Apa itu Analisis Kesenjangan? Bagaimana Melakukannya untuk Bisnis Anda?

Sudah sejauh mana kamu dari rencana yang kamu buat di awal tahun?

Apakah Anda tahu apa yang telah bekerja dengan baik atau tidak?

Faktanya, banyak bisnis percaya bahwa mereka beroperasi dengan sangat lancar dan dengan bangga mengumumkannya kepada pemegang saham mereka. Namun, ingat itu selalu jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Untuk mencapai keadaan yang diatur dengan baik, Anda perlu mengetahui dengan jelas harapan yang Anda buat dan hasil aktual yang Anda dapatkan . Salah satu metode yang terbukti untuk membantu Anda menentukannya adalah analisis kesenjangan.

Panduan ini akan memandu Anda melalui definisi yang tepat tentang analisis kesenjangan , alat analisis kesenjangan umum, dan terutama langkah- langkah yang perlu dilakukan untuk bisnis Anda .

Mari kita mulai sekarang!

Apa itu analisis kesenjangan?

Saat menyebutkan analisis kesenjangan, pikirkan tentang jungkat-jungkit. Anda sangat akrab dengan ini ketika Anda masih kecil, kan?

Satu sisi jungkat-jungkit adalah kinerja Anda saat ini, dan sisi lainnya adalah tujuan masa depan yang Anda inginkan. Di antara mereka ada celah. Tugas Anda adalah memeriksa dan menilai perbedaan atau kesenjangan antara kinerja saat ini dan tujuan masa depan yang diinginkan.

Jadi, secara umum, analisis kesenjangan didefinisikan sebagai proses membandingkan keadaan sebenarnya dengan keadaan atau tujuan ideal, yang menyoroti kekurangan dan peluang untuk perbaikan. Nama lain untuk ini termasuk penilaian kebutuhan, analisis kesenjangan kebutuhan, dan analisis kebutuhan.

Hal ini dapat diringkas menjadi pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Dimana kita sekarang?
• Di mana kita ingin berada?
• Bagaimana kita akan menjembatani kesenjangan?

Dengan membandingkan saat ini dengan keadaan target, unit bisnis, perusahaan, atau tim dapat:

• Mendeteksi kelemahan atau keterbatasan yang mereka hadapi.
• Tentukan apa yang mereka butuhkan untuk membuat kinerja atau hasil mereka lebih baik.
• Mendukung manajer dan investor untuk membuat keputusan.
• Evaluasi kinerja individu atau tim dengan melihat beberapa atribut, seperti tingkat kinerja, produktivitas, dan kompetensi tugas.
• Seimbangkan penjatahan dan integrasi sumber daya dari tingkat alokasi saat ini lebih dekat ke tingkat optimal, dalam hal manufaktur atau produksi. Sumber daya dapat berupa uang, materi, waktu, atau sumber daya tenaga kerja.

Analisis kesenjangan dapat diterapkan di banyak bidang, seperti:

• Penjualan
• Manajemen Sumber Daya Manusia
• Kinerja keuangan
• Kontrol kualitas
• Kepuasan karyawan
• keterampilan TI
• Pengendalian biaya
• Daya saing pasar

Manfaat dan kelemahan analisis kesenjangan

Analisis kesenjangan adalah alat yang sering digunakan karena membawa serangkaian manfaat bagi perusahaan dan organisasi. Manfaat tersebut antara lain sebagai berikut:

• Memastikan bahwa persyaratan proyek telah terpenuhi sesuai rencana.
• Mengungkap kesenjangan antara persepsi dan kenyataan.
• Memberikan wawasan tentang area yang memerlukan lebih banyak perbaikan, seperti produk, efisiensi, profitabilitas, kepuasan pelanggan, kinerja, dan keunggulan kompetitif.
• Menentukan kelemahan dan kekurangan yang perlu diatasi.
• Menyediakan informasi yang diperlukan untuk manajer dan pengambil keputusan, yang selanjutnya membantu meningkatkan kinerja.
• Mengalokasikan sumber daya dan energi secara efisien.

