Perangkat Lunak Pesanan Pembelian Gratis untuk Penjual Amazon pada tahun 2022

Perangkat lunak pesanan pembelian yang baik akan memastikan bahwa bisnis Anda menerima inventaris yang dibutuhkan dari pemasok dengan cepat dan mudah. Ini menyederhanakan proses pengadaan dan memungkinkan Anda untuk yakin bahwa bisnis Anda akan menerima produk yang dibutuhkan nanti.

Ada banyak pilihan perangkat lunak pesanan pembelian. Perangkat lunak mana yang harus dipilih oleh perusahaan Anda? Sebelum masuk ke daftarnya, mari kita pahami dulu apa itu software purchase order.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli dan diberikan kepada penjual. Pesanan pembelian, mirip dengan "keranjang" Anda di situs e-niaga, adalah daftar produk yang ingin Anda beli. Ini berisi semua detail pesanan, termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan pembeli, syarat pembayaran, dan detail pengiriman.

Permintaan pembelian berbeda dari pesanan pembelian—yang terakhir bertindak sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa dengan jumlah yang disepakati dengan mengirimkan pesanan. Pesanan pembelian memberikan asuransi bagi penjual terhadap non-pembayaran karena pesanan selesai sebelum pembeli menerima tagihan.

Bagaimana cara kerja Pesanan Pembelian?

Usaha kecil yang memesan barang dalam jumlah besar sering menggunakan pesanan pembelian. Toko hewan peliharaan mungkin perlu memesan berbagai jenis makanan anjing dalam jumlah besar, sehingga mungkin harus membeli beberapa jenis dari pemasok. Beginilah cara pemilik toko hewan peliharaan memesan barang:

• Pemilik toko membuat pesanan untuk membeli dari pemasok.
• Jika pemasok memiliki persediaan yang cukup, mereka akan menerima pesanan pembelian, memenuhinya dan mengirimkan barang pada tanggal jatuh tempo.
• Pemasok akan mengirimkan tagihan atau faktur penjualan untuk barang yang dibeli.
• Pembeli membayar barang tersebut, dan transaksi diselesaikan melalui sistem point-of-sale penjual.

Pembeli memiliki opsi untuk melakukan pemesanan khusus untuk pengiriman besar dan pembelian berulang. Standing order memungkinkan pembeli untuk membeli produk yang sama persis beberapa kali menggunakan nomor PO yang sama.

Blanket order memungkinkan dua pihak untuk menyepakati beberapa pengiriman dalam jangka waktu tertentu dan dengan harga tetap. Blanket order biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki hubungan yang kuat. Mereka mungkin termasuk diskon atau insentif lainnya.

Apa perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur?

Tidak mengherankan jika pesanan pembelian dan faktur, yang merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang dikirim antara pembeli dan penjual, sering dikacaukan. Mereka sering dikaitkan karena pesanan pembelian dapat digunakan untuk membuat faktur, yang mengacu pada barang yang dibeli dan harganya masing-masing. Setiap dokumen digunakan pada tahap proses pembelian yang berbeda dan terkadang oleh orang yang berbeda.

Ada beberapa perbedaan antara pesanan pembelian, faktur, dan pesanan pembelian.

Pesanan Pembelian

• Dibuat oleh pembeli
• Dibuat Sebelum membeli
• Tata letak barang yang dibutuhkan
• Termasuk rincian pembayaran yang diusulkan

Faktur

• Dibuat oleh penjual
• Dibuat setelah pembelian
• Konfirmasi barang terkirim
• Memerlukan pembayaran pada tanggal tertentu

Kapan menggunakan pesanan pembelian vs. faktur

Pembeli dapat menggunakan Purchase Order untuk memesan. Itu dikeluarkan sebelum pengiriman. Setelah pengiriman, penjual mengeluarkan faktur . Ini mengidentifikasi jumlah yang harus dibayar oleh pembeli untuk barang yang dibeli dan tanggal pembeli harus membayar.

