7 Perangkat Lunak Manajemen Acara Gratis dan Sumber Terbuka

Bayangkan ini: Banyak acara yang akan datang dan sebagai manajer acara, Anda bertanggung jawab untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Anda berinvestasi dalam solusi perangkat lunak manajemen acara yang membantu merencanakan acara, mendaftarkan peserta, dan mengurus pemesanan dan penjualan tiket.

Namun, ini dua hari sebelum acara, dan Anda perlu mengirim email pengingat ke semua peserta yang terdaftar—tetapi perangkat lunak yang Anda miliki tidak menawarkan fitur itu. Seandainya Anda mengevaluasi perangkat lunak secara menyeluruh sebelum membelinya, situasi ini tidak akan pernah terjadi.

Skenario ini dapat dengan mudah dihindari dengan memahami persyaratan perangkat lunak Anda dengan lebih baik dan mencocokkannya dengan apa yang ditawarkan oleh perangkat lunak manajemen acara. Ada beberapa solusi manajemen acara open source dan gratis di pasaran. Namun, menemukan alat perencanaan acara yang memenuhi semua kebutuhan perencana acara memerlukan evaluasi fitur-fiturnya.

Artikel ini berisi tujuh perangkat lunak manajemen acara gratis dan open source untuk membantu membuat evaluasi bebas repot (produk terdaftar menurut abjad).

Lihat metodologi pemilihan kami di sini.

• Versi gratis : Mendukung hingga 100 peserta dan satu acara per tahun.
• Versi berbayar : Paket dasar berharga $999 per tahun dan mendukung hingga 500 peserta dan satu acara per tahun.

Eventee adalah alat perangkat lunak berbasis cloud untuk mengatur acara langsung, langsung, dan bahkan hibrida. Eventee membantu pengguna dengan manajemen acara dan keterlibatan peserta. Fitur-fiturnya juga mencakup polling langsung dan survei audiens, pemesanan, streaming langsung, dan integrasi khusus.

Eventee juga menyediakan statistik peserta seperti waktu sesi dan tingkat keterlibatan, yang dapat digunakan untuk meningkatkan acara mendatang. Fitur perencanaan agendanya memungkinkan manajer acara merencanakan berbagai tahapan dan proses acara mereka.

Fitur jaringan dalam perangkat lunak memungkinkan peserta terhubung dan mengatur pertemuan virtual satu sama lain. Eventee menawarkan aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

Dukungan pelanggan tersedia melalui telepon, email, dan basis pengetahuan di situs web mereka.

• Versi gratis : Dapat mendukung hingga 100 peserta per acara.
• Versi berbayar : Paket dasar berharga $1 dan paket profesional seharga $2 per peserta. Tidak ada batasan jumlah peserta.

Eventleaf adalah perangkat lunak manajemen dan pendaftaran acara online dengan fitur-fitur seperti tiket online, pelacakan peserta, manajemen kalender, dan portal pengumpulan pembayaran.

Ini memungkinkan pengguna untuk membuat halaman arahan acara, menampilkan agenda, undangan, pembicara, dan lokasi acara mereka. Pengguna juga dapat membuat lencana nama yang disesuaikan dengan kode batang yang dapat dipindai untuk peserta.

Eventleaf juga dapat digunakan untuk mengumpulkan pembayaran dan mengirimkan survei khusus kepada peserta untuk mengumpulkan umpan balik tentang acara.

Pengguna versi gratis mendapatkan akses ke dukungan 24x7 melalui email sementara pengguna berbayar mendapatkan email serta dukungan telepon.

• Versi gratis : Mendukung hingga 50 peserta.
• Versi berbayar : Paket dasar mulai dari $150 per kuartal.

LANTAI adalah platform yang berfokus pada komunitas berbasis cloud yang dibuat untuk manajer dan penyelenggara acara. Perangkat lunak ini membantu pengguna mengelola, memasarkan, dan memonetisasi acara mereka dan terlibat dengan komunitas virtual mereka. Fitur-fiturnya termasuk pembuatan situs web acara, pemasaran acara, streaming langsung, manajemen audiens, dan pemesanan dan tiket.

Pengguna FLOOR juga dapat menjalankan kampanye untuk menilai seberapa baik kinerja acara mereka. Peristiwa ini kemudian dapat dioptimalkan dengan bantuan poin data dan wawasan yang diberikan oleh FLOOR.

FLOOR menawarkan aplikasi seluler (untuk iOS dan Android) yang memungkinkan pengelola acara untuk mempromosikan acara di berbagai saluran dan berinteraksi dengan pemirsa dari jarak jauh.

