda lebih banyak vendor untuk dievaluasi, itu juga menimbulkan keraguan pada daftar pendek awal Anda. Jika Anda sangat tergoda untuk menambahkan vendor lain tersebut, apakah Anda pernah benar-benar sampai pada pilihan terbaik Anda?

Mereka yang jarang atau tidak pernah mengunjungi kembali daftar pendek mereka dapat melakukannya karena mereka telah teliti dalam penelitian mereka, dan telah membangun kepercayaan dan konsensus yang cukup dalam daftar pendek mereka sehingga mereka tidak tergoda untuk mengubahnya. Itu tujuanmu.

Perangkat lunak rata-rata menghasilkan hasil rata-rata

Saat ini, usaha kecil semakin bergantung pada perangkat lunak untuk beroperasi dan berfungsi. Perangkat lunak adalah landasan dalam keberhasilan perusahaan Anda seperti halnya karyawan Anda atau produk dan layanan yang Anda jual.

Menyelesaikan perangkat lunak baru yang baik-baik saja tidak akan mendorong kesuksesan. Itu sebabnya Anda memerlukan proses pemilihan perangkat lunak yang memberi Anda produk terbaik untuk kebutuhan Anda setiap saat. Lima taktik yang telah kami bahas di sini akan membantu Anda melakukan hal itu:

1. Fokus pada tujuan internal daripada tekanan eksternal
2. Mendorong partisipasi aktif dari para pengambil keputusan
3. Validasi informasi melalui sumber independen
4. Manfaatkan periode uji coba gratis
5. Tahan meninjau kembali daftar pendek Anda

Untuk kiat lebih lanjut tentang cara menjadi ahli pembelian perangkat lunak, lihat blog “Kiat Membeli Perangkat Lunak” kami. Pelajari cara mengubah vendor perangkat lunak menjadi mitra perangkat lunak, misalnya, atau biaya tersembunyi apa yang sebenarnya dimasukkan ke dalam label harga perangkat lunak tersebut.

Kemudian, jika Anda siap untuk mulai membandingkan opsi perangkat lunak, kunjungi beranda kami untuk mencari, membandingkan, dan memilih perangkat lunak yang tepat dengan percaya diri. Membeli perangkat lunak bisa jadi sulit, tetapi tidak harus begitu.

Metodologi survei

Survei Kecocokan Perangkat Lunak Hebat Capterra 2020 dilakukan pada Oktober 2020. Kami menyurvei 1.000 pekerja di bisnis AS dengan 2-500 karyawan dan pendapatan tahunan $1-$250 juta yang: 1) memiliki pengaruh signifikan pada pembelian teknologi untuk organisasi mereka, dan 2 ) telah melakukan pembelian perangkat lunak untuk organisasi mereka dengan biaya setidaknya $500/tahun dalam 24 bulan terakhir. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.

Capterra Top Technology Trends Survey 2020 dilakukan pada bulan Agustus dan September 2020. Kami menyurvei 1.000 pemimpin bisnis kecil dari AS, Kanada, Inggris, dan Australia di bisnis dengan 2-499 karyawan dan pendapatan tahunan $5-$250 juta. Responden diminta untuk terlibat dalam pembelian teknologi untuk organisasi dan memegang posisi tingkat manajer atau lebih tinggi di perusahaan. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.

Definisi Pertandingan Hebat

Responden di Capterra's Great Software Match Survey 2020 ditanya apakah mereka setuju atau tidak setuju dengan serangkaian pernyataan terkait proses pembelian untuk pembelian perangkat lunak terbaru organisasi mereka pada skala 1 (“Sangat Tidak Setuju”) hingga 7 (“Sangat Setuju”) .

Untuk dianggap sebagai penerima Great Match, responden harus memberikan pernyataan “Perangkat lunak yang akhirnya kami beli gagal (atau gagal) memenuhi harapan kami.” a 1 atau 2, lalu lakukan salah satu hal berikut:

• Berikan pernyataan “Kami awalnya menganggap perangkat lunak yang jauh lebih ambisius daripada apa yang akhirnya kami putuskan.” 1 atau 2.

ATAU

• Berikan pernyataan “Perangkat lunak yang kami beli adalah solusi premium kelas atas.” 6 atau 7.