Cara membuat pesanan pembelian

Perangkat lunak online tersedia untuk membantu pesanan pembelian bagi pemilik bisnis. Namun, Anda juga dapat membuat formulir pemesanan sendiri menggunakan dokumen Word atau Excel.

Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda sertakan

• Tanggal pembuatan
• Kuantitas dan produk yang dibutuhkan
• Detail tentang produk, termasuk nomor SKU, nomor model, dan nama merek
• Harga setiap produk per unit
• Tanggal pengiriman
• Jumlah PO
• Informasi tentang bisnis Anda, termasuk alamat pengiriman dan penagihan, nama perusahaan, dan informasi kontak
• Ketentuan pembayaran, seperti opsi "dibayar saat pengiriman" atau tanggal pembayaran tertentu.

5 Perangkat lunak pesanan pembelian gratis untuk bisnis Amazon Anda

1. Tempat Kerja Paramount

Paramount WorkPlace bekerja paling baik untuk pemrosesan otomatis.

Paramount WorkPlace memungkinkan Anda membuat dan mengelola pesanan pembelian dengan mudah. Ini memberi karyawan dan manajer alat untuk merampingkan proses persetujuan PO dan mengelola pengeluaran secara efisien.

Antarmuka modern mudah digunakan dan dapat diakses oleh semua karyawan, terlepas dari tingkat keahlian mereka. Anda dapat mengirim permintaan yang disetujui untuk pembuatan PO dan membuat log audit terperinci secara otomatis.

Paramount Workplace memungkinkan integrasi tanpa batas dengan aplikasi ERP seperti Sage-ERP dan Sage Intacct. Ini akan meningkatkan pengalaman pengguna.

Paramount WorkPlace menawarkan Kemampuan Punchout, yang memungkinkan Anda menyimpan informasi mengenai katalog pembelian terpandu dengan katalog besar atau yang berubah. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk pemeliharaan dan manajemen katalog. Kemampuan Punchout mampu mempercepat proses pemesanan, menurunkan biaya pengadaan, dan memberi organisasi lebih banyak kendali atas pembelian mereka.

Vendor juga dapat menggunakan portal swalayan untuk mengirim faktur mereka secara elektronik, yang menyederhanakan proses PO. Pengguna juga dapat dengan mudah mengakses penawaran dari beberapa vendor untuk menemukan kecocokan terbaik dan kemudian memilih salah satu yang paling cocok untuk mereka.

Fitur:

• Pembuatan PO otomatis
• Kirim faktur secara elektronik ke vendor
• Memfasilitasi pengelolaan beberapa kutipan secara bersamaan
• Persetujuan tak terbatas dan Aturan Perutean
• Kontrol Pengeluaran
• Integrasi sistem ERP dengan mulus dan real-time out-of-the-box
• Katalog dan Kemampuan Pukulan

Putusan Paramount WorkPlace adalah alat hebat yang menyederhanakan proses PO untuk vendor dan bisnis. Ini sangat sederhana untuk diatur dan digunakan. Jika Anda ingin mengurangi biaya pemrosesan PO hingga hampir setengahnya, kami merekomendasikan alat ini.

2. Aliran Ciuman

KissFlow adalah perangkat lunak pesanan pembelian yang fantastis. Fungsi pemrosesan PO yang kuat adalah salah satu alasan utama untuk ini. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk menggunakan solusi tanpa kertas, yang memungkinkan eksekusi dan pengelolaan semua dokumentasi PO secara efisien.

Untuk memastikan bahwa PO mematuhi kebijakan yang ditetapkan, pengguna dapat menggunakan alur kerja yang dapat disesuaikan berdasarkan aturan. Ini memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pembuatan PO. Hal ini memungkinkan pendaftaran vendor yang tidak terdaftar dilakukan dengan cara yang fleksibel.