Meskipun diperlukan dan berharga, analisis kesenjangan tidak sepenuhnya sempurna. Beberapa keterbatasan yang terkait dengan proses analisis kesenjangan mungkin:

• Membutuhkan waktu dan bahkan uang untuk melakukan analisis kesenjangan.
• Keberhasilan analisis kesenjangan sangat tergantung pada ketekunan dan pengetahuan orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut.
• Jika tidak diselidiki cukup dalam, akar penyebab masalah yang sebenarnya dapat dibiarkan tidak terpecahkan, dan berbagai kerumitan di belakangnya mungkin terlewatkan.
• Ada kemungkinan besar bahwa hasil analisis tidak akurat dan ketinggalan zaman karena perubahan dan pergeseran yang konstan, terutama di industri yang bergerak cepat, atau organisasi besar.

Meskipun ada beberapa kelemahan yang ada saat melakukan analisis kesenjangan, disarankan agar perusahaan Anda mencoba setidaknya sekali, untuk melihat dan mengeksplorasi berbagai aspek dari proses ini.

Contoh analisis kesenjangan

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, analisis kesenjangan mencakup banyak bidang bisnis. Berikut adalah beberapa contoh, yang dapat membantu Anda memahami kegunaan dan penerapan proses ini

Performa penjualan

Seorang manajer atau produsen dapat melihat produknya dan mengevaluasi mana yang berkinerja baik dan mana yang tidak. Dengan melakukan ini, dia dapat mengevaluasi apakah produknya sesuai, dan perbaikan atau strategi penjualan apa pun yang diperlukan untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan dan memenuhi permintaan di masa depan.

Evaluasi produk atau layanan

Sebelum meluncurkan produk atau layanan ke pasar, perusahaan dapat menerapkan analisis kesenjangan untuk mengetahui apakah semua fungsi dan fitur berfungsi dengan baik seperti yang diperkirakan.

Peluncuran produk baru

Setelah waktu tertentu ketika sebuah perusahaan meluncurkan produk atau layanan barunya, mereka dapat melakukan analisis kesenjangan untuk mengetahui mengapa penjualan tidak memenuhi harapan.

Manajemen pasokan

Pengecer dropshipping, misalnya, menemukan tokonya sering kehabisan persediaan, maka ia dapat menjalankan analisis kesenjangan untuk mengidentifikasi alasan di baliknya. Setelah membuatnya, ia dapat mendeteksi penyebabnya dan menemukan pemasok dropshipping yang lebih baik untuk bisnisnya.

Produktifitas

Ketika tim Anda tidak dapat memenuhi tingkat produktivitas yang ditargetkan, pemimpin Anda perlu tahu mengapa dan bagaimana meningkatkannya. Di situlah analisis kesenjangan menjadi berguna!

Penilaian individu

Seorang pemimpin tim dari perusahaan e-commerce dapat meminta setiap anggota melakukan analisis kesenjangan pada diri mereka sendiri, dan menggunakan hasil ini tidak hanya untuk menemukan cara meningkatkan kinerja masing-masing anggota, tetapi juga untuk menarik praktik terbaik yang dapat diadopsi setiap orang.

Berbagai jenis analisis kesenjangan

Sementara istilah "analisis kesenjangan" cukup jelas dan lugas dalam proses melihat di mana Anda berada, dan membandingkannya dengan tempat yang Anda inginkan, ada beberapa pendekatan berbeda yang harus dipertimbangkan, tergantung pada konteks dan ceruknya. analisis Anda.

Ada 4 jenis "celah", yang semuanya cukup mudah dipahami :

kesenjangan kinerja

Perbedaan antara kinerja yang sebenarnya dan yang dimaksudkan. Misalnya, Anda ingin mengembangkan bisnis Anda melalui Instagram. Saat ini Anda memiliki 1.000 pengikut dan ingin meningkatkan jumlah ini menjadi 2.000 selama satu bulan. Tapi sebenarnya, halaman Instagram Anda hanya menarik 500 lebih. Jadi, Anda perlu memperkuat alasan di balik kesenjangan kinerja ini.

Kesenjangan produk/pasar

Kesenjangan antara penjualan saat ini dan yang diantisipasi. Berbeda dengan riset pasar karena lebih proaktif. Itu berarti menjaga satu langkah di depan pasar, serta menghindari perubahan mendadak dan tak terduga untuk memengaruhi strategi Anda.

