Sistem Telepon Waralaba: 10 Fitur VoIP Penting yang Anda Butuhkan
Diterbitkan: 2024-01-03Ciri khas waralaba yang sukses adalah operasi yang berkelanjutan dengan landasan komunikasi yang efektif. Untuk mencapai keduanya, Anda memerlukan sistem telepon yang kuat .
Namun itu tidak sesederhana memilih sembarang layanan telepon bisnis. Bermitra dengan pemimpin dalam layanan pelanggan dan keahlian industri akan menjadikannya pilihan yang tepat untuk waralaba Anda.
Di sinilah Voice over Internet Protocol (VoIP) berperan. Ini lebih dari sekadar nomor telepon bisnis. VoIP adalah alternatif modern terhadap saluran telepon tradisional dengan biaya hingga 60% lebih murah .
Jika Anda siap memberikan pengalaman pelanggan kelas satu, pilihannya mudah.
Mari kita telusuri fitur-fitur penting telepon VoIP yang tanpanya pemilik waralaba dan pewaralaba tidak dapat beroperasi.
Menjalankan Waralaba Itu Sulit
Sebagai pemilik waralaba, Anda selalu menyeimbangkan berbagai tanggung jawab.
Satu menit, Anda memikirkan strategi untuk membangun reputasi merek yang kokoh. Selanjutnya, Anda rajin bernegosiasi dengan vendor, mengatur pengiriman, dan merekrut. Dan di sore hari? Saat itulah Anda beradaptasi dengan tren pasar lokal Anda yang selalu berubah.
Platform komunikasi Anda harus bekerja sekeras Anda. Baik Anda mengarahkan panggilan telepon masuk selama dan setelah jam kerja atau mengelola panggilan konferensi dengan vendor, PBX ( Private Branch Exchange ) yang dihosting membantu Anda berada di sana untuk tim dan pelanggan Anda.
Jadi, ketika Anda mempertimbangkan sistem telepon bisnis lengkap, fitur mana yang paling penting? Sebagai pemimpin dalam bisnis VoIP, Nextiva menyediakan fitur sistem telepon yang membantu pemilik waralaba sukses.
Fitur Sistem Telepon yang Dibutuhkan Operator Waralaba
1. Manajemen multi-lokasi
Mengelola fungsi sistem telepon Anda di beberapa lokasi waralaba tidak harus menjadi sebuah tugas. Dan Anda tidak memerlukan ahli TI untuk menyiapkannya!
PBX yang dihosting di cloud menyediakan lokasi terpusat untuk mengelola pengaturan layanan telepon dan ID penelepon Anda. Perangkat lunak telepon kantor multi-lokasi memastikan konsistensi dalam layanan pelanggan dan standar merek.
2. Panggilan nasional tanpa batas
Saat berbicara dengan calon karyawan, membantu pelanggan, atau melakukan sinkronisasi dengan mitra, Anda tidak perlu khawatir menghitung menit. Nikmati panggilan tak terbatas ke nomor telepon mana pun di AS dan Kanada.
3. Penjawab otomatis
Respons suara interaktif ( IVR ), juga dikenal sebagai penjawab otomatis, memungkinkan pemilik waralaba menjawab panggilan secara otomatis, menyajikan menu opsi otomatis kepada penelepon, dan kemudian mentransfernya ke individu yang tepat. Ini seperti memiliki resepsionis virtual.
Alur panggilan ini menyelamatkan Anda dari keharusan mempekerjakan staf yang berdedikasi untuk menjawab panggilan masuk (selama dan di luar jam kerja). Fitur telepon ini juga dapat menangkis beberapa jenis pertanyaan dukungan pelanggan, seperti lokasi Anda, jam libur, dan FAQ.
Studi Kasus: Aqua-Tots Memilih Nextiva karena Dukungan & Skalabilitasnya yang Memenangkan Penghargaan
4. Penerusan panggilan
Ada kalanya Anda ingin mendapat telepon di tengah malam mengenai bisnis Anda. Untuk itu, Anda dapat meneruskan panggilan setelah jam kerja ke ponsel Anda dengan tetap menjaga privasi Anda.
Pilihan populer lainnya untuk waralaba bisnis adalah meneruskan panggilan di luar jam kerja ke layanan penjawab atau pusat panggilan layanan pelanggan.
Meskipun tampak sederhana, penerusan panggilan adalah fitur telepon penting yang sangat berharga bagi pemilik bisnis yang selalu bepergian atau memiliki situs berbeda.
5. Pesan teks bisnis
Konsumen menghargai kecepatan dan kesederhanaan pesan teks. Mempersiapkan teks bisnis Anda mudah dilakukan dengan platform seperti Nextiva. Dengan cara ini, Anda dapat mengirim kupon, penawaran khusus, dan survei pelanggan serta mendapatkan pemberitahuan saat pelanggan datang untuk mengambil pesanan mereka.