Manajemen memiliki akses ke wawasan real-time yang dapat ditindaklanjuti yang dapat digunakan untuk mengurangi pemborosan dan menghemat uang untuk pengadaan.

Fitur:

• UI yang menarik
• Pemrosesan PO yang fleksibel
• Kepatuhan dengan kebijakan yang disempurnakan
• Wawasan waktu nyata tentang pembelanjaan

Putusan KissFlow adalah salah satu solusi pemrosesan pesanan pembelian paling intuitif di pasaran saat ini. Ini bagus untuk manajemen vendor dan persetujuan PO yang mudah. Ini adalah alat hebat yang memungkinkan perusahaan besar dan menengah untuk mengelola sistem pembelian mereka.

3. Kontrol Pembelian Planergy

Kontrol Pembelian Planergy menawarkan kliennya solusi pemrosesan PO sederhana yang mudah digunakan yang sempurna untuk bisnis kecil. Ini adalah solusi manajemen PO berbasis cloud yang bekerja dengan baik untuk bisnis kecil.

Ini memungkinkan pengguna untuk mengelola pesanan pembelian, permintaan, dan pengeluaran, membuat faktur, dan merampingkan seluruh proses PO. Ini memiliki fitur pelaporan yang kuat yang menyediakan manajer dengan informasi yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Fitur:

• Kelola PO, pesanan pembelian, dan buat mereka
• Manajemen pengeluaran
• Pemfilteran laporan yang kuat
• Memproses PO secara terpusat

Kontrol Pembelian Putusan dengan mulus menghubungkan seluruh lingkungan perangkat lunak bisnis kecil untuk memberikan pengalaman pemrosesan PO yang mulus dan mulus. Untuk proses pengadaan yang lebih efisien, perangkat lunak ini difokuskan pada pengurangan pemborosan dan peningkatan produktivitas.

4. Teknologi O2b

Yang terbaik untuk alur kerja otorisasi PO bertingkat dan satu tingkat.

Teknologi O2b menawarkan perangkat lunak manajemen pembelian yang sangat menyederhanakan proses PO. Ini mengotomatiskan dan merampingkan pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan PO, serta permintaan pembelian, untuk membuatnya tidak terlalu kacau.

Perangkat lunak ini berfokus pada pembuatan PO gesit yang dapat diselesaikan pengguna hanya dalam beberapa klik. Perangkat lunak ini memungkinkan integrasi tanpa batas dari aplikasi lain. Integrasi ini memungkinkan manajemen dan akuntansi hubungan vendor yang efisien serta manajemen hubungan pelanggan dan manajemen inventaris.

Perangkat lunak ini mampu menjalankan alur kerja otorisasi PO tingkat tunggal atau bertingkat. Ini juga menawarkan mekanisme jalur audit komprehensif yang memungkinkan Anda menyimpan catatan terperinci dari semua PO yang disetujui dan ditolak.

Fitur:

• Integrasi multi-aplikasi
• Manajemen dan pembuatan PO
• Alur kerja untuk otorisasi PO tunggal dan bertingkat
• Jejak audit lengkap dari semua PO yang disetujui dan ditolak

Putusan O2b adalah sistem manajemen pembelian yang menyederhanakan dan mengotomatisasi semua aspek proses PO. Perangkat lunak ini sangat cocok untuk Anda jika Anda ingin membuat, memelihara, dan melacak pesanan dan permintaan pembelian.

5. Alur Kerja Maks

Terbaik untuk pemrosesan Po terkontrol.

WorkflowMax adalah perangkat lunak manajemen proyek all-in-one. Ini juga menawarkan solusi pemrosesan PO yang fantastis. Ini memberi perusahaan alat yang mudah digunakan, menarik secara visual, dan ramah pengguna.