Kesenjangan keuntungan

Selisih antara laba aktual dan laba yang diharapkan dari suatu perusahaan. Masalah dengan peramalan laba mungkin melibatkan perencanaan atau pelaksanaan bisnis, atau bahkan keduanya. Banyak faktor eksternal, seperti tren pasar, persaingan yang agresif, atau implikasi politik yang tidak terduga dapat memengaruhi laba.

Kesenjangan tenaga kerja

Ketika ada jeda antara jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan dan kekuatan aktual dalam organisasi, hal itu dipahami sebagai kesenjangan tenaga kerja. Analisis kesenjangan tenaga kerja semacam itu memberi manajer SDM gambaran yang jelas tentang kompetensi tenaga kerja dan penyesuaian sumber daya manusia jika perlu.

5 alat analisis kesenjangan umum

Jika Anda masih merasa sulit untuk melakukan analisis kesenjangan dan membutuhkan alat atau kerangka kerja yang kredibel untuk diikuti, maka inilah dia!

Sebenarnya, saat melakukan analisis kesenjangan, ada beberapa alat dan model yang bisa Anda manfaatkan. Setiap alat dapat digunakan sebagai prinsip pengorganisasian untuk menemukan penyebab dan merekomendasikan perubahan. Dan, bagian ini akan membantu Anda memahami alat analisis kesenjangan yang paling umum. Jadi, ikuti saja kami!

Brainstorming

Brainstorming adalah alat berpikir divergen untuk menghasilkan ide tentang subjek tertentu dalam periode waktu terbatas. Hal ini biasanya dilakukan dalam lingkungan sesi atau lokakarya untuk merangsang pemikiran kritis dan kreatif, dan untuk menghasilkan solusi yang berguna dan inovatif untuk suatu masalah.

Tujuannya belum tentu kualitas, tetapi kuantitas, dan didasarkan pada prinsip bahwa "dua kepala seringkali lebih baik dari satu."

Jadi, serangkaian pertemuan atau diskusi dapat diadakan untuk tim analisis bisnis untuk bertukar pikiran tentang masalah yang ada dalam proses bisnis dan cara menyelesaikannya.

Pada dasarnya, brainstorming tidak terlalu rumit. Singkatnya, inilah cara kerja brainstorming :

1. Kumpulkan sekelompok orang untuk mengatasi masalah, tantangan, atau peluang.
2. Mintalah anggota untuk menghasilkan ide sebanyak mungkin - bahkan ketika mereka mungkin "di luar tembok".
3. Tinjau ide-ide, pilih yang paling menarik, dan kemudian arahkan diskusi tentang bagaimana menggabungkan, meningkatkan, dan menerapkan ide-ide tersebut.

Pembandingan

Pembandingan adalah proses di mana Anda mengukur kinerja proyek, produk, atau layanan perusahaan Anda dengan praktik terbaik industri atau perusahaan lain, dan menggunakan informasi ini untuk mendorong kemungkinan peningkatan.

Untuk membantu Anda memahami teknik ini, kami akan mengambil contoh pembuat toko e-niaga yang baru didirikan. Pengelola situs ini ingin menggunakan benchmarking sebagai cara untuk melakukan analisis kesenjangan untuk bisnisnya. Jadi, dia dapat menerapkan ini dengan prosedur berikut :

• Konfirmasikan tujuan : cari tahu di mana dia berada dan di mana dia ingin berada, berdasarkan standar benchmarking.
• Identifikasi mitra pembandingan : dia dapat membandingkan dengan pembuat toko online terbaik belakangan ini, seperti Shopify, Wix, WooCommerce, dll.
• Kumpulkan data : Data yang diperlukan untuk analisis harus mencakup sumber daya internal dan eksternal tentang mitra benchmarking.
• Analisis datanya
• Identifikasi peluang : cari cara untuk mempersempit kesenjangan antara tindakan saat ini dan yang diinginkan.
• Melaksanakan kegiatan yang direkomendasikan untuk menjembatani kesenjangan .

