Pemasaran Email GDPR: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Pada tahun 2018, pembuat kebijakan Eropa mengadopsi undang-undang privasi data radikal yang disebut Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) . Yaitu, GDPR menargetkan melindungi warga Eropa dengan mengatur cara perusahaan menangani data online penggunanya.

GDPR terkait erat dengan pemasaran email. Faktanya, bentuk pemasaran ini bergantung pada pengumpulan data pribadi. Dengan memahami apa yang tercakup dalam GDPR dan mengikuti beberapa strategi sederhana, Anda dapat lebih mudah memastikan kepatuhan dan menghindari hukuman.

Jadi, dalam panduan blog ini, kami akan menunjukkan semua yang perlu Anda ketahui tentang pemasaran email GDPR . Mari kita pergi!

Pertama-tama, apa itu GDPR?

Seperti yang kami sebutkan di atas, GDPR adalah seperangkat undang-undang baru di UE (Uni Eropa), yang melindungi privasi digital pengguna dan mengatur berbagai jenis persetujuan online . Peraturan tersebut belum ada untuk waktu yang lama - sebenarnya mulai berlaku pada Mei 2018.

Tujuan utama GDPR adalah memberi warga negara Uni Eropa lebih banyak kontrol atas cara informasi pribadi mereka dikumpulkan, disimpan, dan digunakan secara online. Ini memberikan tanggung jawab baru ke situs web yang mengumpulkan data pengunjung dan pelanggan, seperti mendapatkan persetujuan berdasarkan informasi dan memungkinkan pengguna untuk menghapus data mereka jika diminta.

Yang paling penting untuk dipahami adalah bahwa GDPR berlaku untuk situs web apa pun yang mengumpulkan data warga negara Uni Eropa, di mana pun pemilik situs web atau perusahaan itu berada. Itu berarti meskipun bisnis Anda tidak berlokasi di Eropa, GDPR hampir pasti akan memengaruhi Anda.

Bagaimana GDPR akan memengaruhi pemasaran email?

Sebagai pemasar email, pemasaran email di bawah GDPR pada dasarnya berarti bahwa Anda harus mengumpulkan persetujuan yang diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu (Pasal 32). Untuk mencapai kepatuhan, Anda harus mengadopsi praktik baru berikut:

1. Aturan izin keikutsertaan pelanggan baru
2. Sistem penyimpanan bukti persetujuan
3. Sebuah metode di mana pelanggan dapat meminta data pribadi mereka untuk dihapus.

Sebagaimana dinyatakan di situs resmi GDPR, data pribadi dapat berupa apa saja mulai dari nama atau foto hingga alamat IP pribadi atau data medis sensitif. Oleh karena itu, ketika kami memperhitungkan sejumlah besar email pribadi yang dikirim pemasar setiap hari, menjadi jelas mengapa GDPR memiliki efek yang begitu kuat pada pemasaran email.

Topik terkait : Pemasaran Email Berbasis Izin: Panduan Utama

Bagaimana jika Anda tidak mematuhi GDPR?

Ketidakpatuhan terhadap peraturan ini disertai dengan hukuman uang yang sangat besar. Bisnis bisa menghadapi hukuman hingga 20 juta euro (€ 20 juta) atau 4% dari total omset tahunan mereka di seluruh dunia dari tahun keuangan sebelumnya, mana yang lebih tinggi.

Bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari mematuhi GDPR?

Dengan mematuhi GDPR, Anda dapat memperoleh manfaat dari:

• Pemasaran email bersih . Mematuhi GDPR, Anda hanya akan menjangkau orang-orang yang benar-benar ingin terhubung dengan Anda. Tingkat keterlibatan email Anda akan meningkat, dan Anda akan mendapatkan konversi yang lebih baik.

• Niat baik dari pelanggan . Sebenarnya, karena transparansi dalam pendekatan pemasaran email Anda, pelanggan akan cenderung tetap dengan Anda, sementara rasa percaya dapat dibangun antara merek Anda dan pelanggan.

• Peningkatan pendapatan . Dengan konversi yang lebih tinggi dan kinerja email yang ditingkatkan, Anda dapat meningkatkan ROI pemasaran email Anda. Dan pada akhirnya membangun citra merek yang lebih kuat.

7 strategi untuk membuat email dan buletin Anda sesuai dengan GDPR

Di bagian ini, kami akan membahas beberapa cara praktis untuk memastikan bahwa segala sesuatu tentang aktivitas pemasaran email Anda dapat mengikuti pedoman GDPR.

