7 Perangkat Lunak Manajemen Acara Gratis Terbaik

Perangkat lunak manajemen acara memungkinkan pengguna untuk merencanakan, melaksanakan, dan melaporkan acara.

Bayangkan ini: Anda adalah seorang perencana acara yang perlu mengatur acara perusahaan untuk karyawan hybrid suatu organisasi dan memastikan semuanya berjalan dengan lancar—mulai dari pra-perencanaan hingga pasca-perencanaan. Saat menyulap semua tugas itu, Anda menemukan diri Anda berjuang dengan penganggaran yang tidak memadai, pendaftaran yang berantakan, dan audiens yang tidak menarik? Manajemen acara memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat, yang kadang-kadang bisa sangat melelahkan. Di sinilah alat manajemen acara dapat membantu.

Perangkat lunak manajemen acara membantu penyelenggara acara dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan acara online, tatap muka, dan hibrid. Ini menawarkan alat yang membantu pengguna mengelola pendaftaran peserta, koordinasi, pemasaran acara, dan manajemen ruang tempat. Namun, jika Anda tidak ingin berinvestasi terlebih dahulu sebelum memahami fitur perangkat lunak, mengapa tidak mempertimbangkan alat gratis untuk kebutuhan manajemen acara Anda? Ini akan memberi Anda kebebasan untuk memahami cara kerja sistem dan memutakhirkan ke versi berbayar setelah Anda mengetahui keselarasannya dengan tujuan bisnis Anda.

Artikel ini menyoroti, dalam urutan abjad, tujuh produk perangkat lunak manajemen acara gratis terbaik berdasarkan ulasan perangkat lunak terverifikasi. Baca selengkapnya.

1. Airmeet: Menampilkan mode pratinjau untuk acara online

Airmeet adalah platform manajemen acara online untuk KTT virtual, konferensi, pertemuan, dan lokakarya jaringan. Dengan perangkat lunak ini, profesional acara dapat membuat acara online dan melihatnya dalam mode pratinjau tanpa benar-benar memulai acara. Anda dapat menggunakan dasbor komunitas atau dasbor acara untuk masuk ke mode pratinjau. Alat ini juga memungkinkan Anda menjeda dan menyesuaikan pengaturan siaran langsung dalam mode ini.

• Profil peserta acara: Ketahui lebih banyak tentang peserta dan mulai percakapan yang berarti dengan mengeklik gambar tampilan mereka di ruang sosial, yang merupakan area penyambutan bagi peserta online.Profil setiap peserta mencakup perkenalan, minat, dan tautan ke akun media sosial mereka.

• Pengingat sesi: Tandai acara online dan setel pengingat dan konfirmasi online untuk sesi Anda yang akan datang.Sebagai penyelenggara acara, Anda juga dapat menyesuaikan email menggunakan font, gambar, dan GIF, serta mengatur waktu pengiriman untuk pengingat.

• Analitik peristiwa: Ukur keterlibatan acara virtual Anda menggunakan laporan analitik peristiwa, yang tersedia di dasbor Anda.Beberapa laporan yang ditawarkan oleh alat yang dapat membantu Anda memperoleh wawasan acara mencakup laporan master, laporan Tanya Jawab, serta laporan obrolan dan ruang tunggu.

Opsi dukungan pelanggan : Telepon, email, dan obrolan

2. Pesan saat: Menawarkan 50 ruang pemesanan per bulan secara gratis

Bookwhen adalah platform pemesanan dan penjadwalan berbasis cloud yang dapat digunakan untuk menangani reservasi acara. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda menyesuaikan formulir pemesanan acara, menerima pembayaran melalui penyedia pembayaran, dan menyiapkan pengingat email. Versi gratis perangkat lunak memberi Anda akses ke 50 ruang pemesanan per bulan, berdasarkan jumlah peserta per pemesanan.

• 1 halaman pemesanan: Memungkinkan peserta Anda untuk memesan, mentransfer, atau membatalkan reservasi acara melalui halaman penjadwalan.Sistem menawarkan 1 halaman pemesanan dengan URL unik dalam versi gratisnya. Anda dapat mencantumkan beberapa acara di halaman pemesanan yang sama.

• Acara gratis: Iklankan acara kecil gratis dengan paket gratis Bookwhen yang mendukung hingga 50 ruang pemesanan per bulan.Namun, paket gratis tidak memungkinkan Anda menerima pembayaran untuk acara Anda.