Ingat, jika tujuan benchmarking adalah untuk menetapkan metrik kualitas dan keandalan yang sesuai, maka analisis kesenjangan akan didasarkan pada hasil benchmark untuk mengukur kesenjangan yang Anda hadapi saat ini.

analisis SWOT

Analisis SWOT berfokus pada Kekuatan dan Kelemahan di lingkungan internal dan Peluang dan Ancaman di lingkungan eksternal. Menjelaskan masalah dalam istilah-istilah ini dapat menunjukkan jalan menuju solusi dengan menunjukkan kepada Anda bagaimana menghindari potensi ancaman, sambil memanfaatkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang berharga.

Mari kita lihat bagaimana menggunakan SWOT untuk melakukan analisis kesenjangan :

1. Nyatakan mengapa SWOT dilakukan (biasanya ketika kondisi Anda saat ini mendapat masalah), dan hasil apa yang diharapkan dari aktivitas ini
2. Daftar semua anggota dari tim atau departemen terkait dan undang mereka
3. Buat matriks 2 x 2 dan beri label masing-masing bagian seperti di bawah ini

4. Ajukan pertanyaan berikut kepada anggota tentang tujuan mereka (keadaan yang diinginkan)

• Buat daftar karakteristik internal yang positif dan luar biasa yang akan membantu dalam mencapai tujuan (Kekuatan)
• Buat daftar proses/area yang mengurangi peluang keberhasilan dalam pencapaian tujuan (Kelemahan)
• Buat daftar situasi atau kondisi eksternal yang membuat tujuan lebih dapat dicapai (Peluang)
• Daftar faktor-faktor yang mungkin menimbulkan risiko terhadap keberhasilan target yang diinginkan (Ancaman)

5. Analisis faktor-faktor di atas dan evaluasi bagaimana Anda dapat menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang sambil menghindari ancaman.

Teknik ini juga akan membantu Anda menyadari di mana dan bagaimana Anda menonjol dari pesaing Anda di industri ini.

analisis ALU

Analisis PESTLE adalah alat atau kerangka kerja yang digunakan oleh pemasar dan analis untuk memantau dan menyoroti faktor lingkungan makro (eksternal) yang berpengaruh pada organisasi, yang merupakan perpanjangan dari model PEST.

Mirip dengan SWOT, analisis PESTLE membantu Anda mengidentifikasi ancaman dan peluang dengan memeriksa 6 faktor eksternal berikut dari lingkungan bisnis Anda:

• Politik
• Ekonomis
• Sosiologis
• Teknologi
• Hukum
• Lingkungan

Analisis ini menghilangkan kesenjangan dengan menunjukkan masalah saat ini, menyoroti peluang yang akan datang untuk perubahan, dan meminimalkan risiko di pasar.

Misalnya, kondisi politik dan ekonomi yang tidak stabil di negara pemasok menyulitkan mereka untuk mengangkut material yang cukup seperti yang diharapkan kepada Anda. Ini mungkin menjadi alasan mengapa Anda tidak dapat mencapai penjualan yang ditargetkan.

Kerangka kerja McKinsey 7S

Alat terakhir yang kami rekomendasikan adalah kerangka kerja McKinsey 7S, yang menganalisis desain organisasi perusahaan dengan melihat 7 elemen internal utama: struktur, sistem, strategi, staf, keterampilan, gaya, dan nilai-nilai bersama.

Anda dapat menggunakan kerangka kerja McKinsey 7S ketika bagian tertentu dari perusahaan tidak memenuhi harapan Anda. Analisis ini melihat karakteristik perusahaan dari masing-masing aspek tersebut dan melihat di mana kesenjangannya.

Setelah jelas bahwa penyebab kesenjangan adalah kurangnya keterampilan, misalnya, atau struktur yang memadai, Anda dapat mengatasi masalah dengan cara yang terfokus.

Kerangka kerja McKinsey 7S dapat membantu Anda dengan salah satu tujuan di bawah ini :

• Tentukan kesenjangan yang mungkin muncul dalam bisnis
• Identifikasi area mana yang perlu dioptimalkan untuk meningkatkan kinerja bisnis
• Sejajarkan departemen dan proses selama merger atau akuisisi
• Periksa hasil dari kemungkinan perubahan di masa depan dalam bisnis Anda.