1. Publikasikan kebijakan privasi Anda sendiri

Perusahaan yang terlibat dalam pemasaran email menerbitkan kebijakan privasi yang dinyatakan dengan jelas, yang mengidentifikasi data yang dikumpulkan dan mengungkapkan bagaimana data tersebut akan digunakan.

Kebijakan privasi Anda harus dapat diakses di situs Anda, tetapi ketika Anda mengelola buletin email, Anda harus membuat kebijakan Anda tersedia untuk pelanggan potensial dan pelanggan yang sudah ada. Pengguna yang sudah ikut serta akan melihat tautan ke kebijakan privasi Anda di suatu tempat yang terlihat jelas di buletin. Saat pengguna diberikan formulir keikutsertaan Anda, mereka akan melihat tautan ke kebijakan Anda di formulir tersebut.

Membuat kebijakan privasi Anda dapat diakses adalah bagian dari praktik transparansi dalam pengumpulan data, dan itu adalah elemen kunci kepatuhan GDPR.

2. Dapatkan formulir keikutsertaan Anda dengan benar

Proses mendapatkan persetujuan dari pengguna harus langsung dengan tindakan “keikutsertaan” yang jelas.

Upaya untuk mendapatkan formulir Anda agar pengguna ikut serta secara otomatis melanggar aturan. Misalnya, jika kotak centang pada formulir Anda menunjukkan bahwa seseorang memberikan persetujuan, Anda tidak dapat memilih kotak centang itu sebelumnya, membuat pilihan default menjadi "Ya, saya memberikan persetujuan." sebagai gantinya, pengguna harus menjadi orang yang mengambil tindakan untuk memberikan persetujuan.

Selain itu, pernyataan persetujuan harus jelas, spesifik, dan terperinci ; yaitu, perlu ada izin terpisah yang diberikan untuk setiap rencana penggunaan data yang dikumpulkan, termasuk saat Anda memperoleh pengakuan atas Kebijakan Privasi atau Syarat dan Ketentuan Anda sendiri.

Jika Anda menggabungkan permintaan untuk satu izin dengan izin lainnya, itu dianggap menipu, dan melanggar GDPR. Yang terbaik adalah menggunakan beberapa kotak centang seperlunya.

Satu hal lagi yang perlu Anda putuskan saat memperoleh persetujuan adalah apakah akan menggunakan satu atau dua pilihan . Mekanisme keikutsertaan tunggal untuk mengelola langganan email mengacu pada satu formulir yang menampilkan detail persetujuan, tempat untuk memasukkan alamat email bersama dengan tombol kirim. Keikutsertaan tunggal sesuai dengan GDPR, tetapi pada kenyataannya, banyak bisnis memilih untuk menggunakan keikutsertaan ganda.

Keikutsertaan ganda dimulai dengan jenis formulir yang sama yang ditemukan dalam metode keikutsertaan tunggal. Namun, setelah berlangganan, pengguna akan menerima email dari sistem Anda, yang mengharuskan mereka mengklik tautan sebagai tindakan terakhir yang diperlukan untuk memberikan izin. Keikutsertaan ganda membantu Anda memastikan kepatuhan GDPR, karena ini akan membuat catatan bukti yang lebih lengkap bahwa pengguna memberikan izin.

3. Simpan catatan persetujuan

GDPR mengharuskan Anda untuk menyimpan catatan persetujuan pengguna, termasuk:

• Identitas pengguna yang telah memberikan persetujuan
• Tanggal persetujuan
• Pernyataan terperinci tentang apa yang disetujui pengguna
• Deskripsi komprehensif tentang apa yang diberitahukan kepada pengguna pada saat persetujuan diberikan

Selain itu, catatan persetujuan yang disimpan harus menyertakan informasi tentang metode yang digunakan untuk mendapatkan persetujuan, apakah pengguna yang memberikan izin kemudian mencabutnya, serta pernyataan tentang kondisi hukum yang berlaku saat mereka memberikan persetujuan.

Jika Anda tidak menyimpan catatan ini, persetujuan yang Anda peroleh dari pengguna Anda akan dianggap tidak valid.

4. Patuhi pedoman konten

Aturan yang ditetapkan oleh peraturan tersebut, sebagian, dimaksudkan untuk memastikan bahwa konten email Anda jujur ​​dan tidak dimaksudkan untuk menyesatkan pengguna. Untuk itu, ada persyaratan yang berkaitan dengan isi buletin Anda.