Ini juga dilengkapi dukungan email dan telepon dan dukungan perwakilan langsung 24x7.

• Versi gratis : Mendukung hingga 50 pendaftaran gratis.
• Versi berbayar : $2,99 per pendaftaran per acara setelah 50 pendaftaran pertama.

MeetingHand adalah platform manajemen acara online yang membantu manajer acara merencanakan, mengatur, dan memasarkan acara mereka. Beberapa fiturnya termasuk manajemen pendaftaran acara, pemasaran acara, pembuatan situs web acara, manajemen peserta, dan tiket.

MeetingHand juga memiliki fitur pelaporan yang memungkinkan pengguna membuat laporan yang dapat disesuaikan tentang berbagai aspek acara mereka seperti pendaftaran, pemesanan, dan pembayaran.

Pengguna MeetingHand juga dapat membuat subacara dan merencanakan aktivitas khusus untuk peserta seperti lokakarya, tur, dan makan malam konferensi. Penyelenggara acara dapat meningkatkan keterlibatan audiens dengan bantuan pemberitahuan push dan fitur obrolan online di aplikasi seluler produk (tersedia untuk iOS dan Android).

MeetingHand menawarkan email serta dukungan telepon dan meja bantuan 24x7 di situs web mereka.

• Versi gratis : Edisi komunitas Odoo tersedia gratis tanpa integrasi.
• Versi berbayar : Integrasi dengan aplikasi Odoo tambahan mulai dari $4 per bulan per aplikasi.

Odoo adalah solusi perangkat lunak open source yang terintegrasi penuh, all-in-one, yang dirancang untuk berbagai fungsi bisnis. Modul Acara Odoo membantu manajer acara mengelola semua tahapan proses perencanaan acara mereka.

Manajer acara dapat merencanakan dan membuat situs web acara dan halaman arahan, menjadwalkan beberapa acara, dan mengelola peserta. Odoo juga terintegrasi dengan platform email dan media sosial. Selain itu, pengguna dapat mengintegrasikan Odoo dengan alat pengoptimalan mesin telusur (SEO) dan Google Analytics untuk melacak keterlibatan dan mengukur upaya pemasaran.

Odoo hanya menawarkan penerapan berbasis cloud kepada pengguna gratis sementara pengguna berbayar juga dapat memilih penerapan di lokasi. Ini juga memiliki aplikasi seluler untuk iOS dan Android.

Odoo menawarkan email dan dukungan telepon 24×7. Situs web mereka juga dilengkapi dengan pusat pengetahuan dan bagian FAQ untuk pengguna.

• Versi gratis : Mencakup semua fitur inti dan mendukung acara hingga 100 undangan.
• Versi berbayar : Paket premium mulai dari $19 per bulan atau 1,95% + $0,90 per tiket yang terjual.

RSVPify adalah platform manajemen acara ujung ke ujung berbasis cloud untuk acara tatap muka dan virtual. Fitur-fiturnya termasuk manajemen daftar tamu, tiket, dan formulir RSVP yang dapat disematkan untuk pendaftaran peserta.

Ini juga menawarkan pembuat bagan tempat duduk drag-and-drop untuk merencanakan tempat duduk yang optimal, opsi menu untuk memungkinkan para tamu untuk berbagi pilihan makanan dan kebutuhan diet, dan verifikasi usia untuk acara yang memiliki batasan usia.

Perangkat lunak ini menawarkan fitur yang disebut peristiwa sekunder. Hal ini memungkinkan manajer acara untuk mengundang tamu terpilih ke acara sekunder seperti makan malam latihan atau makan siang setelah konferensi.

RSVPify menawarkan perpustakaan dukungan, tutorial video, dan dukungan pelanggan berbasis tiket 24x7 untuk pengguna.

• Versi gratis : Gratis untuk penggunaan pribadi dan acara bisnis kecil sesekali.
• Versi berbayar : Paket dasar dihargai $9,500 per tahun untuk individu dan tim kecil.

Splash adalah manajemen acara dan solusi pemasaran untuk acara langsung dan virtual. Pengguna Splash dapat membuat template pemasaran acara bermerek, halaman pendaftaran, dan undangan acara yang dipersonalisasi, pengingat, dan pembaruan untuk peserta.

Ini juga dilengkapi analitik acara bawaan yang membantu manajer acara melacak acara dan dampaknya. Dasbor datanya membantu pengguna memahami dan mengelompokkan peserta berdasarkan preferensi, lokasi, dan keterlibatan mereka.