Alat ini mengotomatiskan dan menyederhanakan proses PO. Ini memungkinkan pesanan pembelian massal untuk diproses, manajemen pengeluaran dapat ditingkatkan, dan data penting dapat dimasukkan tanpa kesalahan. Ini terintegrasi dengan mulus ke Xero, memungkinkan manajer untuk mendorong tagihan tanpa penundaan dan mengurangi penanganan ganda.

Perangkat lunak ini memberi Anda alat untuk melacak pesanan pembelian Anda dan melacak detail pesanan. Perangkat lunak ini memastikan bahwa faktur dibayar tepat waktu dan vendor tidak terkejut di akhir bulan.

Fitur:

• Integrasi mulus dari Xero
• Penghapusan penanganan ganda
• Pelacakan dan analisis PO secara real-time di seluruh rantai pemrosesan
• Pemrosesan PO secara massal

Putusan WorkflowMax adalah pemenang karena pendekatannya yang disederhanakan untuk pemrosesan PO massal. Nilai jual terbesarnya adalah integrasinya yang mulus dengan Xero, yang secara otomatis mendorong tagihan. Ini sangat terjangkau dan mudah digunakan.

Metodologi untuk Memilih Perangkat Lunak Pesanan Pembelian

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak pesanan pembelian.

Kami meninjau tiga faktor yang kami anggap paling penting saat memilih perangkat lunak PO.

Otomatisasi

Perangkat lunak pesanan pembelian yang baik harus memiliki fitur otomatis seperti faktur dan penagihan. Pemberitahuan kepada semua pemangku kepentingan juga penting.

Ini adalah metode "set-it-and-forget-it" untuk memesan inventaris dari vendor. Prosesnya cepat dan mudah. Akan mudah untuk memfasilitasi hubungan antara pembeli dan vendor.

Perangkat lunak akan memungkinkan Anda untuk mengajukan permintaan pembelian dan secara otomatis mengirimkannya ke pemangku kepentingan yang sesuai untuk disetujui. Secara otomatis masuk ke vendor setelah disetujui.

Tidak perlu menindaklanjuti dengan orang untuk memverifikasi bahwa itu memang dikirim. Otomatisasi adalah yang terbaik!

Katalog lengkap

Anda akan memerlukan perangkat lunak pesanan pembelian untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan tim Anda. Perangkat lunak pesanan pembelian yang memiliki katalog lengkap produk sangat penting untuk mencapai tujuan ini. Ini akan memberi tim Anda cara yang mudah dan cepat untuk memesan perlengkapan kantor atau produk teknologi. Ini dapat dipasok oleh pemasok atau dikelola di tempat oleh tim pengadaan. Anda ingin memiliki akses ke item yang Anda butuhkan, apa pun yang Anda lakukan.

penganggaran

Perangkat lunak pesanan pembelian yang baik tidak boleh merusak bank. Ini berarti bahwa harganya tidak boleh terlalu tinggi, tetapi juga perangkat lunak harus membantu bisnis Anda tetap sesuai anggaran Anda. Ada banyak cara untuk melakukan ini. Kebanyakan orang menggunakan alat penganggaran yang disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan bisnis mereka.

Alat harus memungkinkan Anda untuk menyesuaikan jumlah dolar anggaran dan juga harus mampu bekerja dengan berbagai jenis anggaran. Bisnis Anda mungkin tidak memiliki satu anggaran yang mencakup semuanya. Ini seperti membagi perusahaan Anda berdasarkan proyek, tim, atau divisi. Ini harus dimungkinkan dengan perangkat lunak pesanan pembelian Anda.

Kesimpulan

Perangkat lunak manajemen PO terbaik akan memungkinkan Anda membuat PO tanpa kesalahan, melacak pembelian, dan meningkatkan hubungan Anda dengan vendor. Ini juga akan membantu Anda memenuhi pesanan dengan segera. Jadi pilihlah dengan bijak

Untuk terus memperbarui diri Anda dengan berita eCommerce dan Amazon terbaru, berlangganan buletin kami di www.cruxfinder.com