Buletin email Anda harus:

• Identifikasi pengirim
• Tentukan alamat fisik perusahaan Anda
• Bersikaplah lugas dalam menyatakan sifat pesan Anda, mengungkapkan tujuan komunikasi Anda, dan menunjukkan apakah itu konten promosi
• Sertakan tautan berhenti berlangganan yang terlihat jelas
• Kecualikan pernyataan palsu atau menipu dalam konten buletin Anda

Aspek penting lainnya dari pedoman konten GDPR adalah buletin Anda hanya boleh berisi jenis konten yang disetujui oleh pengguna . Misalnya, jika Anda meminta dan menerima izin untuk mengirim email kepada pengguna tentang produk/layanan baru Anda, tetapi Anda mengirimi mereka email promosi dengan penawaran dari pihak ketiga, itu akan menjadi pelanggaran.

Jika Anda ingin mengirim beberapa jenis konten email, Anda harus mendapatkan persetujuan khusus untuk setiap tujuan penggunaan. Ini tidak berarti mengelola larik berbagai formulir keikutsertaan - Anda cukup menambahkan beberapa kotak centang ke satu formulir, memberi label pada kotak centang untuk memberi tahu pengguna tentang maksud di balik setiap tipe konten.

Jika Anda mematuhi pedoman ini, Anda dapat memberikan nilai lebih dengan buletin email Anda dan menghindari pelanggaran GDPR.

5. Jangan mengandalkan pihak ketiga untuk kepatuhan

Bahkan jika pemasaran email Anda ditangani oleh layanan pemasaran email pihak ketiga, Anda tetap pemilik datanya. Dengan demikian, tanggung jawab kepatuhan hukum untuk mengelola data pengguna tersebut ada pada Anda.

Jika Anda menyerahkan pengelolaan pemasaran email Anda ke pihak ketiga, baik itu aplikasi atau layanan komersial, pihak ketiga juga akan memiliki kewajiban hukum, khususnya, untuk memastikan bahwa semua pelanggannya memenuhi standar peraturan. Tetapi mereka tidak akan sendirian di kursi panas jika pelanggaran GDPR terungkap.

Sebagian besar platform manajemen pemasaran email mengharuskan penggunanya menerbitkan kebijakan privasi yang komprehensif. Sejauh itu mereka memfasilitasi kepatuhan terhadap aturan GDPR.

Oleh karena itu, penting untuk diperhatikan bahwa, jika Anda menggunakan pihak ketiga untuk mengelola aktivitas pemasaran email, bisnis Anda - sebagai pemilik data yang dikumpulkan - adalah entitas yang terutama bertanggung jawab untuk mematuhi pedoman GDPR.

6. Permudah untuk berhenti berlangganan

Anda harus memudahkan pengguna untuk mencabut izin. Anda harus memberikan tautan berhenti berlangganan di email Anda, dan itu harus terlihat dan mudah diakses.

Saat pengguna menarik persetujuannya, Anda memiliki waktu 30 hari untuk memenuhi permintaan tersebut. Jika mereka masih menerima buletin setelah berhenti berlangganan, tidak masalah apakah sudah 30 hari atau 1 hari - pengguna itu tidak akan senang.

Jika Anda bertindak baik pada setiap permintaan penyisihan segera setelah dibuat, Anda sebenarnya dapat menghindari mengasingkan pengguna, menjaga hubungan yang sehat dengan mereka, dan menunjukkan bahwa Anda selalu menghormati mereka.

7. Batasi data pribadi yang dikumpulkan

Pemasar email dapat bersalah karena mengumpulkan lebih banyak informasi dari seorang individu daripada yang mereka butuhkan. GDPR mendorong tingkat kesadaran yang menumbuhkan budaya di mana penanda email hanya memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Karena itu, bisnis harus terbiasa menghapus semua data pribadi yang berlebihan dari sistem CRM (Customer Relationship Management) mereka untuk fokus pada kumpulan data non-identifikasi untuk menghasilkan kampanye pemasaran email generik, dan dengan demikian mengurangi risiko denda eksploitatif atau hilangnya reputasi.

Garis bawah

Privasi pengguna sangat penting, terutama dalam hal mendapatkan kepercayaan mereka. GDPR mencoba mencegah penyalahgunaan data pribadi, tetapi peraturannya tidak terlalu buruk. Alih-alih membeli daftar email yang teduh, Anda sebenarnya akan memasarkan kepada orang-orang yang ingin menerima penawaran Anda. Ini akan meningkatkan keterlibatan dan memberi merek Anda kredibilitas yang layak. GDPR secara signifikan memengaruhi upaya pemasaran email Anda dengan cara yang baik.

Meskipun Anda perlu melakukan beberapa penyesuaian kecil pada cara Anda menjalankan kampanye pemasaran email, GDPR sebenarnya adalah peraturan yang positif. Ini dapat membuka pintu bagi transparansi dan mencegah bisnis memiliki keunggulan kompetitif yang tidak adil atas bisnis lain di industri ini.