Splash juga menawarkan integrasi tanpa batas dengan berbagai manajemen proyek pihak ketiga, impor data, dan alat komunikasi.

Perangkat lunak ini berbasis cloud dan menawarkan pelatihan langsung dan langsung kepada pengguna. Ini memiliki aplikasi seluler untuk iOS dan Android dan menawarkan dukungan langsung 24x7 melalui obrolan dan email.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen acara yang tepat untuk bisnis Anda

Memilih alat perangkat lunak manajemen acara yang tepat bisa jadi rumit. Dengan begitu banyak pilihan di pasar, manajer dan penyelenggara acara harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran peserta, persyaratan fitur, dan pilihan hosting. Faktor-faktor ini akan membantu pembeli mempersempit pilihan dan membuat keputusan yang tepat.

Beberapa pertimbangan penting saat berinvestasi dalam alat manajemen acara adalah:

• Menilai ukuran acara : Meskipun beberapa produk gratis tidak memiliki batasan jumlah peserta, produk lain mungkin membatasi untuk mengatakan, 50 atau 100 peserta. Oleh karena itu, sebelum memilih alat, pembeli harus memastikan bahwa mereka mengetahui ukuran audiens yang ingin mereka layani dan apakah alat gratis mencakupnya.
• Periksa biaya pemutakhiran : Pembeli harus bertanya kepada vendor perangkat lunak tentang fitur tambahan yang disertakan dalam pemutakhiran. Mereka juga harus menanyakan tentang biaya tambahan untuk layanan seperti dukungan prioritas atau migrasi data.
• Cari dukungan integrasi : Pembeli harus memeriksa dengan vendor apakah alat tersebut menawarkan integrasi dengan alat perangkat lunak lain. Selain itu, mereka harus menilai apakah vendor dapat membuat API untuk mendukung integrasi khusus dengan alat komunikasi dan manajemen proyek pihak ketiga.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan saat memilih alat perangkat lunak manajemen acara gratis

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat dipertimbangkan pembeli untuk ditanyakan kepada vendor perangkat lunak sebelum memulai bisnis dengan mereka:

• Apa syarat berlangganan? Pembeli harus mengklarifikasi persyaratan berlangganan sebelumnya. Menanyakan apakah vendor memiliki kontrak harga tetap atau apakah mereka mengenakan biaya per peserta atau acara akan membantu membandingkan dan menyelesaikan kesepakatan terbaik.
• Apakah perangkat lunak membantu pemasaran dan promosi? Pemasaran online adalah bagian penting dari acara apa pun. Sebagai pembeli, seseorang harus bertanya apakah perangkat lunak tersebut memiliki kemampuan pemasaran acara bawaan atau apakah itu mendukung integrasi dengan media sosial dan platform pemasaran lainnya.
• Dapatkah studi kasus dan testimoni diberikan? Pembeli dapat meminta testimonial pelanggan dan studi kasus untuk memahami seberapa baik kinerja perangkat lunak untuk bisnis yang bekerja di manajemen acara. Ini juga akan membantu menyoroti masalah umum yang mungkin dihadapi pengguna.

Artikel ini diperbarui pada 18 Mei 2021. Produk yang dipertimbangkan untuk artikel ini harus:

• Tawarkan versi perangkat lunak yang berdiri sendiri dan gratis (bukan versi uji coba perangkat lunak di mana Anda harus membeli produk setelah waktu yang terbatas).
• Temui definisi pasar perangkat lunak manajemen acara kami:
  Perangkat lunak manajemen acara mengotomatiskan pemasaran, pendaftaran, koordinasi, dan penjadwalan acara. Perencana menggunakan aplikasi manajemen acara untuk mengelola perencanaan dan proses rapat dan acara, termasuk pemasaran, pendaftaran peserta, pembuatan lencana, pembuatan kalender, dan manajemen ruang tempat. Aplikasi ini juga menawarkan berbagai fungsi swalayan untuk peserta acara seperti pendaftaran online, pengiriman konten, dan pembayaran biaya.
• Menawarkan fitur inti dari solusi manajemen acara: Manajemen pendaftaran, manajemen peserta, dan penjadwalan acara.

Perangkat lunak yang memenuhi definisi pasar juga membutuhkan minimal 20 ulasan yang diajukan pengguna dan peringkat pengguna secara keseluruhan di atas 4,0 dibandingkan dengan produk lain dalam kategori tersebut.