Pastikan untuk menyelesaikan pendaftaran 10DLC nomor lokal Anda untuk memastikan pengiriman pesan teks yang andal antar operator seluler. Panduan kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui.
6. Rekaman panggilan
Pemilik waralaba menggunakan rekaman panggilan bisnis untuk mengevaluasi panggilan masuk dan memberikan peluang pelatihan bagi staf mereka. Ada banyak alasan untuk mendengarkan panggilan, termasuk salam panggilan masuk, informasi produk, dan pernyataan hukum seperti jaminan uang kembali.
Panggilan yang direkam membantu waralaba menunjukkan kekhawatiran pelanggan yang nyata dan layanan pelanggan yang luar biasa. Ini adalah pendekatan yang tepat yang digunakan oleh pelatih bisnis waralaba Kieran Scott untuk meningkatkan penjualan Merek Waralaba Buzz .
7. Konektivitas ponsel lunak
Softphone memungkinkan karyawan melakukan dan menerima panggilan telepon dan pesan teks menggunakan ponsel, komputer, atau tablet mereka. Aplikasi ini menyediakan fungsi panggilan suara, pesan teks, obrolan tim, dan konferensi video menggunakan koneksi internet apa pun.
Softphone adalah alternatif hemat biaya dibandingkan saluran telepon tradisional dan telepon IP.
8. Transkripsi pesan suara
Mengubah pesan suara Anda menjadi email atau pesan teks menghemat waktu pemilik waralaba. Tidak perlu lagi menelepon, mengingat PIN, atau memutarnya satu per satu.
Pesan suara yang ditranskripsikan memungkinkan manajer melihat siapa yang menelepon dan menelepon balik atau meneruskannya ke kolega tepercaya. Transkrip pesan suara ini sangat akurat untuk konversi suara ke teks secara real-time, berkat kekuatan AI.
9. Administrasi yang terukur
Jika saat ini Anda memiliki satu lokasi tetapi berencana menambahkan lebih banyak, pilih sistem telepon yang skalabel dan buat pengaturan lokasi baru Anda menjadi proses yang sederhana.
Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan satu nomor bebas pulsa di seluruh lokasi dan mengarahkan panggilan ke manajer umum setiap lokasi — atau menyiapkan nomor virtual untuk setiap lokasi di kode area mana pun.
10. Integrasi CRM
Tidak perlu lagi mencari nomor telepon penting pada catatan Post-It yang hilang. Dengan perangkat lunak CRM, Anda dapat mengarahkan dan mengklik untuk menghubungi kontak mana pun.
Dengan teknologi CTI , Anda dapat menjangkau siapa pun sesuai permintaan tanpa perangkat keras apa pun selain ponsel atau desktop Anda.
Manfaat Waralaba dari Sistem Telepon VoIP
- Biaya lebih rendah: Sistem VoIP lebih murah dibandingkan telepon tradisional baik untuk pengaturan awal maupun biaya berkelanjutan. Dalam model waralaba bisnis kecil, di mana penghematan biaya dapat sangat mempengaruhi strategi ekspansi Anda di masa depan, ini merupakan faktor penting.
- Fleksibilitas: Sistem VoIP beradaptasi dengan kebutuhan Anda yang terus meningkat sebagai waralaba. Apakah Anda memiliki rencana ekspansi yang cepat atau lebih seimbang, sistem telepon jenis ini siap untuk tumbuh, atau menyusut, kapan pun Anda mau. Selain itu, VoIP memberi Anda opsi untuk merutekan panggilan masuk dengan mudah ke tim Anda atau mengarahkannya ke pesan otomatis.
- Manajemen lokasi yang mudah: Pemilik waralaba sering kali kesulitan menjaga komunikasi yang konsisten di berbagai lokasi dan kantor perusahaan. Jika Anda merasa sulit untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dengan pewaralaba Anda, hal ini sering kali dianggap sebagai tanda bahaya . VoIP menghilangkan kesulitan dalam manajemen multi-lokasi dan memungkinkan Anda mempertahankan suara merek yang konsisten. Dengan semua alat yang tepat, Anda dapat menstandarkan sistem telepon di seluruh jaringan lokasi dan mempermudah komunikasi.
- Biaya TI yang disederhanakan: Sistem VoIP tidak memerlukan infrastruktur dan dukungan TI yang mahal, yang selanjutnya membebaskan pemilik waralaba dari biaya yang terkait dengan jaringan sistem telepon tradisional.
