Masa Depan Firma Hukum Jauh: Bagaimana Perangkat Lunak Memungkinkannya?
Diterbitkan: 2022-05-07Dibiarkan berdebu dan kosong, kantor sudut yang didambakan akan menjadi peninggalan masa lalu karena pengacara (dan klien mereka) terus merangkul pekerjaan jarak jauh dan teknologi yang memungkinkannya.
Kantor sudut dengan pemandangan telah menjadi simbol tradisional status dan prestise dalam firma hukum. Pandemi, bagaimanapun, memindahkan banyak pengacara dan profesional hukum dari kantor sudut dan bilik mereka ke meja ruang makan atau kantor rumah mereka. Dan beberapa pengacara berpikir itu akan tetap seperti itu.
“Pengacara dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja 'di' bisnis hukum daripada 'di' itu dan lebih banyak waktu dengan keluarga dan orang yang mereka cintai."
— Rick DeMedeiros, pendiri Hukum Cedera DeMedeiros di Atlanta
DeMedeiros dan lain-lain berpikir bahwa bergerak maju, pengacara akan memilih untuk bekerja dari jarak jauh dan mengandalkan teknologi untuk memungkinkan.
Salah satu cara utama firma hukum di masa depan akan berbeda dari firma hukum di masa lalu adalah bagaimana mereka menggunakan (dan bahkan merangkul) penggunaan teknologi dan perangkat lunak untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan aman.
Berikut adalah tiga cara perangkat lunak akan mengubah masa depan firma hukum dan membantu firma Anda beroperasi dari jarak jauh.
Perangkat lunak memperluas penawaran virtual perusahaan Anda
" Firma hukum masa depan akan memiliki penawaran virtual yang jauh lebih luas. Klien akan mengharapkan pengacara mereka memanfaatkan teknologi demi efisiensi dan kenyamanan. "
— Jeffrey McAvoy, pengacara praktik utama di Conduct Law
Selama pandemi, pekerjaan Anda menjadi jauh. Anda menawarkan layanan virtual kepada klien. dan pengacara seperti McAvoy berpikir banyak klien ingin tetap seperti itu untuk maju. Ini akan memunculkan firma hukum virtual.
Penawaran virtual dapat mencakup:
- Pertemuan pengacara-klien melalui perangkat lunak konferensi video
- Menggunakan platform perangkat lunak manajemen praktik hukum yang menawarkan fitur pengiriman pesan
- Manajemen dokumen yang lebih efisien dengan perangkat lunak manajemen kasus hukum
- Mengotomatiskan tugas berulang seperti faktur
Dengan menawarkan layanan virtual, dan menggunakan teknologi untuk memungkinkannya, industri hukum juga akan dapat merespon klien lebih cepat dari sebelumnya, yang dapat meningkatkan pengalaman klien.
Perangkat lunak membantu mengatur dokumen
" Sungguh luar biasa melihat berapa banyak firma hukum yang masih menyimpan data klien mereka di laci dan folder manila. Ketika pandemi melanda, memaksa banyak firma hukum yang lebih tua dan lebih mapan untuk mengambil kursus kilat dalam komunikasi online dan berbagi data. "
— Michael A. Cibik, pendiri dan mitra pengelola di Kantor Hukum Cibik & Cataldo
Bagaimana firma hukum mengelola dokumen mereka menentukan bagaimana mereka mengelola kasus mereka: Firma hukum tidak ada artinya tanpa dokumentasi. Untuk menjaga agar firma hukum Anda berjalan dengan lancar, Anda harus memastikan bahwa dokumen praktik Anda tertata dengan baik dan aman.
Selama pandemi, banyak firma hukum membuang lemari arsip mereka untuk penyimpanan berbasis cloud yang memudahkan karyawan jarak jauh untuk mengakses dokumen, dan mereka kemungkinan akan menyimpan alat ini.
Perangkat lunak manajemen dokumen hukum dan platform perangkat lunak manajemen kasus hukum memungkinkan pengguna untuk mengunggah dan mengatur dokumen dengan tag.
Platform ini juga biasanya menawarkan kontrol akses untuk menjaga keamanan informasi rahasia dan alat kolaborasi untuk memungkinkan karyawan jarak jauh terus bekerja bersama saat terpisah.
Perangkat lunak memperkenalkan tipe data baru yang dapat digunakan dalam kasus
" Dengan pekerjaan jarak jauh sekarang menjadi perlengkapan permanen bagi banyak perusahaan, tim hukum dan CIO harus mempertimbangkan cara mengekstrak informasi yang disimpan secara elektronik dari lokasi yang sebelumnya tidak mereka miliki, terutama untuk e-discovery litigasi. "
— Scott McVeigh, kepala industri di Onna
Ketergantungan baru industri hukum pada teknologi mungkin juga memperluas jenis data yang dikelola oleh pemimpin firma hukum, tetap aman, dan digunakan dalam kasus hukum. Saat Anda memperkenalkan teknologi baru ke dalam latihan Anda, sadarilah bagaimana hal ini dapat mengubah (dan bahkan memperumit) banyak hal.
Misalnya, McVeigh menunjukkan bahwa saat menggunakan Zoom memungkinkan firma hukum untuk beroperasi dan berkolaborasi, "percakapan kritis yang tak terhitung jumlahnya dan sejumlah besar informasi sensitif telah dihasilkan di dalam dinding Zoom, menciptakan kepatuhan, risiko, dan masalah hukum."
Data Zoom, misalnya, tidak terstruktur dan beragam, yang berarti mungkin berasal dari salah satu dari banyak alat Zoom. Ini juga berarti data Zoom dapat menjadi tantangan untuk dikelola dan dianalisis.
Firma hukum di masa depan kemungkinan akan memiliki kebijakan yang mapan tentang cara menggunakan platform konferensi video dan menjawab pertanyaan seperti:
- Jenis pertemuan apa yang harus direkam?
- Di mana sebaiknya rekaman disimpan?
- Berapa lama rekaman harus disimpan?
- Siapa yang harus memiliki akses ke rekaman pertemuan dengan klien?
Firma hukum masa depan kemungkinan akan berinvestasi dalam perangkat lunak penemuan elektronik yang dapat membantu firma hukum menyimpan data, seperti data Zoom, pada sistem berbasis cloud.
Masa depan firma hukum bergantung pada perangkat lunak
Firma hukum masa depan merangkul perangkat lunak dan menjadi lebih berpikiran digital. Meskipun firma hukum masa depan menyadari manfaat perangkat lunak, mereka juga memahami risikonya.
Menjadi digital dapat membuat praktik Anda lebih rentan terhadap serangan siber, tetapi ada praktik dan platform terbaik yang dapat Anda gunakan untuk menjaga keamanan perusahaan Anda.
Dan serangan ransomware terhadap firma hukum mungkin lebih umum dari yang Anda kira. Menurut Survei Manajemen Hukum Capterra 2021*, satu dari tiga (33%) firma hukum kecil dan menengah telah mengalami insiden ransomware hanya dalam 12 bulan terakhir.
Metodologi
Survei Manajemen Hukum Capterra 2021 dilakukan pada Mei 2021 di antara 401 profesional hukum (240 di antaranya adalah pengacara) untuk mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi firma hukum, keamanan, dan praktik lainnya. Responden disaring untuk pekerjaan penuh waktu di firma hukum kecil (satu hingga 14 pengacara) dan menengah (15-49 pengacara). Survei mengecualikan praktisi solo tanpa karyawan.
Catatan: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.