Ketujuh elemen tersebut dibagi menjadi 2 kelompok: elemen keras (yang relatif mudah diidentifikasi, dan manajemen dapat secara langsung mempengaruhinya), dan elemen lunak (yang lebih sulit untuk dijelaskan, kurang berwujud, dan lebih dipengaruhi oleh budaya perusahaan).

Elemen keras:

• Strategi : rencana tindakan Anda untuk membangun dan mempertahankan keunggulan kompetitif atas pesaing Anda.
• Struktur : bagaimana perusahaan Anda diatur, dan bagaimana tim dan departemen disusun.
• Sistem : metode operasi, prosedur, dan arus komunikasi formal dan informal yang digunakan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka (misalnya, sistem TI).

Elemen lunak:

• Staff : karyawan dan kompetensinya.
• Keterampilan : keterampilan baik organisasi maupun karyawan.
• Gaya : gaya kepemimpinan dan manajemen.
• Nilai- nilai bersama : nilai-nilai inti organisasi, seperti yang ditunjukkan dalam budaya perusahaan dan etos kerja secara umum.

Jadi, bagaimana Anda dapat menerapkan kerangka kerja ini pada analisis kesenjangan Anda? Inilah jawabannya :

1. Berkumpul di sekitar tim yang relevan dan kompeten
2. Periksa apakah semua elemen selaras satu sama lain dengan benar (mengidentifikasi kesenjangan dan kekurangan dalam hubungan antar elemen)
3. Tentukan keadaan di mana elemen-elemen ini akan disejajarkan secara optimal
4. Munculkan rencana aksi yang spesifik dan realistis untuk menyelaraskan kembali elemen-elemennya
5. Terapkan perubahan dan tinjau 7S secara teratur, terus maju.

Singkatnya, di atas adalah 5 alat yang paling sering digunakan yang membantu dalam melakukan analisis kesenjangan yang menyeluruh. Anda dapat menggunakan satu atau lebih dari lima alat untuk mendapatkan hasil terbaik.

Proses analisis kesenjangan 4 langkah

Dalam organisasi besar, proses analisis kesenjangan umumnya berada di bawah tanggung jawab analis bisnis, manajer proyek, atau tim perbaikan proses. Tetapi dengan panduan yang dirancang dengan baik dan sedikit pelatihan, siapa pun dapat mengerjakan prosesnya.

Jadi, 4 langkah dasar untuk melakukan proses analisis kesenjangan dijelaskan di bawah ini :

Analisis keadaan saat ini

Pertama, Anda perlu memilih area bisnis mana yang ingin Anda fokuskan dan mulai dengan keadaan Anda saat ini.

Tidak masalah apakah itu dari kualitas produk, keuangan, atau aktivitas pemasaran, pilih area masalah tertentu yang perlu Anda teliti. Misalnya, jika itu pemasaran, area tertentu adalah pemasaran email.

Atau, perusahaan Anda ingin memiliki layanan pelanggan terbaik di industri Anda, tetapi tim Anda melaporkan bahwa banyak pelanggan mengakhiri panggilan mereka dengan frustrasi. Anda harus bertanya pada diri sendiri: Apakah ada masalah dengan produk atau layanan Anda? Apakah tim pendukung Anda membutuhkan lebih banyak kursus pelatihan untuk menangani pelanggan yang sulit dan marah?

Anda tidak akan tahu persis sampai Anda menggali, yang berarti berbicara dengan orang-orang yang terlibat, mengumpulkan data, dan mencari tahu peningkatan. Anda dapat mengumpulkan informasi kuantitatif, seperti jumlah panggilan negatif yang diterima setiap minggu, atau informasi kualitatif, seperti komentar pelanggan atau umpan balik dari perwakilan dukungan Anda pada panggilan saat ini.

Apa yang paling penting pada langkah ini adalah memahami akar masalahnya, yang jauh lebih mudah untuk diidentifikasi setelah Anda meletakkan semua kemungkinan fakta yang berkontribusi. Faktanya, proses analisis kesenjangan Anda harus mengevaluasi semua yang Anda lakukan baru-baru ini untuk membantu Anda mendapatkan "gambaran besar".