• Integrasi situs web (iframe atau API): Integrasikan halaman jadwal/pemesanan ke situs web Anda menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) atau opsi fitur iframe.Dengan integrasi API, Anda dapat menampilkan acara, lokasi, tiket, dan tiket di halaman penjadwalan Anda.

Opsi dukungan pelanggan : Email, basis pengetahuan, dan obrolan

3. Eventcreate: Memungkinkan peserta untuk membayar acara

Eventcreate adalah pembuatan situs web dan platform pendaftaran online yang memungkinkan bisnis membuat situs web acara yang dapat disesuaikan dan memantau pendaftaran acara. Perangkat lunak ini juga dilengkapi dasbor manajemen acara yang memungkinkan Anda melacak dan mengelola peserta secara real time. Selain itu, ini memungkinkan peserta Anda membayar biaya acara baik online maupun offline. Status pembayaran untuk acara Anda dapat diakses melalui dasbor acara.

• Templat situs web: Pilih dari berbagai situs web dan templat undangan untuk membuat situs web acara Anda sendiri.Perangkat lunak ini juga menampilkan blok konten bawaan, seperti formulir kontak, peta, dan daftar peserta acara yang dapat ditambahkan ke situs web acara Anda.

• Pendaftaran dan RSVP: Kumpulkan pendaftaran atau RSVP, atau jual tiket acara secara online.Sistem memungkinkan Anda mengumpulkan informasi penting peserta, termasuk nama dan detail kontak mereka melalui formulir pendaftaran acara online. Paket gratis mendukung hingga 100 peserta per acara.

• Aplikasi check-in iOS: Pindai tiket dan peserta check-in menggunakan aplikasi seluler perangkat lunak untuk pengguna iOS.Aplikasi seluler asli memudahkan Anda dan tim Anda untuk mengonfirmasi pendaftaran acara.

Opsi dukungan pelanggan : Email, basis pengetahuan, dan obrolan

4. Acara: Menyediakan menu khusus untuk detail acara tambahan

Eventee adalah alat online untuk mengatur acara virtual, tatap muka, atau hibrid. Perangkat lunak ini menawarkan ruang khusus, yang disebut menu kustom di dalam alat itu sendiri yang memungkinkan Anda mengunggah konten tambahan, seperti detail dan rekomendasi peserta/sponsor. Anda dapat menambahkan teks, gambar, tautan URL, dan bahkan file PDF ke menu Anda. Eventee menawarkan satu menu khusus untuk pengguna dalam paket gratisnya.

• Aplikasi web dan seluler: Menghadiri acara virtual, bertanya kepada pembicara, menonton video, dan terhubung dengan peserta menggunakan komputer Anda.Perangkat lunak ini juga menawarkan aplikasi seluler yang menawarkan akses peserta Anda ke program acara Anda bahkan tanpa koneksi internet. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengevaluasi acara Anda, mengumpulkan data acara, terhubung dengan peserta, dan berinteraksi dengan penyelenggara acara dan pembicara.

• Beranda acara: Buat beranda gratis untuk setiap acara Anda dan biarkan peserta mengakses informasi acara Anda dari semua platform Acara.Anda juga dapat mempratinjau beranda Anda menggunakan mode pratinjau pribadi sebelum go public, berbagi akses ke beranda Anda, menambahkan video promosi acara, dan mengelola informasi pembicara melalui beranda acara Anda.

• Pertanyaan langsung dan polling: Terlibat dengan audiens virtual Anda menggunakan pertanyaan langsung dan opsi polling.Platform memungkinkan peserta Anda untuk mengajukan pertanyaan dari pembicara secara real time dan memfasilitasi pemungutan suara untuk pertanyaan yang paling menarik. Sebagai penyelenggara acara, Anda juga dapat mencari pendapat peserta dan membagikan hasil langsung.

Opsi dukungan pelanggan : Telepon, email, dan obrolan

5. Eventleaf: Mengelola pendaftaran grup untuk acara virtual

Eventleaf adalah platform manajemen acara yang dapat digunakan oleh penyelenggara untuk membuat, mempromosikan, dan mengelola acara online, seperti pertemuan bisnis, konferensi, penggalangan dana, dan pameran dagang. Perangkat lunak ini memungkinkan peserta online untuk mendaftar bersama dalam grup dan mendedikasikan satu peserta sebagai manajer yang ditunjuk untuk acara tersebut. Manajer pendaftaran dapat mengelola pendaftaran acara atas nama grup dan menambah/menghapus anggota tambahan dari grup.