- Orientasi sederhana: Penerapan teknologi baru bisa jadi rumit dan memakan waktu. Inilah alasan mengapa banyak pemilik waralaba yang tidak menyukai teknologi ragu-ragu untuk beralih. Namun, dengan orientasi sederhana, mengonfigurasi sistem VoIP adalah pengalaman yang menyenangkan. Dan dengan mitra seperti Nextiva, yang memahami tantangan unik Anda, Anda berada di tangan yang tepat.
- Buka pintu Anda lebih cepat: Pengaturan cepat VoIP berarti Anda dapat membuka lokasi lebih cepat dan mempercepat jalur Anda menuju keuntungan dengan memfasilitasi rencana ekspansi yang cepat.
Studi Kasus: Waralaba Nothing Bundt Cakes Bernama Nextiva Vendor Telepon Waralaba Pilihannya
Sistem Telepon Terbaik untuk Waralaba
Memilih sistem telepon VoIP adalah keputusan cerdas bagi pemilik waralaba yang ingin menyederhanakan operasional, mengurangi biaya, dan menyediakan layanan pelanggan kelas dunia.
Jika Anda adalah pemilik waralaba sibuk yang ingin meningkatkan skala operasi dengan cepat, sistem VoIP berbasis cloud memberikan fleksibilitas, skalabilitas, dan efisiensi biaya yang sulit ditandingi.
Mengintegrasikan teknologi canggih dalam waralaba seringkali merupakan tugas yang rumit bagi pemilik, namun hal ini tidak harus dilakukan. Nextiva adalah opsi ramah pengguna yang memudahkan penerapan VoIP.
Saat Anda memilih Nextiva, Anda mendapatkan mitra yang memahami kebutuhan unik bisnis waralaba Anda dan ingin melihat Anda berkembang.
Apakah Anda siap untuk membawa waralaba Anda ke level berikutnya? Jelajahi apa yang dapat dilakukan sistem VoIP Nextiva untuk Anda dan tim Anda.
Satu sistem telepon untuk setiap lokasi.
Lihat betapa mudah dan terukurnya VoIP untuk bisnis multi-lokasi.
FAQ
Menyiapkan sistem telepon VoIP untuk waralaba Anda adalah proses yang cepat dan mudah. Mulailah dengan memilih penyedia VoIP terpercaya yang memahami nuansa waralaba Anda.
Langkah 1: Pilih penyedia VoIP bisnis. Nextiva adalah pilihan terbaik untuk bisnis karena nilai, fleksibilitas, dan kemudahan penggunaannya secara keseluruhan.
Langkah 2: Pilih atau transfer nomor telepon bisnis Anda. Anda dapat memilih nomor lokal baru jika Anda mau, atau jika Anda sudah memiliki kehadiran, Anda dapat mentransfer nomor dari layanan telepon bisnis, operator telepon seluler, atau penyedia telepon lain.
Langkah 3: Tetapkan ekstensi telepon ke pengguna. Tetapkan karyawan yang harus menerima panggilan, nomor telepon virtual mereka, dan waktu mereka harus menerima panggilan. Alternatifnya, Anda dapat mengalihkan semua panggilan ke satu pengguna hingga Anda menyelesaikan rencana Anda.
Langkah 4: Siapkan alur panggilan Anda. Konfigurasikan penjawab otomatis Anda, juga dikenal sebagai IVR, untuk mengarahkan panggilan masuk ke tujuan yang tepat. Konfigurasikan juga nomor bebas pulsa Anda untuk panggilan langsung ke lokasi waralaba Anda.
Langkah 5: Unduh aplikasi telepon bisnis. Tambahkan aplikasi telepon bisnis yang sesuai ke perangkat Anda, seperti komputer, laptop, ponsel, atau tablet. Di sini, cukup masuk, dan Anda dapat mulai berbicara dengan tim Anda dan menikmati panggilan tak terbatas secara nasional.
Biaya yang terkait dengan sistem telepon waralaba bervariasi tergantung pada jumlah lokasi, ukuran tim Anda, dan fitur yang Anda perlukan. Harapkan untuk membayar antara $30 dan $40 per bulan per pengguna untuk sistem telepon Anda.
Tidak seperti saluran telepon tradisional, harga VoIP biasanya tidak dikenakan biaya aktivasi atau instalasi. Karena sistem telepon dihosting di cloud, Anda tidak akan dikenakan biaya awal apa pun untuk peralatan telepon lokal — seperti telepon VoIP — kecuali Anda menginginkannya.
Ya, Anda dapat mengirim dan menerima pesan SMS dan MMS dari sistem telepon VoIP Anda. Nextiva menyertakan kemampuan pesan teks dengan paket telepon bisnis populer mereka. Untuk mengirim pesan teks dari saluran VoIP Anda, Anda harus menyelesaikan pendaftaran A2P 10DLC .