Meresmikan keadaan masa depan yang ideal

Setelah Anda mengetahui gambaran besarnya dan memahami bagaimana tim atau perusahaan Anda saat ini berfungsi, Anda harus menjadi idealis. Pikirkan di mana Anda ingin berada!

Jangan khawatir tentang bagaimana Anda akan sampai di sana. Itulah tugas langkah selanjutnya. Saat ini, Anda hanya perlu bermimpi besar, karena langit adalah batasnya! Tapi ingat untuk menggambar keadaan masa depan ideal Anda dalam tujuan SMART, yaitu Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbatas Waktu.

Ambil kasus layanan pelanggan sebelumnya sebagai contoh. Dalam skenario ini, kinerja Anda saat ini jelas gagal atau perlu diubah. Tetapi alih-alih mengabaikan, atau memberikan plester pada situasi tersebut, membayangkan gambar yang ideal akan banyak membantu Anda.

Alat analisis kesenjangan yang baik, seperti yang kami nyatakan di bagian di atas, akan menjadi sekutu Anda. Ini bisa berupa papan curah pendapat atau sekadar peta pikiran untuk merangsang kreativitas tim Anda. Kemudian, Anda dapat menetapkan sasaran SMART untuk tim dukungan pelanggan Anda, seperti ulasan positif atau panggilan telepon akan meningkat 30% di bulan berikutnya.

Identifikasi dan dokumentasikan kesenjangan yang ada

Menyelesaikan dua langkah pertama saja tidak akan memberi Anda hasil yang bagus. Menempatkan mereka bersama-sama dapat mengekspos apa yang hilang antara kinerja Anda yang sebenarnya dan potensi Anda.

Analisis kesenjangan dapat memunculkan pertanyaan berikut: Apa yang membatasi kita untuk mencapai keadaan masa depan yang ideal?

Dalam contoh kami, faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas tim dukungan pelanggan mungkin termasuk tingkat karyawan yang biasa-biasa saja, tidak ada insentif untuk yang berkinerja terbaik, atau kurangnya dinamika tim.

Setelah Anda mengidentifikasi kesenjangan yang ada (di sinilah alat berguna yang kami sarankan di atas berfungsi lagi!), Anda dapat mengetahui dengan tepat apa yang menghentikan Anda untuk mencapai tujuan Anda!

Merancang dan mengimplementasikan rencana untuk menjembatani kesenjangan

Setelah Anda memetakan kemungkinan kesenjangan, saatnya bagi Anda untuk menerapkan rencana untuk menjembatani kesenjangan, dan meyakinkan orang lain dalam tim Anda untuk bekerja sama. Perubahan yang akan Anda buat juga dapat memengaruhi departemen dan tim lain, jadi penting untuk membuat rencana.

Tetapkan strategi yang jelas dan tujuan yang dapat dicapai untuk membantu Anda mewujudkan tujuan Anda dan membuat semua orang bergabung.

Misalnya, saat membuat presentasi kepada manajer atau eksekutif Anda, buatlah jadwal atau garis waktu yang terperinci untuk rencana tersebut. Anda juga dapat membuat tindakan yang lebih komprehensif untuk mempromosikan kinerja tim Anda, seperti memberikan kursus pelatihan, memberikan insentif yang memadai untuk pemain terbaik, dan mengatur aktivitas luar ruangan untuk mendorong semangat tim.

Bagaimanapun, bagaimana Anda menjembatani kesenjangan akan sangat bergantung pada prioritas organisasi dan tim Anda. Jadi, bekerja samalah untuk menemukan yang terbaik!

Kesimpulan

Dengan melakukan analisis kesenjangan , Anda dapat memaksa diri Anda untuk melihat secara jujur ​​keadaan bisnis Anda saat ini, serta mengidentifikasi faktor-faktor spesifik yang membatasi Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

Panduan ini telah membantu Anda membahas semua hal tentang analisis kesenjangan, termasuk definisi, manfaat, batasan, 4 jenis umum, 5 alat yang sering digunakan, dan terakhir, proses analisis kesenjangan 4 langkah . Jadi, semoga setelah membacanya, Anda dapat mengembangkan bisnis Anda lebih baik dan lebih kompetitif di pasar!