• Situs web acara: Buat situs web pendaftaran acara menggunakan pembuat situs web acara perangkat lunak.Anda dapat menambahkan agenda ke situs web ini, termasuk tanggal, waktu, judul, deskripsi, dan detail pembicara, yang mungkin termasuk nama, foto, dan biografi singkat mereka. Pilih bahasa untuk halaman arahan Anda dan pratinjau desain Anda saat Anda mengisi detail yang relevan.

  

• Registrasi acara: Mengizinkan peserta mendaftarkan diri untuk suatu acara dan mengakses informasi acara secara online.Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengatur pilihan pendaftaran acara, seperti biaya pendaftaran, workshop, dan paket makanan. Selain itu, Anda dapat membatasi pendaftaran hanya untuk mereka yang diundang menggunakan kata sandi acara dan opsi lainnya.

• Integrasi Lobbytrack: Integrasikan dengan perangkat lunak manajemen pengunjung Lobbytrack yang membantu Anda menambahkan pengunjung ke daftar Anda.Setiap kali Anda menjadwalkan acara di Eventleaf, baik konferensi atau rapat, detail peserta secara otomatis disimpan di Lobbytrack. Anda dapat menggunakan data pengunjung ini untuk menjadwalkan pertemuan lanjutan, memesan ruang, dan mengatur acara khusus untuk pengunjung.

Opsi dukungan pelanggan : Telepon, email, dan obrolan

6. Odoo: Menawarkan manajemen anggaran acara

Odoo adalah rangkaian alat manajemen bisnis, seperti akuntansi, inventaris, dan manajemen proyek yang dapat membantu merampingkan proses bisnis Anda. Perangkat lunak ini juga menawarkan modul manajemen acara khusus yang memungkinkan para profesional acara mengelola acara online dan di tempat. Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen acara Odoo untuk mengelola anggaran acara dengan mengelola alokasi sumber daya dan pembelian otomatis untuk acara Anda.

• Editor drag-and-drop: Buat halaman arahan, bio speaker, agenda, dan ajakan bertindak menggunakan editor drag-and-drop perangkat lunak.Perangkat lunak ini menampilkan blok penyusun konten siap pakai yang dapat diseret dan dilepas untuk menyusun halaman acara Anda.

• Manajemen peserta: Buat grup peserta dan tetapkan kapasitas peserta minimum/maksimum untuk acara Anda.Anda juga dapat menggunakan kemampuan manajemen peserta dari perangkat lunak untuk menyesuaikan lencana masuk dan menganalisis profil peserta.

• Pemasaran email: Jadwalkan komunikasi otomatis dengan peserta dan kirimkan email kepada mereka, termasuk email pengantar dan konfirmasi.Ini mungkin termasuk menyimpan tanggal, tahu sebelum Anda pergi, terima kasih telah hadir, dan email konfirmasi pendaftaran.

Opsi dukungan pelanggan : Telepon, email, dan obrolan

7. Tepat waktu: Menampilkan plugin kalender gratis untuk WordPress

Tepat waktu adalah perangkat lunak acara online yang menawarkan alat untuk membantu Anda mengelola acara dan tempat secara efisien. Perangkat lunak ini menampilkan plugin kalender acara all-in-one gratis untuk WordPress yang memungkinkan pengguna membuat, mengelola, dan berbagi acara dengan mudah. Sebagai perencana acara, Anda dapat menggunakan Timely untuk menyesuaikan tampilan kalender menggunakan berbagai font dan tema. Anda juga dapat memberi kode warna pada acara Anda, mengatur zona waktu yang berbeda untuk kalender Anda, dan bahkan menambahkan acara filter untuk mencari acara tertentu berdasarkan kategori, penyelenggara, tempat, dan tag.

• Tiket acara: Jual tiket dan kelola penjualan tiket Anda secara online.Anda juga dapat membuat berbagai jenis tiket, seperti tiket masuk umum, VIP, dan slot tiket sensitif waktu untuk acara Anda, dan menampilkannya di halaman acara Anda.

• Hingga 100 acara: Buat dan kelola hingga 100 acara dengan paket Timely gratis Anda.Sebagai pengguna Tepat Waktu, Anda dapat mempromosikan acara gratis dan mengaktifkan pendaftaran acara online di situs web Anda, apa pun jenis acara Anda-online, fisik, atau campuran.

• Dasbor multi-bahasa dan antarmuka publik: Mengubah bahasa tampilan publik dasbor dan kalender untuk memenuhi persyaratan audiens global.Beberapa pilihan bahasa di sini antara lain Inggris, Prancis, Spanyol, Portugis, Jerman, Italia, dan Belanda.

Opsi dukungan pelanggan : Telepon, email, dan obrolan

Bagaimana cara memilih perangkat lunak manajemen acara gratis terbaik untuk bisnis Anda?

Berikut adalah beberapa pertimbangan umum yang harus diperhatikan saat mengevaluasi solusi manajemen acara gratis untuk kebutuhan Anda.

• Menilai fitur manajemen peserta: Saat mengevaluasi potensi solusi manajemen acara dan versi gratisnya, pastikan perangkat lunak memungkinkan Anda menambah, mengedit, menghapus, dan melacak peserta dengan mudah.Beberapa alat juga menawarkan pengingat acara dalam paket gratisnya yang membantu Anda berkomunikasi dengan peserta dan mengingatkan mereka tentang acara yang akan datang. Anda juga dapat mempertimbangkan pelaporan kehadiran yang dapat digunakan untuk melacak kehadiran acara dari waktu ke waktu.

• Mengevaluasi kemampuan tiket: Tiket online adalah fitur yang harus dimiliki oleh manajer acara.Sebelum menyelesaikan alat manajemen acara untuk bisnis Anda, pastikan sistem menawarkan tiket acara yang aman untuk memfasilitasi penjualan tiket melalui saluran online dan offline. Itu juga harus menawarkan Anda opsi untuk membuat beberapa jenis tiket untuk acara yang sama, yang akan membantu Anda menawarkan pengalaman berbeda kepada sponsor, peserta pameran, dan peserta Anda.

• Pertimbangkan fitur analitik acara: Analisis acara adalah fitur penting dari perangkat lunak manajemen acara yang memungkinkan penyelenggara acara menganalisis data acara dan meningkatkan berbagai hal di masa mendatang.Sebelum menyelesaikan perangkat lunak manajemen acara terbaik, pastikan ia menawarkan beberapa metrik dasar, seperti skor promotor bersih (NPS), interaksi pembicara, tingkat respons, dan topik berkinerja terbaik untuk membantu Anda menganalisis keefektifan acara Anda.

Berapa biaya untuk memutakhirkan dari perangkat lunak manajemen acara gratis ke yang berbayar?

Jika Anda ingin meningkatkan upaya pengelolaan acara dan memerlukan fitur tambahan, periksa biaya yang akan Anda keluarkan saat meningkatkan versi dari paket gratis. Sebagian besar produk di pasar diberi harga per bulan dan dapat dipecah menjadi tiga tingkatan harga umum berdasarkan harga awalnya.

Kisaran harga*:

• $4 - $32

• $33 - $88

• $88+

*Harga yang disertakan adalah untuk penawaran level awal/harga terendah yang ditemukan di situs web vendor pada tanggal 13 Februari 2023. Kisaran ini sesuai dengan persentil ke-25, ke-75, dan ke-100 dari informasi harga yang dikumpulkan dari situs web vendor produk sampel.

Biaya tersembunyi yang terkait dengan perangkat lunak manajemen acara

Daftar harga di atas merangkum harga untuk paket dasar sebagian besar produk. Produk perusahaan atau premium yang diberi harga lebih tinggi mungkin menyertakan fitur tambahan, seperti manajemen lencana, gamifikasi, dan manajemen sukarelawan. Jika Anda mempertimbangkan paket gratis, itu mungkin juga termasuk beberapa biaya tersembunyi, seperti biaya pelatihan dan implementasi, biaya penyesuaian, biaya tambahan, dan biaya integrasi dan skalabilitas. Sebelum menentukan pilihan, tanyakan kepada penyedia perangkat lunak tentang biaya tersembunyi semacam itu untuk memastikan transparansi harga yang lengkap.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan saat mencari perangkat lunak manajemen acara gratis

Penting untuk mengajukan serangkaian pertanyaan yang tepat kepada vendor untuk menentukan apakah aplikasi acara cocok untuk bisnis Anda atau tidak. Beberapa pertanyaan umum yang dapat Anda pertimbangkan untuk ini adalah: